二建法规非招标采购制度

PAGE二建法规非招标采购制度一、总则（一）目的为规范本公司/组织的非招标采购活动，确保采购过程合法、公正、透明，提高采购效率，降低采购成本，依据相关法律法规及行业标准，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本公司/组织内除依法必须进行招标项目以外的各类物资采购、服务采购等非招标采购活动。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须严格遵守国家法律法规及相关政策要求，确保采购行为合法合规。2.公正性原则：采购过程应公平、公正，保障所有参与采购活动的供应商享有平等的机会，不受歧视。3.透明性原则：采购信息应公开透明，采购程序、采购结果等应向相关利益方及时披露。4.效益性原则：在保证采购质量的前提下，追求采购成本的最小化，提高采购活动的经济效益。二、采购范围与方式（一）采购范围1.物资采购：包括但不限于原材料、零部件、设备、办公用品等。2.服务采购：涵盖咨询服务、技术服务、劳务服务、维修服务等。（二）采购方式1.询价采购适用情形：适用于采购规格、标准统一，现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目。操作流程：采购部门向多家供应商发出询价单，供应商根据询价单要求报价，采购部门综合比较各供应商报价及其他因素，选择合适的供应商签订采购合同。2.竞争性谈判采购适用情形：符合下列情形之一的采购项目，可采用竞争性谈判采购方式：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的。操作流程：成立谈判小组，制定谈判文件，邀请不少于三家符合相应资格条件的供应商参加谈判，谈判小组与供应商分别进行谈判，确定成交供应商并签订采购合同。3.单一来源采购适用情形：符合下列情形之一的采购项目，可采用单一来源采购方式：只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。操作流程：采购部门提出单一来源采购申请，说明理由，经公司/组织内部审批后，与单一供应商协商确定采购价格、交货时间等条款，签订采购合同。4.框架协议采购适用情形：适用于采购需求具有一定重复性、连续性，且采购规格、标准相对统一的采购项目。操作流程：确定框架协议采购的标的物、采购数量、价格区间、质量标准等框架条款，通过招标、竞争性谈判等方式确定入围供应商名单，签订框架协议。在框架协议有效期内，采购部门根据实际需求与入围供应商签订具体的采购订单。三、采购流程（一）采购申请1.各部门根据实际需求填写采购申请表，详细注明采购物资或服务的名称、规格、数量（或服务要求）、预算金额、预计交货时间等信息。2.采购申请表经部门负责人审核签字后，提交至采购部门。（二）采购审批1.采购部门收到采购申请表后，对采购申请的必要性、合理性、合规性进行初步审核。2.根据采购金额大小，按照公司/组织内部审批权限规定，提交相应层级的领导审批。采购金额较小的，由采购部门负责人审批；采购金额较大的，需经分管领导、财务部门、法务部门等相关部门会签后，报总经理审批。（三）采购实施1.询价采购实施采购人员根据采购申请，选择不少于三家符合要求的供应商，向其发出询价单。询价单应明确采购物资或服务的详细规格、数量、质量要求、交货时间、交货地点、付款方式等内容。供应商在规定时间内回复询价单，提供报价及相关资料。采购人员对各供应商的报价进行整理、分析，比较价格、质量、信誉等因素，选择最优供应商。采购人员与选定的供应商进行商务谈判，就采购合同条款达成一致后，签订采购合同。2.竞争性谈判采购实施采购部门组建谈判小组，谈判小组由采购部门代表、技术专家、财务人员等组成，成员人数不少于三人。谈判小组制定谈判文件，明确谈判程序、谈判内容、评价标准等。谈判文件应包括采购项目的技术规格、商务条款、价格要求、售后服务等内容。采购部门向不少于三家符合相应资格条件的供应商发出谈判邀请，供应商按照谈判文件要求编制响应文件，在规定时间内提交至采购部门。谈判小组与供应商分别进行谈判，谈判过程中可要求供应商对响应文件进行澄清、补充或修改。