交通局采购内部控制制度

PAGE交通局采购内部控制制度一、总则（一）目的为了加强交通局采购活动的内部控制，规范采购行为，提高采购资金的使用效益，防范采购风险，确保采购活动合法、合规、透明、高效，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于交通局机关及所属各事业单位的采购活动，包括货物、工程和服务的采购。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规和相关政策规定。2.合规性原则：严格按照规定的采购程序和方式进行采购，确保采购过程合法合规。3.公开透明原则：采购信息应及时、准确、完整地公开，接受社会监督。4.公平竞争原则：营造公平竞争的市场环境，保证供应商平等参与竞争。5.效益原则：在保证采购质量的前提下，提高采购资金的使用效益，降低采购成本。（四）职责分工1.采购管理部门：负责采购活动的组织、实施和管理，制定采购计划，审核采购文件，组织采购评审等。2.财务部门：负责采购资金的预算管理、支付审核和账务处理，对采购资金的使用情况进行监督。3.需求部门：提出采购需求，参与采购文件的编制和评审，负责采购项目的验收。4.监督部门：对采购活动进行全程监督，受理采购投诉，查处违规行为。二、采购预算管理（一）预算编制1.各需求部门应根据工作需要和事业发展规划，在每年规定时间内编制下一年度的采购预算。采购预算应明确采购项目的名称、规格、数量、金额等内容，并进行详细的项目论证。2.采购管理部门对各需求部门提交的采购预算进行汇总审核，结合交通局的财力状况和工作重点，提出调整建议，报局领导审批后下达执行。（二）预算执行1.采购活动应严格按照批准的采购预算执行，不得超预算采购。如因特殊情况确需调整采购预算的，应按规定程序报经批准。2.财务部门应加强对采购资金的预算控制，严格审核采购资金的支付申请，确保资金支付与采购合同、预算相符。（三）预算调整1.在采购预算执行过程中，如遇国家政策调整、市场价格波动、采购项目变更等原因需要调整预算的，需求部门应及时提出调整申请，并附相关证明材料。2.采购管理部门对调整申请进行审核，提出审核意见，报局领导审批后调整采购预算。三、采购计划管理（一）计划制定1.采购管理部门应根据采购预算和工作实际需要，制定年度采购计划。采购计划应明确采购项目的实施时间、采购方式、采购流程等内容。2.年度采购计划应报局领导审批后实施，并报财政部门备案。（二）计划执行1.采购管理部门应按照采购计划组织实施采购活动，确保采购项目按时、按质、按量完成。2.在采购计划执行过程中，如遇特殊情况需要调整采购计划的，应按规定程序报经批准。（三）计划监督1.监督部门应加强对采购计划执行情况的监督检查，确保采购计划严格执行。2.采购管理部门应定期向局领导报告采购计划执行情况，及时解决执行过程中出现的问题。四、采购方式管理（一）公开招标1.达到公开招标限额标准的采购项目，应采用公开招标方式进行采购。公开招标应按照法定程序发布招标公告，邀请不特定的供应商参加投标，并按照招标文件规定的评标标准进行评标。2.招标文件应明确采购项目的技术规格、数量、价格、交货时间、售后服务等要求，确保招标文件的公平性和公正性。（二）邀请招标1.符合下列情形之一的采购项目，可以采用邀请招标方式进行采购：具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的；采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的。2.邀请招标应向三家以上具备承担招标项目能力、资信良好的特定供应商发出投标邀请书，并按照招标文件规定的评标标准进行评标。（三）竞争性谈判1.符合下列情形之一的采购项目，可以采用竞争性谈判方式进行采购：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的。2.竞争性谈判应成立谈判小组，与符合资格条件的供应商就采购项目的技术、价格、服务等进行谈判，确定成交供应商。（四）单一来源采购1.符合下列情形之一的采购项目，可以采用单一来源采购方式进行采购：只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。2.单一来源采购应成立采购小组，与供应商进行协商，确定成交价格和成交条件。（五）询价1.采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，可以采用询价方式进行采购。2.询价应向三家以上供应商发出询价通知书，并要求供应商一次报出不得更改的价格，采购人根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商。五、采购文件管理（一）采购文件编制1.