厦门政府采购内控制度

PAGE厦门政府采购内控制度一、总则（一）目的为加强厦门市政府采购内部控制管理，规范采购行为，提高采购效率，防范采购风险，确保政府采购活动合法、合规、公正、透明，依据相关法律法规和行业标准，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于厦门市政府采购活动中采购人、采购代理机构以及参与政府采购活动的相关人员。（三）基本原则1.合法性原则：政府采购活动必须严格遵守国家法律法规和相关政策要求。2.公正性原则：确保采购过程公平、公正，维护各方合法权益。3.公开性原则：采购信息应依法公开，接受社会监督。4.效益性原则：提高采购资金使用效益，实现物有所值。5.内部控制原则：建立健全内部控制机制，加强对采购活动各环节的监督和管理。二、采购预算管理（一）预算编制1.采购人应根据本单位事业发展规划和工作需要，科学合理地编制政府采购预算。2.采购预算应明确采购项目的名称\规格型号\数量\单价\金额等内容，并按照规定的格式和要求进行编制。3.采购预算应与部门预算紧密衔接，确保采购资金的准确性和完整性。（二）预算执行1.采购人应严格按照批准的采购预算组织实施采购活动，不得擅自调整或变更采购预算。2.如因特殊情况需要调整采购预算的，应按照规定的程序报经批准。3.采购代理机构应按照采购预算和采购文件的要求组织采购活动，确保采购项目的顺利实施。（三）预算监督1.财政部门应加强对政府采购预算编制和执行情况的监督检查，确保采购预算的严格执行。2.采购人应建立健全采购预算执行情况内部监督机制，定期对采购预算执行情况进行检查和分析。3.采购代理机构应配合财政部门和采购人做好采购预算执行情况的监督检查工作，及时提供相关资料和信息。三、采购需求管理（一）需求调研1.采购人应在采购活动实施前，对采购项目的需求进行充分调研，了解市场供应情况和潜在供应商的能力。2.需求调研应包括对采购项目的功能\性能\质量\服务等方面的要求，以及对采购项目的预算\进度\风险等方面的考虑。3.采购人可以通过问卷调查\实地考察\专家咨询等方式进行需求调研，确保需求调研的全面性和准确性。（二）需求论证和审核1.对于技术复杂\专业性强的采购项目，采购人应组织相关专家进行需求论证。2.需求论证应形成论证报告，明确采购项目的需求和技术要求，并对论证过程和结果进行记录。3.采购人应将需求论证报告报经本单位领导审核同意后，作为采购文件的重要组成部分。（三）需求变更管理1.在采购活动实施过程中，如因特殊情况需要变更采购需求的，采购人应按照规定的程序报经批准。2.需求变更应书面通知采购代理机构和潜在供应商，并相应调整采购文件和采购合同。3.采购代理机构应按照采购人的要求，及时组织对采购文件和采购合同的变更，并做好相关记录和存档工作。四、采购方式选择（一）公开招标1.符合公开招标条件的采购项目，应采用公开招标方式进行采购。2.公开招标应按照规定的程序和要求发布招标公告，邀请不特定的供应商参加投标。3.采购人应按照招标文件规定的评标标准和方法进行评标，确定中标供应商。（二）邀请招标1.符合下列情形之一的采购项目，可以采用邀请招标方式进行采购：（1）具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的；（2）采用公开招标方式的费用占政府采购项目总价值的比例过大的。2.邀请招标应按照规定的程序和要求发布邀请招标公告，邀请特定的供应商参加投标。3.采购人应按照招标文件规定的评标标准和方法进行评标，确定中标供应商。（三）竞争性谈判1.符合下列情形之一的采购项目，可以采用竞争性谈判方式进行采购：（1）招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；（2）技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；（3）采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；（4）不能事先计算出价格总额的。2.竞争性谈判应按照规定的程序和要求成立谈判小组，与符合资格条件的供应商就采购事项进行谈判。