公司内部招标采购制度

PAGE公司内部招标采购制度一、总则（一）目的为了规范公司内部招标采购活动，加强对采购过程的管理与监督，提高采购效率，降低采购成本，保证采购质量，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部各部门、各分支机构及所属全资、控股子公司的招标采购活动。（三）基本原则1.公开、公平、公正原则招标采购活动应公开透明，所有参与招标采购的供应商均享有平等的机会，按照统一的标准进行评审，确保采购结果公正合理。2.竞争择优原则通过招标采购，引入多家供应商参与竞争，选择最符合公司需求、性价比最高的供应商，以获取优质的货物、工程或服务。3.诚实信用原则参与招标采购活动的各方应诚实守信，严格履行各自的义务，不得隐瞒真实情况、提供虚假信息或采取不正当手段谋取利益。4.效益原则在保证采购质量的前提下，充分考虑采购成本、采购周期等因素，提高采购效益，实现公司利益最大化。二、职责分工（一）采购部门1.负责制定采购计划，明确采购需求，组织招标采购活动的实施。2.对供应商进行资格审查、考察和评估，建立供应商档案。3.负责采购合同草案起草、签订及执行跟踪，协调处理采购过程中的相关问题，并及时向相关部门反馈采购进展情况。（二）需求部门1.根据公司业务需求，提出明确、详细的采购需求，包括货物的规格、型号、数量、技术要求，工程的建设内容、标准、工期要求，服务的范围、质量标准、服务期限等。2.参与采购项目的招标评审工作，对采购项目的技术、商务条款等提出意见和建议，并协助采购部门与中标供应商进行技术交流和对接。3.负责验收采购的货物、工程或服务，对验收结果负责，并及时反馈验收情况。（三）财务部门1.参与采购预算的编制和审核，提供财务方面的专业意见。2.负责对采购项目的资金支付进行审核和监督，确保资金使用合规、安全、有效。3.协助采购部门进行采购成本核算和分析，提供财务数据支持。（四）审计部门1.对招标采购活动进行审计监督，检查采购程序是否合规、采购文件是否完整、采购过程是否公正透明等。2.对采购项目的合同执行情况、资金使用情况等进行审计，防止出现违规行为和浪费现象。3.对审计中发现的问题提出整改意见，并跟踪整改落实情况。（五）法务部门1.对招标采购文件进行合法性审查，确保采购活动符合法律法规要求。2.参与采购合同的起草、审核和签订工作，提供法律专业意见，防范法律风险。3.协助处理采购过程中的法律纠纷，维护公司合法权益。三、招标采购方式及适用范围（一）公开招标1.适用范围适用于采购金额较大、技术复杂、潜在供应商较多的货物、工程或服务采购项目。具体标准由公司根据实际情况另行规定。2.定义公开招标是指招标人以招标公告的方式邀请不特定的法人或者其他组织投标。招标人通过指定的媒体发布招标公告，公开采购项目的名称、内容、要求、投标截止时间、开标时间及地点等信息，吸引众多潜在供应商参与投标。（二）邀请招标1.适用范围适用于具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的项目；采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的项目。2.定义邀请招标是指招标人以投标邀请书的方式邀请特定的法人或者其他组织投标。招标人根据项目特点和供应商情况，选择若干家符合条件且具有良好信誉和实力的供应商，向其发出投标邀请书，邀请其参与投标。（三）竞争性谈判1.适用范围适用于招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的项目。2.定义竞争性谈判是指采购人或采购代理机构通过与多家供应商进行谈判，最后从中确定成交供应商的一种采购方式。谈判小组与符合资格条件的供应商就采购货物、工程或服务事宜进行谈判，供应商按照谈判文件的要求提交响应文件和最后报价，采购人从谈判小组提出得分最高的供应商候选人中确定成交供应商，并与其签订采购合同。（四）单一来源采购1.适用范围适用于只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的项目。2.定义单一来源采购是指采购人向唯一供应商进行采购的方式。在符合上述适用条件的情况下，采购人与供应商就采购项目的价格、质量、服务等条款进行协商，达成一致后签订采购合同。（五）询价1.适用范围适用于采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目。定义询价是指采购人向有关供应商发出询价单让其报价，在报价基础上进行比较并确定最优供应商的一种采购方式。采购人根据采购需求向多家供应商发出询价通知书，供应商按照询价通知书的要求一次性报出不得更改的价格，采购人从报价供应商中确定成交供应商，并与其签订采购合同。四、招标采购流程（一）采购申请与审批1.需求部门根据业务需要，填写《采购申请表》，详细说明采购项目的名称、规格、数量、技术要求、预算金额、预计到货时间等内容，并提交部门负责人审核。2.部门负责人对采购申请的必要性、合理性、预算的准确性等进行审核，签署意见后报分管领导审批。3.分管领导根据公司整体业务规划和资源状况，对采购申请进行审批。审批通过后，采购申请交采购部门办理采购事宜；审批未通过的，采购申请返回需求部门，并说明原因。（二）采购计划制定1.采购部门收到经审批的采购申请后，并结合公司库存情况、采购周期及市场供应情况等因素，制定详细的采购计划。