卫生局采购内部控制制度

PAGE卫生局采购内部控制制度一、总则（一）目的为了加强卫生局采购活动的内部控制，规范采购行为，提高采购效率，保证采购质量，防范采购风险，确保采购活动合法合规、公开透明、公平公正，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于卫生局机关及所属各事业单位的采购活动，包括货物、工程和服务的采购。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动应当严格遵守国家法律法规和相关政策规定，确保采购行为合法合规。2.公开透明原则：采购信息应当公开透明，采购过程应当接受社会监督，保证采购活动公平公正。3.公平竞争原则：通过公平竞争，选择优质的供应商和服务提供商，确保采购项目的质量和效益。4.效益原则：在保证采购质量的前提下，优化采购流程，降低采购成本，提高采购效益。5.风险防控原则：识别、评估和应对采购过程中的各种风险，建立健全风险防控机制，确保采购活动安全可靠。（四）职责分工1.采购决策机构：成立卫生局采购领导小组，负责对重大采购项目进行决策，审议采购计划、采购预算、采购方式、采购文件等重要事项。2.采购执行部门：负责具体采购项目的组织实施，包括编制采购文件、发布采购信息、组织开标评标、签订采购合同等工作。3.采购监督部门：负责对采购活动进行全程监督，检查采购程序的执行情况，受理采购投诉举报，查处采购违法违规行为。4.需求部门：负责提出采购需求，参与采购文件的编制和评审工作，配合采购执行部门做好采购项目的验收工作。5.财务部门：负责审核采购预算，支付采购款项，对采购资金的使用情况进行监督检查。二、采购预算管理（一）预算编制1.各需求部门应当根据本部门的工作任务和事业发展需要，结合上一年度采购执行情况，编制年度采购预算。2.采购预算应当明确采购项目的名称、规格型号、数量、预算金额、资金来源等内容，并按照规定的格式和要求进行填报。3.采购预算应当经本部门负责人审核后，报财务部门汇总审核。财务部门应当对采购预算的合理性、准确性进行审核，并结合卫生局年度预算安排，提出调整建议。4.采购预算经卫生局采购领导小组审议通过后，报上级主管部门和财政部门备案。（二）预算执行1.采购执行部门应当严格按照批准的采购预算组织实施采购活动，不得擅自调整采购预算。如因特殊情况需要调整采购预算的，应当按照规定的程序报经批准。2.财务部门应当按照采购合同约定，及时支付采购款项。对超预算采购的项目，财务部门不得支付款项。3.采购执行部门应当定期对采购预算的执行情况进行分析总结，及时发现和解决预算执行过程中存在的问题。（三）预算调整1.在采购预算执行过程中，如遇下列情形之一的，可以申请调整采购预算：因国家政策调整、市场价格波动等原因，导致采购项目成本大幅增加的；因工作任务变化、事业发展需要，确需增加采购项目的；其他确需调整采购预算的情形。2.采购预算调整申请应当由采购执行部门提出，经需求部门、财务部门审核后，报卫生局采购领导小组审议批准。3.采购预算调整申请应当详细说明调整的原因、调整的内容、调整的金额等，并提供相关证明材料。三、采购计划管理（一）计划编制1.采购执行部门应当根据采购预算和工作实际需要，编制年度采购计划。采购计划应当明确采购项目的名称、规格型号、数量、采购时间、采购方式等内容。2.采购计划应当按照采购项目的轻重缓急和时间要求进行合理安排，确保采购项目按时完成。3.采购计划应当经采购执行部门负责人审核后，报卫生局采购领导小组审议批准。（二）计划执行1.采购执行部门应当严格按照批准的采购计划组织实施采购活动，不得擅自变更采购计划。如因特殊情况需要变更采购计划的，应当按照规定的程序报经批准。2.采购执行部门应当定期对采购计划的执行情况进行检查和评估，及时发现和解决计划执行过程中存在的问题。3.采购执行部门应当建立采购计划执行台账，详细记录采购项目的执行情况，包括采购项目名称、采购时间、采购方式、供应商名称、采购金额等信息。（三）计划调整1.在采购计划执行过程中，如遇下列情形之一的，可以申请调整采购计划：因国家政策调整、市场价格波动等原因，导致采购项目无法按照原计划实施的；因工作任务变化、事业发展需要，确需调整采购项目的；其他确需调整采购计划的情形。2.采购计划调整申请应当由采购执行部门提出，经需求部门、财务部门审核后，报卫生局采购领导小组审议批准。3.采购计划调整申请应当详细说明调整的原因、调整的内容、调整的时间等，并提供相关证明材料。四、采购方式管理（一）公开招标1.公开招标是指采购人依法以招标公告的方式邀请不特定的供应商参加投标的采购方式。2.达到公开招标数额标准的采购项目，应当采用公开招标方式采购。公开招标数额标准按照国家有关规定执行。3.采购执行部门应当按照规定的程序组织公开招标活动，包括编制招标文件、发布招标公告、发售招标文件、组织开标评标定标、发布中标公告等。4.公开招标活动应当严格按照招标文件规定的评标标准和方法进行评标，确保评标结果公平公正。（二）邀请招标1.邀请招标是指采购人依法从符合相应资格条件的供应商中随机邀请三家以上供应商，并以投标邀请书的方式邀请其参加投标的采购方式。2.符合下列情形之一的采购项目，可以采用邀请招标方式采购：具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的；采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的。