公务机票采购制度

PAGE公务机票采购制度一、总则（一）目的为了加强公司/组织公务机票采购管理，规范采购行为，提高资金使用效益，根据国家相关法律法规和行业标准，结合本公司/组织实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司/组织内部各部门及所属单位使用财政性资金购买国内、国际机票的行为。（三）基本原则1.依法合规原则：严格遵守国家有关法律法规、政策规定以及民航行业相关标准，确保采购活动合法合规。2.厉行节约原则：在满足公务出行需求的前提下，优先选择经济合理的航班和舱位，降低采购成本，节约财政资金。3.公开透明原则：采购过程应公开、公正、透明，接受内部监督和社会监督。4.便捷高效原则：优化采购流程，提高工作效率，方便公务人员出行。二、采购管理机构及职责（一）采购管理部门公司/组织设立专门的采购管理部门，负责公务机票采购的组织、协调和管理工作。其主要职责包括：1.制定和完善公务机票采购制度及相关流程。2.选择并确定公务机票采购平台。3.监督采购活动的执行情况，并对违规行为进行处理。4.定期统计分析公务机票采购数据，为公司/组织决策提供参考依据。（二）财务部门财务部门负责对公务机票采购资金进行审核、支付和管理。其主要职责包括：1.审核采购预算，确保资金安排合理。2.按照财务制度规定，及时支付机票款项。3.对公务机票采购费用进行核算和监督，确保资金使用合规。（三）使用部门使用部门负责提出公务机票采购申请，提供准确的出行信息，并对机票的使用情况进行确认。其主要职责包括：1.根据工作需要，填写公务机票采购申请表，详细说明出行人员、目的地、出行时间等信息。2.按照审批后的采购申请，安排人员乘坐相应航班出行。3.及时反馈机票使用过程中的问题和建议。三、采购平台选择与管理（一）平台选择采购管理部门应通过公开招标、竞争性谈判等方式，选择具有良好信誉、服务质量高、系统功能完善的公务机票采购平台。所选平台应符合以下要求：1.具备机票销售资质，能够提供国内、国际机票预订服务。2.与各大航空公司建立合作关系，确保机票资源丰富、价格合理。3.拥有安全可靠的信息系统，能够实现机票预订、支付、报销等业务的信息化管理。4.能够提供便捷的售后服务，及时处理机票退改签、投诉等问题。（二）平台管理采购管理部门应与选定的公务机票采购平台签订合作协议，明确双方的权利和义务。同时，要加强对平台的日常管理和监督，确保平台按照协议要求提供服务。具体管理措施包括：1.定期对平台的机票价格、服务质量等进行评估，发现问题及时要求平台整改。2.要求平台建立健全信息安全管理制度，保障公司/组织和公务人员的信息安全。3.监督平台严格执行国家有关价格政策和优惠规定，不得擅自提高票价或变相增加费用。四、采购流程（一）采购申请使用部门根据工作需要，填写公务机票采购申请表，经部门负责人审核后，提交至采购管理部门。申请表应包括以下内容：1.出行人员姓名、职务、身份证号码。2.出行目的地、出行时间、返程时间。3.航班要求（如航空公司、航班号、舱位等级等）。4.申请理由及预计费用。（二）审批采购管理部门收到采购申请后，对申请内容进行审核。审核通过后，提交至公司/组织分管领导审批。对于金额较大或涉及重要公务活动的机票采购申请，需经公司/组织主要领导审批。（三）预订与出票经审批同意后，采购管理部门通过选定的公务机票采购平台按照申请要求预订机票。平台应在规定时间内完成机票预订，并及时出具电子行程单。电子行程单作为报销凭证，应妥善保存。（四）报销公务人员凭电子行程单等相关凭证，按照公司/组织财务报销制度进行报销。财务部门在审核报销凭证时，应重点审核机票的真实性、合规性以及与采购申请的一致性。对于不符合规定的报销申请，财务部门有权拒绝报销。五、机票价格与优惠政策（一）价格确定公务机票采购价格应按照市场价格执行，并遵循以下原则：1.同一航班相同舱位，不得高于市场同类产品价格。2.对于国内航班，应优先选择票价折扣较大的航班。3.对于国际航班，应综合考虑票价水平、飞行时间、服务质量等因素，选择性价比高的航班。（二）优惠政策采购管理部门应及时关注国家和航空公司出台的机票优惠政策，并在采购过程中充分利用。常见的优惠政策包括：1.航空公司的会员优惠、促销活动等。2.政府采购机票的相关优惠政策，如批量采购优惠、特定航线优惠等。3.与旅行社等合作机构签订的合作协议中约定的优惠政策。六、机票退改签规定（一）因公务原因退改签因公务需要变更出行时间或行程的，可以按照航空公司规定办理机票退改签手续。使用部门应提前向采购管理部门提交书面申请，说明退改签原因及新的出行计划。采购管理部门审核通过后，通知采购平台办理相关手续。由此产生的费用按照以下原则处理：1.因航空公司原因导致航班取消、延误等需要退改签的，费用由航空公司承担。2.因公务人员个人原因需要退改签的，费用由个人承担。（二）非公务原因退改签如因个人特殊情况等非公务原因需要退改签机票的，必须经公司/组织分管领导批准。未经批准擅自退改签的，费用由个人承担，并按照公司/组织相关规定进行处理。七、监督与检查（一）内部监督公司/组织内部应建立健全公务机票采购监督机制，加强对采购活动的全过程监督。具体措施包括：1.采购管理部门定期对公务机票采购情况进行自查，及时发现和纠正存在的问题。2.财务部门加强对机票报销凭证的审核，对发现的违规报销行为及时进行处理。同时，定期对公务机票采购费用进行审计，确保资金使用合规。3.公司/组织纪检监察部门对公务机票采购过程中的违规违纪行为进行监督检查，严肃查处违法违规行为。（二）外部监督积极接受财政、审计等部门的监督检查，按照要求提供相关资料和信息。对于监督检查中发现的问题，要认真整改，并及时将整改情况报告相关部门。八、违规处理（一）对使用部门的处理使用部门如有以下违规行为，公司/组织将视情节轻重给予相应处理：1.未按照规定提交采购申请，擅自购买机票的，不予报销，并对相关责任人进行批评教育。2.提供虚假出行信息，骗取机票采购资金的，追回资金，并按照公司/组织规定追究相关责任人的责任。情节严重的，依法移送司法机关处理。（二）对采购管理部门的处理采购管理部门如有以下违规行为，公司/组织将视情节轻重给予相应处理：1.未按照规定选择采购平台或未对平台进行有效管理，导致采购活动出现问题的，责令整改，并对相关责任人进行批评教育。2.在采购过程中存在违规操作，如泄露公务人员信息、擅自提高票价等，责令改正，追回违规款项，并对相关责任人进行严肃处理。情节严重的，给予纪律处分。（三）对其他相关人员的处理对于在公务机票采购过程中存在违规行为的其