伊利采购与付款制度

PAGE伊利采购与付款制度一、总则（一）目的本制度旨在规范伊利公司采购与付款流程，确保采购活动的合法性、合规性、合理性和有效性，保障公司物资供应的及时性和质量，降低采购成本，防范采购风险，维护公司的经济利益。（二）适用范围本制度适用于伊利公司及其所属各部门、子公司、分公司的采购与付款活动。（三）基本原则1.合法性原则：采购与付款活动应严格遵守国家法律法规和相关政策要求。2.合规性原则：符合公司内部制定的各项规章制度和流程规范。3.效益性原则：在保证物资质量和供应及时性的前提下，努力降低采购成本，提高采购效益。4.公开透明原则：采购过程应公开、公平、公正，确保信息透明，接受内部监督。5.职责分离原则：采购、审批、付款等环节的职责应相互分离，避免权力集中和舞弊行为。二、采购流程（一）采购需求提出1.使用部门根据业务需要，填写采购申请单详细注明所需物资的名称、规格、型号、数量、质量要求、预计到货时间等信息。对于紧急采购需求，应明确标注“紧急”字样，并说明紧急原因。2.采购申请单经部门负责人审核签字部门负责人应根据本部门的业务情况和预算安排，对采购申请的必要性、合理性进行审核，确保采购需求真实、合理。（二）采购审批1.采购申请单提交至采购部门采购部门收到采购申请单后，进行初步审核，检查申请单填写是否完整、准确，采购需求是否符合公司相关规定和业务实际需要。2.根据采购金额大小进行分级审批小额采购（金额在[X]元以下）：由采购部门负责人审批。采购部门负责人应综合考虑采购物资的市场价格、供应商情况等因素，做出审批决定。中额采购（金额在[X]元至[X]元之间）：经采购部门负责人审核后，提交至财务部门负责人审批。财务部门负责人主要从预算执行情况、资金安排等方面进行审核，确保采购活动在预算范围内进行，且资金支付合理。大额采购（金额在[X]元以上）：需经过公司管理层审批。公司管理层应全面评估采购项目的必要性、可行性、经济效益等，做出最终审批决策。（三）供应商选择与管理1.建立供应商信息库采购部门负责收集、整理供应商的基本信息，包括供应商名称、地址、联系方式、经营范围、资质证书、生产能力、产品质量、价格水平、售后服务等，并录入供应商信息库。2.供应商筛选与评估根据采购需求，从供应商信息库中筛选出潜在供应商。采购部门组织相关人员（如技术人员、质量管理人员等）对潜在供应商进行实地考察和评估，评估内容包括供应商的生产经营状况、质量管理体系、技术研发能力、信誉口碑等。定期对供应商进行综合评价，评价指标包括产品质量、交货期、价格、售后服务等。根据评价结果，对供应商进行分类管理，分为优秀供应商、合格供应商、不合格供应商。对于优秀供应商，在同等条件下给予优先采购权；对于不合格供应商，及时淘汰并从供应商信息库中删除。（四）采购合同签订1.采购部门与选定的供应商协商签订采购合同采购合同应明确双方的权利和义务，包括物资名称、规格、型号、数量、质量标准、价格、交货时间、交货地点、付款方式、违约责任等条款。合同条款应符合法律法规和公司要求，确保双方权益得到有效保障。2.采购合同经法律合规部门审核法律合规部门对采购合同的合法性、合规性进行审核，重点审查合同条款是否符合法律法规规定，是否存在潜在法律风险。审核通过后，在合同上加盖公司合同专用章。3.采购合同副本分别送交采购部门、财务部门、使用部门等相关部门存档各部门应妥善保管采购合同副本，以便在后续的采购执行、付款、验收等环节查阅和核对。（五）采购订单下达1.采购部门根据采购合同，制作采购订单采购订单应明确采购合同的主要条款，确保订单内容与合同一致。采购订单应发送给供应商，并要求供应商签字确认。2.采购订单下达后，采购部门应跟踪订单执行情况及时与供应商沟通，了解物资生产进度、发货情况等，确保物资按时、按质、按量供应。如发现供应商无法按时交货或出现质量问题等异常情况，应及时采取措施，如要求供应商说明原因、协商解决办法、追究违约责任等。三、验收管理（一）验收准备1.使用部门在物资到货前，应做好验收准备工作包括组建验收小组（成员应具备相关专业知识和技能）、制定验收方案（明确验收标准、验收方法、验收流程等）、准备验收工具和场地等。