保险招标采购制度汇编

PAGE保险招标采购制度汇编一、总则（一）目的为规范公司保险招标采购活动，加强内部控制，提高资金使用效益，防范采购风险，确保采购活动合法、合规、公开、公正、公平，特制定本制度汇编。（二）适用范围本制度适用于公司及所属各部门、分支机构涉及的各类保险招标采购活动，包括但不限于财产保险、人身保险、再保险等。（三）基本原则1.合法性原则：保险招标采购活动必须遵守国家法律法规和相关政策要求。2.合规性原则：严格按照公司内部规定和流程进行操作，确保采购活动合规。3.公开性原则：招标采购信息应公开透明，保障各潜在供应商平等参与竞争。4.公正性原则：采购过程中应公平对待所有供应商，不偏袒、不歧视。5.保密性原则：对于采购过程中涉及的商业秘密、技术秘密等信息予以保密。（四）职责分工1.采购部门负责制定采购计划，组织实施招标采购活动。收集、整理供应商信息，建立供应商库。与供应商进行沟通、谈判，签订采购合同。2.需求部门提出保险采购需求，明确采购标的、规格、数量、服务要求等。参与采购文件的编制、评审工作。协助采购部门进行合同履行的监督和验收。3.财务部门参与采购预算的编制和审核。负责采购资金的支付和核算。对采购活动的资金使用情况进行监督。4.审计部门对采购活动进行审计监督，检查采购程序的合规性、采购结果的公正性等。对采购合同进行审查，防范合同风险。5.法务部门为采购活动提供法律咨询和支持，审查采购文件和合同的合法性。处理采购活动中的法律纠纷。二、招标采购流程（一）采购计划制定1.需求部门根据公司业务发展、风险管理等需要，提前制定年度、季度或月度保险采购计划，明确采购项目名称、标的、数量、预算金额、预计采购时间等内容。2.采购计划经部门负责人审核后，报公司分管领导审批。对于重大采购项目，需经公司领导班子集体决策。（二）供应商选择与管理1.供应商信息收集采购部门通过多种渠道收集潜在供应商信息，包括网络搜索、行业推荐、供应商自荐等。对收集到的供应商信息进行整理，建立供应商信息库，内容包括供应商基本情况、经营范围、资质证书、业绩情况、联系方式等。2.供应商筛选与入围根据采购项目需求，从供应商信息库中筛选出符合要求的供应商名单。对筛选出的供应商进行实地考察或资质审核，了解其信誉、实力、服务能力等情况。经采购部门、需求部门、相关领导等共同评审，确定入围供应商名单。3.供应商动态管理建立供应商评价机制，定期对供应商的供货质量、服务水平、价格合理性等进行评价。根据评价结果，对供应商进行分类管理，对于表现优秀的供应商给予优先合作机会，对于不符合要求的供应商及时淘汰。（三）采购文件编制1.采购部门根据采购项目需求和入围供应商情况，编制采购文件，包括招标文件、询价文件、竞争性谈判文件等。2.采购文件应明确采购项目的基本要求、技术规格、商务条款、评标标准、合同条款等内容，确保采购文件的完整性、准确性和公正性。3.采购文件编制完成后，经采购部门负责人审核，报公司分管领导审批。（四）招标采购实施1.发布招标采购信息通过公司官网、行业媒体、专业采购平台等渠道发布招标采购公告，公开采购项目信息、采购文件获取方式、投标截止时间、开标时间和地点等内容。对于邀请招标项目，向入围供应商发出邀请投标函。2.投标文件接收与初步审查在规定时间内接收供应商的投标文件，对投标文件的完整性、密封性等进行检查。对投标文件进行初步审查，审查内容包括投标资格、投标文件格式、投标报价等，剔除不符合要求的投标文件。3.评标与定标组织成立评标委员会，评标委员会由采购部门、需求部门、财务部门、审计部门、法务部门等相关人员以及外部专家组成。评标委员会按照采购文件规定的评标标准和方法，对投标文件进行详细评审，包括技术评审、商务评审、价格评审等。根据评标结果，推荐中标候选人或确定中标供应商，报公司领导审批。（五）合同签订与履行1.合同签订采购部门与中标供应商按照评标结果签订采购合同，合同内容应符合采购文件要求，明确双方的权利和义务。合同签订前，需经法务部门审查合同条款的合法性和完整性，经公司分管领导审批后签订。2.合同履行采购部门负责跟踪合同履行情况，及时协调解决合同履行过程中出现的问题。需求部门按照合同约定对保险服务进行验收，验收合格后出具验收报告。财务部门按照合同约定支付采购款项，确保资金支付的准确性和及时性。（六）采购档案管理1.采购部门负责建立采购档案，对采购活动全过程的文件资料进行整理、归档和保管。2.采购档案内容包括采购计划、采购文件、投标文件、评标报告、采购合同、验收报告、付款凭证等。3.采购档案应妥善保管，保存期限按照国家法律法规和公司相关规定执行，以便日后查阅和审计。三、招标采购方式（一）公开招标1.公开招标是指招标人以招标公告的方式邀请不特定的法人或者其他组织投标。2.适用范围：适用于采购金额较大、技术复杂、潜在供应商较多的保险采购项目。3.公开招标程序：按照本制度规定的招标采购流程进行，包括发布招标公告、接收投标文件、开标、评标、定标等环节。（二）邀请招标1.邀请招标是指招标人以投标邀请书的方式邀请特定的法人或者其他组织投标。2.适用范围：适用于具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的保险项目；采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的保险项目。3.邀请招标程序：招标人应向不少于三家具备承担招标项目能力、资信良好的特定的法人或者其他组织发出投标邀请书，其他程序与公开招标基本相同。（三）竞争性谈判1.竞争性谈判是指采购人或者采购代理机构直接邀请三家以上供应商就采购事宜进行谈判的采购方式。2.适用范围：适用于招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的保险采购项目。3.竞争性谈判程序：成立谈判小组，制定谈判文件，确定邀请参加谈判的供应商名单，谈判，确定成交供应商等环节。（四）询价1.询价是指采购人向三家以上潜在供应商发出询价单，对其报价进行比较，以确定成交供应商的采购方式。2.适用范围：适用于采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的保险采购项目。3.询价程序：成立询价小组，确定被询价的供应商名单，询价，确定成交供应商等环节。四、监督与检查（一）内部监督1.审计部门定期对采购活动进行审计监督，检查采购程序的合规性、采购文件的完整性、评标过程的公正性、采购结果的合理性等。2.财务部门对采购资金的使用情况进行监督，确保资金支付符合合同约定和财务制度要求。3.法务部门对采购文件和合同的合法性进行审查，防范法律风险。（二）外部监督1.接受公司内部职工、供应商等对采购活动的监督和投诉举报，对反映的问题及时进行调查处理。2.主动接受上级主管部门、监管机构等的监督检查，积极配合相关部门的工作，及时整改存在的问题。（三）责任追究1.对于在采购活动中违反法律法规、公司制度，存在违规操作、滥用