3.采购执行部门应当按照规定的程序组织邀请招标活动，包括确定邀请供应商名单、编制招标文件、发出投标邀请书、组织开标评标定标、发布中标公告等。4.邀请招标活动应当严格按照招标文件规定的评标标准和方法进行评标，确保评标结果公平公正。（三）竞争性谈判1.竞争性谈判是指采购人通过与符合相应资格条件的不少于三家的供应商分别谈判，商定价格、条件和合同条款，最后从中确定成交供应商的采购方式。2.符合下列情形之一的采购项目，可以采用竞争性谈判方式采购：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的。3.采购执行部门应当按照规定的程序组织竞争性谈判活动，包括成立谈判小组、制定谈判文件、确定邀请供应商名单、组织谈判、确定成交供应商等。4.竞争性谈判活动应当严格按照谈判文件规定的谈判程序和方法进行谈判，确保谈判结果公平公正。（四）单一来源采购1.单一来源采购是指采购人从某一特定供应商处采购货物、工程和服务的采购方式。2.符合下列情形之一的采购项目，可以采用单一来源采购方式采购：只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。3.采购执行部门应当按照规定的程序组织单一来源采购活动，包括成立采购小组、确定采购需求、与供应商协商确定采购价格和合同条款、签订采购合同等。4.单一来源采购活动应当严格按照规定的程序进行，确保采购过程合法合规、公开透明、公平公正。（五）询价1.询价是指采购人向有关供应商发出询价单让其报价，在报价基础上进行比较并确定最优供应商的一种采购方式。2.采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，可以采用询价方式采购。3.采购执行部门应当按照规定的程序组织询价活动，包括成立询价小组、确定询价供应商名单、发出询价通知书、组织供应商报价、确定成交供应商等。4.询价活动应当严格按照询价通知书规定的程序和方法进行，确保询价结果公平公正。五、采购文件管理（一）文件编制1.采购执行部门应当根据采购项目的特点和采购方式的要求，编制采购文件。采购文件应当包括采购公告、招标文件、投标文件、谈判文件、询价通知书等。2.采购文件应当明确采购项目的名称、规格型号、数量、质量要求、技术标准、采购方式、采购预算、采购程序、评标标准、合同条款等内容。3.采购文件应当经采购执行部门负责人审核后，报卫生局采购领导小组审议批准。（二）文件发布1.采购执行部门应当按照规定的程序和方式发布采购文件。公开招标、邀请招标的采购文件应当在指定的媒体上发布；竞争性谈判、单一来源采购、询价的采购文件应当在卫生局官方网站上发布，并以书面形式通知相关供应商。2.采购文件发布后，采购执行部门应当及时解答供应商对采购文件的疑问，并对采购文件进行必要的澄清和修改。澄清和修改的内容应当以书面形式通知所有获取采购文件的供应商，并作为采购文件的组成部分。（三）文件保存1.采购执行部门应当妥善保存采购文件，包括采购公告、招标文件、投标文件、谈判文件、询价通知书、评标报告、合同文本等。采购文件的保存期限按照国家有关规定执行。2.采购文件应当按照档案管理的要求进行分类、整理、归档，便于查阅和使用。六、采购活动实施（一）开标评标1.采购执行部门应当按照采购文件规定的时间、地点组织开标评标活动。开标评标活动应当邀请采购监督部门、需求部门、财务部门等相关人员参加，并接受社会监督。2.开标时，采购执行部门应当按照规定的程序和方法进行唱标、开标记录等工作。开标记录应当由参加开标的各方代表签字确认。3.评标时，评标委员会应当按照采购文件规定的评标标准和方法进行评标，对投标文件进行评审和比较，提出评标报告。评标报告应当由评标委员会全体成员签字确认。4.采购执行部门应当按照评标报告推荐的中标候选人顺序确定中标供应商，并及时发布中标公告。中标公告应当包括采购项目名称、中标供应商名称、中标金额、中标标的等内容。（二）合同签订1.采购执行部门应当在中标通知书发出之日起三十日内，按照采购文件和中标供应商的投标文件与中标供应商签订采购合同。采购合同应当明确采购项目的名称、规格型号、数量、质量要求、技术标准、采购金额、付款方式、交货时间、交货地点、售后服务等内容。2.采购合同签订后，采购执行部门应当将采购合同副本送财务部门、采购监督部门备案。（三）验收1.采购项目完成后，需求部门应当按照采购合同约定的验收标准和方法组织验收。验收工作应当邀请采购执行部门、财务部门等相关人员参加。2.验收合格的采购项目，需求部门应当出具验收报告。验收报告应当包括采购项目名称、规格型号、数量、质量要求、技术标准、验收标准、验收方法、验收结果等内容。验收报告应当由参加验收的各方代表签字确认。3.验收不合格的采购项目，需求部门应当及时通知采购执行部门与供应商协商解决。如协商不成的，可以按照采购合同约定的争议解决方式进行处理。七、采购监督管理（一）内部监督1.采购监督部门应当对采购活动进行全程监督，检查采购程序的执行情况，受理采购投诉举报，查处采购违法违规行为。2.采购监督部门应当定期对采购活动进行检查和评估，及时发现和解决采购过程中存在的问题。3.采购执行部门应当主动接受采购监督部门的监督检查，积极配合采购监督部门开展工作。对