双汇采购制度

PAGE双汇采购制度一、总则1.目的本采购制度旨在规范双汇公司的采购行为，确保采购活动的合法、合规、高效，保障公司生产经营所需物资的及时供应，提高采购质量，降低采购成本，防范采购风险，维护公司的利益。2.适用范围本制度适用于双汇公司总部及所属各子公司、分公司的采购活动，包括原材料、辅料、包装材料、设备、办公用品、服务等各类物资和服务的采购。3.基本原则合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规和相关政策，确保采购行为合法合规。公平公正原则：采购过程应遵循公平、公正、公开的原则，维护市场竞争秩序，保障供应商的合法权益。效益原则：在保证采购质量的前提下，优化采购流程，降低采购成本，提高采购效益。诚信原则：采购人员应诚实守信，严格履行合同约定，维护公司的良好形象。二、采购组织与职责1.采购部门设置公司设立采购中心，负责统一管理公司的采购工作。采购中心根据业务需要，下设若干采购科室，分别负责不同品类物资的采购。2.采购部门职责制定采购计划：根据公司生产经营计划，结合库存情况，制定合理的采购计划，确保物资供应的及时性和准确性。供应商管理：建立供应商评估、选择、考核机制，维护供应商数据库，确保供应商的质量、价格、交货期等满足公司要求，并定期对供应商进行评价和调整。采购执行：按照采购计划和采购流程，组织实施采购活动，与供应商签订采购合同，跟踪合同执行情况，确保物资按时、按质、按量供应。采购成本控制：通过市场调研、招标、谈判等方式，降低采购成本，提高采购性价比。采购风险管理：识别、评估和应对采购过程中的风险，如质量风险、价格风险、交货风险等，制定相应的风险防范措施。采购信息管理：收集、整理、分析采购相关信息，为公司决策提供支持。3.其他部门职责需求部门：提出物资需求申请，提供详细的技术规格和质量要求，配合采购部门进行供应商选择和采购合同签订，并参与采购物资的验收工作。质量部门：负责对采购物资的质量进行检验和监督，参与供应商的质量评估，确保采购物资符合公司质量标准。财务部门：负责审核采购预算和采购合同，办理采购款项的支付结算，对采购成本进行核算和分析。三、采购流程1.需求申请需求部门根据生产经营计划和实际需求，填写物资需求申请表，详细说明物资的名称、规格、型号、数量、质量要求、预计到货时间等信息，并提交给采购部门。2.采购计划制定采购部门收到需求申请后，结合库存情况，对需求进行审核和汇总，制定采购计划。采购计划应明确采购物资的名称、规格、型号、数量、采购时间、采购方式等内容，并报相关领导审批。3.供应商选择供应商筛选：采购部门根据采购物资的类别和特点，从供应商数据库中筛选出潜在供应商，并向其发送询价函或招标邀请书，要求其提供报价或投标文件。供应商评估：采购部门组织相关人员对供应商的报价或投标文件进行评审，评估供应商的资质、信誉、生产能力、质量保证能力、价格水平、交货期等因素，确定入围供应商名单。实地考察：对于重要物资的供应商，采购部门应组织实地考察，了解供应商的实际情况，包括生产现场、质量管理体系、物流配送能力等，确保供应商能够满足公司的要求。供应商确定：采购部门根据供应商评估和实地考察结果，确定最终的供应商，并与其签订采购合同。4.采购合同签订采购部门与供应商协商确定采购合同条款，包括物资名称、规格、型号、数量、价格、交货期、质量标准、付款方式、违约责任等内容，并签订采购合同。采购合同应报公司法律部门审核，确保合同的合法性和有效性。5.采购执行与跟踪订单下达：采购部门根据采购合同，向供应商下达采购订单，明确订单要求和交货时间，并跟踪订单执行情况。催交催运：采购部门在订单执行过程中，及时与供应商沟通，了解物资生产进度和运输情况，对于可能影响交货期的问题，及时采取措施进行协调解决，确保物资按时、按质、按量供应。到货验收：物资到货前，采购部门通知需求部门和质量部门做好验收准备。物资到货后，需求部门和质量部门按照合同要求和质量标准对物资进行验收，验收合格后办理入库手续；验收不合格的物资，采购部门应及时与供应商协商处理，要求其更换或退货。6.采购付款采购部门根据采购合同和验收情况，填写付款申请单，附上相关发票、验收报告等资料，报财务部门审核。财务部门审核无误后办理付款手续，并对采购成本进行核算和分析。四、采购方式1.招标采购对于金额较大、技术复杂、竞争激烈且具有通用性的物资采购项目，应采用招标采购方式。招标采购应按照国家法律法规和公司相关规定，制定招标文件，发布招标公告，组织开标、评标、定标等活动，选择最优供应商。2.询价采购对于金额较小、市场供应充足、技术简单的物资采购项目，可采用询价采购方式。采购部门向多家供应商发出询价函，要求其提供报价，通过比较报价选择合适的供应商。询价采购应选择至少三家以上供应商进行询价，确保采购价格的合理性。