事业单位采购内控管理制度及流程

PAGE事业单位采购内控管理制度及流程一、总则（一）目的为加强事业单位采购内部控制，规范采购行为，提高采购资金使用效益，防范采购风险，依据国家相关法律法规和行业标准，结合本单位实际情况，制定本制度及流程。（二）适用范围本制度适用于本事业单位所有采购活动，包括货物、工程和服务的采购。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规和相关政策要求，确保采购行为合法合规。2.公正性原则：采购过程应遵循公平、公正、公开的原则，保障所有潜在供应商平等参与竞争。3.效益性原则：在满足单位业务需求的前提下，追求采购资金的最佳使用效益，降低采购成本。4.内部控制原则：建立健全采购内部控制机制，加强对采购各环节的监督和管理，防范采购风险。二、采购组织与职责（一）采购决策机构成立采购领导小组，由单位领导、相关部门负责人等组成。负责审议采购计划、采购预算、采购方式、采购合同等重大采购事项，对采购活动进行决策和监督。（二）采购执行部门设立专门的采购部门或指定相关部门负责采购活动的具体执行。采购部门应配备专业的采购人员，负责采购项目的组织实施，包括编制采购文件、发布采购信息、组织开标评标、签订采购合同等工作。（三）采购需求部门各业务部门作为采购需求部门，负责提出采购需求，参与采购文件的编制和评审，协助采购部门进行合同签订和验收等工作。（四）监督部门单位内部审计、纪检监察等部门负责对采购活动进行监督检查，对采购过程中的违规行为进行调查处理。三、采购预算管理（一）预算编制采购需求部门应根据本部门业务发展规划和实际工作需要，在每年末编制下一年度采购预算。采购预算应明确采购项目名称、规格型号、数量、预算金额等内容，并按照规定的格式和要求报送财务部门审核。（二）预算审核与调整财务部门对采购预算进行审核，重点审核预算的合理性、准确性和完整性。审核通过后的采购预算报采购领导小组审议批准。在采购预算执行过程中，如因特殊情况需要调整采购预算，采购需求部门应提出书面申请，说明调整原因和调整金额，经采购领导小组批准后，报财务部门备案。四、采购计划管理（一）计划编制采购部门根据批准的采购预算和采购需求，结合采购项目的轻重缓急，编制年度采购计划。采购计划应明确采购项目名称、采购方式、采购时间、采购责任人等内容，并按照规定的时间报送采购领导小组审批。（二）计划执行与监控采购部门应严格按照采购计划组织实施采购活动，确保采购项目按时、按质、按量完成。采购领导小组应对采购计划的执行情况进行定期检查和监督，及时发现和解决采购过程中出现的问题。五、采购方式选择（一）公开招标公开招标是政府采购的主要方式。适用于采购金额较大、技术复杂、潜在供应商较多的采购项目。采购部门应按照相关法律法规和政府采购程序，编制招标文件，发布招标公告，组织开标评标，确定中标供应商。（二）邀请招标邀请招标适用于具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的项目，或者采用公开招标方式的费用占政府采购项目总价值的比例过大的项目。采购部门应从符合资格条件的供应商中随机邀请三家以上供应商，并向其发出投标邀请书，组织开标评标，确定中标供应商。（三）竞争性谈判竞争性谈判适用于招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的项目，技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的项目，采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的项目，不能事先计算出价格总额的项目。采购部门应成立谈判小组，与符合资格条件的供应商就采购项目的技术、价格、服务等条款进行谈判，确定成交供应商。（四）单一来源采购单一来源采购适用于只能从唯一供应商处采购的项目，发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的项目，必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的项目。采购部门应组织相关人员进行论证，说明采用单一来源采购方式的理由，报采购领导小组批准后，与供应商签订采购合同。（五）询价询价适用于采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目。采购部门应向三家以上供应商发出询价通知书，要求其一次报出不得更改的价格，根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商。