2.采购部门应提前通知使用部门物资到货时间，并协助使用部门做好验收准备工作提供物资的相关资料，如产品说明书、质量检验报告等，以便验收小组全面了解物资情况。（二）验收实施1.物资到货后，验收小组按照验收方案进行验收验收内容包括物资的数量、规格、型号、质量等。对于重要物资或技术复杂的物资，可邀请专业机构或专家进行验收。2.验收过程中，应做好验收记录记录验收时间、验收人员、验收内容、验收结果等信息。验收记录应真实、准确、完整，作为后续付款和质量追溯的依据。3.如验收合格，验收小组出具验收报告验收报告应明确物资验收合格的结论，并由验收小组成员签字确认。验收报告一式多份，分别送交采购部门、财务部门、使用部门等相关部门。4.如验收不合格，验收小组应及时通知采购部门与供应商协商解决要求供应商采取补货、换货、退货、降价等措施，直至验收合格。如因供应商原因造成的损失，公司有权追究供应商的违约责任。四、付款管理（一）付款申请1.采购部门根据采购合同和验收报告，填写付款申请单付款申请单应注明供应商名称、采购合同编号、物资名称、数量、金额、付款方式、付款期限等信息，并附上采购合同副本、验收报告等相关资料。2.付款申请单经采购部门负责人审核签字采购部门负责人应核实付款申请的真实性、准确性和合理性，确保付款申请符合采购合同和公司规定。（二）付款审批1.付款申请单提交至财务部门财务部门收到付款申请单后，进行账务核对，检查采购业务的账目记录是否清晰、准确，是否与采购合同和验收报告一致。2.根据付款金额大小进行分级审批小额付款（金额在[X]元以下）：由财务部门负责人审批。财务部门负责人应审核付款申请是否符合财务制度和资金安排，确保付款资金的安全性和合理性。中额付款（金额在[X]元至[X]元之间）：经财务部门负责人审核后，提交至分管财务的公司领导审批。分管财务的公司领导应从公司整体财务状况、资金流动性等方面进行综合考虑，做出审批决策。大额付款（金额在[X]元以上）：需经过公司总经理审批。公司总经理应全面评估付款事项对公司财务状况和经营活动的影响，做出最终审批决定。（三）付款执行1.财务部门根据审批通过的付款申请单，按照合同约定的付款方式进行付款付款方式包括支票、汇票、电汇、网上银行转账等。在付款前，应再次核对付款信息，确保付款金额、收款账户等准确无误。2.付款后，财务部门应及时进行账务处理记录付款日期、付款金额、付款方式、收款单位等信息，更新相关账目，确保财务数据的准确性和及时性。同时，将付款凭证复印件分别送交采购部门、使用部门等相关部门存档。五、监督与检查（一）内部审计监督1.公司内部审计部门定期对采购与付款业务进行审计审查采购与付款流程是否合规、有效，采购合同的签订与执行情况，验收管理是否严格，付款审批是否规范等。2.审计部门应出具审计报告对审计发现的问题提出整改建议，并跟踪整改落实情况。对于违反公司制度和法律法规的行为，应及时追究相关人员的责任。（二）日常监督检查1.采购部门、财务部门等相关部门应定期对采购与付款业务进行自查检查本部门工作是否符合制度要求，是否存在违规操作或管理漏洞。2.公司管理层应不定期对采购与付款业务进行抽查了解采购与付款流程的执行情况，及时发现和解决存在的问题。六、信息管理（一）采购与付款信息收集1.采购部门负责收集采购过程中的各类信息包括采购申请、采购审批、供应商选择、采购合同签订、采购订单下达、验收报告等信息。2.财务部门负责收集付款申请、付款审批、付款执行等付款环节的信息确保付款信息的准确记录和及时传递。（二）信息整理与归档1.采购部门和财务部门应定期对收集到的信息进行整理分类归档，建立电子和纸质档案，便于查询和使用。2.信息档案应妥善保管，保存期限按照公司档案管理规定执行确保采购与付款信息的完整性和可追溯性。（三）信息共享与沟通1.建立采购与付款信息共享平台采购部门、财务部门、使用部门等相关部门可通过信息共享平台及时获取和交流采购与付款业务的相关信息，提高工作效率和协同性。2.定期召开采购与付款业务沟通会议各部门汇报工作进展情况，协调解决工作中存在的