各局采购管理制度

PAGE各局采购管理制度一、总则（一）目的为加强各局采购管理，规范采购行为，提高采购效率，保证采购质量，控制采购成本，防范采购风险，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于各局机关及所属事业单位、社团组织等（以下统称“各局”）使用财政性资金、自有资金等进行的货物、工程和服务采购活动。（三）基本原则1.依法依规原则：严格遵守国家法律法规和相关政策规定，确保采购活动合法合规。2.公开公正原则：采购活动应公开透明，公平对待所有供应商，确保采购结果公正合理。3.竞争择优原则：通过竞争机制，选择优质的供应商、承包商和服务提供商，确保采购质量和效益。4.诚实信用原则：采购当事人应诚实守信，履行各自的权利和义务。（四）职责分工1.采购管理部门负责制定和完善采购管理制度、流程和标准。审核采购计划，监督采购活动的执行。协调解决采购过程中的问题和争议。建立和管理供应商库。组织采购人员培训。2.需求部门根据工作需要，提出采购需求，明确采购项目的规格、数量、质量等要求。参与采购文件的编制和评审。协助采购管理部门进行采购项目的验收。3.财务部门负责审核采购预算，安排采购资金。监督采购资金的使用，进行账务处理。参与采购合同的审核。4.纪检监察部门对采购活动进行监督检查，受理采购活动中的投诉举报。查处采购活动中的违法违纪行为。二、采购计划管理（一）采购需求申报1.需求部门应根据工作实际需要，提前编制采购需求计划，并提交给采购管理部门。采购需求计划应包括采购项目名称、规格型号、数量、技术参数、预算金额、预计采购时间等内容。2.采购需求计划应经需求部门负责人审核签字，并加盖部门公章。（二）采购计划审核1.采购管理部门收到采购需求计划后，应进行审核。审核内容包括采购需求的合理性、必要性、合规性以及预算的准确性等。2.对于重大采购项目或涉及金额较大的采购项目，采购管理部门应组织相关部门进行联合评审，并出具评审意见。3.采购计划审核通过后，采购管理部门应将审核结果反馈给需求部门。需求部门应根据审核意见对采购需求计划进行调整和完善。（三）采购计划下达1.采购管理部门根据审核通过的采购需求计划和采购预算，下达采购任务通知书给采购执行部门。采购任务通知书应明确采购项目名称、规格型号、数量、技术参数、预算金额、采购方式、交货时间地点、验收标准等内容。2.采购执行部门应按照采购任务通知书的要求，组织实施采购活动。三、采购方式（一）公开招标1.公开招标是指采购人依法以招标公告的方式邀请不特定的供应商参加投标的采购方式。2.达到公开招标数额标准的采购项目，应当采用公开招标方式。公开招标数额标准按照国家有关规定执行。3.采用公开招标方式采购的，采购人应当在省级以上人民政府财政部门指定的媒体上发布招标公告。招标公告应当包括采购人、采购项目名称、采购内容、数量、用途、简要技术要求、供应商资格要求、投标截止时间、开标时间及地点等内容。4.采购人应当按照招标公告规定的时间、地点开标，并邀请所有投标人参加。开标时，由投标人或者其推选的代表检查投标文件密封情况，经确认无误后，由工作人员当众拆封，宣读投标人名称、投标价格和投标文件的其他主要内容。开标过程应当记录，并存档备查。5.评标委员会由采购人代表和有关技术、经济等方面的专家组成，成员人数应当为五人以上单数，其中技术、经济等方面专家不得少于成员总数三分之二。评标委员会应当按照招标文件规定的评标标准和方法，对投标文件进行评审和比较，并向采购人推荐中标候选人。采购人根据评标委员会推荐的中标候选人确定中标人。（二）邀请招标1.邀请招标是指采购人依法从符合相应资格条件的供应商中随机邀请三家以上供应商，并以投标邀请书的方式邀请其参加投标的采购方式。2.符合下列情形之一的货物或者服务，可以采用邀请招标方式采购：具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的；采用公开招标方式的费用占政府采购项目总价值的比例过大的。3.