六、采购文件编制（一）招标文件招标文件应包括招标公告、投标人须知、评标办法、合同条款及格式、技术规格、投标文件格式等内容。招标文件应明确采购项目的技术要求、商务条款、评标标准等实质性内容，确保招标文件的完整性、准确性和公正性。（二）谈判文件谈判文件应包括谈判邀请书、谈判供应商须知、谈判程序、合同条款及格式、技术规格、谈判响应文件格式等内容。谈判文件应根据谈判项目的特点和要求，明确谈判的程序、规则和标准，确保谈判过程的公平、公正、公开。（三）询价文件询价文件应包括询价通知书、报价表、技术规格、合同条款及格式等内容。询价文件应明确询价的项目、规格、数量、价格等要求，确保询价过程的规范、有序。七、采购信息发布（一）发布渠道采购部门应通过政府采购指定媒体、单位官方网站等渠道发布采购信息，确保采购信息的公开透明。（二）信息内容采购信息应包括采购项目名称、采购方式、采购预算、采购需求、采购文件获取方式、投标截止时间、开标时间及地点等内容，确保潜在供应商能够及时、准确地获取采购信息。八、供应商管理（一）供应商资格审查采购部门应建立供应商资格审查制度，对参与本单位采购活动的供应商进行资格审查。审查内容包括供应商的营业执照、税务登记证、组织机构代码证、资质证书、业绩情况、信誉状况等。只有通过资格审查的供应商才能参与本单位的采购活动。（二）供应商评价与选择采购部门应定期对供应商的供货质量、价格、交货期、售后服务等方面进行评价，建立供应商评价档案。根据评价结果，选择优质供应商，建立长期稳定的合作关系。（三）供应商动态管理采购部门应加强对供应商的动态管理，及时了解供应商的经营状况、财务状况、市场信誉等情况。如发现供应商存在违法违规行为、经营状况恶化、产品质量下降等问题，应及时采取措施，暂停或终止与其合作。九、采购合同管理（一）合同签订采购部门应在中标或成交供应商确定后，按照招标文件、谈判文件或询价文件的要求，与供应商签订采购合同。采购合同应明确采购项目名称、规格型号、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、付款方式、违约责任等条款，确保合同内容完整、准确、合法。（二）合同履行采购部门应跟踪采购合同的履行情况，及时了解供应商的供货进度、质量状况等信息。如发现供应商存在违约行为，应及时采取措施，要求供应商承担违约责任，维护单位的合法权益。（三）合同变更与解除在采购合同履行过程中，如因特殊情况需要变更或解除合同，采购部门应与供应商协商一致，并签订书面协议。变更或解除合同的协议应报采购领导小组备案。十、采购验收管理（一）验收组织采购需求部门应负责组织采购项目的验收工作。验收人员应包括采购需求部门代表、技术专家、质量管理人员等，确保验收工作的专业性和公正性。（二）验收标准采购项目的验收应按照采购合同约定的质量标准、技术规格等要求进行。验收人员应严格按照验收标准进行验收，确保采购项目的质量符合要求。（三）验收程序验收人员应在采购项目交货或竣工后，及时组织验收。验收过程中，应检查采购项目的数量、质量、规格型号等是否符合合同要求，同时检查供应商提供的相关资料是否齐全。验收合格后，验收人员应签署验收报告。十一、采购付款管理（一）付款申请采购需求部门应在采购项目验收合格后，按照采购合同约定的付款方式，向财务部门提交付款申请。付款申请应包括采购项目名称、合同编号、付款金额、付款理由等内容，并附验收报告、发票等相关资料。（二）付款审核财务部门应对付款申请进行审核，重点审核付款申请的真实性、合法性、完整性，以及采购项目是否验收合格、发票是否合规等。审核通过后的付款申请报单位领导审批。（三）付款执行单位领导审批通过后，财务部门应按照采购合同约定的付款方式和时间，及时向供应商支付货款。付款过程中，应严格遵守财务管理制度，确保付款安全、准确。十二、采购档案管理（一）档案内容采购档案应包括采购项目的采购预算、采购计划、采购文件、采购合同、验收报告、付款凭证等相关资料。采购档案应按照时间顺序和项目类别进行整理归档，确保档案资料的完整性和规范性。（二）档案保管采购部门应指定专人负责采购档案的保管工作，建立采购档案保管制度，确保采购档案的安全存放。采购档案的保管期限应按照国家相关法律法规和单位内部规定执行。（三）档案查阅与利用单位内部人员因工作需要查阅采购档案的，应填写查阅申请表，经采购部门负责人批准后，方可查阅。查阅过程中，应严格遵守档案管理制度，不得擅自涂改、销毁档案资料。十三、监督检查与责任追究（一）监督检查单位内部审计、纪检监察等部门应定期对采购活动进行监督检查，重点检查采购程序是否合规、采购文件是否规范、采购合同是否履行、采购资