后勤外包服务采购制度

PAGE后勤外包服务采购制度一、总则（一）目的为规范公司后勤外包服务采购行为，确保采购过程公开、公平、公正，提高后勤服务质量和效率，降低运营成本，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司所有后勤外包服务的采购活动，包括但不限于保洁服务、餐饮服务、安保服务、绿化养护服务等。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规和相关行业标准，确保采购行为合法合规。2.公平公正原则：对待所有供应商一视同仁，不得偏袒任何一方，保证采购过程的公平性和公正性。3.效益原则：在保证服务质量的前提下，追求采购成本的合理性，实现公司效益最大化。4.诚信原则：采购双方应诚实守信，履行各自的权利和义务，维护良好的合作关系。二．采购组织与职责（一）采购决策机构公司成立后勤外包服务采购领导小组（以下简称“领导小组”），由公司高层管理人员组成，负责审议和决策后勤外包服务采购的重大事项，包括采购策略、预算安排、供应商选择等。（二）采购执行部门公司设立采购部作为后勤外包服务采购的执行部门，具体负责采购活动的组织、实施和管理。采购部职责如下：1.制定采购计划和采购方案，明确采购需求、采购方式、采购流程等。2.发布采购信息，收集供应商资料，组织供应商报名和资格预审。3.组织采购谈判、招标评标等活动，确定中标供应商或成交供应商。4.签订采购合同，跟踪合同执行情况，协调解决合同履行过程中的问题。5.建立供应商档案和采购台账，做好采购文件的整理和归档工作。（三）需求部门各需求部门负责提出后勤外包服务的具体需求，配合采购部进行采购活动，参与供应商的考察和评估工作，并对采购服务的质量进行监督和验收。（四）监督部门公司审计部负责对后勤外包服务采购活动进行全程监督，检查采购行为是否符合法律法规和公司制度规定，对发现的问题及时提出整改意见，并追究相关人员的责任三．采购流程（一）需求提出1.各需求部门根据公司业务发展和实际工作需要，填写《后勤外包服务采购需求申请表》，详细说明服务内容、服务标准、服务期限、预算金额等需求信息，并提交至采购部。2.采购部对需求申请表进行初步审核，核实需求的合理性和完整性，对于不符合要求的申请表，及时反馈给需求部门进行修改和完善。（二）采购计划制定采购部根据需求部门提交的采购需求申请表，结合公司实际情况和年度预算安排，制定后勤外包服务采购计划。采购计划应明确采购项目名称、采购内容、采购方式、采购时间安排、预算金额等内容，并报领导小组审批。（三）采购信息发布1.根据采购计划，采购部通过公司官网、采购平台等渠道发布采购信息，公开征集供应商。采购信息应包括采购项目名称、采购内容、服务要求、供应商资格条件、报名时间、报名方式等内容。2.采购部同时向潜在供应商发送采购邀请邮件或信函，邀请其参与采购活动。（四）供应商报名与资格预审1.供应商应在规定的报名时间内，按照采购信息要求，向采购部提交《供应商报名登记表》及相关证明材料，包括营业执照副本、税务登记证副本、组织机构代码证副本复印件（已办理三证合一的企业提供营业执照副本复印件）、法定代表人授权书、业绩证明材料、服务方案等。2.采购部对供应商提交的报名材料进行初步审查，核实供应商的基本信息和资格条件是否符合要求。对于符合要求的供应商，采购部将其纳入资格预审名单，并通知其参加资格预审。3.采购部组织成立资格预审小组，对通过初步审查的供应商进行实地考察和评估。资格预审小组由采购部、需求部门、审计部等相关人员组成，根据供应商的业绩表现、服务能力、信誉状况、价格水平等因素进行综合评分，确定入围供应商名单。（五）采购文件编制1.采购部根据采购项目特点和需求，编制采购文件。采购文件应包括采购公告、采购需求说明书、采购合同条款、评标标准和方法、投标文件格式等内容。2.采购文件应明确采购项目的技术规格、服务要求、质量标准、验收方法等实质性内容，确保供应商能够准确理解采购需求。（六）采购方式选择根据采购项目的特点和金额大小，选择合适的采购方式。常见的采购方式包括公开招标、邀请招标、竞争性谈判、单一来源采购和询价采购等。具体采购方式的适用条件如下：1.公开招标：适用于采购金额较大、技术复杂、潜在供应商较多且采购需求明确的项目。通过公开招标，能够吸引众多供应商参与竞争，确保采购过程的公平性和公正性，获得最优的采购价格和服务质量。2.邀请招标：适用于具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的项目，或者采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的项目。邀请招标应向不少于三家具备承担招标项目能力、资信良好的特定供应商发出投标邀请书。竞争性谈判：适用于招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的项目，技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的项目．采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的项目，不能事先计算出价格总额的项目。竞争性谈判应成立谈判小组，与不少于三家的供应商进行谈判，确定成交供应商。4.