交通集团采购制度

PAGE交通集团采购制度一、总则（一）目的为规范交通集团采购行为，加强采购管理，提高采购效率，保证采购质量，降低采购成本，防范采购风险，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于交通集团及所属各单位（以下统称“集团”）的各类物资采购、工程采购、服务采购等活动。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规和相关政策要求，确保采购行为合法合规。2.公平公正原则：遵循公平竞争、公正透明的原则，为所有供应商提供平等的参与机会，不得偏袒任何一方。3.公开透明原则：采购信息应及时、准确、完整地公开，接受内部监督和社会公众监督。4.效益原则：在保证采购质量的前提下，追求采购成本的最小化，提高采购活动的经济效益。5.诚信原则：采购各方应诚实守信，履行各自的权利和义务，维护良好的市场秩序。二、采购组织与职责（一）采购决策机构集团设立采购决策委员会，负责对重大采购项目进行决策。采购决策委员会由集团领导、相关部门负责人等组成，其职责包括：1.审议采购战略和政策。2.审批重大采购项目的采购方案。3.协调解决采购过程中的重大问题。（二）采购管理部门集团设立采购管理部门，作为采购活动的归口管理部门，其主要职责如下：1.制定和完善采购管理制度、流程和标准。2.组织实施采购活动，包括采购计划编制、供应商选择、采购合同签订与执行等。3.负责采购信息的收集、整理和发布，建立供应商数据库。4.监督采购活动的执行情况，处理采购过程中的投诉和纠纷。5.定期对采购工作进行总结和分析，提出改进建议。（三）需求部门需求部门负责提出采购需求，参与采购过程中的技术评审、商务谈判等工作，对采购结果进行验收和使用评价。其主要职责包括：1.根据业务需要，准确编制采购需求计划，明确采购物资、工程或服务的规格、数量、质量要求等。2.配合采购管理部门进行供应商选择和采购合同签订工作。3.负责采购项目的验收工作，对采购质量进行评价，并及时反馈使用过程中出现的问题。（四）财务部门财务部门负责采购资金的预算管理、支付审核和财务核算等工作，其主要职责如下：1.参与采购预算的编制和审核，合理安排采购资金。2.对采购合同进行财务审核，确保合同条款符合财务规定。3.按照合同约定和财务制度，及时支付采购款项。4.对采购成本进行核算和分析，提供财务数据支持。（五）审计部门审计部门负责对采购活动进行审计监督，其主要职责包括：1.制定采购审计计划，对采购项目进行定期或不定期审计。2.审查采购程序的合规性、采购文件的完整性和采购合同的执行情况。3.监督采购资金的使用情况，防范采购过程中的财务风险。4.对审计发现的问题提出整改意见，并跟踪整改落实情况。三、采购计划管理（一）采购计划的编制1.需求部门应根据业务发展规划、年度预算和实际工作需要，提前编制采购需求计划。采购需求计划应明确采购项目的名称、规格、数量、技术要求、预计采购时间等内容。2.采购管理部门负责汇总各需求部门的采购需求计划，结合集团库存情况、采购资金预算等因素，编制年度采购计划。年度采购计划应报采购决策委员会审批后执行。3.对于临时性、紧急性采购项目，需求部门应填写《紧急采购申请表》，说明采购原因、采购内容、预计金额等，经相关领导审批后，采购管理部门应优先安排采购。（二）采购计划的调整1.在采购计划执行过程中，如因市场变化、业务调整等原因需要调整采购计划，需求部门应及时提出书面申请，说明调整原因、调整内容等。2.采购管理部门应对调整申请进行审核，并报采购决策委员会审批。经批准后，采购管理部门应及时调整采购计划，并通知相关部门。四、供应商管理（一）供应商准入1.采购管理部门应建立供应商准入制度，明确供应商的准入条件，包括供应商的资质、信誉、生产能力、产品质量、售后服务等方面。2.供应商应向采购管理部门提交营业执照、税务登记证、组织机构代码证、资质证书、业绩证明等相关资料，采购管理部门对供应商提交的资料进行审核，并实地考察供应商的生产经营情况。3.经审核和考察合格的供应商，纳入集团供应商数据库，并发放《供应商准入通知书》。