云南省学校采购管理制度

PAGE云南省学校采购管理制度一、总则（一）目的为了加强云南省学校采购管理，规范采购行为，提高采购资金使用效益，保证采购质量，促进廉政建设，根据国家有关法律法规和行业标准，结合本省学校实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于云南省各级各类学校（含幼儿园）使用财政性资金、自有资金及其他资金进行的货物、工程和服务采购活动。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规和本省相关规定，确保采购行为合法合规。2.公开透明原则：采购信息应公开透明，采购过程应接受社会监督，保证公平竞争。3.公平竞争原则：通过公平竞争，选择优质的供应商、承包商和服务提供商，确保采购质量和效益。4.诚实信用原则：采购当事人应诚实守信，履行各自的权利和义务，维护采购市场秩序。（四）职责分工1.学校采购管理部门负责制定和完善学校采购管理制度，并组织实施。审核采购项目的采购需求、采购方式、采购预算等。组织采购项目的招标、谈判、询价等采购活动。对采购项目的执行情况进行监督检查。协调处理采购过程中的争议和纠纷。2.学校财务部门负责审核采购项目的资金预算，确保资金来源合法、合规。按照财务管理制度，办理采购资金的支付手续。对采购资金的使用情况进行监督检查。3.学校资产部门负责对采购的资产进行验收、登记、入账等管理工作。参与采购项目的验收工作，确保资产符合采购要求。定期对学校资产进行清查盘点，核实资产状况。4.学校使用部门提出采购项目的需求，明确采购货物、工程和服务的规格、数量、质量等要求。参与采购项目的采购文件编制、评标、谈判等工作。负责采购项目的验收工作，对验收结果负责。二、采购预算管理（一）预算编制1.学校采购管理部门应根据学校事业发展规划和教学、科研、行政等工作需要，会同财务部门编制年度采购预算。2.采购预算应明确采购项目的名称、规格、数量、金额、采购时间等内容，并按照规定的格式和要求进行编制。3.采购预算应充分考虑学校的实际需求和财力状况，确保预算的合理性和可行性。（二）预算执行1.采购项目应严格按照批准的采购预算执行，不得擅自调整预算。2.因特殊情况需要调整采购预算的，应按照规定的程序报经批准。3.学校财务部门应加强对采购预算执行情况的监督检查，确保采购资金专款专用。（三）预算调整1.采购项目在执行过程中，因政策调整、市场变化、不可抗力等原因需要调整采购预算的，采购管理部门应及时提出调整申请。2.调整申请应包括调整的原因、调整的内容、调整的金额等，并附相关证明材料。3.采购预算调整申请经学校审批后，报财政部门备案。三、采购方式管理（一）公开招标1.公开招标是指采购人依法以招标公告的方式邀请不特定的供应商参加投标的采购方式。2.达到公开招标数额标准的采购项目，应当采用公开招标方式采购。3.公开招标应按照《中华人民共和国招标投标法》及相关法律法规的规定进行，确保招标程序合法、公正、公平。（二）邀请招标1.邀请招标是指采购人依法从符合相应资格条件的供应商中随机邀请三家以上供应商，并以投标邀请书的方式邀请其参加投标的采购方式。2.符合下列情形之一的采购项目，可以采用邀请招标方式采购：具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的。采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的。3.邀请招标应按照规定的程序进行，确保邀请的供应商具有相应的资格条件和能力。（三）竞争性谈判1.竞争性谈判是指采购人通过与符合相应资格条件的不少于三家的供应商分别谈判，商定价格、条件和合同条款，最后从中确定成交供应商的采购方式。2.符合下列情形之一的采购项目，可以采用竞争性谈判方式采购：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的。技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的。采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的。不能事先计算出价格总额的。3.竞争性谈判应按照规定的程序进行，确保谈判过程公平、公正、公开。（四）单一来源采购1.单一来源采购是指采购人从某一特定供应商处采购货物、工程和服务的采购方式。2.符合下列情形之一的采购项目，可以采用单一来源采购方式采购：只能从唯一供应商处采购的。