人防办采购制度

PAGE人防办采购制度一、总则（一）目的为加强人防办采购管理，规范采购行为，提高采购效率，保证采购质量，促进廉政建设，根据国家相关法律法规和行业标准，结合本单位实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于人防办机关及所属事业单位使用财政性资金、自有资金进行的货物、工程和服务采购活动。（三）基本原则1.依法依规原则：采购活动必须严格遵守国家法律法规和相关政策规定，确保采购行为合法合规。2.公开透明原则：采购信息应及时、准确、完整地公开，采购过程应接受社会监督，保证采购活动的公开透明。3.公平竞争原则：营造公平竞争的市场环境，鼓励符合条件的供应商参与采购活动，确保采购项目获得最佳性价比。4.公正廉洁原则：采购人员应秉持公正、廉洁的态度，严格按照规定程序操作，防止腐败行为发生。二、采购组织与职责（一）采购决策机构成立采购领导小组，由单位主要领导担任组长，分管领导担任副组长，相关部门负责人为成员。采购领导小组负责审议采购计划、采购方式、采购预算等重大事项，对采购活动进行决策和监督。（二）采购执行机构设立采购办公室，作为采购活动的具体执行部门。采购办公室负责采购项目的组织实施，包括编制采购文件、发布采购信息、组织开标评标、签订采购合同等工作。采购办公室应配备专业的采购人员，明确岗位职责，确保采购工作的顺利进行。（三）相关部门职责1.需求部门：负责提出采购需求，明确采购项目的技术规格、数量、质量要求等，并对采购项目的实施进度和质量负责。2.财务部门：负责审核采购预算，监督采购资金的支付和使用，确保采购资金的安全和合规。3.审计部门：负责对采购活动进行审计监督，检查采购项目的合法性、合规性和效益性，对发现的问题提出整改意见。三、采购预算管理（一）预算编制原则采购预算应根据单位工作需要和财力状况，按照“量入为出、收支平衡”的原则进行编制。预算编制应科学合理，准确反映采购项目的实际需求和成本，确保采购资金得到有效使用。（二）预算编制程序1.需求部门提出采购需求：需求部门应根据工作实际情况，提前编制采购需求计划，明确采购项目的名称、规格、数量、技术要求等内容，并提交采购办公室。2.采购办公室汇总审核：采购办公室对需求部门提交的采购需求计划进行汇总审核，结合单位财力状况和采购政策要求，提出采购预算建议方案，报采购领导小组审议。3.采购领导小组审议确定：采购领导小组对采购预算建议方案进行审议，根据单位工作重点和资金安排情况，确定采购预算额度，并下达给采购办公室。（三）预算调整采购预算一经确定，原则上不得随意调整。如因特殊情况确需调整采购预算的，需求部门应提出书面申请，说明调整原因和调整金额，经采购办公室审核后，报采购领导小组审批。采购领导小组应根据实际情况进行审批，并及时通知财务部门调整预算。四、采购方式（一）公开招标公开招标是指采购人依法以招标公告的方式邀请不特定的供应商参加投标的采购方式。公开招标应按照以下程序进行：1.编制招标文件：采购办公室根据采购项目的特点和需求，编制招标文件，明确采购项目的技术规格、数量、质量要求、评标标准等内容。2.发布招标公告：采购办公室在指定的媒体上发布招标公告，公告应包括采购项目的名称、内容、数量、技术要求、投标截止时间和地点、开标时间和地点等信息。3.发售招标文件：潜在供应商应在规定的时间内，按照招标公告的要求，向采购办公室购买招标文件，并缴纳招标文件工本费。4.开标评标：采购办公室按照招标文件规定的时间和地点组织开标评标活动。开标时，应邀请所有投标人参加，当众宣布投标人名称、投标价格和投标文件的其他主要内容。评标时，应按照招标文件规定的评标标准和方法，对投标文件进行评审，确定中标候选人名单。5.中标公示：采购办公室将中标候选人名单在指定的媒体上进行公示，公示期不得少于三个工作日。公示期间，如无异议，采购办公室将向中标人发出中标通知书，并与中标人签订采购合同。（二）邀请招标邀请招标是指采购人依法从符合相应资格条件的供应商中随机邀请三家以上供应商，并以投标邀请书的方式邀请其参加投标的采购方式。邀请招标应按照以下程序进行：1.确定邀请对象：采购办公室根据采购项目的特点和需求，从符合相应资格条件的供应商中随机邀请三家以上供应商，并向其发出投标邀请书。2.