建筑装饰企业合同管理规范手册

建筑装饰企业合同管理规范手册第一章总则1.1目的与依据为规范建筑装饰企业（以下简称“公司”）合同管理行为，防范和化解合同风险，保障公司合法权益，提高经济效益，确保合同的全面、有效履行，依据《中华人民共和国民法典》、《中华人民共和国建筑法》、《中华人民共和国招标投标法》及其他相关法律法规，并结合公司实际情况，特制定本手册。1.2适用范围本手册适用于公司及所属各部门、分支机构对外签订的各类合同、协议、承诺书、确认函等具有法律约束力的文件（以下统称“合同”）。凡涉及公司经营管理活动中与外部法人、其他组织或自然人之间设立、变更、终止民事权利义务关系的行为，均应遵守本手册规定。1.3基本原则合同管理应遵循以下基本原则：1.合法性原则：合同的订立、履行、变更、解除等全过程必须符合国家法律法规及行业规范的要求。2.审慎性原则：合同签订前应对合作方进行充分调研，对合同条款进行仔细审查，防范潜在风险。3.效益性原则：在合法合规的前提下，追求合同利益最大化，降低合同成本，提高资源利用效率。4.权责对等原则：明确合同管理各环节的责任部门和责任人，确保权利与义务相统一。5.全程管理原则：对合同的谈判、起草、评审、签订、履行、变更、解除、归档、后评价等进行全过程跟踪与管理。1.4合同管理目标通过规范合同管理，实现以下目标：1.确保合同的合法性、合规性和有效性。2.有效控制合同风险，减少和避免合同纠纷及经济损失。3.提高合同履约率，保障公司经营活动的顺利进行。4.提升公司整体管理水平和市场竞争力。第二章合同管理组织与职责2.1组织架构公司合同管理实行统一领导、分级负责、归口管理的体制。1.公司领导层：是合同管理的最高决策机构，负责审批重大合同、合同管理方针政策的制定等。2.合同管理部门：（通常为法务部或指定的综合管理部门）作为合同归口管理部门，负责合同管理体系的建立、维护，合同标准文本的制定与推广，合同评审的组织与协调，合同全过程的监督与检查，以及合同纠纷的协调处理。3.业务部门：是合同的发起部门和履行主体，负责合同相对方的初步筛选、资信调查、合同谈判、合同履行过程中的具体事宜（如进度跟踪、质量控制、款项支付申请等），以及合同履行过程中风险的初步识别与报告。4.财务部门：负责对合同中的付款方式、金额、税务条款等进行财务评审，参与合同款项支付的审核，提供财务风险提示。5.法务部门/法律顾问：（若单独设立或外聘）负责提供专业的法律咨询，参与重大合同的谈判与评审，审核合同的合法性与合规性，协助处理合同纠纷及提供法律支持。2.2主要职责2.2.1合同管理部门职责1.拟定和完善公司合同管理相关制度和流程。2.组织编制和修订公司常用合同标准文本，并监督其使用。3.组织或参与公司重大合同的谈判、评审。4.对合同的签订、履行、变更、解除、归档等环节进行指导、监督和检查。5.负责合同专用章的保管和使用管理。6.建立合同管理台账，定期进行合同统计与分析。7.组织合同管理培训，提升全员合同管理意识和能力。8.协助处理合同纠纷，收集、整理、保管合同相关法律文件。2.2.2业务部门职责1.负责合同项目的前期调研、市场开拓及合作方的初步接洽。2.对合同相对方的主体资格、经营范围、履约能力、商业信誉等进行初步调查和评估，并收集相关资料。3.根据项目具体情况，发起合同立项或签订申请。4.负责合同主要条款的谈判，包括标的、数量、质量、价款或报酬、履行期限、地点和方式等。5.负责合同文本的初步拟定（若适用非标准文本）或根据标准文本填写具体内容。6.严格按照合同约定履行己方义务，及时跟踪对方履约情况，发现问题及时向合同管理部门及相关领导报告。7.负责合同履行过程中的签证、变更、索赔等事宜的初步处理和资料收集。8.合同履行完毕后，负责办理结算、验收等手续，并将相关资料整理后移交合同管理部门归档。2.2.3财务部门职责1.对合同中的资金安排、支付方式、税务处理等财务条款进行审核，评估其对公司财务状况的影响。2.参与合同评审，对合同价款的合理性、支付进度的可行性等提出财务意见。3.根据合同约定和审批流程，办理款项支付手续。4.负责合同相关的成本核算、费用控制及财务风险预警。