厦门局采购制度

PAGE厦门局采购制度一、总则（一）目的为规范厦门局采购活动，加强采购管理，提高采购效率，保证采购质量，降低采购成本，防范采购风险，依据国家相关法律法规及行业标准，结合厦门局实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于厦门局机关及所属各单位采购货物、工程和服务的活动。（三）基本原则1.依法合规原则：采购活动必须严格遵守国家法律法规和行业标准，确保采购行为合法合规。2.公开透明原则：采购信息应公开透明，采购过程应接受监督，保障各参与方的知情权和监督权。3.公平竞争原则：营造公平竞争的市场环境，鼓励符合条件的供应商参与采购活动，确保采购结果公正合理。4.诚实信用原则：采购各方应诚实守信，履行各自的权利和义务，维护采购活动的正常秩序。二、采购组织与职责（一）采购决策机构成立厦门局采购领导小组，负责审议采购重大事项，包括采购政策、采购计划、采购预算、采购方式变更等。采购领导小组由局领导及相关部门负责人组成。（二）采购执行机构设立采购办公室，作为采购活动的执行部门，负责具体采购工作的组织实施。采购办公室应配备专业的采购人员，明确其岗位职责和工作流程。（三）相关部门职责1.需求部门：负责提出采购需求，详细说明采购货物、工程或服务的规格、数量、质量要求、技术参数等，并对需求的合理性和准确性负责。2.财务部门：参与采购预算编制、采购合同审核等工作，负责采购资金的支付和财务管理，监督采购资金的使用情况。3.审计部门：对采购活动进行审计监督，审查采购程序的合规性和采购结果的公正性，防范采购风险。三、采购预算管理（一）预算编制1.各需求部门应根据年度工作计划和实际需求，编制采购预算草案，明确采购项目、采购金额、采购时间等内容。2.采购预算草案应经本部门负责人审核后，报采购办公室汇总。采购办公室对各部门采购预算草案进行审核和平衡，形成全局采购预算草案，报采购领导小组审议。3.采购领导小组审议通过后的采购预算，报上级主管部门审批后执行。（二）预算调整采购预算一经批准，原则上不得调整。如因特殊情况确需调整预算的，需求部门应提出书面申请，说明调整原因、调整金额及调整后的采购计划等内容，经本部门负责人审核后，报采购办公室审核。采购办公室审核通过后，报采购领导小组审议。采购领导小组审议通过后的预算调整申请，报上级主管部门审批后执行。四、采购方式（一）公开招标1.公开招标是指采购人依法以招标公告的方式邀请不特定的供应商参加投标的采购方式。2.达到公开招标数额标准的采购项目应当采用公开招标方式。公开招标数额标准按照国家相关规定执行。3.采购办公室应按照规定编制公开招标文件，明确采购项目的技术规格、商务要求、评标标准等内容。公开招标文件应在指定的媒体上发布招标公告，邀请潜在供应商参与投标。4.采购办公室应组织开标、评标活动，按照招标文件规定的评标标准进行评标，确定中标供应商。评标过程应记录在案，评标结果应在指定的媒体上公示。（二）邀请招标1.邀请招标是指采购人依法从符合相应资格条件的供应商中随机邀请三家以上供应商，并以投标邀请书的方式邀请其参加投标的采购方式。2.符合下列情形之一的采购项目，可以采用邀请招标方式：具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的；采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的。3.采购办公室应按照规定确定邀请招标的供应商名单，并向其发出投标邀请书。投标邀请书应包含采购项目的基本情况、投标截止时间、开标时间及地点等内容。4.采购办公室应组织开标、评标活动，按照招标文件规定的评标标准进行评标，确定中标供应商。评标过程应记录在案，并向未中标供应商说明未中标原因。（三）竞争性谈判1.竞争性谈判是指采购人通过与符合相应资格条件的不少于三家的供应商分别谈判，并从中确定成交供应商的采购方式。2.符合下列情形之一的采购项目，可以采用竞争性谈判方式：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的。3.采购办公室应制定竞争性谈判文件，明确谈判程序、谈判内容、成交标准等内容。采购办公室应邀请符合资格条件的供应商参加谈判，并按照谈判文件规定的程序进行谈判。4.谈判结束后，采购办公室应要求所有参加谈判的供应商在规定时间内进行最后报价，采购人从谈判小组提出的成交候选人中根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商，并将结果通知所有参加谈判的未成交供应商。（四）单一来源采购1.单一来源采购是指采购人从某一特定供应商处采购货物、工程或服务的采购方式。2.符合下列情形之一的采购项目，可以采用单一来源采购方式：只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。