临洮县采购管理制度

PAGE临洮县采购管理制度一、总则（一）目的为了加强临洮县采购管理工作，规范采购行为，提高采购效率，保证采购质量，降低采购成本，防范采购风险，根据国家相关法律法规及行业标准，结合本县实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于临洮县行政机关、事业单位、国有企业等组织（以下统称“采购主体”）的采购活动，包括货物、工程和服务的采购。（三）基本原则1.依法依规原则：采购活动必须严格遵守国家法律法规和相关政策规定，确保采购行为合法合规。2.公开透明原则：采购信息应全面、及时、准确地公开，采购过程应接受社会监督，保证采购活动的公开透明。3.公平竞争原则：营造公平竞争的市场环境，鼓励符合条件的供应商参与采购活动，确保采购结果的公正性。4.诚实信用原则：采购主体和供应商应诚实守信，履行各自的权利和义务，不得欺诈、串通或采取不正当手段谋取利益。二、采购管理职责分工(一)采购决策机构各采购主体应成立采购决策机构，如采购领导小组或采购委员会等，负责对重大采购事项进行决策。其职责包括：1.审议采购政策、制度和流程。2.审定采购计划和预算。3.决策重大采购项目的采购方式、供应商选择等事项。4.监督采购活动的执行情况。(二)采购执行部门采购主体应设立专门的采购执行部门，负责具体采购活动的组织实施。其职责包括：1.根据采购计划和预算，制定采购实施方案。2.发布采购信息，组织供应商报名、资格审查等工作。3.组织采购评审活动，确定中标或成交供应商。4.签订采购合同，并负责合同的履行、验收等工作。5.整理和归档采购文件资料。(三)其他相关部门1.预算部门：负责编制采购预算，审核采购项目的资金需求，对采购资金的使用进行监督。2.资产管理部门：参与采购项目的验收工作，负责采购资产的登记、入账、保管等资产管理工作。3.纪检监察部门：对采购活动进行全程监督，受理采购活动中的投诉举报，查处违规违纪行为。三、采购预算管理(一)预算编制1.采购主体应按照财政部门的要求，结合本单位的工作需要和事业发展规划，编制年度采购预算。采购预算应明确采购项目的名称、规格型号、数量、预算金额等内容。2.采购预算的编制应遵循“零基预算”原则，充分考虑项目的必要性和可行性，合理安排资金。同时，应参考以往采购项目的执行情况和市场价格变化趋势，提高预算的准确性。(二)预算审批1.采购预算编制完成后，应按照本单位的内部审批程序进行审核。审核通过后，报财政部门审批。2.财政部门对采购预算进行审核，重点审查预算的合理性、合规性和完整性。对不符合要求的预算，应提出修改意见，采购主体应及时进行调整。(三)预算执行1.采购主体应严格按照批准的采购预算组织采购活动，不得擅自调整或突破预算。如因特殊情况需要调整预算的，应按照规定的程序报财政部门审批后执行。2.采购执行部门应加强对采购预算执行情况的监控，及时掌握采购项目的进展情况和资金使用情况。对预算执行过程中出现的问题，应及时分析原因，采取有效措施加以解决。四、采购计划管理(一)计划编制1.采购主体应根据本单位的工作需要和采购预算，制定年度采购计划。采购计划应明确采购项目的名称、规格型号、数量、采购时间、采购方式等内容。2.采购计划的编制应遵循“先预算、后计划”的原则，确保采购计划与采购预算相匹配。同时，应根据采购项目的轻重缓急和市场供应情况，合理安排采购时间，提高采购效率。(二)计划审批1.采购计划编制完成后，应按照本单位的内部审批程序进行审核。审核通过后，报采购决策机构审批。2.采购决策机构对采购计划进行审批，重点审查采购计划的必要性、可行性和合规性。对不符合要求的采购计划，应提出修改意见，采购主体应及时进行调整。(三)计划执行1.采购执行部门应严格按照批准的采购计划组织采购活动，不得擅自变更采购计划。如因特殊情况需要变更采购计划的，应按照规定的程序报采购决策机构审批后执行。2.在采购计划执行过程中，如遇市场价格波动、供应商变更等因素影响采购计划的执行，采购执行部门应及时向采购决策机构报告，并提出相应的解决方案。五、采购方式管理(一)公开招标1.