京津冀耗材采购制度

PAGE京津冀耗材采购制度一、总则（一）目的为规范京津冀地区耗材采购行为，加强采购管理，提高采购效率，保证耗材质量，降低采购成本，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于京津冀地区内各公司、组织及相关机构涉及的各类耗材采购活动，包括但不限于办公用品、医疗耗材、科研耗材等。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须严格遵守国家法律法规和京津冀地区相关政策规定。2.公平公正原则：采购过程应公开透明，确保所有参与供应商享有平等机会，不得偏袒任何一方。3.质量优先原则：优先选择质量可靠、信誉良好的供应商提供的耗材，以保障使用需求和安全。4.效益原则：在保证质量的前提下，追求采购成本的合理性，提高采购资金使用效益。二、采购组织与职责（一）采购决策机构设立采购决策委员会，由公司/组织高层管理人员、相关部门负责人等组成。负责审议重大采购项目、制定采购政策和战略、监督采购活动等。(二）采购执行部门明确专门的采购部门或指定专人负责具体采购工作。其职责包括：1.根据需求部门提出的采购申请，编制采购计划。2.寻找、筛选、评估供应商，建立供应商库。3.组织采购谈判，签订采购合同。4.跟踪采购订单执行情况，协调解决采购过程中的问题。5.负责采购文件的整理、归档等工作。（三）需求部门各需求部门负责提出准确的耗材需求，配合采购部门进行供应商选择和采购验收等工作。具体职责如下：1.根据实际工作需要，按时提交采购申请，详细说明所需耗材的规格、型号、数量、质量要求等。2.参与供应商评估和选择过程，提供相关意见和建议。3协助采购部门进行采购验收，确保所购耗材符合要求。三、采购流程（一）采购申请需求部门应根据实际业务需求，定期或不定期填写采购申请表。采购申请表应包括以下内容：1.申请部门名称。2.申请日期。3.所需耗材的详细描述，如名称、规格、型号、数量等。4.预计使用时间。5.质量要求。6.申请理由及相关说明。采购申请表需经部门负责人审核签字后提交至采购部门，如果属于重大采购项目，还需提交采购决策委员会审议。（二）采购计划制定采购部门收到采购申请后，应进行汇总分析，并结合库存情况，制定采购计划。采购计划应明确以下内容：1.采购项目名称。2.采购数量。3.采购预算。4.预计采购时间。5.采购方式选择（公开招标、邀请招标、竞争性谈判、单一来源采购、询价等）。采购计划需报采购决策机构审批，经批准后的采购计划作为采购执行的依据。（三）供应商选择与管理1.供应商寻找采购部门通过多种渠道寻找潜在供应商，如网络搜索、行业推荐名录、供应商主动联系等。2.供应商筛选对收集到的供应商进行初步筛选，主要考察供应商的资质、信誉、生产能力、产品质量、价格水平、售后服务等方面。筛选出符合基本要求的供应商进入评估环节。3.供应商评估采购部门组织相关人员对进入评估环节的供应商进行详细评估。评估方式可包括实地考察、问卷调查、样品测试、查阅供应商过往业绩等。评估内容包括但不限于：营业执照、生产许可证、经营许可证等资质文件。产品质量认证，如ISO质量管理体系认证等。生产设备、技术水平、研发能力。产品价格及价格构成。售后服务承诺及响应时间。供应商的信誉记录，有无不良经营行为。根据评估结果，对供应商进行打分排序，建立供应商库，并定期对供应商库进行更新维护。4.供应商选择采购项目实施时，采购部门从供应商库中选择合适的供应商进行采购。选择供应商应遵循公平公正原则，综合考虑供应商的评估得分、产品质量、价格、交货期等因素。对于重大采购项目，应优先选择排名靠前且综合实力较强的供应商。5.供应商管理采购部门应与选定的供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务。在合同执行过程中，定期对供应商进行评价和考核，评价内容包括交货及时性、产品质量、售后服务等方面。对于表现优秀的供应商，可给予一定的奖励或增加合作机会；对于表现不佳的供应商，则应及时提出整改要求，如多次整改仍不符合要求，可考虑将其从供应商库中剔除。（四）采购实施1.采购方式选择根据采购项目的特点、金额大小等因素，选择合适的采购方式：公开招标：适用于采购金额较大、技术规格明确、市场竞争充分的项目。通过发布招标公告，吸引众多潜在供应商参与投标，按照规定的评标标准进行评标，选择中标供应商。