事业单位采购询价制度

PAGE事业单位采购询价制度一、总则（一）目的为规范事业单位采购询价行为，加强采购管理，提高采购资金使用效益，保证采购质量，促进廉政建设，依据国家有关法律法规和行业标准，结合本单位实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本事业单位内部各部门使用财政性资金及其他自有资金进行的货物、工程和服务采购询价活动。（三）基本原则1.公开透明原则：采购询价活动应公开进行，采购信息、采购过程和采购结果应向社会公众或相关利益方公开，确保采购活动的透明度。2.公平竞争原则：通过公平竞争机制，为供应商提供平等的参与机会，保证采购活动的公正性，维护市场竞争秩序。3.公正原则：采购询价过程应遵循公正的程序和标准，确保采购决策的公正性，维护各方合法权益。4.诚实信用原则：采购活动各方当事人应诚实守信，履行各自的权利和义务，不得隐瞒真实情况、提供虚假信息或采取不正当手段谋取私利。二、采购询价管理机构及职责（一）采购管理部门1.负责制定和完善采购询价制度、流程和相关文件，并组织实施。2.汇总各部门采购需求，编制采购计划，明确采购项目的名称、规格、数量、预算等要求。3.组织开展采购询价活动，包括发布询价公告、邀请供应商、收集报价文件、组织评审等工作。4.建立和管理供应商库，对供应商的资质、信誉、业绩等进行评估和管理。5.协调采购过程中的各方关系，处理采购活动中的争议和投诉。6.负责采购项目的合同签订、执行和验收等工作的监督和管理。（二）需求部门1.根据本部门业务需要，提出采购需求，详细说明采购项目的技术规格、质量标准、服务要求等内容，并确保需求的合理性和准确性。2.在采购过程中，配合采购管理部门提供必要的技术支持和协助，参与供应商的考察和评审工作。3.负责采购项目的验收工作，按照合同要求对采购货物、工程或服务进行验收，并出具验收报告。（三）财务部门1.参与采购预算的编制和审核工作，确保采购资金的合理安排和有效使用。2.负责采购资金的支付管理，按照合同约定和财务制度办理资金支付手续。3.对采购项目的成本进行核算和分析，提供财务方面的数据支持和建议。4.监督采购资金的使用情况，防止资金浪费和违规支出。（四）监察审计部门1.对采购询价活动进行全程监督，确保采购过程符合法律法规和单位内部制度的要求。2.受理采购活动中的投诉和举报，对违规行为进行调查和处理，维护采购活动的公正性和严肃性。3.定期对采购项目进行审计，检查采购项目的执行情况、资金使用情况和效益情况，提出审计意见和建议。三、采购询价流程（一）采购申请与计划编制1.需求部门根据业务需要，填写采购申请表，详细说明采购项目的名称、规格、数量、预算、技术要求、服务要求等内容，并提交给采购管理部门。2.采购管理部门对采购申请表进行审核，核实采购需求的合理性和必要性，审核通过后，汇总各部门采购需求，编制年度采购计划或月度采购计划。采购计划应明确采购项目的名称、规格、数量、预算、采购时间等信息，并报单位领导审批。（二）询价准备1.采购管理部门根据采购计划，制定询价文件。询价文件应包括采购项目的技术规格、质量标准、服务要求、报价要求、评审标准等内容，确保供应商能够准确理解采购需求。2.采购管理部门通过单位内部网站、政府采购网等渠道发布询价公告，邀请符合条件的供应商参与询价。询价公告应包括采购项目的名称、规格、数量、预算、采购要求、报价截止时间、联系方式等信息。3.采购管理部门对报名参与询价的供应商进行资格审查，核实供应商的营业执照、税务登记证、组织机构代码证、资质证书、业绩证明等相关资料，确保供应商具备参与询价的资格和能力。（三）询价与报价1.采购管理部门向资格审查合格的供应商发送询价文件，并要求供应商在规定的时间内提交报价文件。报价文件应包括报价表、技术方案、售后服务承诺等内容，确保报价文件的完整性和准确性。2.供应商应按照询价文件的要求，编制报价文件，并在规定的报价截止时间前将报价文件密封送达采购管理部门。采购管理部门在收到供应商的报价文件后，应进行登记和编号，并妥善保管。3.在询价过程中，采购管理部门可以根据需要与供应商进行沟通和交流，了解供应商的报价情况和技术方案，但不得透露其他供应商的报价信息。（四）评审与确定成交供应商1.采购管理部门组织成立评审小组，评审小组由采购管理部门、需求部门、财务部门、监察审计部门等相关人员组成。评审小组应按照询价文件规定的评审标准，对供应商的报价文件进行评审。2.评审标准应包括价格、技术方案、售后服务、信誉等方面的内容，确保评审结果的公正性和合理性。评审小组应根据评审标准，对供应商的报价文件进行打分，并按照得分高低确定成交供应商。3.在评审过程中，评审小组可以要求供应商对报价文件进行澄清和说明，但不得改变报价文件的实质性内容。评审小组应记录评审过程和结果，并形成评审报告。4.采购管理部门根据评审报告，确定成交供应商，并向成交供应商发出成交通知书。成交通知书应包括采购项目的名称、规格、数量、成交金额、交货时间、交货地点等信息。