单一来源采购：适用于只能从唯一供应商处采购的项目，发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的项目，必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的项目．单一来源采购应与供应商进行协商谈判，确定成交价格。5.询价采购：适用于采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目。询价采购应向不少于三家的供应商发出询价通知书，要求其一次报出不得更改的价格，根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商。（七）采购实施1.公开招标：采购部发布招标公告，发售招标文件，组织开标、评标和定标活动。开标应在招标文件规定的时间和地点进行，由采购部主持，所有投标人参加。评标应按照招标文件规定的评标标准和方法进行，评标委员会由采购人代表和有关技术、经济等方面的专家组成，成员人数为五人以上单数，其中技术、经济等方面的专家不得少于成员总数的三分之二。定标应根据评标委员会推荐的中标候选人名单，确定中标供应商。2.邀请招标：采购部向邀请的供应商发出投标邀请书，发售招标文件，组织开标、评标和定标活动。开标、评标和定标程序与公开招标相同。3.竞争性谈判：采购部成立谈判小组，与邀请的供应商进行谈判。谈判小组应按照谈判文件规定的谈判程序和方法进行谈判，在谈判过程中，谈判小组可以要求供应商对谈判文件进行澄清、说明或者补正。谈判结束后，谈判小组应要求所有参加谈判的供应商在规定时间内进行最后报价，采购人从谈判小组提出的成交候选人中根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商。4.单一来源采购：采购部与供应商进行协商谈判，确定成交价格和合同条款。协商谈判应在保证采购项目质量和满足采购人需求的前提下，争取最优惠的采购价格和服务条件。协商谈判结束后，采购部应将协商谈判情况记录整理成册，作为签订采购合同的依据。5.询价采购：采购部向邀请的供应商发出询价通知书，要求其一次报出不得更改的价格。供应商应在规定时间内将报价文件密封送达采购部。采购部对供应商的报价文件进行评审，根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商。（八）合同签订1.采购部根据采购结果，与中标供应商或成交供应商签订采购合同。采购合同应明确双方的权利和义务，包括服务内容、服务标准、服务期限、服务费用、付款方式、验收标准和方法、违约责任等条款。2.采购合同签订前，采购部应将合同文本提交至审计部进行审核，审计部应重点审查合同条款是否符合法律法规和公司制度规定是否公平合理，是否存在潜在风险等。审计部审核通过后，采购合同方可正式签订。（九）验收与付款1.验收：需求部门负责组织对后勤外包服务进行验收。验收应按照采购合同约定的服务标准和验收方法进行，确保服务质量符合要求。验收合格后，需求部门应填写《后勤外包服务验收报告》，并由验收人员签字确认。2.付款：采购部根据采购合同约定和验收报告，办理付款手续。付款申请应提交至财务部门进行审核，财务部门审核通过后，按照公司财务制度规定支付服务费用。四、供应商管理（一）供应商选择1.采购部应建立科学合理的供应商选择标准，综合考虑供应商的业绩表现、服务能力、信誉状况、价格水平、技术实力、售后服务等因素，选择优质供应商。2.供应商选择应遵循公开、公平、公正的原则，通过资格预审、实地考察、招标评标等方式，从众多供应商中筛选出最适合公司需求的供应商。（二）供应商评价与考核1.采购部应建立供应商评价与考核机制，定期对供应商的服务质量、合同履行情况进行评价和考核．评价和考核内容应包括服务质量、服务效率、服务态度、价格水平、售后服务等方面。2.评价和考核结果应作为供应商续用、奖惩、淘汰的依据。对于服务质量好、合同履行情况良好的供应商，采购部应给予表扬和奖励，并在后续采购活动中优先考虑；对于服务质量差、合同履行情况不佳的供应商，采购部应及时提出整改意见，要求其限期整改；对于整改后仍不符合要求的供应商采购部应与其终止合作关系，并将其列入黑名单，禁止其参与公司今后的采购活动（三）供应商培训与沟通1.采购部应定期组织供应商培训，向供应商传达公司的采购政策、服务要求、质量标准等信息，提高供应商对公司需求的理解和认识，确保供应商能够提供符合公司要求的服务。2.采购部应与供应商保持密切沟通，及时了解供应商的服务情况和需求，协调解决合作过程中出现的问题，建立良好的合作关系。五、风险管理（一）风险识别与评估采购部应定期对后勤外包服务采购活动进行风险识别与评估，分析可能存在的风险因素，如供应商违约、服务质量问题、法律法规风险、市场价格波动风险等，并评估风险发生的可能性和影响程度。（二）风险应对措施1.针对不同的风险因素，采购部应制定相应的风险应对措施。例如，在供应商选择环节，应严格审查供应商资格，选择信誉良好、实力较强的供应商；在合同签订环节，应明确双方的权利和义务，约定违约责任和赔偿条款；在服务过程中，应加强监督和管理，及时发现和解决问题；在市场价格波动较大时，应与供应商协商调整价格条款，降低价格风险影响。2.建立风险预警机制，及时发现风险迹象，提前采取应对措施，避免风险扩大化对公司造成损失。六、监督与检查（一）内部监督1.审计部应定期对后勤外包服务采购活动进行内部审计，检查采购行为是否