发售招标文件：被邀请的供应商应在规定的时间内，按照投标邀请书的要求，向采购办公室购买招标文件，并缴纳招标文件工本费。3.开标评标：采购办公室按照招标文件规定的时间和地点组织开标评标活动。开标时，应邀请所有投标人参加当众宣布投标人名称、投标价格和投标文件的其他主要内容。评标时，应按照招标文件规定的评标标准和方法，对投标文件进行评审，确定中标候选人名单4.中标公示：采购办公室将中标候选人名单在指定的媒体上进行公示，公示期不得少于三个工作日。公示期间，如无异议，采购办公室将向中标人发出中标通知书，并与中标人签订采购合同。（三）竞争性谈判竞争性谈判是指采购人通过与符合相应资格条件的不少于三家的供应商分别谈判，商定价格、条件和合同条款，最后从中确定成交供应商的采购方式。竞争性谈判应按照以下程序进行：1.成立谈判小组：采购办公室负责组织成立谈判小组，谈判小组由采购人代表和有关专家共三人以上单数组成，其中专家人数不得少于谈判小组成员总数的三分之二。2.制定谈判文件：采购办公室根据采购项目的特点和需求，制定谈判文件，明确采购项目的技术规格、数量、质量要求、谈判程序、成交标准等内容。3.邀请供应商：采购办公室向符合相应资格条件的不少于三家的供应商发出谈判邀请书，并提供谈判文件。4.谈判：谈判小组与供应商分别进行谈判，并要求供应商在规定的时间内提交最后报价。谈判过程中应记录谈判情况，包括谈判内容、报价、承诺等。5.确定成交供应商：谈判小组根据谈判情况和成交标准，确定成交供应商，并向采购办公室提交成交报告。采购办公室根据成交报告，向成交供应商发出成交通知书，并与成交供应商签订采购合同。（四）单一来源采购单一来源采购是指采购人向唯一供应商进行采购的方式。单一来源采购应符合以下情形之一：1.只能从唯一供应商处采购的；2.发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；3.必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。单一来源采购应按照以下程序进行：1.申请：需求部门应向采购办公室提交单一来源采购申请，说明采购项目的名称、规格、数量、技术要求、申请理由及拟采用的采购方式等内容，并提供相关证明材料。2.审核：采购办公室对需求部门提交的单一来源采购申请进行审核，核实申请理由和相关证明材料的真实性和合法性。审核通过后，报采购领导小组审批。3.审批：采购领导小组对单一来源采购申请进行审批，如符合单一来源采购条件，批准采用单一来源采购方式，并确定采购供应商。4.签订合同：采购办公室与采购供应商签订采购合同，并按照合同约定支付采购资金。（五）询价询价是指采购人向三家以上潜在供应商发出询价单，对供应商一次性报出的价格进行比较，最后按照符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商的采购方式。询价应按照以下程序进行：1.成立询价小组：采购办公室负责组织成立询价小组，询价小组由采购人代表和有关专家共三人以上单数组成，其中专家人数不得少于询价小组成员总数的三分之二。2.制定询价文件：采购办公室根据采购项目的特点和需求，制定询价文件，明确采购项目的技术规格、数量质量要求、询价程序、成交标准等内容。3.邀请供应商：采购办公室向满足相应资格条件的三家以上潜在供应商发出询价单，并提供询价文件。4.报价：供应商应在规定的时间内，按照询价单的要求，向采购办公室提交报价文件，报价文件应包括报价表、技术规格偏离表、售后服务承诺等内容。5.确定成交供应商：询价小组对供应商的报价文件进行评审，按照符合采购需求质量和服务相等且报价最低的原则，确定成交供应商，并向采购办公室提交成交报告。采购办公室根据成交报告，向成交供应商发出成交通知书，并与成交供应商签订采购合同。五、采购文件编制与管理（一）采购文件编制要求采购文件应根据采购项目的特点和需求进行编制，内容应完整、准确、清晰，包括采购项目的技术规格、数量、质量要求、评标标准、合同条款等内容采购文件应符合国家法律法规和行业标准的要求，不得含有歧视性、排他性条款。（二）采购文件审核与发布采购文件编制完成后，采购办公室应组织相关部门和专家进行审核，确保采购文件的合法性、合规性和合理性。