公开招标是指采购主体依法以招标公告的方式邀请不特定的供应商参加投标，并按照规定程序确定中标供应商的采购方式。2.达到公开招标数额标准的采购项目，应当采用公开招标方式。公开招标数额标准按照国家和地方有关规定执行。3.采购执行部门应按照规定编制招标文件，发布招标公告，组织开标、评标、定标等活动。招标文件应明确采购项目的技术规格、商务条款、评标标准等内容，确保招标活动的公平、公正、公开。(二)邀请招标1.邀请招标是指采购主体依法从符合相应资格条件的供应商中随机邀请三家以上供应商，并以投标邀请书的方式邀请其参加投标的采购方式。2.符合下列情形之一的采购项目，可以采用邀请招标方式：具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的；采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的。3.采购执行部门应按照规定确定邀请招标的供应商名单，向其发出投标邀请书，并组织开标、评标、定标等活动。(三)竞争性谈判1.竞争性谈判是指采购主体依法通过与多家供应商进行谈判，最后从中确定成交供应商的采购方式。2.符合下列情形之一的采购项目，可以采用竞争性谈判方式：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的。3.采购执行部门应按照规定成立谈判小组，与供应商进行谈判，并确定成交供应商。谈判小组应由采购人的代表和有关专家共三人以上的单数组成，其中专家的人数不得少于成员总数的三分之二。(四)单一来源采购1.单一来源采购是指采购主体依法从某一特定供应商处采购货物、工程或服务的采购方式。2.符合下列情形之一的采购项目，可以采用单一来源采购方式：只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。3.采购执行部门应按照规定进行单一来源采购的论证，并报采购决策机构审批。在采购过程中，应与供应商进行协商，确定成交价格和合同条款。(五)询价1.询价是指采购主体依法向三家以上供应商发出询价单，对其报价进行比较，最后确定成交供应商的采购方式。2.采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，可以采用询价方式采购。3.采购执行部门应按照规定向供应商发出询价单，要求其在规定时间内报价。采购执行部门对供应商的报价进行比较，确定成交供应商，并与其签订采购合同。六、采购文件管理(一)采购文件编制1.采购执行部门应根据采购项目的特点和采购方式，编制相应的采购文件。采购文件应包括采购公告、招标文件、投标文件、谈判文件、询价文件、采购合同等。2.采购文件应明确采购项目的技术规格、商务条款、评标标准、采购程序、合同条款等内容，确保采购文件的完整性、准确性和合法性。(二)采购文件审核1.采购文件编制完成后，应按照本单位的内部审核程序进行审核。审核通过后，报采购决策机构审批。2.采购决策机构对采购文件进行审批，重点审查采购文件的合法性、合规性和公正性。对不符合要求的采购文件，应提出修改意见，采购执行部门应及时进行调整。(三)采购文件存档1.采购活动结束后，采购执行部门应将采购文件整理归档，妥善保管。采购文件的保存期限按照国家和地方有关规定执行。2.采购文件应按照类别、时间顺序等进行分类整理，建立电子和纸质档案。档案管理人员应定期对采购文件进行清查和核对，确保档案的完整性和安全性。七、采购评审管理(一)评审小组组建1.采购执行部门应按照规定组建采购评审小组，负责对采购项目的投标文件、响应文件等进行评审。评审小组应由采购人的代表和有关专家共三人以上的单数组成，其中专家的人数不得少于成员总数的三分之二。2.评审专家应从财政部门设立的政府采购评审专家库中随机抽取。采购执行部门不得指定评审专家或干预评审专家的评审意见。(二)评审程序1.评审小组应按照采购文件规定的评审标准和方法，对投标文件、响应文件等进行评审。评审过程应客观、公正、公平，不得偏袒任何一方。