企业工会采购管理制度

PAGE企业工会采购管理制度一、总则（一）目的为规范企业工会采购行为，加强采购管理，提高采购效率，保证采购质量，确保工会经费使用合法、合规、合理，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于企业工会组织的各类采购活动，包括但不限于办公用品、设备设施、服务项目等的采购。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规及相关政策要求，确保采购行为合法合规。2.公平公正原则：采购过程应遵循公平、公正的原则，对待所有供应商，不得偏袒或歧视任何一方。3.公开透明原则：采购信息应及时、准确、完整地公开，接受工会会员及相关部门的监督。4.效益原则：在保证采购质量的前提下，努力降低采购成本提高采购资金使用效益。二、采购预算管理1.预算编制工会应根据年度工作计划和实际需求，编制采购预算。采购预算应明确采购项目、数量、金额等内容，并经工会委员会审议通过。采购预算应遵循“量入为出、收支平衡”的原则合理安排采购资金，避免超预算采购。2.预算调整在预算执行过程中，如因特殊原因需要调整采购预算，应按照规定的程序进行审批。预算调整申请应详细说明调整的原因、项目、金额等内容，并经工会委员会审议通过。预算调整后的采购项目应重新进行采购审批和采购活动。三、采购审批管理（一）审批流程1.采购申请：使用部门或相关人员根据实际需求填写采购申请表，详细说明采购项目、规格、数量、预算金额、采购用途等内容，并提交至工会办公室。2.初步审核：工会办公室对采购申请表进行初步审核，核实采购需求的合理性、预算金额的准确性等内容。如审核通过，将采购申请表提交至工会委员会审批；如审核不通过，应及时与采购申请部门或人员沟通说明原因，并要求其修改完善采购申请表。3.委员会审批：工会委员会对采购申请表进行审批，重点审查采购项目的必要性、合规性、预算金额的合理性等内容。如审批通过，批准采购申请；如审批不通过应明确提出意见和建议，并要求采购申请部门或人员重新修改完善采购申请表后再次提交审批。4.特殊情况处理：对于紧急采购项目，可简化审批流程，但应在采购完成后及时补办审批手续。（二）审批权限1.工会主席：负责审批金额较大或重要的采购项目。2.工会委员会：负责审批一般采购项目，审批结果应以会议决议的形式记录在案。四、采购方式选择（一）公开招标1.适用范围：适用于采购金额较大、技术复杂、潜在供应商较多的采购项目。2.招标程序编制招标文件：明确采购项目的技术规格、商务要求、评标标准等内容。发布招标公告：通过指定媒体或平台发布招标公告，邀请潜在供应商参与投标。发售招标文件：向购买招标文件的潜在供应商提供招标文件，并收取相应费用。开标评标：按照招标文件规定的时间、地点进行开标评标，确定中标供应商。签订合同：与中标供应商签订采购合同。1.适用范围：适用于采购金额较小、技术简单、潜在供应商较少的采购项目。2.询价程序选择询价供应商：根据采购项目的特点和需求，选择不少于三家的供应商进行询价。发出询价函：向询价供应商发出询价函，明确采购项目的规格、数量、价格等要求。供应商报价：询价供应商在规定时间内进行报价。确定成交供应商：对供应商的报价进行比较和评估，选择报价合理、满足采购需求的供应商作为成交供应商。签订合同：与成交供应商签订采购合同。（三）竞争性谈判1.适用范围：适用于招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的采购项目。成立谈判小组：由工会代表、相关技术专家等组成谈判小组。制定谈判文件：明确采购项目的技术规格、商务要求、谈判程序等内容。确定谈判供应商：从符合相应资格条件的供应商名单中确定不少于三家的供应商参加谈判。谈判：谈判小组与供应商进行谈判，在谈判中谈判的任何一方不得透露与谈判有关的其他供应商的技术资料、价格和其他信息。谈判文件有实质性变动的，谈判小组应当以书面形式通知所有参加谈判的供应商。确定成交供应商：谈判结束后，谈判小组要求所有参加谈判的供应商在规定时间内进行最后报价，采购人从谈判小组提出的成交候选人中根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商，并将结果通知所有参加谈判的未成交的供应商。签订合同：与成交供应商签订采购合同。（四）单一来源采购1.适用范围：适用于只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的采购项目。