谈判小组应按照谈判文件规定的谈判程序和方法进行谈判，确定成交供应商。（四）单一来源采购1.符合下列情形之一的采购项目，可以采用单一来源采购方式进行采购：（1）只能从唯一供应商处采购的；（2）发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；（3）必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。2.单一来源采购应按照规定的程序和要求成立单一来源采购小组，与供应商进行协商，确定成交供应商。（五）询价1.采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，可以采用询价方式采购。2.询价应按照规定的程序和要求成立询价小组，向符合资格条件的供应商发出询价通知书，要求其一次报出不得更改的价格。询价小组应按照询价通知书规定的评审程序和方法进行评审，确定成交供应商。（六）采购方式变更管理1.采购人需要变更采购方式的，应按照规定的程序报经批准。2.采购方式变更应书面通知采购代理机构和潜在供应商，并相应调整采购文件和采购合同。3.采购代理机构应按照采购人的要求，及时组织对采购文件和采购合同的变更，并做好相关记录和存档工作。五、采购文件编制（一）采购文件内容1.采购文件应包括采购公告\采购邀请书\采购需求\采购预算\采购方式\评标标准和方法\合同条款等内容。2.采购文件应明确采购项目的名称\规格型号\数量\单价\金额\技术要求\服务要求\交货时间\交货地点\验收标准等内容。3.采购文件应按照规定的格式和要求进行编制，确保采购文件的规范性和完整性。（二）采购文件审核1.采购人应组织对采购文件进行审核，确保采购文件符合法律法规和相关政策要求。2.采购文件审核应包括对采购文件的内容\格式\条款等方面的审核，以及对采购文件的合法性\公正性\公开性等方面的审查。3.采购人应将采购文件审核情况记录在案，并对审核结果负责。（三）采购文件澄清和修改1.在采购活动实施过程中，如潜在供应商对采购文件提出疑问或异议的，采购人应及时进行澄清和答复。2.采购人对采购文件进行澄清和修改的，应按照规定的程序报经批准，并书面通知采购代理机构和所有潜在供应商。3.采购代理机构应按照采购人的要求，及时组织对采购文件的澄清和修改，并做好相关记录和存档工作。六、采购活动组织（一）采购代理机构选择1.采购人应按照规定的程序选择采购代理机构，委托其组织实施采购活动。2.采购代理机构应具备相应的资质和能力，能够独立承担采购代理业务。3.采购人应与采购代理机构签订委托代理协议，明确双方的权利和义务。（二）采购活动实施1.采购代理机构应按照采购文件的要求组织实施采购活动，确保采购活动的顺利进行。2.采购活动实施过程中，采购代理机构应严格遵守法律法规和相关政策要求，确保采购活动的合法性\公正性\公开性和透明度。3.采购代理机构应按照规定的程序和要求组建评标委员会\谈判小组\询价小组等评审组织，负责对采购项目进行评审。（三）采购活动监督1.财政部门应加强对政府采购活动的监督检查，确保采购活动的合法合规。2.采购人应建立健全采购活动内部监督机制，加强对采购活动各环节的监督和管理。3.采购代理机构应配合财政部门和采购人做好采购活动监督检查工作，及时提供相关资料和信息。七、采购合同管理（一）合同签订1.采购人与中标供应商应按照采购文件和中标供应商的投标文件签订采购合同。2.采购合同应明确采购项目的名称\规格型号\数量\单价\金额\技术要求\服务要求\交货时间\交货地点\验收标准\付款方式等内容。3.采购合同应按照规定的格式和要求进行签订，确保采购合同的规范性和完整性。（二）合同履行1.采购人和中标供应商应按照采购合同的约定履行各自的义务，确保采购项目的顺利实施。2.在合同履行过程中，如因特殊情况需要变更合同的，采购人和中标供应商应按照规定的程序报经批准，并签订补充合同。3.采购人和中标供应商应建立健全合同履行情况跟踪检查机制，及时发现和解决合同履行过程中出现的问题。（三）合同验收1.采购项目完成后，采购人应按照采购合同的约定组织对采购项目进行验收。2.验收应包括对采购项目的质量\数量\规格型号\技术要求\服务要求等方面的检查和评估。3.采购人应将验收情况记录在案，并出具验收报告。