（二）供应商评价与考核1.采购管理部门应定期对供应商进行评价和考核，评价内容包括供应商的产品质量、交货期、售后服务、价格水平等方面。2.需求部门应根据采购项目的实际情况，对供应商的表现进行评价，并及时反馈给采购管理部门。3.采购管理部门根据供应商评价和考核结果，对供应商进行分类管理，对于表现优秀的供应商，给予优先合作机会；对于表现不佳的供应商，采取警告、暂停合作、取消准入资格等措施。（三）供应商淘汰1.如供应商出现以下情况之一，采购管理部门应及时将其淘汰出集团供应商数据库：提供虚假资料或信息，骗取准入资格的。产品质量严重不合格，给集团造成重大损失的。交货期严重延误，影响集团正常生产经营的。售后服务不到位，客户投诉较多的。存在商业贿赂等违法违规行为的。2.被淘汰的供应商，在一定期限内不得再次申请准入集团供应商数据库。五、采购方式（一）公开招标1.公开招标是指采购人以招标公告的方式邀请不特定的供应商参加投标，从中择优选择中标供应商的采购方式。2.达到下列标准之一的采购项目，应当采用公开招标方式：货物或服务采购单项合同估算价在200万元人民币以上的。工程采购单项合同估算价在400万元人民币以上的。单项合同估算价低于上述标准，但项目总投资额在3000万元人民币以上的。3.公开招标应按照以下程序进行：采购管理部门编制招标文件，明确采购项目的技术规格、商务条款、评标标准等内容。在指定媒体上发布招标公告，邀请潜在供应商报名参加投标。对报名供应商进行资格审查，确定合格投标人名单。组织开标、评标和定标，确定中标供应商。向中标供应商发出中标通知书，并与中标供应商签订采购合同。（二）邀请招标1.邀请招标是指采购人以投标邀请书的方式邀请特定的供应商参加投标，从中择优选择中标供应商的采购方式。2.符合下列情形之一的采购项目，可以采用邀请招标方式：具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的。采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的。3.邀请招标应按照以下程序进行：采购管理部门根据采购项目的特点和需求，确定邀请供应商名单，并向其发出投标邀请书。对被邀请供应商进行资格审查，确定合格投标人名单。组织开标、评标和定标，确定中标供应商。向中标供应商发出中标通知书，并与中标供应商签订采购合同。（三）竞争性谈判1.竞争性谈判是指采购人通过与多家供应商进行谈判，从中择优选择成交供应商的采购方式。2.符合下列情形之一的采购项目，可以采用竞争性谈判方式：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的。技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的。采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的。不能事先计算出价格总额的。3.竞争性谈判应按照以下程序进行：采购管理部门成立谈判小组，谈判小组由采购代表和有关专家组成，成员人数为三人以上单数，其中专家人数不得少于成员总数的三分之二。谈判小组制定谈判文件，明确谈判程序、谈判内容、合同草案条款等。谈判小组与符合资格条件的供应商分别进行谈判，谈判过程中，谈判小组可以根据谈判文件和谈判情况实质性变动采购需求中的技术、服务要求以及合同草案条款，但不得变动谈判文件中的其他内容。谈判结束后，谈判小组要求所有参加谈判的供应商在规定时间内进行最后报价，采购人从谈判小组提出的成交候选人中根据符合采购需求且报价最低的原则确定成交供应商，并将结果通知所有参加谈判的未成交供应商。采购管理部门与成交供应商签订采购合同。（四）单一来源采购1.单一来源采购是指采购人从某一特定供应商处采购货物、工程或服务的采购方式。2.符合下列情形之一的采购项目，可以采用单一来源采购方式：只能从唯一供应商处采购的。发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的。