发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的。必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。3.单一来源采购应按照规定的程序进行，确保采购过程合法合规。（五）询价1.询价是指采购人向三家以上供应商发出询价通知书，对供应商一次性报出的价格进行比较，最后按照符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商的采购方式。2.采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，可以采用询价方式采购。3.询价应按照规定的程序进行，确保询价过程公平、公正、公开。四、采购程序管理（一）采购申请1.学校使用部门根据工作需要，填写采购申请表，详细说明采购项目的名称、规格、数量、质量要求、采购预算等内容。2.采购申请表经使用部门负责人签字后，报采购管理部门审核。（二）采购审批1.采购管理部门对采购申请表进行审核，重点审核采购项目的必要性、可行性、合规性等。2.审核通过的采购申请表报学校领导审批。3.学校领导根据采购项目的情况进行审批，批准后的采购申请表交采购管理部门组织实施采购。（三）采购文件编制1.采购管理部门根据采购项目的特点和采购方式，编制采购文件。2.采购文件应包括采购公告、招标文件、谈判文件、询价通知书等，明确采购项目的采购需求、采购程序、评审标准等内容。3.采购文件应经采购管理部门负责人审核后，报学校领导批准。（四）采购信息发布1.采用公开招标、邀请招标方式采购的，采购管理部门应在规定的媒体上发布采购公告，公开采购信息。2.采购公告应包括采购项目的名称、采购内容、采购方式、供应商资格条件、采购文件获取方式、投标截止时间、开标时间及地点等内容。（五）供应商选择1.采购管理部门按照采购文件规定,组织供应商报名、资格审查、投标、开标、评标、谈判等活动，选择符合要求的供应商。2.供应商应具备相应的资格条件和能力，提供真实、有效的证明材料。3.评标、谈判等活动应按照规定的程序和标准进行，确保公平、公正、公开。（六）合同签订1.采购管理部门与成交供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务。2.采购合同应包括采购项目的名称、规格、数量、质量要求、价格、交货时间、交货地点、付款方式、违约责任等内容。3.采购合同应经学校法律顾问审核后，报学校领导批准。（七）采购验收1.采购项目完成后，学校使用部门应组织相关人员进行验收。2.验收人员应按照采购合同和采购文件的要求，对采购货物、工程和服务的数量、质量、规格等进行验收。3.验收合格的，验收人员应签署验收报告；验收不合格的，应及时与供应商协商解决，并按照合同约定追究供应商的违约责任。（八）采购付款1.学校财务部门按照采购合同的约定，办理采购付款手续。2.采购付款应严格审核相关凭证，确保付款依据合法、合规。3.采购付款应按照规定的程序进行，防止资金流失和滥用。五、采购监督管理（一）内部监督1.学校应建立健全内部监督机制，加强对采购活动的全过程监督。2.学校审计部门应定期对采购项目进行审计，检查采购项目的执行情况、资金使用情况、采购程序合规性等。3.学校纪检监察部门应加强对采购活动的监督检查，严肃查处采购过程中的违法违纪行为。（二）外部监督1.学校采购活动应接受财政、审计、监察等部门的监督检查。2.学校应按照规定及时向财政部门报送采购项目的执行情况和相关资料，接受财政部门的监督管理。3.学校应积极配合审计、监察等部门的工作，如实提供采购活动的相关资料和情况。（三）投诉处理1.供应商对采购活动有异议的，可以向学校采购管理部门提出质疑。2.采购管理部门应在规定的时间内对供应商的质疑进行答复。3.供应商对质疑答复不满意的，可以向学校纪检监察部门投诉。4.学校纪检监察部门应按照规定的程序对投诉进行调查处理，并及时将处理结果通知投诉人。六、采购档案管理（一）档案内容1.采购项目的采购申请表、采购文件、采购合同、验收报告、付款凭证等相关资料。2.采购项目的招标、谈判、询价等采购活动的记录和资料。3.采购项目的投诉处理结果等相关资料。（二）档案整理1.采购管理部门应按照档案管理的要求，对采购档案进行整理、分类、编号。2.采购档案应装订成册，编制目录，便于查阅和保管。（三）档案保管1.采购档案应妥善保管，保管期限按照国家有关规定执行。2.采购档案应存放在安全、保密的场所，防止档案丢失