采用邀请招标方式采购的，采购人应当从省级以上人民政府财政部门建立的供应商库中随机抽取供应商，并向其发出投标邀请书。投标邀请书应当包括采购人名称、采购项目名称、采购内容、数量、用途、简要技术要求、供应商资格要求和投标截止时间、开标时间及地点等内容以及获取招标文件的办法。4.邀请招标的开标、评标等程序按照公开招标的规定执行。（三）竞争性谈判1.竞争性谈判是指采购人或者采购代理机构直接邀请三家以上供应商就采购事宜进行谈判的采购方式。2.符合下列情形之一的货物或者服务，可以采用竞争性谈判方式采购：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的。3.采用竞争性谈判方式采购的，采购人或者采购代理机构应当在谈判文件中明确谈判程序、谈判内容、合同草案的条款以及评定成交的标准等事项。谈判文件应当由谈判小组制定。谈判小组由采购人代表和有关技术、经济等方面的专家组成，成员人数应当为三人以上单数，其中技术、经济等方面专家不得少于成员总数三分之二。4.谈判小组应当从质量和服务均能满足采购文件实质性响应要求的供应商中，按照最后报价由低到高的顺序提出成交候选人，并编写评审报告。采购人根据谈判小组推荐的成交候选人确定成交供应商。（四）单一来源采购1.单一来源采购是指采购人从某一特定供应商处采购货物、工程和服务的采购方式。2.符合下列情形之一的货物或者服务，可以采用单一来源方式采购：只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。3.采用单一来源采购方式的，采购人应当在省级以上人民政府财政部门指定的媒体上公示单一来源采购项目的名称、采购内容、预算金额、采购理由、唯一供应商名称等信息，公示期不得少于五个工作日。公示期内，任何供应商、单位或者个人对采用单一来源采购方式公示有异议的，可以在公示期内将书面意见反馈给采购人、采购代理机构，并同时抄送相关财政部门，但不得采取恶意质疑和投诉等方式阻碍、影响采购活动正常进行。4.采购人应当组织具有相关经验的专业人员与供应商就采购项目的价格、技术、服务等内容进行谈判，并形成谈判记录。采购人根据谈判结果确定成交供应商，并签订采购合同。（五）询价1.询价是指采购人向三家以上供应商发出询价通知书，对采购项目的价格、技术、服务等内容进行询问，并要求供应商一次报出不得更改的价格，采购人根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商的采购方式。2.采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的政府采购项目，可以采用询价方式采购。3.采用询价方式采购的，采购人或者采购代理机构应当向符合相应资格条件的供应商发出询价通知书。询价通知书应当包括采购项目名称、采购内容、数量、用途、简要技术要求、供应商资格要求、报价要求、交货时间及地点、验收标准等内容以及获取询价通知书的办法。4.供应商应当按照询价通知书的要求，一次报出不得更改的价格，并将报价文件密封后提交给采购人或者采购代理机构。采购人或者采购代理机构应当对供应商的报价进行评审，并按照询价通知书规定的评定成交的标准确定成交供应商。四、采购文件编制（一）采购文件内容采购文件应根据采购项目的特点和要求编制，一般包括采购公告（或投标邀请书）、采购需求、采购预算、采购合同条款、评标标准和方法、投标文件格式等内容。（二）采购需求编制1.采购需求应明确、具体、完整，符合法律法规和行业标准要求。2.采购需求应包括采购项目的名称、规格型号、数量、技术参数、质量要求、服务要求、验收标准等内容。3.采购需求应根据实际工作需要合理确定，避免过度或不合理的要求。（三）采购预算编制1.采购预算应根据采购需求和市场价格行情进行编制，确保预算合理、准确。2.采购预算应包括采购项目的各项费用，如货物价格、工程费用、服务费用、运输费用、税费等。3.采购预算应明确资金来源和支付方式。（四）采购合同条款编制1.采购合同条款应符合法律法规和采购文件的要求，明确双方的权利和义务。2.