邀请招标：适用于具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的项目，或采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的项目。由采购部门向预先选定的若干供应商发出投标邀请书，邀请其参与投标。竞争性谈判：适用于招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的项目，技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的项目，采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的项目，不能事先计算出价格总额的项目。采购部门与不少于三家供应商分别进行谈判，从中确定成交供应商。单一来源采购：适用于只能从唯一供应商处采购的项目，发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的项目，必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的项目。采购部门与单一供应商进行协商，签订采购合同。询价：适用于采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目。采购部门向多家供应商发出询价单，要求其在规定时间内报价，根据报价情况选择成交供应商。2.采购谈判与合同签订采购部门与选定的供应商进行采购谈判，就采购价格、交货期、质量标准、售后服务等条款进行协商，达成一致意见后签订采购合同。采购合同应明确以下主要条款：合同双方当事人的名称、地址、联系方式。采购耗材的名称、规格、型号、数量、质量标准。采购价格及付款方式。交货时间、地点、方式。包装要求及运输方式。质量验收标准及方法。售后服务内容及承诺。违约责任及争议解决方式。采购合同签订后，应进行编号、归档，并及时将合同副本分发给需求部门、财务部门等相关部门。（五）采购验收1.验收准备采购合同签订后，采购部门应及时通知需求部门做好验收准备工作。需求部门应组织相关人员熟悉采购合同要求和验收标准，准备好验收所需的工具、场地等。2.验收实施货物到货后，采购部门应及时通知需求部门进行验收。验收人员按照采购合同约定的质量标准和验收方法，对货物的数量、规格、型号、外观、质量等进行逐一检查。对于需要进行性能测试或质量检验的耗材，应按照相关标准进行测试检验。验收过程中，如发现货物存在质量问题或数量不符等情况，应及时与供应商沟通协商解决。3.验收报告验收完成后，验收人员应填写验收报告，验收报告应包括以下内容：采购项目名称及合同编号。验收日期。供应商名称。验收货物的详细信息，如名称、规格、型号、数量等。验收情况描述，包括是否符合合同要求、存在的问题等。验收结论（合格或不合格）。验收人员签字。验收报告经需求部门负责人审核签字后，一份留存需求部门，一份交采购部门存档，一份交财务部门作为付款依据。（六）采购付款1.付款申请采购部门根据采购合同约定和验收报告，在规定的付款期限内填写付款申请表。付款申请表应包括以下内容：采购项目名称及合同编号。供应商名称。付款金额。付款方式（如支票、电汇、转账等）。付款理由及相关说明。付款申请表需经采购部门负责人审核签字后提交至财务部门。2.付款审核财务部门收到付款申请表后，应按照公司/组织的财务制度和采购合同约定进行审核。审核内容包括采购合同的执行情况、验收报告的真实性、付款金额的准确性等。审核无误后，报财务负责人审批。3.付款执行财务负责人审批通过后，财务部门按照付款申请表确定的付款方式和金额向供应商支付货款。付款后，财务部门应及时进行账务处理，并将付款凭证复印件反馈给采购部门存档。四、采购监督与审计（一）内部监督1.采购决策监督采购决策委员会对重大采购项目的决策过程进行监督，确保决策的科学性、公正性和合法性。对采购决策过程中存在的违规行为或不合理决策，应及时予以纠正。2.采购过程监督公司/组织内部设立专门的监督岗位或由相关部门负责对采购过程进行监督。监督内容包括采购申请的审批、采购计划的执行、供应商选择、采购谈判、合同签订、采购验收等环节。对采购过程中发现的违规操作、不正当行为等，应及时制止并进行调查处理。3.采购信息公开建立采购信息公开制度，定期公布采购项目的相关信息，包括采购项目名称、采购方式、采购金额、中标供应商等，接受公司/组织内部员工的监督。（二）审计监督