采购管理部门应根据采购项目的特点和采购方式，编制采购文件。采购文件应包括采购公告、招标文件、谈判文件、询价通知书等。2.采购文件应明确采购项目的技术规格、数量、价格、交货时间、售后服务等要求，以及采购程序、评标标准、合同条款等内容。（二）采购文件审核1.采购文件编制完成后，应报采购管理部门负责人审核。审核内容包括采购文件的合法性、合规性、完整性、准确性等。2.审核通过的采购文件应报局领导审批后发布。（三）采购文件存档1.采购活动结束后，采购管理部门应将采购文件整理归档，保存期限按照国家有关规定执行。2.采购文件存档应包括采购公告发布记录、招标文件、投标文件、评标报告、合同文本等资料。六、采购评审管理（一）评审小组组建1.采购管理部门应根据采购项目的特点和要求，组建评审小组。评审小组由采购人代表和评审专家组成，成员人数应当为五人以上单数，其中评审专家不得少于成员总数的三分之二。2.评审专家应从财政部门设立的政府采购评审专家库中随机抽取，与供应商有利害关系的不得作为评审专家。（二）评审程序1.评审小组应按照采购文件规定的评审程序和评标标准进行评审。评审过程中，评审小组应认真审阅投标文件，对投标文件进行比较和评价，并向供应商进行询问和质疑。2.评审小组应根据评审结果编写评审报告，推荐成交候选人或确定成交供应商。评审报告应包括采购项目基本情况、评审过程、评审结果等内容。（三）评审监督1.监督部门应加强对采购评审活动的监督，确保评审过程公平、公正、公开。2.评审小组应在评审现场独立评审，不得与供应商进行私下接触，不得接受供应商的贿赂或其他不正当利益。七、采购合同管理（一）合同签订1.采购项目确定成交供应商后，采购管理部门应及时与成交供应商签订采购合同。采购合同应明确采购项目的名称、规格、数量、价格、交货时间、售后服务等内容，以及双方的权利和义务。2.采购合同签订前，应报局领导审批。审批通过后，采购管理部门应按照合同签订程序与成交供应商签订合同。（二）合同履行1.采购合同签订后，双方应按照合同约定履行各自的义务。需求部门应及时组织采购项目的验收，确保采购项目符合合同要求。2.财务部门应按照合同约定及时支付采购资金，确保采购资金的安全和有效使用。（三）合同变更与终止1.在采购合同履行过程中，如果需要变更合同内容的，双方应协商一致，并签订书面变更协议。变更协议作为采购合同的组成部分，具有同等法律效力。2.如果采购合同因不可抗力或其他法定原因需要终止的，双方应按照合同约定和法律规定办理终止手续，并承担相应的法律责任。八、采购验收管理（一）验收组织1.采购项目完成后，需求部门应组织成立验收小组，负责采购项目的验收工作。验收小组应由需求部门、采购管理部门、财务部门等相关人员组成。2.验收小组应根据采购合同和采购文件的要求，制定验收方案，明确验收标准、验收方法、验收程序等内容。（二）验收程序1.验收小组应按照验收方案对采购项目进行验收。验收过程中，验收小组应认真检查采购项目的数量、质量、规格、型号等是否符合合同要求，并对采购项目的性能、功能等进行测试。2.验收小组应根据验收结果编写验收报告，验收报告应包括采购项目基本情况、验收过程、验收结果等内容。验收报告经验收小组成员签字确认后生效。（三）验收监督1.监督部门应加强对采购验收活动的监督，确保验收过程公平、公正、公开。2.验收小组应在验收现场独立验收，不得与供应商进行私下接触，不得接受供应商的贿赂或其他不正当利益。九、采购付款管理（一）付款申请1.采购项目验收合格后，供应商应按照合同约定提交付款申请。付款申请应包括采购项目名称、合同编号、付款金额、付款方式等内容，并附采购合同、验收报告等相关证明材料。2.需求部门应对供应商提交的付款申请进行审核，审核内容包括采购项目是否验收合格、合同约定的付款条件是否满足等。审核通过后，需求部门应将付款申请报财务部门。（二）付款审核1.财务部门应对需求部门提交的付款申请进行审核，审核内容包括采购资金是否纳入预算、付款金额是否与合同约定相符、付款方式是否符合规定等。审核通过后，财务部门应按照规定程序办理付款手续。2.对于重大采购项目的付款，财务部门应报局领导审批后支付。（三）付款记录1.财务部门应建立采购付款记录台账，详细记录采购项目的付款时间、付款金额、付款方式等信息。2.采购付款记录台账应定期进行核对和清理，确保付款记录的准确性和完整性。十、采购监督管理（一）内部监督1.监督部门应加强对采购活动的内部监督，定期对采购项目进行检查和审计，发现问题及时督促整改。2.采购管理部门、财务部门、需求部门等应建立健全内部管理制度，加强对采购活动的全过程管理，确保采购活动合法、合规、透明、高效。（二）外部监督1.交通局采购活动应接受财政、审计、监察等部门的外部监督，积极配合相关部门的监督检查工作。2.对于财政、审计、监察等部门提出的监督意见和建议，交通局