县检察院采购内控制度

PAGE县检察院采购内控制度一、总则（一）目的为了加强县检察院采购活动的内部控制，规范采购行为，提高采购资金的使用效益，防范采购风险，确保采购活动合法、合规、公开、公正、透明，依据国家有关法律法规和相关行业标准，结合本院实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于县检察院机关及所属各部门使用财政性资金和其他资金进行的采购活动，包括货物、工程和服务的采购。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动应当符合国家法律法规和相关政策的要求，严格遵守法定程序。2.合规性原则：采购行为必须遵循内部规章制度，确保采购过程规范有序。3.公开性原则：采购信息应依法依规公开，接受社会监督。4.公正性原则：对待所有供应商应一视同仁，确保公平竞争。5.效益性原则：在保证采购质量的前提下，追求采购资金使用效益的最大化。（四）职责分工1.采购管理部门：负责采购活动的组织、协调和实施，制定采购计划，审核采购需求，选择采购方式，组织采购评审等工作。2.财务部门：负责采购资金的预算管理、支付审核和账务处理，对采购资金的使用情况进行监督检查。3.纪检监察部门：负责对采购活动进行全程监督，受理有关采购活动的投诉举报，查处采购活动中的违法违纪行为。4.使用部门：提出采购需求，参与采购评审，负责采购项目的验收和使用管理。二、采购预算管理（一）预算编制1.使用部门应根据工作需要和实际情况，提前编制采购预算，明确采购项目的名称、规格、数量、金额等内容。2.采购预算应按照财政部门的要求和规定格式进行编制，确保预算的准确性和完整性。3.采购管理部门对使用部门提交的采购预算进行审核，结合本院财力状况和工作重点，提出调整建议，报院领导审批后执行。（二）预算执行1.采购活动应严格按照批准的采购预算执行，不得擅自突破预算。2.因特殊情况需要调整采购预算的，应按照规定程序办理审批手续。3.财务部门应加强对采购预算执行情况的监控，定期对预算执行情况进行分析和通报，确保采购资金的合理使用。（三）预算调整1.在采购预算执行过程中，如遇下列情形之一的，可以申请调整预算：国家政策发生重大变化，导致采购项目的需求发生变动；因工作需要，必须增加或减少采购项目；采购项目的预算金额发生较大变化。2.预算调整申请应由使用部门提出，说明调整的原因、内容和金额，经采购管理部门审核后，报院领导审批。3.经批准调整的采购预算，应及时通知相关部门，并按照新的预算执行。三、采购需求管理（一）需求提出1.使用部门根据工作实际需要，提出采购项目的需求，明确采购项目的功能、技术要求、质量标准、服务要求等内容。2.采购需求应符合国家法律法规和相关行业标准的要求，具有明确的规格、型号、数量等指标，避免模糊不清或歧义性表述。（二）需求审核1.采购管理部门对使用部门提交的采购需求进行审核，重点审核需求的合理性、合规性、完整性和可行性。2.对于复杂或专业性较强的采购项目，采购管理部门可以组织相关专家进行论证，确保采购需求的科学性和准确性。3.审核通过的采购需求应作为采购文件编制的依据。（三）需求变更1.在采购活动实施过程中，如因特殊情况需要变更采购需求的，使用部门应提出变更申请，说明变更理由、变更内容等。2.采购管理部门对变更申请进行审核，评估变更对采购项目的影响，并报院领导审批。3.经批准的需求变更应及时通知供应商，并对采购文件进行相应修改。四、采购方式选择（一）公开招标1.达到公开招标数额标准的采购项目，应当采用公开招标方式采购。2.公开招标应按照法定程序进行，通过发布招标公告、发售招标文件、开标、评标、定标等环节，确定中标供应商。3.采购管理部门应依法依规组建评标委员会，评标委员会由采购人代表和有关技术、经济等方面的专家组成，成员人数为五人以上单数，其中技术、经济等方面的专家不得少于成员总数的三分之二。（二）邀请招标1.符合下列情形之一的采购项目，可以采用邀请招标方式采购：具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的；采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的。2.邀请招标应向三家以上具备承担招标项目能力、资信良好的特定供应商发出投标邀请书。3.采购管理部门应依法依规组建评标委员会进行评标，确定中标供应商。（三）竞争性谈判1.符合下列情形之一的采购项目，可以采用竞争性谈判方式采购：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的。2.竞争性谈判应成立谈判小组，谈判小组由采购人的代表和有关专家共三人以上的单数组成，其中专家的人数不得少于成员总数的三分之二。3.谈判小组应与符合资格条件的供应商就采购项目的技术、价格、服务等条款进行谈判，确定成交供应商。（四）单一来源采购1.符合下列情形之一的采购项目，可以采用单一来源采购方式采购：只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。2.单一来源采购应成立采购小组，采购小组由采购人代表和有关专家共三人以上的单数组成，其中专家的人数不得少于成员总数的三分之二。3.采购小组应与供应商进行协商，确定成交价格，签订采购合同。（五）询价1.采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，可以采用询价方式采购。2.询价应成立询价小组，询价小组由采购人的代表和有关专家共三人以上的单数组成，其中专家的人数不得少于成员总数的三分之二。3.