2.采购程序提出申请：采购部门或相关人员提出单一来源采购申请，说明采购项目的名称、规格、数量、金额、采购理由等内容。审核批准：工会委员会对单一来源采购申请进行审核批准，重点审查采购理由的充分性、采购价格的合理性等内容。签订合同：与单一供应商签订采购合同。五、供应商管理（一）供应商选择1.供应商筛选：建立供应商信息库，对潜在供应商进行筛选和评估，选择具有良好信誉、资质合格、产品质量可靠价格合理、服务优质的供应商作为合作对象。2.供应商评价：定期对供应商的产品质量、交货期、售后服务等进行评价，评价结果作为供应商继续合作或淘汰的依据。3.供应商选择流程发布供应商招募信息：通过多种渠道发布供应商招募信息，吸引潜在供应商报名。供应商报名：潜在供应商填写供应商报名登记表，提交相关资质证明文件。资格审查：对报名供应商进行资格审查，核实其资质、信誉、业绩等情况。实地考察：对通过资格审查的供应商进行实地考察，了解其生产经营状况、质量管理水平等情况。确定供应商：根据资格审查和实地考察结果，确定供应商名单。（二）供应商考核1.考核内容：包括产品质量、交货期、售后服务、价格水平等方面。2.考核方式：定期考核与不定期考核相结合，通过问卷调查、实地检查、数据分析等方式进行考核。3.考核结果应用：根据考核结果，对供应商进行分类管理，对于考核优秀的供应商给予奖励和优先合作机会；对于考核不合格的供应商，及时进行整改或淘汰。（三）供应商淘汰1.淘汰情形：如供应商出现产品质量问题、交货期延误、售后服务不到位、违反法律法规等情况，应及时淘汰。2.淘汰程序：由采购部门提出淘汰申请，经工会委员会审批后，将淘汰供应商信息从供应商信息库中删除，并通知相关部门停止与该供应商的合作。六、采购合同管理（一）合同签订1.合同起草：采购部门根据采购审批结果和采购方式，起草采购合同。采购合同应明确采购项目、规格、数量、价格、交货期、质量标准、售后服务等条款，并符合法律法规和行业标准的要求。2.合同审核：工会办公室对采购合同进行审核，重点审查合同条款的合法性、完整性、准确性等内容。如审核通过，将采购合同提交至工会委员会审批；如审核不通过，应及时与采购部门沟通说明原因，并要求其修改完善采购合同。3.合同签订：采购合同经工会委员会审批通过后，由工会主席或其授权代表与供应商签订采购合同。签订合同应使用统一的合同文本，并加盖工会公章或合同专用章。（二）合同履行1.供应商履约管理：采购部门应跟踪供应商的履约情况，及时了解供应商的生产进度、质量控制、交货期等信息，确保供应商按照合同约定履行义务。2.验收管理：采购项目完成后，采购部门应组织相关人员进行验收。验收内容包括产品质量、数量、规格、型号等方面，验收合格后出具验收报告。3.付款管理：采购部门应按照采购合同约定的付款方式和时间，及时办理付款手续。付款前应审核供应商提供的发票、验收报告等相关凭证，确保付款依据充分、手续齐全。（三）合同变更与终止1.合同变更：如因特殊原因需要变更采购合同，应按照规定的程序进行审批。合同变更申请应详细说明变更的原因、内容、金额等，并经工会委员会审议通过。变更后的采购合同应重新签订或签订补充协议。2.合同终止：采购合同履行完毕或因其他原因需要终止合同的，应按照规定的程序进行审批。合同终止申请应详细说明终止的原因、时间等内容，并经工会委员会审议通过。合同终止后，应及时办理相关手续，如清理债权债务、收回剩余物资等。七、采购风险管理（一）风险识别与评估1.风险识别：识别采购过程中可能存在的风险，如供应商违约风险、质量风险、价格风险、法律风险等。2.风险评估：对识别出的风险进行评估，分析其发生的可能性和影响程度，确定风险等级。（二）风险应对措施1.风险规避：对于风险等级较高、无法有效控制的风险，应采取风险规避措施，如放弃采购项目或选择其他供应商。2.风险降低：对于风险等级中等的风险，应采取风险降低措施，如加强供应商管理、完善合同条款、增加验收环节等。风险转移：对于风险等级较低的风险，应采取风险转移措施，如购买保险、要求供应商提供担保等。风险接受：对于风险等级较低、发生可能性较小的风险，可采取风险接受措施，如加强内部监控、定期进行风险评估等。八、采购监督与审计（一）内部监督1.工会委员会监督：工会委员会对采购活动进行全过程监督，定期检查采购制度的执行情况、采购项目的实施情况等，发现问题及时督促整改。2.工会会员监督：工会会员有权对采购活动进行监督，如发现违规行为可向工会委员会或相关部门举报。工会委员会应及时受理会员举报，