审核通过后的采购文件应及时发布，发布公告应在指定的媒体上进行，公告内容应包括采购项目的名称、内容、数量、技术要求、投标截止时间和地点、开标时间和地点等信息。（三）采购文件修改与补充在采购文件发售截止日期前，如采购人需要对采购文件进行修改或补充的，应在指定的媒体上发布更正公告，并以书面形式通知已购买采购文件的供应商。修改或补充的内容作为采购文件的组成部分，与采购文件具有同等法律效力。六、采购活动实施1.招标公告发布采购办公室应按照规定在指定的媒体上发布招标公告，公告内容应包括采购项目的名称、内容、数量、技术要求、投标截止时间和地点、开标时间和地点等信息。招标公告应确保潜在供应商能够及时获取，并符合相关法律法规和行业标准的要求。2.资格预审对于公开招标项目，采购办公室可根据需要组织资格预审。资格预审应按照规定的程序进行，明确资格预审的标准和方法，对潜在供应商的资格条件进行审查。通过资格预审的供应商应具备相应的资质、业绩、信誉等条件，确保能够满足采购项目的要求。3.开标评标采购办公室应按照招标文件规定的时间和地点组织开标评标活动。开标时，应邀请所有投标人参加，当众宣布投标人名称、投标价格和投标文件的其他主要内容。评标时，应按照招标文件规定的评标标准和方法，对投标文件进行评审，确定中标候选人名单。评标过程应严格保密，确保评标结果的公正性和客观性。4.合同签订采购办公室应在中标通知书发出之日起三十日内，按照招标文件和中标人的投标文件与中标人签订采购合同。采购合同应明确双方的权利和义务，包括采购项目的名称、规格、数量、质量要求、价格条款、付款方式、交货时间和地点、售后服务等内容。采购合同应符合国家法律法规和行业标准的要求，确保合同的合法性和有效性。七、采购验收管理（一）验收组织采购项目完成后，需求部门应负责组织验收工作。验收小组由需求部门、采购办公室、财务部门等相关人员组成，必要时可邀请专业技术人员或第三方机构参与验收。（二）验收标准验收应按照采购合同约定的技术规格、数量、质量要求等标准进行。验收小组应严格按照验收标准对采购项目进行检查、测试、评估等工作，确保采购项目符合要求。（三）验收程序1.供应商提交验收申请：供应商在采购项目完成后，应向需求部门提交验收申请，并提供相关资料，包括采购合同、产品质量证明、售后服务承诺等。2.需求部门组织验收：需求部门收到供应商的验收申请后，应及时组织验收小组进行验收。验收小组应按照验收程序和标准，对采购项目进行全面检查和评估，并形成验收报告。3.验收结果处理：验收合格的，需求部门应出具验收合格证明；验收不合格的，需求部门应要求供应商限期整改，整改后仍不符合要求的，应按照合同约定追究供应商的违约责任。八、采购档案管理（一）档案内容采购档案应包括采购项目的立项审批文件、采购预算文件、采购文件（包括招标文件、投标文件、谈判文件、询价文件等）、采购合同、验收报告、付款凭证等与采购活动相关的资料。（二）档案整理与归档采购办公室应负责采购档案的整理与归档工作。采购活动结束后，采购办公室应及时将采购档案进行分类整理，按照档案管理的要求进行装订、编号、编目等工作，并将采购档案移交单位档案管理部门进行存档。（三）档案保管与查阅单位档案管理部门应妥善保管采购档案，确保档案的安全和完整。查阅采购档案应按照单位档案管理制度的规定进行，履行相应的审批手续。未经批准，任何人不得擅自查阅、复制、销毁采购档案。九、监督检查与责任追究（一）监督检查1.内部监督建立健全内部监督机制，采购领导小组、审计部门等应加强对采购活动的监督检查，定期对采购项目进行抽查，检查采购程序的执行情况、采购文件的编制与管理、采购合同的签订与履行等情况，发现问题及时督促整改。2.外部监督接受财政、审计等部门的监督检查，积极配合相关部门的工作，如实提供采购活动的有关资料和情况。同时，接受社会公众的监督，对社会公众提出的质疑和投诉，应及时进行调查处理，并将处理结果向社会公开。（二）责任追究1.对采购人的责任追究采购人有下列情形之一导致采购无效的，应依法承担相应的法律责任：应当采用公开招标方式而擅自采用其他方式采购的；擅自提高采购标准的；委托不具备政府采购业务代理资格的机构办理采购事务的；以不合理的条件对供应商实行差别待遇或者歧视待遇的；在招标采购过程中与投标人进行协商谈判的；中标、成交通知书发出后不与中标、成交供应商签订采购合同的；拒绝有关部门依法实施监督检查的。2