五矿二十三冶采购制度

PAGE五矿二十三冶采购制度一、总则（一）目的为规范五矿二十三冶建设集团有限公司（以下简称“公司”）的采购行为，加强采购管理，提高采购效率，降低采购成本，保证采购质量，防范采购风险，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司及所属各单位的物资采购、工程设备采购、服务采购等活动。（三）基本原则1.依法合规原则：采购活动必须遵守国家法律法规和相关政策，严格按照规定的程序和方法进行。2.公开公正原则：采购过程应公开透明，确保公平竞争，维护供应商的合法权益。3.效益优先原则：在保证质量的前提下，努力降低采购成本，提高采购效益。4.诚实守信原则：采购活动各方应诚实守信，履行各自的义务，不得欺诈、隐瞒或不正当竞争。二、采购组织与职责（一）采购管理部门1.公司层面：设立采购管理中心，负责统筹管理公司的采购工作，制定采购管理制度和流程，指导和监督所属单位的采购活动。2.所属单位层面：根据实际情况设立相应的采购管理部门或岗位，负责本单位的采购工作，并接受公司采购管理中心的指导和监督。（二）采购管理部门职责1.制度建设与执行：负责制定和完善采购管理制度、流程和标准，并确保其有效执行。2.供应商管理：建立供应商数据库，对供应商进行评估、选择、考核和管理，维护良好的合作关系。3.采购计划编制：根据项目需求和预算，编制采购计划，合理安排采购时间和数量。4.采购实施：组织采购招标、询价、谈判等采购活动，选择合适的供应商和采购方式，签订采购合同。5.采购合同管理：负责采购合同的签订、履行、变更、终止等管理工作，跟踪合同执行情况，及时处理合同纠纷。6.采购风险管理：识别、评估和应对采购过程中的风险，采取有效的风险防控措施。7.采购绩效评估：定期对采购工作进行绩效评估，总结经验教训，不断改进采购工作。（三）需求部门职责1.提出采购需求：根据项目建设、生产经营等需要，及时、准确地提出采购需求，明确采购物资或服务的规格、型号、数量、质量要求等。2.参与采购过程：协助采购管理部门进行供应商选择、采购谈判、合同签订等工作，提供必要的技术支持和商务意见。3.验收采购物资或服务：负责对采购物资或服务进行验收，确保其符合合同要求和质量标准。4.反馈采购意见：及时向采购管理部门反馈采购过程中存在的问题和改进建议，协助完善采购工作。（四）其他部门职责1.财务部门：负责审核采购预算、支付货款等工作，对采购资金进行监督和管理。2.审计部门：负责对采购活动进行审计监督，检查采购制度的执行情况，防范采购风险。3.法务部门：负责审查采购合同，提供法律咨询和服务，处理采购合同纠纷等法律事务。三、采购流程（一）采购计划制定1.需求分析：需求部门根据项目进度、生产计划等，对所需物资或服务进行详细分析，明确采购的品种、规格、数量、质量要求、交货时间等。2.预算编制：需求部门结合采购需求和市场价格情况，编制采购预算，报财务部门审核。3.计划审批：采购计划经需求部门负责人、财务部门负责人、分管领导审批后，提交采购管理部门。（二）供应商选择与管理1.供应商筛选：采购管理部门根据采购需求，从供应商数据库或市场中筛选潜在供应商，收集供应商的基本信息、资质证明、业绩情况等资料。2.供应商评估：采购管理部门组织相关人员对潜在供应商进行评估，评估内容包括供应商的生产能力、质量控制、价格水平、售后服务、信誉等方面。3.供应商选择：根据评估结果，采购管理部门选择合适的供应商，并与其进行初步沟通，了解其报价和交货期等情况。4.供应商确定：采购管理部门将拟选择的供应商名单及相关资料报分管领导审批，确定最终的供应商。5.供应商管理：采购管理部门建立供应商档案，对供应商进行动态管理，定期对供应商进行考核和评价，根据考核结果调整供应商合作关系。（三）采购实施1.采购方式选择：根据采购物资或服务的特点、金额大小、市场情况等，选择合适的采购方式，如公开招标、邀请招标、竞争性谈判、询价采购、单一来源采购等。