必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。3.单一来源采购应按照以下程序进行：采购管理部门填写《单一来源采购申请表》，说明采购项目的名称、采购内容、拟采购供应商名称、采用单一来源采购方式的原因等，报采购决策委员会审批。采购决策委员会审批通过后，采购管理部门与拟采购供应商进行谈判，确定采购价格、交货期等合同条款。采购管理部门与供应商签订采购合同。（五）询价1.询价是指采购人向有关供应商发出询价单，要求其报价，然后在报价的基础上进行比较，从中择优选择成交供应商的采购方式。2.采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，可以采用询价方式采购。3.询价应按照以下程序进行：采购管理部门向符合资格条件的供应商发出询价通知书，要求其在规定时间内报价。供应商按照询价通知书的要求进行报价，采购管理部门对供应商的报价进行比较和评价。采购管理部门根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商，并将结果通知所有被询价的未成交供应商。采购管理部门与成交供应商签订采购合同。六、采购合同管理（一）合同签订1.采购项目确定中标供应商或成交供应商后，采购管理部门应及时与供应商签订采购合同。采购合同应明确采购项目的名称、规格、数量、价格、交货期、质量标准、售后服务等条款。2.采购合同签订前，采购管理部门应将合同草案提交财务部门进行财务审核，将合同草案提交审计部门进行审计监督。经审核和监督无异议后，采购管理部门方可与供应商签订采购合同。3.采购合同签订后，采购管理部门应及时将合同副本送需求部门、财务部门、审计部门等相关部门备案。（二）合同执行1.采购合同生效后，双方应严格按照合同约定履行各自的义务。需求部门应及时做好采购项目的接收准备工作，采购管理部门应督促供应商按时、按质、按量交货。2.在合同执行过程中，如因不可抗力或其他原因需要变更合同条款，双方应协商一致，并签订书面补充协议。补充协议作为采购合同的组成部分，具有同等法律效力。3.采购管理部门应定期对采购合同的执行情况进行检查和监督，及时发现和解决合同执行过程中出现的问题。（三）合同验收1.采购项目完成后，需求部门应按照合同约定的质量标准和验收程序进行验收。验收合格后，需求部门应出具《验收报告》。2.对于验收不合格的采购项目，需求部门应及时通知采购管理部门，采购管理部门应与供应商协商解决。如协商不成，可按照合同约定的争议解决方式进行处理。（四）合同付款1.财务部门应按照采购合同约定和财务制度，及时办理采购款项的支付手续。付款前，财务部门应对采购合同的执行情况、验收情况等进行审核。2.对于符合付款条件的采购项目，财务部门应在规定时间内支付采购款项。对于不符合付款条件的采购项目，财务部门应拒绝支付，并及时通知采购管理部门和相关部门。七、采购监督与审计（一）内部监督1.采购管理部门应建立健全内部监督机制，加强对采购活动的全过程监督。采购管理部门应定期对采购工作进行自查自纠，及时发现和纠正采购过程中存在的问题。2.需求部门、财务部门、审计部门等相关部门应按照各自职责，对采购活动进行监督。发现问题应及时向采购管理部门反馈，并督促其整改落实。（二）审计监督1.审计部门应按照审计计划，对采购项目进行定期或不定期审计。审计内容包括采购程序的合规性、采购文件的完整性、采购合同的执行情况、采购资金的使用情况等。2.审计部门应出具审计报告，对审计发现的问题提出整改意见，并跟踪整改落实情况。对于违反采购制度和法律法规的行为，审计部门应依法依规进行处理。八、采购档案管理（一）档案范围采购档案包括采购活动中形成的各类文件、资料、记录等，如采购计划、采购需求文件、招标文件、投标文件、评标报告、采购合同、验收报告、付款凭证等。（二）档案整理与归档1.采购管理部门应指定专人负责采购档案的整理和归档工作。采购档案应按照采购项目的类别和时间顺序进行整理，确保档案资料的完整性和准确性。2.采购档案应及时归档，归档后的档案应妥善保