询价小组应向三家以上供应商发出询价通知书让其报价，根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商。五、采购文件编制（一）招标文件编制1.对于公开招标和邀请招标项目，采购管理部门应编制招标文件。2.招标文件应包括招标公告（或投标邀请书）、投标人须知、采购项目技术规格、商务条款、评标标准和方法、合同主要条款等内容。3.招标文件应符合法律法规和相关行业标准的要求，明确采购项目的各项要求和评标标准，确保公平竞争。（二）谈判文件编制1.对于竞争性谈判项目，采购管理部门应编制谈判文件。2.谈判文件应包括谈判邀请书（或谈判公告）、谈判供应商须知、采购项目技术规格、商务条款、谈判程序、成交标准等内容。3.谈判文件应根据采购项目的特点和需求，合理设置谈判程序和成交标准，确保谈判活动的顺利进行。（三）询价文件编制1.对于询价项目，采购管理部门应编制询价文件。2.询价文件应包括询价通知书、采购项目技术规格、商务条款、报价要求等内容。3.询价文件应明确询价的各项要求和报价标准，便于供应商准确报价。（四）单一来源采购文件编制1.对于单一来源采购项目，采购管理部门应编制单一来源采购文件。2.单一来源采购文件应包括单一来源采购邀请函、采购项目技术规格、商务条款、协商程序、成交标准等内容。3.单一来源采购文件应根据采购项目的实际情况，合理设置协商程序和成交标准，确保采购活动的合规性和合理性。六、采购评审管理（一）评审组织管理1.采购管理部门应按照规定组建评标委员会、谈判小组或询价小组等评审组织。2.评审组织应依法依规履行职责，遵守评审纪律，客观、公正地进行评审。3.采购管理部门应加强对评审组织的管理和监督，确保评审活动的规范有序。（二）评审程序1.开标、谈判、询价等采购活动应按照规定程序进行，确保供应商有平等的参与机会。2.评审组织应认真审阅采购文件和供应商的响应文件，对供应商的资格、技术、商务、价格等方面进行综合评审。3.评审过程中，评审组织可以要求供应商对响应文件进行澄清或说明，但不得改变响应文件的实质性内容。（三）评审标准1.采购文件应明确评审标准，评审标准应客观、公正、合理，具有可操作性。2.评审标准应包括技术、商务、价格等方面的内容，根据采购项目的特点和需求，合理设置各项评审因素的权重。3.评审组织应严格按照评审标准进行评审，不得擅自改变评审标准或违反评审程序。（四）评审结果公示1.采购项目评审结束后，采购管理部门应将评审结果进行公示，公示期不得少于三个工作日。2.公示内容应包括采购项目名称、采购方式、评审日期、中标（成交）供应商名称、中标（成交）金额等信息。3.公示期间，如有供应商或其他利害关系人对评审结果提出质疑或投诉，采购管理部门应及时受理并处理。七、采购合同管理（一）合同签订1.采购项目确定中标（成交）供应商后，采购管理部门应及时与中标（成交）供应商签订采购合同。2.采购合同应按照采购文件和中标（成交）供应商的响应文件签订，明确双方的权利和义务。3.采购合同应包括采购项目的名称、规格、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、售后服务等条款。（二）合同履行1.采购合同签订后，双方应按照合同约定履行各自的义务。2.使用部门应及时验收采购项目，发现问题应及时与供应商沟通解决。3.财务部门应按照合同约定及时支付采购资金。合同变更1.在采购合同履行过程中，如因特殊情况需要变更合同的，双方应协商一致，并签订书面变更协议。2.合同变更协议应作为采购合同的补充文件，与采购合同具有同等法律效力。3.合同变更应按照规定程序办理审批手续，确保变更的合法性和合规性。（四）合同终止1.采购合同履行完毕或因不可抗力等原因无法履行的，合同终止。2.合同终止后，双方应按照合同约定办理结算和清理手续。3.采购管理部门应将合同履行情况进行总结和归档，为今后的采购活动提供参考。八、采购验收管理（一）验收组织1.使用部门应负责采购项目的验收工作，成立验收小组，验收小组应由使用部门的专业人员和相关技术专家组成。2.验收小组应明确分工，确保验收工作的顺利进行。（二）验收标准1.验收应按照采购合同约定的质量标准和技术要求进行，确保采购项目符合要求。2.对于有国家标准或行业标准规定的采购项目，应按照国家标准或行业标准进行验收。（三）验收程序1.采购项目到货后，供应商应及时通知使用部门进行验收。2.验收小组应按照验收标准对采购项目进行检查、测试、评估等工作，填写验收报告。3.验收合格的采购项目，验收小组应签署验收意见；验收不合格的采购项目，验收小组应提出整改意见，要求供应商限期整改，整改后重新验收。（四）验收记录1.验收小组应做好验收记录，包括采购项目名称、规格、数量、供应商名称、验收日期、验收结果等内容。2.验收记录应作为采购档案的重要组成部分，妥善保管。九、采购监督管理（一）内部监督1.纪检监察部门应加强对采购活动的全程监督，重点监督采购程序的合规性、评审过程的公正性、采购合同的履行情况等。2.财务部门应加强对采购资金的监督管理，确保采购资金的合理使用和安全。3.采购管理部门应建立健全内部监督机制，加强对采购人员的培训和管理监督，规范采购行为。（二）外部监督1.采购活动应接受财政、审计等部门的监督检查，积极配合相关部门的工作。2.采购信息应依法依规公开，接受社会公众的监督。（三）投诉处理1.供应商或其他利害关系人对采购活动有质疑或投诉的，应按照规定程序提出。2.采购管理部门应及时受理投诉，并进行调查核实，在规定时间内作出处理决定。3.投诉处理结果应及时反馈给投诉人，并向社会公开。十、采购档案管理（一）档案内容及范围1.采购档案应包括采购项目的预算文件、采购需求文件、采购文件、评审文件、采购合同、验收报告、投诉处理文件等相关资料。2.采购档案应全面、完整地反映采