2.采购文件编制：采购管理部门根据采购方式和采购需求，编制采购文件，包括招标文件、谈判文件、询价文件等，明确采购的技术要求、商务条款、评标标准等内容。3.采购信息发布：对于公开招标、邀请招标等采购方式，采购管理部门通过公司内部网站、招标平台等渠道发布采购信息，邀请潜在供应商参与投标。4.投标文件接收与评审：采购管理部门接收供应商的投标文件，并组织相关人员进行评审，根据评标标准对投标文件进行打分，确定中标候选人。5.采购合同签订：采购管理部门与中标供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务，包括物资或服务的规格、数量、价格、交货时间、质量标准、付款方式、违约责任等条款。（四）采购合同执行与验收1.合同执行跟踪：采购管理部门负责跟踪采购合同的执行情况，及时与供应商沟通协调，确保供应商按时、按质、按量交货。2.到货验收：需求部门负责组织对采购物资或服务进行到货验收，按照合同要求和质量标准进行检验，填写验收报告。3.验收结果处理：如验收合格，需求部门在验收报告上签字确认；如验收不合格，需求部门应及时通知采购管理部门，采购管理部门与供应商协商解决，如协商不成，可根据合同约定追究供应商的违约责任。（五）采购付款1.付款申请：供应商交货并验收合格后，采购管理部门根据合同约定，向财务部门提交付款申请，附上采购合同、验收报告、发票等相关资料。2.付款审核：财务部门对付款申请进行审核，核实采购合同执行情况、发票真实性、金额准确性等，审核通过后报分管领导审批。3.款项支付：经分管领导审批后，财务部门按照合同约定的付款方式和时间，向供应商支付货款。四、采购风险管理（一）风险识别1.市场风险：包括市场价格波动、供应短缺、供应商垄断等风险。2.质量风险：采购物资或服务不符合质量标准，影响项目进度和质量。3.合同风险：采购合同条款不完善、执行过程中出现纠纷等风险。4.供应商风险：供应商破产、违约、信誉不良等风险。5.内部管理风险：采购流程不规范、人员操作失误、信息泄露等风险。（二）风险评估1.定性评估：对识别出的风险进行定性分析，评估其发生的可能性和影响程度，如高、中、低等。2.定量评估：对于部分重要风险，可采用定量分析方法，如计算风险发生的概率和损失金额，进一步评估风险的大小。（三）风险应对1.风险规避：对于风险发生可能性高且影响程度大的风险，采取规避措施，如调整采购计划、更换采购方式等。2.风险降低：通过加强供应商管理、完善采购合同条款、加强内部监督等措施，降低风险发生的可能性和影响程度。3.风险转移：对于部分风险，可通过购买保险、要求供应商提供担保等方式，将风险转移给第三方。4.风险接受：对于风险发生可能性低且影响程度小的风险，可采取风险接受策略，定期对风险进行监控和评估。五、采购绩效评估（一）评估指标1.采购成本：包括采购价格、运输费用、仓储费用等，评估采购成本是否合理降低。2.采购质量：评估采购物资或服务是否符合质量标准，验收合格率等指标。3.采购效率：包括采购周期、合同签订时间、交货期等，评估采购工作是否及时高效完成。4.供应商管理：评估供应商的满意度、合作稳定性、供应商改进情况等。5.合规性：评估采购活动是否符合法律法规和公司制度的要求。（二）评估方法1.定期评估：采购管理部门定期对采购工作进行绩效评估，一般每季度或半年进行一次。2.数据分析：通过收集采购数据，如采购金额、采购数量、价格波动等，进行数据分析，评估采购绩效。3.问卷调查：向需求部门、供应商等相关方发放调查问卷，了解他们对采购工作的评价和意见。4.现场检查：对采购合同执行情况、物资验收情况等进行现场检查，核实采购绩效。（三）评估结果应用1.绩效反馈：采购管理部门将评估结果反馈给相关部门和人员，分析存在的问题和原因，提出改进建议。2.绩效奖励：对于采购绩效优秀的部门和人员，给予适当的奖励，激励其继续做好采购工作。3.绩效改进：针对评估中发现的问题，采