谈判结束后，谈判小组根据谈判情况，综合评价各供应商的报价、技术方案、售后服务等因素，推荐成交候选人。采购部门根据谈判小组推荐的成交候选人，确定成交供应商，并签订采购合同。3.单一来源采购实施采购部门提出单一来源采购申请，详细说明采用单一来源采购方式的理由，如只能从唯一供应商处采购的原因、不可预见的紧急情况说明、保证原有采购项目一致性或服务配套要求的具体情况等。采购申请经公司/组织内部审批通过后，采购部门与单一供应商进行协商，确定采购价格、交货时间、质量标准、付款方式等合同条款，签订采购合同。4.框架协议采购实施采购部门制定框架协议采购方案，明确框架协议采购的标的物、采购数量、价格区间、质量标准、入围供应商资格条件、框架协议有效期等内容。通过招标、竞争性谈判等方式确定入围供应商名单。招标或竞争性谈判过程应按照相关法律法规及公司/组织内部规定执行。采购部门与入围供应商签订框架协议，框架协议应明确双方的权利义务、采购订单的下达方式、结算方式等内容。在框架协议有效期内，各部门根据实际需求填写采购订单，采购订单应明确采购物资或服务的具体规格、数量、交货时间、交货地点等信息。采购订单经采购部门审核后，发送至相应的入围供应商。（四）合同签订与履行1.合同签订：采购合同应采用书面形式，明确双方的权利义务、采购物资或服务的规格、数量、质量标准、价格、交货时间、交货地点、付款方式、违约责任等条款。采购合同签订前，应经法务部门审核，确保合同合法合规。2.合同履行：采购部门负责跟踪采购合同的履行情况，及时协调解决合同履行过程中出现的问题。供应商应按照合同约定按时、按质、按量提供采购物资或服务。采购部门应按照合同约定及时支付货款。（五）验收与结算1.验收：采购物资或服务到货后，采购部门应组织相关部门进行验收。验收内容包括物资的数量、规格、质量、性能等是否符合合同要求。验收合格后，验收人员应签署验收报告。2.结算：采购部门根据验收报告及合同约定，办理货款结算手续。结算时，应提供合法有效的发票及相关结算凭证。财务部门按照公司/组织内部财务制度进行审核，审核通过后支付货款。四、供应商管理(一)供应商选择1.供应商筛选：采购部门通过多种渠道收集供应商信息，建立供应商信息库。对供应商的资质、信誉、生产能力、产品质量、价格水平、售后服务等方面进行综合评估，筛选出符合要求的潜在供应商。2.供应商考察：对初步筛选出的潜在供应商进行实地考察，了解其生产经营状况、质量管理体系、人员配备等情况。考察结束后，形成考察报告，作为供应商选择的参考依据。3.供应商确定：根据供应商筛选和考察结果，按照采购方式的要求，选择合适的供应商。对于新供应商，应签订合作协议，明确双方的权利义务。(二)供应商评价与考核1.评价指标：建立供应商评价指标体系，包括产品质量合格率、交货及时率、价格合理性、售后服务质量、合同履行情况等指标。2.评价周期：定期对供应商进行评价，评价周期可根据实际情况设定为半年或一年。3.考核方式：采购部门通过收集供应商的相关数据、客户反馈、现场检查等方式，对供应商进行评价考核。评价考核结果分为优秀、良好、合格、不合格四个等级。4.结果应用：根据供应商评价考核结果，对优秀供应商给予优先合作、增加采购份额等奖励；对不合格供应商，采取警告、减少采购份额、暂停合作、终止合作等措施。(三)供应商动态管理1.采购部门定期更新供应商信息库，及时掌握供应商的经营状况、产品质量变化等情况。2.对于出现重大质量问题、交货延迟、违反合同约定等情况的供应商，采购部门应及时采取措施，如要求供应商整改、暂停合作等，并将相关情况记录在供应商档案中。3.根据公司/组织业务发展和采购需求变化，适时调整供应商结构，引入新的优质供应商，淘汰不合格供应商。五、监督与管理（一）内部监督1.公司/组织内部审计部门定期对采购活动进行审计，检查采购程序是否合规、采购合同是否合法有效、采购资金使用是否合理等。2.纪检监察部门对采购活动中的违规违纪行为进行监督检查，严肃查处违法违规行为。3.各部门应积极配合内部监督工作，及时提供相关资料和信息。（二）外部监督1.接受政府相关部门的监督检查，如实提供采购活动的有关资料和情况。2.主动接受社会公众的监督，对采购活动中的投诉和举报，及时进行调查处理，并将处理结果向社会公开。（三）违规处理1.对于采购活动中违反本