验收合格的，采购人应按照采购合同的约定支付采购资金；验收不合格的，采购人应按照采购合同的约定要求中标供应商承担相应的违约责任。（四）合同档案管理1.采购人和采购代理机构应建立健全采购合同档案管理制度，对采购合同及相关资料进行妥善保管。2.采购合同档案应包括采购合同文本\采购文件\投标文件\评标报告\验收报告等资料。3.采购合同档案的保管期限应按照国家有关规定执行，确保采购合同档案的完整性和可追溯性。八、采购资金支付（一）支付申请1.采购人应按照采购合同的约定，在规定的时间内向财政部门提交采购资金支付申请。2.支付申请应包括采购项目的名称\规格型号\数量\单价\金额\合同编号\付款方式\付款金额等内容，并附采购合同副本\验收报告等相关资料。3.采购人应确保支付申请的真实性\准确性和完整性。（二）支付审核1.财政部门应按照规定的程序和要求对采购人提交的采购资金支付申请进行审核。2.支付审核应包括对采购项目的合法性\合规性\真实性\准确性等方面的审查，以及对采购资金支付申请的资料完整性\手续完备性等方面的审核。3.财政部门应将支付审核情况记录在案，并对审核结果负责。（三）支付执行1.财政部门审核通过后，应按照采购合同的约定和财政资金支付管理规定，及时将采购资金支付给中标供应商。2.支付执行过程中，财政部门应严格遵守财政资金支付管理规定，确保采购资金的安全和规范使用。3.采购人应配合财政部门做好采购资金支付工作，及时提供相关资料和信息。九、采购信息公开（一）公开内容1.(采购人)应按照规定的程序和要求，在指定的媒体上公开政府采购信息。2.政府采购信息应包括采购项目的名称\采购方式\采购预算\采购文件\采购结果\采购合同等内容，并按照规定的格式和要求进行公开。3.政府采购信息公开应确保信息的真实性\准确性\完整性和及时性。（二）公开渠道1.政府采购信息应在财政部门指定的政府采购信息发布媒体上公开，包括中国政府采购网\省级政府采购网\市级政府采购网等。2.采购人也可以在本单位官方网站上公开政府采购信息，但应确保公开信息与财政部门指定媒体上公开信息的一致性和同步性。（三）公开时间1.采购公告应在采购活动开始前提前发布，确保潜在供应商有足够的时间获取采购信息。2.采购文件应在采购活动开始前向潜在供应商提供，确保潜在供应商能够充分了解采购项目的要求和条件。3.采购结果应在采购活动结束后及时公开，确保采购活动的透明度和公正性。十、监督检查与责任追究（一）监督检查机构1.财政部门负责对厦门市政府采购活动进行监督检查，依法履行监督职责。2.采购人应建立健全内部监督机制，加强对本单位政府采购活动的监督检查。3.审计机关依法对政府采购活动进行审计监督，检查政府采购活动的真实性\合法性和效益性。（二）监督检查内容1.政府采购法律法规和相关政策的执行情况。2.采购预算编制和执行情况。3.采购需求管理情况。4.采购方式选择和采购文件编制情况。5.采购活动组织和采购合同管理情况。6.采购资金支付和采购信息公开情况。（三）责任追究1.对于在政府采购活动中违反法律法规和相关政策要求的单位和个人，财政部门将依法予以处理，并追究相关人员的责任。2.采购人有下列情形之一的，由财政部门责令限期改正，给予警告，对直接负责的主管人员和其他直接责任人员依法给予处分，并予以通报：（1）未按照规定编制采购预算或者未按照采购预算执行采购的；（2）未按照规定选择采购方式或者采购程序不符合规定的；（3）未按照规定签订采购合同或者未按照采购合同履行义务的；（4）未按照规定组织对采购项目进行验收或者验收不合格的；（5）未按照规定公开政府采购信息的；（6）其他违反政府采购法律法规和相关政策要求的行为。3.采购代理机构有下列情形之一的，由财政部门责令限期改正，给予警告，对直接负责的主管人员和其他直接责任人员依法给予处分，并予以通报：（1）未按照规定履行采购代理职责或者采购代理程序不符合规定的；（2）未按照规定发布采购信息或者采购信息发布内容不真实\不准确\不完整的；（3）未按照规定组建评审组织或者评审组织组成不符合规定的；（4）未按照规定处理质疑或者投诉的；（5）其他违反政府采购法律法规和相关政策要求的行为。4.供应商有下列情形之一的，由财政部门列入不良行为记录名单，在一至三年内禁止参加