2.评审小组应独立开展评审工作，不得与供应商进行私下接触。在评审过程中，如发现供应商存在违规行为，应及时记录并报告采购执行部门。3.评审结束后，评审小组应出具评审报告，推荐中标或成交候选人。评审报告应包括评审情况、评审结果、推荐意见等内容。(三)评审监督1.采购主体的纪检监察部门应对采购评审活动进行全程监督，确保评审活动的公正性和合法性。2.评审过程中，如供应商对评审结果有异议的，可以在规定时间内提出质疑。采购执行部门应及时受理供应商的质疑，并按照规定进行处理。八、采购合同管理(一)合同签订1.采购执行部门应在中标或成交供应商确定后，按照采购文件和中标或成交供应商的投标文件、响应文件等内容，与中标或成交供应商签订采购合同。2.采购合同应明确采购项目的名称、规格型号、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、验收方式、付款方式、违约责任等条款，确保合同的完整性和合法性。3.采购合同签订后，采购执行部门应将合同副本送预算部门、资产管理部门等相关部门备案。(二)合同履行1.采购合同签订后，采购执行部门和供应商应按照合同约定履行各自的义务。采购执行部门应及时向供应商支付货款，供应商应按照合同约定的时间、地点、质量标准等交付货物或提供服务。2.在合同履行过程中，如遇合同变更、解除等情况，采购执行部门和供应商应按照合同约定或法律法规的规定办理相关手续，并签订补充协议或解除合同协议。(三)合同验收1.采购项目完成后，采购执行部门应组织相关部门和人员对采购项目进行验收。验收应按照采购合同约定的质量标准和验收方式进行，确保采购项目符合要求。2.验收合格后，采购执行部门应出具验收报告。验收报告应包括验收情况、验收结果等内容。如验收不合格，采购执行部门应要求供应商限期整改或重新提供货物或服务，直至验收合格。(四)合同付款1.采购执行部门应按照采购合同约定的付款方式和时间，及时向供应商支付货款。付款前，采购执行部门应审核供应商提交的发票、验收报告等相关资料，确保付款依据充分。2.采购执行部门应严格控制采购资金的支付，不得擅自提前或延迟付款。如因特殊情况需要调整付款时间的，应按照规定的程序报采购决策机构审批后执行。九、采购信息管理(一)信息发布1.采购执行部门应通过指定的媒体或平台，及时发布采购信息，包括采购公告、中标或成交公告、采购合同等。采购信息应全面、准确、及时，确保社会公众能够及时了解采购活动的相关情况。2.采购公告应包括采购项目的名称、采购内容、采购方式、采购预算、供应商资格条件、报名时间、开标时间等内容。中标或成交公告应包括采购项目的名称、中标或成交供应商名称、中标或成交金额、主要中标或成交标的等内容。(二)信息存档1.采购执行部门应将采购信息整理归档，妥善保管。采购信息的保存期限按照国家和地方有关规定执行。2.采购信息应按照类别、时间顺序等进行分类整理，建立电子和纸质档案。档案管理人员应定期对采购信息进行清查和核对，确保档案的完整性和安全性。(三)信息查询1.采购主体应建立采购信息查询系统，方便社会公众查询采购信息。查询系统应提供采购公告、中标或成交公告、采购合同等信息的查询功能，并确保查询信息的准确性和及时性。2.采购主体应设立专门的咨询服务电话或邮箱，接受社会公众对采购信息的咨询和投诉举报。对社会公众的咨询和投诉举报，采购主体应及时进行回复和处理。十、采购监督管理(一)内部监督1.采购主体的纪检监察部门应对采购活动进行全程监督，重点监督采购活动的合法性、合规性、公正性和廉洁性。对采购活动中的违规违纪行为，应及时进行查处。2.采购主体的内部审计部门应对采购项目的预算执行情况、采购合同履行情况等进行审计监督，确保采购资金的合理使用和采购项目的顺利实施。(二)外部监督1.财政部门应对采购主体的采购活动进行监督管理，重点监督采购预算执行情况、采购方式选择、采购文件编制、采购评审活动、采购合同签订等环节。对采购主体的违规行为，可以采取责令改正、暂停采购活动、罚款等措施。2.审计机关应对采购项目的财务收支情况进行审计监督，重点审查采购资