3.采购办公室应组织相关部门对拟采用单一来源采购方式的项目进行论证，形成论证意见。论证意见应包括项目基本情况、采用单一来源采购方式的原因及依据、供应商情况等内容。4.采购办公室应将论证意见报采购领导小组审批。采购领导小组审批通过后，采购办公室应与单一来源供应商进行协商，签订采购合同。（五）询价1.询价是指采购人向三家以上潜在供应商发出询价单，对其报价进行比较，以确定成交供应商的采购方式。2.采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，可以采用询价方式采购。3.采购办公室应编制询价文件，明确询价项目的技术规格、商务要求及报价要求等内容。采购办公室应向符合资格条件的供应商发出询价单，并要求其在规定时间内报价。4.采购办公室应根据供应商的报价情况，按照满足采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商，并将结果通知所有询价供应商。五、采购程序（一）采购申请需求部门根据工作需要提出采购申请，填写《厦门局采购申请表》，详细说明采购项目名称、采购内容、采购数量、采购预算、采购时间要求等内容，并加盖部门公章。采购申请表应经本部门负责人审核签字后，报采购办公室。（二）采购审批采购办公室收到采购申请表后，对采购申请进行初审。初审内容包括采购申请的完整性、采购需求的合理性、采购预算的合规性等。初审通过后，采购办公室将采购申请表报采购领导小组审批。采购领导小组根据采购项目的性质和金额大小，按照规定的审批程序进行审批。（三）采购实施1.采购办公室根据采购领导小组的审批意见，按照确定的采购方式组织实施采购活动。2.采用公开招标、邀请招标方式的，采购办公室应按照规定发布招标公告或投标邀请书，组织开标、评标活动，确定中标供应商。3.采用竞争性谈判、单一来源采购、询价方式的，采购办公室应按照规定组织谈判、协商或询价活动，确定成交供应商。4.采购办公室应与中标供应商或成交供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务，包括采购货物的规格、数量、价格、交货时间、质量标准、售后服务等内容。（四）采购验收1.采购项目完成后，需求部门应组织相关人员对采购货物、工程或服务进行验收。验收内容包括采购项目的数量、质量、规格、性能等是否符合采购合同要求。2.验收合格后，需求部门应填写《厦门局采购验收单》，并由验收人员签字确认后报采购办公室备案。3.如验收不合格，需求部门应及时与供应商沟通协商，要求供应商采取措施解决问题。如供应商未能在规定时间内解决问题，需求部门应按照采购合同约定追究供应商的违约责任。（五）采购付款1.采购办公室应根据采购合同和采购验收单，及时办理采购付款手续。采购付款应按照财务管理制度的规定进行审批。2.财务部门应严格审核采购付款凭证，确保采购资金支付的真实性、合法性和准确性。采购资金应按照采购合同约定的付款方式和时间支付给供应商。六、采购合同管理（一）合同签订采购办公室应在中标供应商或成交供应商确定后，及时与其签订采购合同。采购合同应采用书面形式，明确双方的权利和义务，包括采购货物的规格、数量、价格、交货时间、质量标准、售后服务等内容。采购合同应经双方签字盖章后生效。(二)合同履行1.采购合同签订后，双方应按照合同约定履行各自的义务。供应商应按照合同约定的时间、地点、质量标准等要求提供采购货物、工程或服务。2.需求部门应按照合同约定及时验收采购货物、工程或服务，并支付采购款项。3.采购办公室应跟踪采购合同的履行情况，及时协调解决合同履行过程中出现的问题。（三）合同变更采购合同履行过程中，如因特殊原因需要变更合同条款的，双方应协商一致，并签订书面的合同变更协议。合同变更协议应作为采购合同的补充文件，与采购合同具有同等法律效力（四）合同终止采购合同履行完毕或因不可抗力等原因无法继续履行的，合同终止。合同终止后，双方应按照合同约定办理结算手续，并清理相关债权债务。七、采购监督与管理（一）内部监督1.审计部门应定期对采购活动进行审计监督，审查采购程序的合规性和采购结果的公正性，防范采购风险。审计部门应出具审计报告，对审计发现的问题提出整改意见和建议。2.采购办公室应建立健全采购档案管理制度，对采购活动的相关文件、资料进行整理、归档和保管，以备查阅。采购档案应包括采购申请表、采购审批文件、采购文件、采购合同、采购验收单等内容。（二）外部监督采购活动应接受上级主管部门、财政部门、监察部门等相关部门的监督检查。采购办公室应积极配合相关部门的监督检查工作，如实提供采购活动的有关资料和情况。八、违规处理（一）对违规行为的认定1.采购活动中存在下列情形之一的，视为违规行为：未按照规定的采购方式进行采购的；未按照规定的采购程序进行采购的；采购过程中存在弄虚作假、徇私舞弊等行为的；采购合同签订、履行过程中存在违反法律法规和合同约