交通工程公司采购制度

PAGE交通工程公司采购制度一、总则（一）目的为规范交通工程公司采购行为，加强采购管理，确保采购工作的公开、公平、公正，提高采购效率，降低采购成本，保证工程质量，特制定本采购制度。（二）适用范围本制度适用于交通工程公司及所属各部门、项目部在工程建设、日常运营等活动中涉及的各类物资、设备、服务等采购事项。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规及相关政策要求，确保采购行为合法合规。2.公平公正原则：对待所有供应商一视同仁，不偏袒、不歧视，营造公平竞争的市场环境。3.效益原则：在保证质量的前提下，追求采购成本的最小化，提高采购效益。4.诚信原则：采购过程中各方应诚实守信，履行合同约定，维护公司利益和市场秩序。二、采购组织与职责（一）采购决策机构公司设立采购决策委员会，由公司高层管理人员、相关部门负责人等组成。其职责为：1.审议重大采购项目的采购策略、预算及供应商选择等重要事项。2.对采购制度的执行情况进行监督和指导。3.协调解决采购过程中的重大争议和问题。（二）采购执行部门公司设立采购部，作为采购制度的具体执行部门，其职责为：1.负责制定采购计划，根据工程进度、生产需求等编制详细的采购清单。2.组织实施采购活动，包括供应商的寻找、筛选、询价、比价、议价、招标、合同签订等工作。3.建立和维护供应商档案，对供应商进行评估和管理。4.协调采购过程中的内部沟通与外部联络，确保采购工作顺利进行。5.跟踪采购合同的执行情况，处理采购过程中的变更、纠纷等事项。（三）其他相关部门职责1.工程部门：负责提供工程建设的技术要求、物资需求清单等，参与采购技术规格的制定和供应商技术能力的评估，协助采购部进行采购验收工作。2.质量部门：负责对采购物资、设备的质量标准进行审核，参与采购合同中质量条款的制定，对采购产品进行质量检验和监督。3.财务部门：负责审核采购预算，监督采购资金的使用，参与采购合同的审核，对采购成本进行核算和分析。三、采购流程（一）采购需求申请1.各部门、项目部根据工程进度、生产运营等实际需求，填写《采购需求申请表》，详细说明采购物资或服务的名称、规格型号、数量、质量要求、预计到货时间等信息。2.《采购需求申请表》需经部门负责人签字确认后提交至采购部。（二）采购计划制定采购部收到《采购需求申请表》后，进行汇总分析，结合库存情况，制定采购计划。采购计划应明确采购项目的名称、规格型号、数量、采购时间、采购方式等内容，并报采购决策委员会审批。（三）供应商选择与管理1.供应商寻找：采购部通过多种渠道寻找潜在供应商，如网络搜索、行业推荐、供应商自荐、参加行业展会等。2.供应商筛选：采购部根据采购需求和公司要求，对潜在供应商进行初步筛选，主要考察供应商的资质、信誉、生产能力、产品质量、价格水平、售后服务等方面。3.供应商评估：采购部组织相关部门对筛选后的供应商进行实地考察和评估，填写《供应商评估表》，评估内容包括企业基本情况、生产经营状况、质量管理体系、环保情况、财务状况、市场口碑等。4.供应商确定：采购部根据供应商评估结果，选择合适的供应商，并报采购决策委员会批准。对于重要采购项目，采购决策委员会可组织招标等方式确定供应商。5.供应商档案建立：采购部对选定的供应商建立档案，记录供应商的基本信息、评估情况、合作历史、合同履行情况等，以便对供应商进行动态管理。（四）采购实施1.询价与比价：采购部向确定的供应商发送询价函，要求供应商提供产品报价、交货期、售后服务等信息。采购部收集多家供应商的报价后进行比价，选择性价比最优的供应商。2.议价：对于金额较大或有特殊要求的采购项目，采购部与供应商进行议价，争取更优惠的采购价格和条款。3.招标采购：对于符合招标条件的采购项目，采购部按照国家相关法律法规和公司招标管理规定，组织招标活动。招标过程包括发布招标公告、资格预审、发售招标文件、开标、评标、定标等环节。4.合同签订：采购部与选定的供应商签订采购合同，合同应明确双方的权利和义务，包括物资或服务的名称、规格型号、数量、价格、交货期、质量标准及验收方式、付款方式、违约责任等条款。采购合同需经公司法律部门审核后签订。（五）采购验收1.采购物资到货前，采购部应通知工程部门、质量部门等相关人员做好验收准备。2.物资到货后，由采购部组织相关部门按照采购合同和质量标准进行验收。验收内容包括物资的数量、规格型号、外观质量、技术性能等方面。对于重要设备或物资，可邀请专业机构进行检测。3.验收合格后，验收人员在《采购验收单》上签字确认。如发现物资存在质量问题或与合同约定不符，采购部应及时与供应商沟通协商解决，要求供应商采取补货、换货、退货等措施，直至验收合格。（六）付款结算1.采购部根据采购合同约定和验收情况，填写《付款申请单》，附上采购合同、验收单、发票等相关凭证，报财务部门审核。2.