采购计划应明确采购方式、采购时间安排、采购预算控制等内容。2.采购计划报采购部门负责人审核，审核通过后提交公司领导审批。公司领导根据公司整体战略和资源配置情况，对采购计划进行审批，确保采购计划符合公司利益和发展需求。（三）招标采购文件编制1.根据采购项目的特点和采购方式，采购部门组织编制招标采购文件。招标采购文件应包括招标公告（或投标邀请书）、投标人须知、技术规格、商务条款、评标标准、合同条款等内容。2.采购部门组织相关部门对招标采购文件进行会审，需求部门、财务部门、法务部门等根据各自职责对文件中的技术要求、预算控制、法律条款等进行审核，提出修改意见和建议。采购部门根据会审意见对招标采购文件进行修改完善，确保文件内容准确、完整、合法、合规。(四)供应商选择与邀请1.采购部门根据采购项目的要求，通过多种渠道收集潜在供应商信息，建立供应商信息库。供应商信息库应包括供应商的基本情况、经营范围、资质证书、业绩情况、联系方式等内容，并定期进行更新和维护。2.根据采购项目的特点和要求，从供应商信息库中筛选出符合条件的潜在供应商，并向其发出招标邀请或谈判邀请。对于公开招标项目，通过指定的媒体发布招标公告；对于邀请招标、竞争性谈判、单一来源采购项目，向选定的供应商发出投标邀请书或谈判通知书。3．采购部门对参与投标或谈判的供应商进行资格审查，要求供应商提供营业执照、资质证书、业绩证明、产品质量检验报告、财务状况等相关证明材料，确保供应商具备承担采购项目的能力和条件。（五）开标、评标与谈判1.开标采购部门按照招标采购文件规定的时间和地点组织开标会议。开标时，由投标人或其授权代表检查投标文件密封情况，经确认无误后，由工作人员当众拆封，宣读投标人名称、投标价格、投标文件的其他主要内容等。开标过程应记录在案，并存档备查。2.评标对于公开招标和邀请招标项目，采购部门组织评标委员会进行评标。评标委员会由采购部门、需求部门、财务部门、法务部门等相关人员以及技术、经济等方面的专家组成，成员人数应符合法律法规规定。评标委员会按照招标文件规定的评标标准和方法，对投标文件进行评审，推荐中标候选人或确定中标人。评标过程应严格保密，评标委员会成员不得私下与投标人接触，不得透露评标情况。3.谈判对于竞争性谈判和单一来源采购项目，采购部门与供应商进行谈判。谈判过程中，采购部门应按照谈判文件的要求，与供应商就采购项目的价格、质量、服务等条款进行协商，要求供应商进行报价和承诺，并对谈判情况进行记录和整理。谈判结束后，采购部门应根据谈判结果，确定成交供应商。（六）中标通知与合同签订1.采购部门根据评标结果或谈判结果，向中标供应商发出中标通知书或成交通知书，同时将中标结果通知其他未中标供应商。中标通知书或成交通知书应明确采购项目的名称中标供应商名称、中标价格、中标主要条款等内容。2.采购部门与中标供应商签订采购合同。采购合同应明确双方的权利和义务，包括货物的规格、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、验收方式、付款方式、违约责任等条款。采购合同签订前，应经法务部门审核，确保合同合法有效。合同签订后，双方应严格履行合同约定。(七)采购验收1.采购项目到货前，需求部门应根据采购合同和相关技术要求，制定验收方案，明确验收标准、验收程序、验收人员等内容。2.采购项目到货后，需求部门组织相关人员按照验收方案进行验收。验收内容包括货物的数量、规格、型号、质量、性能等是否符合采购合同要求，工程是否按照设计要求和施工标准完成，服务是否达到约定的服务标准等。验收合格后，验收人员签署验收报告；验收不合格的，应及时通知供应商进行整改或退换货，直至验收合格为止。（八）采购付款1.采购部门根据采购合同和验收报告，填写《付款申请表》，详细说明采购项目名称、合同金额、已付款金额、本次申请付款金额、付款依据等，并提交财务部门审核。2.财务部门对付款申请进行审核，重点审核采购合同的执行情况、验收报告的真实性、发票的合规性等。审核通过后，报分管领导审批。3.分管领导根据公司资金状况和审批权限，对付款申请进行审批。审批通过后，财务部门按照合同约定办理付款手续，并做好账务处理记录付款情况。五、监督与管理（一）内部监督1.审计部门定期对招标采购活动进行审计监督，检查采购程序是否合规、采购文件是否完整、采购过程是否公正透明、采购结果是否符合公司利益等。审计部门应根据审计结果，出具审计报告，对发现的问题提出整改意见和建议，并跟踪整改落实情况。2.公司设立举报邮箱和举报电话，接受公司员工对招标采购活动中违规行为的举报。对于举报事项，公司应及时进行调查核实，如举报属实，依法依规对相关责任人进行处理，并将处理结果向举报人反馈。(二)供应商管理1.采购部门建立供应商评价机制，定期对供应商的供货质量、交货期、售后服务、价格水平等进行评价。评价结果分为优秀、良好、合格、不合格四个等级，并根据评价结果对供应商进行分类管理。对于评价为优秀的供应商，在后续采购项目中可给予优先考虑；对于评价为不合格的供应商，应暂停与其合作，并要求其限期整改，整改仍不合格的，取消其供应商资格。2.采购部门加强与供应商的沟通与协调，建立良好的合作关系。对于供应商提出的合理诉求，应及时给予回应和解决；对于供应商存在的问题，应及时提出改进意见和建议，促进供应商不断提高自身管理水平和服务质量。（三）档案管理1.采购部门负责建立招标采