（五）合同签订与执行1.采购管理部门与成交供应商按照成交通知书的要求，签订采购合同。采购合同应明确采购项目的名称、规格、数量、成交金额、交货时间、交货地点、质量标准、售后服务等内容，确保合同的完整性和准确性。2.采购合同签订后，采购管理部门应将合同副本送财务部门、监察审计部门等相关部门备案。财务部门按照合同约定和财务制度办理资金支付手续，监察审计部门对合同执行情况进行监督检查。3.成交供应商应按照采购合同的要求，按时、按质、按量提供货物、工程或服务。采购管理部门和需求部门应按照合同约定对采购项目进行验收，验收合格后出具验收报告。（六）采购项目的验收1.采购项目完成后，需求部门应组织相关人员按照采购合同的要求对采购项目进行验收。验收内容包括货物的数量、规格、质量、性能等方面，工程的建设质量、进度、安全等方面，服务的内容、标准、效果等方面。2.验收人员应根据验收标准，对采购项目进行检查和测试，并填写验收报告。验收报告应包括采购项目的名称、规格、数量、成交金额、验收时间、验收人员、验收结论等内容。3.验收合格的采购项目，需求部门应出具验收合格证明；验收不合格的采购项目，需求部门应要求成交供应商限期整改或重新提供货物、工程或服务，直至验收合格为止。四、采购询价相关文件管理（一）采购文件的编制与审核1.采购文件包括采购申请表、采购计划、询价文件、报价文件、评审报告、采购合同等。采购管理部门应按照规定的格式和内容要求编制采购文件，确保采购文件的规范性和完整性。2.采购文件编制完成后，应进行审核。审核内容包括采购需求的合理性、采购文件的准确性、评审标准的公正性、合同条款的合法性等。审核通过后的采购文件应加盖单位公章，并按照规定的程序进行存档和保管。（二）采购文件的存档与保管1.采购管理部门应建立采购文件档案管理制度，对采购文件进行分类、编号、装订，并按照规定的期限进行存档和保管。采购文件档案应包括纸质档案和电子档案，确保档案的完整性和可查阅性。2.采购文件的存档期限应按照国家有关法律法规和行业标准的要求执行，一般情况下，采购文件应保存[X]年。在存档期限内，采购文件应妥善保管，不得擅自销毁或丢失。3.采购文件档案管理人员应定期对采购文件进行检查和维护，确保档案的安全和完整。如发现采购文件有损坏、丢失等情况，应及时采取措施进行修复和补充。（三）采购文件的查阅与借阅1.单位内部人员因工作需要查阅采购文件的，应填写查阅申请表，经采购管理部门负责人批准后，方可查阅。查阅人员应在指定的地点查阅采购文件，并遵守档案管理制度的相关规定，不得擅自复制、涂改、损毁采购文件。2.单位外部人员因工作需要查阅采购文件的，应填写查阅申请表，经单位领导批准后，方可查阅。查阅人员应在采购管理部门人员的陪同下查阅采购文件，并遵守档案管理制度的相关规定，不得擅自复制、涂改、损毁采购文件。3.因工作需要借阅采购文件的，应填写借阅申请表，经采购管理部门负责人批准后，方可借阅。借阅人员应在规定的期限内归还采购文件，并确保采购文件的安全和完整。如发现采购文件有损坏、丢失等情况，借阅人员应承担相应的责任。五、监督与检查（一）内部监督1.监察审计部门应定期对采购询价活动进行监督检查，检查内容包括采购制度的执行情况、采购流程的合规性、采购文件的规范性、评审过程的公正性、合同执行的有效性等。2.监察审计部门在监督检查过程中，如发现采购活动存在违规行为或问题，应及时提出整改意见，并要求相关部门限期整改。整改完成后，监察审计部门应进行复查，确保问题得到彻底解决。3.采购管理部门应定期向单位领导汇报采购询价活动的开展情况，接受单位领导的监督和指导。单位领导应加强对采购询价活动的管理和监督，确保采购活动的规范运行。（二）外部监督1.采购询价活动应接受财政部门、审计部门、纪检监察部门等外部监督部门的监督检查。采购管理部门应积极配合外部监督部门的工作，如实提供采购活动的相关资料和信息。2.如采购活动受到外部监督部门的质疑或投诉，采购管理部门应及时进行调查和处理，并将处理结果及时反馈给外部监督部门。如采购活动存在违规行为，采购管理部门应按照外部监督部门的要求进行整改，并承担相应的责任。六、违规处理（一）供应商违规处理1.供应商在采购询价活动中如有下列违规行为，采购管理部门应视情节轻重，采取警告、罚款、列入不良供应商名单、取消成交资格等措施进行处理：提供虚假资质证明文件或业绩证明材料的；采取不正当手段谋取成交的；不按照采购合同约定提供货物、工程或服务的；拒绝接受监督检查或提供虚假信息的；其他违反法律法规和采购制度规定的行为。2.供应商如对采购管理部门的处理决定不服，可以在规定的期限内提出申诉。采购管理部门应认真受理供应商的申诉，并进行调查和处理。如供应商的申诉理由成立，采购管理部门应撤销原处理决定，并重新作出处理决定。（二）内部人员违规处理1.单位内部人员在采购询价活动中如有下列违规行为，监察审计部门应视情节轻重，给予警告、记过、记大过、降级、撤职、开除等处分：违反采购制度规定，擅自改变采购程序或采购标准的；与供应商串通，谋取私利的；泄露采购