财务部门对付款申请进行审核，审核无误后按照公司财务制度办理付款手续。付款方式应符合合同约定，确保资金安全和支付合规。四、采购方式（一）招标采购1.适用范围：对于金额较大、技术复杂、竞争程度较高的采购项目，如大型设备采购、重要原材料采购等，应采用招标采购方式。2.招标程序：采购部编制招标文件，明确招标项目的技术要求、商务条款、评标标准等内容。发布招标公告，邀请潜在供应商报名参加投标。对报名供应商进行资格预审，确定符合要求的投标人名单。发售招标文件给合格投标人。组织开标、评标会议，按照评标标准进行评标，确定中标候选人。公示中标候选人，如无异议，确定中标人并发出中标通知书。与中标人签订采购合同。（二）询价采购1.适用范围：对于采购金额较小、市场供应充足、技术规格简单的采购项目，可采用询价采购方式。2.询价程序：采购部向多家供应商发送询价函，要求供应商在规定时间内报价。收集供应商报价，进行比价分析，选择报价合理、信誉良好的供应商。与选定供应商进行议价，确定最终采购价格和条款。签订采购合同。（三）竞争性谈判采购1.适用范围：对于采购时间紧迫、采购需求规格存在一定弹性、需要与供应商进行谈判以确定最佳方案的采购项目，可采用竞争性谈判采购方式。2.谈判程序：采购部确定参与谈判的供应商名单，并向其发出谈判邀请。组织谈判会议，与供应商就采购项目的技术要求、价格、交货期、售后服务等条款进行谈判。谈判过程中，采购部应根据谈判情况及时调整采购策略，争取达成最优采购方案。确定成交供应商，签订采购合同。（四）单一来源采购1.适用范围：符合下列情形之一的采购项目，可采用单一来源采购方式：只能从唯一供应商处采购的。发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的。必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。2.单一来源采购程序：采购部填写《单一来源采购申请表》，说明采用单一来源采购的原因、供应商名称及采购项目内容等情况。《单一来源采购申请表》报采购决策委员会审批，经批准后与供应商签订采购合同。五、采购预算管理（一）预算编制1.采购部根据公司年度经营计划、工程建设进度等，结合历史采购数据和市场价格变化趋势，编制年度采购预算草案。2.年度采购预算草案应包括采购项目名称、规格型号、数量、预计采购金额等明细内容，并按采购类别进行分类汇总。3.采购部将年度采购预算草案提交财务部门审核，财务部门根据公司财务状况和资金安排对预算草案进行审核调整，形成年度采购预算方案，报公司管理层审批。（二）预算执行与控制1.采购部严格按照批准的采购预算组织采购活动，不得超预算采购。如因特殊原因需要调整采购预算，应按照公司预算调整程序办理审批手续。2.财务部门对采购预算的执行情况进行监控，定期分析采购支出与预算的差异，及时发现问题并提出改进措施。3.采购部应加强对采购成本的控制，在采购过程中通过合理选择供应商、优化采购批量、谈判争取优惠价格等方式，降低采购成本，确保采购预算的有效执行。六、采购合同管理（一）合同签订1.采购合同由采购部负责起草，合同条款应符合法律法规要求和公司利益，明确双方的权利和义务。2.采购合同起草完成后，需经公司法律部门审核，确保合同的合法性、完整性和严谨性。3.采购合同经法律部门审核通过后，由采购部与供应商签订。合同签订应遵循双方自愿、平等、公平的原则，确保合同真实有效。（二）合同履行1.采购部和供应商应按照采购合同约定履行各自的义务，采购部负责跟踪合同执行情况，及时协调解决合同履行过程中出现的问题。2.供应商应按照合同约定的时间、地点、质量标准等交付物资或提供服务，采购部应及时组织验收。3.如因不可抗力或其他特殊原因导致合同无法履行或需要变更合同条款，双方应及时协商解决，并签订补充协议或变更合同。（三）合同变更与解除1.在合同履行过程中，如因工程变更、市场价格波动、供应商原因等需要变更合同条款，采购部应与供应商协商一致，并签订书面变更协议。2.如因不可抗力或其他法定原因导致合同无法继续履行，双方可协商解除合同。合同解除应按照法律法规和合同约定办理相关手续。（四）合同归档与保管1.采购合同签订后，采购部应及时将合同文本及相关附件进行整理归档，建立合同档案。2.合同档案应妥善保管，确保合同资料的完整性和安全性。合同档案保管期限按照公司档案管理规定执行。七、采购监督与审计（一）内部监督1.公司设立采购监督小组，由公司内部审计、纪检监察等部门人员组成，负责对采购活动进行监督检查。2.采购监督小组定期对采购制度的执行情况、采购流程的合规性、采购合同的履行情况等进行检查评估，发现问题及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。3.采购部应定期向采购监督小组汇报采购工作进展情况，主动接受监督检查。（二）审计监督1.公司内部审