采购合同条款应包括合同标的、数量、质量、价格、交货时间地点、验收标准和方法、付款方式和时间、违约责任等内容。3.采购合同条款应具有可操作性，避免模糊不清或歧义性条款。（五）评标标准和方法编制1.评标标准和方法应根据采购项目的特点和要求制定，并在采购文件中明确公布。2.评标标准和方法应包括价格评审标准、技术评审标准、商务评审标准以及综合评审标准等内容。3.评标标准和方法应具有科学性、合理性和公正性，能够客观、公正地评价供应商的投标文件。五...采购执行（一）采购程序1.采购执行部门收到采购任务通知书后，应按照采购方式的要求发布采购公告（或投标邀请书）、编制采购文件、发售采购文件、组织开标评标（谈判、询价等）活动、确定中标成交供应商等。2.采购执行部门应按照规定的时间和程序组织采购活动，确保采购活动的顺利进行。3.在采购活动中，采购执行部门应严格遵守法律法规和采购文件的要求，确保采购活动的公开、公正、公平。（二）供应商选择1.采购执行部门应按照采购文件规定的标准和方法选择供应商。2.采购执行部门应通过资格审查、实地考察等方式对供应商的资格、信誉、业绩、技术实力、服务能力等进行综合评估，选择优质的供应商。3.采购执行部门应建立供应商库，对供应商进行动态管理，定期对供应商的表现进行评价和考核。（三）采购合同签订1.采购执行部门应在确定中标成交供应商后及时与供应商签订采购合同。2.采购合同应按照采购文件和中标成交供应商的投标文件的内容签订，明确双方的权利和义务。3.采购合同签订后，采购执行部门应将合同副本送采购管理部门和财务部门备案。六、采购验收管理（一）验收标准1.采购验收应按照采购合同和采购文件规定的验收标准进行。2.验收标准应明确、具体，包括货物的规格型号、数量、质量、性能、外观等方面的要求，以及工程的质量、进度、安全等方面的要求，服务的内容、标准、质量等方面的要求。（二）验收程序1.采购项目完成后，需求部门应及时组织验收。验收前应通知采购执行部门和相关人员。2.验收人员应按照验收标准对采购项目进行验收，并填写验收报告。验收报告应包括采购项目名称、规格型号、数量、质量情况、验收结论等内容。3.验收合格的，验收人员应在验收报告上签字确认；验收不合格的，验收人员应出具书面意见，说明不合格的原因和整改要求。（三）验收结果处理1.对于验收合格的采购项目，需求部门应及时办理接收手续，并通知财务部门支付采购资金。2.对于验收不合格的采购项目，采购执行部门应要求供应商限期整改或退换货物。整改或退换货物后仍不符合要求的，采购执行部门应按照合同约定追究供应商的违约责任。3.采购执行部门应将验收结果定期向采购管理部门报告。七、采购资金管理（一）预算管理1.采购资金应纳入部门预算管理，按照预算编制的要求和程序进行编制、审核、批复和执行。2.采购预算应根据采购需求和市场价格行情合理确定，确保预算的准确性和可行性。3.采购预算一经批复，应严格执行，不得擅自调整。如因特殊原因需要调整采购预算的，应按照规定的程序办理调整手续。（二）资金支付1.财务部门应按照采购合同和采购资金支付管理的规定，及时审核采购执行部门提交的付款申请，并办理资金支付手续。2.资金支付应严格按照合同约定的付款方式和时间进行，确保资金支付安全、准确、及时。3.采购执行部门应定期与财务部门核对采购资金支付情况，及时发现和解决问题。(三)财务核算1.财务部门应按照国家有关财务会计制度的规定，对采购资金进行账务处理，确保财务核算准确、规范。2.采购资金应单独核算，并按照采购项目进行明细核算，以便于对采购资金的使用情况进行监督和管理。3.财务部门应定期编制采购资金使用情况报告，并向采购管理部门和相关领导汇报。八、采购监督管理（一）内部监督1.采购管理部门应加强对采购活动的内部监督，定期对采购计划执行情况、采购方式选择、采购文件编制、采购合同签订、采购验收等环节进行检查和监督。2.需求部门、财务部门、纪检监察部门等应按照各自的职责，对采购活动进行全程监督，发现问题及时督促整改。3.采购人员应自觉遵守采购管理制度和廉洁自律的规定，接受内部监督。（二）外部监督1.各局应接