县总工会日常采购制度

PAGE县总工会日常采购制度一、总则（一）目的为加强县总工会日常采购管理，规范采购行为，提高采购效率，保证采购质量，控制采购成本，防范采购风险，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于县总工会机关及所属事业单位日常办公所需物资、服务等各类采购活动。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规和相关政策规定。2.规范性原则：严格按照规定的程序和流程进行采购操作，确保采购过程规范有序。3.效益性原则：在保证采购质量的前提下，努力降低采购成本，提高采购资金使用效益。4.公正性原则：采购活动应公平、公正，维护供应商的合法权益，不得偏袒任何一方。5.保密性原则：涉及采购的相关信息应严格保密，防止信息泄露。二、采购组织与职责（一）采购领导小组成立县总工会采购领导小组，由工会主席担任组长，副主席担任副组长，相关部门负责人为成员。采购领导小组负责审议采购计划、采购预算及重大采购事项，对采购工作进行决策和监督。（二）采购执行部门指定办公室作为采购执行部门，负责具体采购工作的组织实施。其主要职责包括：1.根据各部门需求，编制采购计划和预算。2.发布采购信息，组织供应商报名、资格审查等工作。3.按照采购程序，组织采购谈判、招标、询价等采购活动。4.签订采购合同，并负责合同的履行、验收等工作。5.整理采购档案，做好采购资料的归档和保管。（三）需求部门各部门为采购需求提出部门，负责根据工作需要，及时、准确地向采购执行部门提交采购申请，明确采购物资或服务的规格、数量、质量要求等，并参与采购过程中的相关工作，如验收等。三、采购预算管理（一）预算编制1.采购执行部门应根据县总工会年度工作计划和实际需求，会同财务部门编制年度采购预算。采购预算应明确采购项目、采购金额、资金来源等内容。2.各部门应在每年规定时间内，向采购执行部门提交下一年度采购需求计划，采购执行部门汇总后结合财务状况编制采购预算草案，报采购领导小组审议通过后，提交县总工会财务部门审核，纳入年度财务预算计划。（二）预算执行1.采购活动应严格按照批准的采购预算执行，不得超预算采购。如因特殊情况需要调整采购预算，应按照规定程序报采购领导小组审批，并经财务部门审核同意。2.采购执行部门应定期对采购预算执行情况进行分析和总结，及时发现问题并采取措施加以解决，确保采购预算的有效执行。四、采购流程（一）采购申请1.各部门根据工作需要，填写《县总工会采购申请表》，详细注明采购物资或服务的名称、规格、数量、质量要求、预计采购金额、采购时间等内容，并经部门负责人签字确认后提交采购执行部门。2.采购申请表应附相关的技术参数、规格说明、使用部门意见等资料，以便采购执行部门准确了解采购需求。（二）采购审批1.采购执行部门收到采购申请后，对申请内容进行初审，核实采购需求的合理性和必要性，并根据采购金额大小进行分类审批。2.对于金额较小的采购项目（具体金额标准由县总工会另行规定），由采购执行部门负责人审批；对于金额较大的采购项目，采购执行部门初审后报采购领导小组审批。3.采购审批应在规定时间内完成，审批通过后方可进入采购实施环节。（三）采购方式选择根据采购项目的特点、金额大小、市场供应情况等因素，选择合适的采购方式。常见的采购方式包括：1.公开招标：适用于采购金额较大、技术复杂、市场竞争充分的采购项目。通过发布招标公告，邀请符合条件的供应商参加投标，按照规定的评标标准进行评标，确定中标供应商。2.邀请招标：对于具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的项目，或者采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的项目，可以采用邀请招标方式。由采购执行部门向符合条件的特定供应商发出投标邀请书，邀请其参加投标。3.竞争性谈判：采购项目技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的，或者招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的，可以采用竞争性谈判方式。采购执行部门与不少于三家的供应商分别进行谈判，从中确定成交供应商。4.询价：采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，可以采用询价方式。采购执行部门向多家供应商发出询价单，要求其在规定时间内报价，根据报价情况确定成交供应商。5.单一来源采购：只能从唯一供应商处采购的，或者发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的，或者必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的采购项目，可以采用单一来源采购方式。采购执行部门与单一供应商进行协商，确定采购价格和合同条款。（四）采购实施1.公开招标采购执行部门发布招标公告，公告应包括采购项目名称、采购内容、供应商资格要求、投标截止时间、开标时间及地点等信息。招标公告应在县总工会指定的媒体或平台上发布，同时可根据需要在相关行业网站、报纸等媒体上同步发布。