3.竞争性谈判采购对于一些特殊物资或紧急采购项目，如新产品研发所需物资、临时性应急物资等，可采用竞争性谈判采购方式。采购部门与供应商进行谈判，通过多轮报价和协商，确定最终采购价格和合同条款。竞争性谈判采购应邀请至少三家以上供应商参与谈判，确保谈判过程的公平、公正、公开。4.单一来源采购符合下列情形之一的物资采购项目，可采用单一来源采购方式：只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。单一来源采购应按照公司相关规定，履行审批手续，并在采购合同中明确采购价格和合同条款。五、供应商管理1.供应商准入管理供应商资质要求：供应商应具备合法经营资格和良好的信誉，具有相应的生产能力、质量保证能力和售后服务能力。采购部门应制定供应商资质标准，明确供应商的营业执照、税务登记证、组织机构代码证、生产许可证、产品质量认证等要求。供应商申请与审核：供应商向公司提交供应商准入申请表，附上相关资质证明文件。采购部门对供应商申请进行审核，实地考察供应商情况，符合要求的供应商纳入供应商数据库。2.供应商评估与考核定期评估：采购部门每年组织对供应商进行评估，评估内容包括供应商的产品质量、交货期、价格水平、售后服务、合作配合度等方面。评估结果分为优秀、良好、合格、不合格四个等级。动态考核：采购部门在日常采购过程中，对供应商的合同执行情况、产品质量问题、交货延迟等情况进行动态考核。对于考核结果较差的供应商，采购部门应及时与其沟通，要求其整改；对于整改不力的供应商，采购部门应采取相应的处罚措施，如减少订单量、暂停合作等。评估与考核结果应用：采购部门根据供应商评估与考核结果，调整供应商在供应商数据库中的等级，并作为后续采购决策的重要依据。对于优秀供应商，在同等条件下优先选择合作；对于不合格供应商，及时清理出供应商数据库。3.供应商激励与淘汰激励措施：公司对表现优秀的供应商给予一定的激励措施，如增加订单量、给予价格优惠、颁发荣誉证书等，以鼓励供应商持续提高产品质量和服务水平。淘汰机制：对于连续两次评估考核不合格或出现严重质量问题、交货延迟等重大违约行为的供应商，采购部门应及时将其淘汰出供应商数据库，并停止与其合作。六、采购风险管理1.风险识别与评估采购部门应定期对采购过程中的风险进行识别和评估，包括质量风险、价格风险、交货风险、合同风险、供应商风险等。通过风险识别和评估，确定风险的可能性和影响程度，为制定风险应对措施提供依据。2.风险应对措施质量风险应对：采购部门在采购合同中明确质量标准和验收条款，要求供应商提供质量保证文件，并在物资到货后及时组织质量检验。对于质量不合格的物资，按照合同约定要求供应商更换或退货。同时，加强与质量部门的沟通协作，如果发现供应商存在质量问题，及时采取措施进行整改或淘汰。价格风险应对：采购部门通过市场调研、招标、谈判等方式，掌握市场价格动态，合理确定采购价格。对于价格波动较大的物资，可采用套期保值等方式进行价格风险管理。同时，与供应商签订价格调整条款，根据市场价格变化情况及时调整采购价格。交货风险应对：采购部门在采购合同中明确交货期和违约责任，要求供应商制定详细的生产计划和运输计划，并定期跟踪供应商的生产进度和运输情况。对于可能影响交货期的问题，及时与供应商协商解决，必要时采取催交催运等措施。同时，建立紧急采购预案，对于因供应商原因导致交货延迟可能影响公司生产经营的情况，及时寻找替代供应商，确保物资供应。合同风险应对：采购部门在签订采购合同前，应报公司法律部门审核，确保合同条款合法、合规、完整。在合同执行过程中，严格按照合同约定履行双方义务，及时处理合同变更、解除等事项。同时，加强合同档案管理，保存好采购合同及相关文件资料，以备查阅。供应商风险应对：采购部门加强对供应商的管理和评估，建立供应商信用档案，及时掌握供应商的经营状况和信用情况。对于信用状况较差的供应商，采取相应的风险防范措施，如增加预付款比例、要求提供担保等。同时，与供应商保持密切沟通，及时了解其经营变化情况，发现问题及时采取措施进行处理。3.风险监控与预警采购部门建立风险监控机制，定期对采购风险进行监控和分析，及时发现风险变化情况。对于风险预警指标达到设定阈值的情况，及时发出预警信号，采购部门应立即采取相应的风险应对措施，并向上级领导报告。七、采购信息管理1.采购信息收集采购部门应收集与采购活动相关的各类信息，包括市场价格信息、供应商信息、采购合同信息、采购订单信息、物资验收信息等。信息收集渠道包括市场调研、供应商报价、行业网站、专业数据库等。2.采购信息整理与分析采购部门对收集到的采购信息进行整理和分类，建立采购信息数据库。定期对采购信息进行分析，如分析市场价格走势、供应商绩效、采购成本变化等情况，为采购决策提供支持。3.采购信息共享