事业单位采购管理制度

PAGE事业单位采购管理制度一、总则（一）目的为了加强事业单位采购管理，规范采购行为，提高采购资金使用效益，保证采购质量，促进廉政建设，根据国家有关法律法规和行业标准，结合本单位实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本事业单位使用财政性资金和其他资金进行的货物、工程和服务采购活动。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规，严格按照法定程序进行。2.公开、公平、公正原则：采购信息应公开透明，确保所有潜在供应商平等参与竞争，采购过程和结果公正合理。3.效益原则：在保证采购质量的前提下，充分考虑采购成本，提高采购资金使用效益。4.诚实信用原则：采购当事人应诚实守信，履行各自的权利和义务。二、采购管理机构及职责（一）采购管理委员会1.成立采购管理委员会，由单位领导、相关部门负责人等组成。2.职责：研究制定采购管理的政策、制度和办法。审议采购计划、采购预算和采购项目实施方案。对重大采购项目进行决策。监督采购活动的执行情况。（二）采购部门1.设立专门的采购部门，配备专业采购人员。2.职责：负责采购项目的具体实施，包括编制采购文件、组织采购活动、签订采购合同等。收集、整理和发布采购信息，建立供应商库。协调采购过程中的各方关系，处理采购中的争议和问题。对采购项目进行跟踪和验收，确保采购质量和合同履行。（三）其他相关部门1.各相关部门根据各自职责，配合采购部门做好采购工作。2.职责：提出采购需求，参与采购文件的编制和审核。协助采购部门进行市场调研和供应商考察。负责采购项目的验收工作，出具验收报告。三、采购预算管理（一）预算编制1.采购部门应根据本单位事业发展规划和工作需要，会同财务部门等相关部门编制采购预算。2.采购预算应明确采购项目名称、规格型号、数量、预算金额等内容，并按照规定的格式和要求进行编制。3.采购预算编制应遵循“量入为出、收支平衡”的原则，充分考虑资金的来源和使用效益。（二）预算审批1.采购预算编制完成后，应报采购管理委员会审议，经单位领导批准后执行。2.采购预算一经批准，必须严格执行，不得随意调整。如因特殊情况需要调整采购预算，应按照规定的程序办理审批手续。（三）预算执行1.采购部门应按照批准的采购预算组织采购活动，严格控制采购支出，确保预算执行的严肃性。2.财务部门应加强对采购预算执行情况的监督和管理，定期对采购资金的使用情况进行检查和分析，及时发现和解决预算执行中存在的问题。四、采购方式及适用条件（一）公开招标1.公开招标是指采购人以招标公告的方式邀请不特定的供应商参加投标的采购方式。2.适用条件：采购货物、工程和服务的金额达到规定的公开招标限额标准。采购项目具有明确的技术规格和标准，且潜在供应商较多。（二）邀请招标1.邀请招标是指采购人以投标邀请书的方式邀请特定的供应商参加投标的采购方式。2.适用条件：具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购。采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大。（三）竞争性谈判1.竞争性谈判是指采购人通过与符合相应资格条件的不少于三家的供应商分别谈判，商定价格、条件和合同条款，最后从中确定成交供应商的采购方式。2.适用条件：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的。技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的。采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的。不能事先计算出价格总额的。（四）单一来源采购1.单一来源采购是指采购人向唯一供应商进行采购的方式。2.适用条件：只能从唯一供应商处采购的。发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的。必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。（五）询价1.询价是指采购人向有关供应商发出询价单让其报价，在报价基础上进行比较并确定最优供应商的一种采购方式。2.适用条件：采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目。五、采购程序（一）采购申请1.各部门根据工作需要，填写采购申请表，详细说明采购项目的名称、规格型号、数量、预算金额、采购理由等内容。