供应商报名参加投标，采购执行部门对报名供应商进行资格审查，审查内容包括营业执照、资质证书、业绩情况、信誉状况等。符合资格要求的供应商领取招标文件。在规定时间内，供应商按照招标文件要求编制投标文件，并密封送达指定地点。采购执行部门组织开标会议，开标时当众拆封投标文件，宣读投标人名称、投标价格等主要内容。根据招标文件规定的评标标准，采购执行部门组织评标委员会进行评标。评标委员会由县总工会相关人员及技术专家组成，并按照规定程序进行评标。评标过程应严格保密，评标结果应在规定时间内公示。公示无异议后，向中标供应商发出中标通知书，并与中标供应商签订采购合同。2.邀请招标采购执行部门向符合条件的特定供应商发出投标邀请书，邀请书应包括采购项目基本情况、供应商资格要求、投标截止时间、开标时间及地点等内容。后续程序参照公开招标方式进行，包括供应商报名、资格审查、领取招标文件、编制投标文件、开标、评标、中标通知及合同签订等环节。3.竞争性谈判采购执行部门成立谈判小组，谈判小组由三人以上单数组成，其中技术、经济等方面的专家不得少于成员总数的三分之二。谈判小组制定谈判文件，明确谈判程序、谈判内容、合同草案条款等。采购执行部门向符合资格条件的供应商发出谈判邀请书，邀请其参加谈判。供应商在规定时间内提交响应文件。谈判小组与供应商分别进行谈判，谈判过程中可要求供应商对响应文件进行澄清和补充。谈判小组根据谈判情况，确定成交供应商，并向其发出成交通知书，采购执行部门与成交供应商签订采购合同。4.询价采购执行部门向多家供应商发出询价单，询价单应包括采购物资或服务的名称、规格、数量、质量要求、交货时间、交货地点等内容。供应商在规定时间内报价，采购执行部门对各供应商的报价进行比较和分析，选择报价合理、符合要求的供应商作为成交供应商，并向其发出成交通知书，签订采购合同。5.单一来源采购采购执行部门对拟采用单一来源采购方式的项目进行论证，说明采用单一来源采购方式的理由和必要性，并形成论证报告。论证报告应报采购领导小组审批。采购执行部门与单一供应商进行协商，确定采购价格和合同条款。协商过程应做好记录，协商结果经采购领导小组审核后，签订采购合同。（五）合同签订采购执行部门应在中标（成交）通知书发出之日起规定时间内，与中标（成交）供应商签订采购合同。采购合同应明确采购物资或服务的名称、规格、数量、质量标准、价格、交货时间、交货地点、付款方式、售后服务等条款，确保合同内容完整、准确、合法。采购合同签订后，应及时报财务部门备案。（六）采购验收1.采购物资或服务到货前通知需求部门及相关人员准备验收。验收人员应根据采购合同及相关标准，对采购物资或服务的数量、质量、规格等进行验收。2.验收合格的，验收人员在验收报告上签字确认；验收不合格的，应及时与供应商沟通协商解决，要求供应商限期整改或退换货物。如因供应商原因造成的损失，采购执行部门应按照合同约定追究供应商的责任。3.采购执行部门应整理验收资料，将验收报告、质量证明文件等归档保存，作为支付货款的依据之一。（七）货款支付1.采购物资或服务验收合格后，需求部门填写《县总工会采购付款申请表》，附上采购合同、验收报告等相关资料，经部门负责人签字后提交采购执行部门审核。2.采购执行部门审核无误后，报财务部门复核。财务部门根据合同约定和资金状况，办理货款支付手续。货款支付应严格按照规定的审批流程进行，确保资金支付安全、合规。五、供应商管理（一）供应商选择1.建立供应商库，采购执行部门通过公开征集、推荐、招标等方式，收集符合条件的供应商信息，对供应商进行资格审查和评估，确定合格供应商并纳入供应商库。2.选择供应商时，应综合考虑供应商的信誉、资质、业绩、产品质量、价格、售后服务等因素，优先选择信誉良好、实力较强、产品质量可靠、价格合理的供应商。（二）供应商考核1.采购执行部门定期对供应商的供货情况进行考核，考核内容包括交货及时性、产品质量、售后服务等方面。2.根据考核结果，对供应商进行分类管理。对于表现优秀的供应商，给予适当的奖励和优先合作机会；对于表现不佳的供应商，提出整改意见，如多次整改仍不符合要求，可将其从供应商库中剔除。（三）供应商信息维护及时更新供应商库中的供应商信息，包括联系方式、经营范围、资质变化等情况，确保供应商信息的准确性和完整性。六、采购档案管理（一）档案内容采购档案应包括采购申请、采购审批文件、采购文件（招标文件、投标文件、谈判文件、询价文件等）、采购合同、验收报告、付款凭证等与采购活动相关的各类文件和资料。（二）档案整理与归档采购执行部门应在采购活动结束后，及时整理采购档案，按照档案管理要求进行分类、编号、装订，并归档保存。采购档案应妥善保管，确保档案的安全和完整。（三）档案查阅与借阅因工作需要查阅或借阅采购档案时，应填写《县总工会采购档案查阅（借阅）申请表》，经相关负责人批准后，按照规定程序进行查阅或借阅。查阅或借阅人员应遵守档案管理制度，不得擅自涂改、损毁、丢失档案。七、监督与检查（一）内部监督1.采购领导小组负责对采购工作进行全面监督，定期检查采购制度的执行情况，对发现的问题及时提出整改意见。2.财务部门负责对采购资金的使用情况进行监督，确保采购资金专款专用，合规支付。3.审计部门负责对重大采购项目进行审计监督，审查采购程序的合法性、采购合同的规范性、采购资金的效益性等。