2.采购申请表经部门负责人审核签字后，报采购部门。（二）采购审批1.采购部门收到采购申请表后，对采购项目进行初步审核，核实采购需求的合理性和必要性。2.对于符合采购条件的项目，采购部门将采购申请表提交采购管理委员会审批。采购管理委员会根据采购项目的性质和金额大小，进行相应的决策。3.经采购管理委员会批准的采购项目，采购部门方可组织实施采购活动。（三）采购文件编制1.采购部门根据采购项目的特点和要求，编制采购文件。采购文件应包括采购公告、采购邀请书、采购需求、采购文件格式、评标标准等内容。2.采购文件应明确采购项目的技术规格、质量标准、交货时间、验收要求等实质性条款，确保采购活动的规范性和公正性。（四）采购信息发布1.对于公开招标和邀请招标的采购项目，采购部门应在规定的媒体上发布采购公告或采购邀请书，公开采购信息。2.采购公告或采购邀请书应包括采购项目的基本情况、采购文件获取方式、投标截止时间、开标时间和地点等内容，吸引潜在供应商参与投标。（五）供应商报名及资格审查1.潜在供应商应按照采购公告或采购邀请书的要求，报名参加采购项目投标，并提交相关资格证明文件。2.采购部门对报名供应商进行资格审查，核实其是否符合采购项目的资格要求。资格审查合格的供应商方可参与投标。（六）开标、评标及定标1.开标:采购部门按照采购文件规定的时间和地点组织开标活动。开标时，由供应商或其授权代表检查投标文件的密封情况，并当众拆封唱标，宣读供应商名称、投标价格、投标文件的主要内容等。开标过程应记录在案，并存档备查。2.评标:采购部门组织评标委员会对投标文件进行评审。评标委员会由采购单位代表和有关技术、经济等方面的专家组成，成员人数为五人以上单数，其中技术、经济等方面的专家不得少于成员总数的三分之二。评标委员会按照采购文件规定的评标标准和方法，对投标文件进行评审，确定中标候选人名单。3.定标:采购部门根据评标委员会推荐的中标候选人名单，确定中标供应商。中标供应商确定后，采购部门应向中标供应商发出中标通知书，并同时将中标结果通知所有未中标的供应商。（七）合同签订1.采购部门应在中标通知书发出之日起三十日内，按照采购文件和中标供应商的投标文件与中标供应商签订采购合同。2.采购合同应明确双方的权利和义务，包括采购项目的名称、规格型号、数量、价格、交货时间、质量标准、验收方式、付款方式等条款。采购合同签订后，双方应严格履行合同约定。（八）采购项目验收1.采购项目完成后，采购部门应及时组织相关部门进行验收。验收人员应根据采购合同和采购文件的要求，对采购项目的数量、质量、规格型号等进行逐一核对。2.验收合格的采购项目，验收人员应出具验收报告。验收报告应包括采购项目名称、规格型号、数量、验收日期、验收结论等内容。验收不合格的采购项目，采购部门应要求供应商限期整改或重新提供货物、工程和服务，直至验收合格为止。六、采购合同管理（一）合同签订1.采购合同应采用书面形式，明确双方的权利和义务。合同内容应符合法律法规和采购文件的要求，不得损害国家利益、社会公共利益和他人合法权益。2.采购合同签订前，采购部门应将合同文本提交单位法律顾问或相关法律专业人员进行审核，确保合同的合法性和有效性。（二）合同履行1.采购合同签订后，双方应严格按照合同约定履行各自的义务。采购部门应及时跟踪合同履行情况，督促供应商按时、按质、按量提供货物、工程和服务。2.供应商应按照合同约定的时间、地点和方式交付货物、工程和服务，并提供相关的证明文件和资料。如因特殊情况需要变更合同内容，双方应协商一致，并签订书面补充协议。（三）合同变更与解除1.在合同履行过程中，如因不可抗力或其他特殊原因需要变更或解除合同，则双方应协商一致，并签订书面协议。变更或解除合同的协议应明确变更或解除的原因、时间、内容和责任等事项。2.合同变更或解除后，双方应按照协议的约定进行结算和清理，确保双方的权益不受损害。（四）合同纠纷处理1.在合同履行过程中，如发生合同纠纷，双方应首先通过友好协商解决。协商不成的，可以按照合同约定的争议解决方式进行处理，如申请仲裁或提起诉讼。2.采购部门应积极配合单位法律顾问或相关法律专业人员处理合同纠纷，维护单位的合法权益。七、采购监督与管理（一）内部监督1.单位内部审计部门应定期对采购活动进行审计监督，检查采购程序是否合规、采购文件是否齐全、采购合同是否履行等情况。2.采购管理委员会应加强对采购活动的监督，定期听取采购部门的工作汇报，对采购过程中存在的问题及时提出整改意见。（二）外部监督1.接受财政、审计、监察等部门的监督检查，如实提供有关采购文件、合同、发票等资料，积极配合相关部门的工作。2.主动接受社会监督，对采购活动中的违法违规行为，任何单位