第三章合同签订前管理3.1市场调研与项目评估业务部门在寻求合作、承接项目前，应进行充分的市场调研，对项目的可行性、盈利前景、潜在风险等进行综合评估，确保项目符合公司发展战略和经营目标。3.2合作方资信调查业务部门是合作方资信调查的首要责任部门，应至少核实并收集以下信息：1.主体资格：对方为法人或其他组织的，应核实其营业执照、相关资质证书（如建筑装饰工程设计与施工资质等）、法定代表人身份证明等；对方为自然人的，应核实其身份证信息。必要时，可通过国家企业信用信息公示系统等官方渠道查询其工商登记信息及有无行政处罚、失信记录等。2.履约能力：调查对方的注册资本、经营规模、财务状况、过往类似项目业绩、技术实力、生产能力、质量保证体系等。3.商业信誉：了解对方在行业内的口碑，有无重大违约、诉讼或仲裁记录，合作方评价等。4.授权代表：如对方由授权代表进行谈判和签约，应要求其提供合法有效的授权委托书。资信调查可采取实地考察、索要书面资料、向行业协会或过往合作伙伴咨询等多种方式进行。调查结果应形成书面报告，作为是否与其合作及合同谈判的重要依据。对于重大或长期合作项目，合同管理部门可协助或主导进行更深层次的资信调查。3.3合同谈判合同谈判应在充分准备的基础上进行，业务部门应制定谈判策略，明确谈判底线和目标。谈判内容应包括但不限于合同标的、数量、质量标准、价款或酬金、付款方式与期限、履行期限、地点和方式、验收标准与方法、双方权利义务、违约责任、不可抗力、争议解决方式等核心条款。重要合同的谈判，应有合同管理部门、财务部门及法务人员（如有）参与。谈判过程中应做好记录，形成谈判纪要，作为合同起草的依据。3.4招投标管理（如适用）对于依法必须进行招标的项目或公司内部规定需招标的项目，应严格按照招投标法律法规及公司内部招标管理制度执行。招标、投标、开标、评标、定标等环节均应规范操作，确保公平、公正、公开。中标通知书是合同签订的重要依据。第四章合同起草与评审4.1合同起草1.公司鼓励使用经合同管理部门审定的标准合同文本。标准合同文本能有效降低起草成本，减少常见风险。2.对于确需使用非标准文本的合同，或在标准文本基础上有重大修改的，一般由业务部门根据谈判结果和项目具体情况起草初稿，或由法务部门/法律顾问协助起草。3.合同起草应做到内容完整、条款明确、逻辑清晰、语言严谨，避免使用模糊、歧义或易产生误解的词句。4.合同文本应包括以下基本要素：当事人的名称或者姓名和住所；标的；数量；质量；价款或者报酬；履行期限、地点和方式；违约责任；解决争议的方法。根据合同性质，还可包括技术标准与规范、验收、保密、知识产权、不可抗力、通知与送达等条款。4.2合同评审所有对外签订的合同（除小额、常规、风险极低且有标准文本的合同可简化流程外）均须经过评审程序。1.评审发起：业务部门完成合同初稿后，填写《合同评审表》，连同合同初稿、谈判纪要、对方资信材料、项目评估报告等相关附件，提交合同管理部门启动评审流程。2.评审内容：*业务评审（业务部门自评及相关业务主管部门评审）：合同条款是否符合项目实际情况和谈判约定，技术标准、质量要求、工期安排等是否合理可行，合作方选择是否恰当。*法律评审（合同管理部门或法务部门/法律顾问评审）：合同主体是否合法，合同内容是否符合法律法规及政策规定，合同条款是否完整、严谨，权利义务是否明确，违约责任是否对等，争议解决方式是否适当，有无潜在法律风险。*财务评审（财务部门评审）：合同价款的构成及计算依据是否合理，付款方式、期限是否符合公司财务制度和资金计划，税务处理是否合规，发票类型及提供要求是否明确。*其他评审：根据合同性质和复杂程度，可邀请技术、质量、安全等相关部门进行专业评审。3.评审流程：评审采取分级、分部门流转的方式进行。评审人员应在规定时限内出具明确的评审意见（同意、修改后同意、不同意，并说明理由或修改建议）。4.评审反馈与修改：业务部门应根据评审意见对合同初稿进行修改，并将修改后的合同文本及修改说明再次提交评审，直至所有评审意见均得到妥善处理或采纳。5.评审记录：所有评审意见、修改过程均应在《合同评审表》中记录，并作为合同归档资料的一部分。第五章合同签订与履行5.1合同签订1.合同经评审通过后，由业务部门按照公司审批权限报请相关领导审批。审批权限根据合同金额、重要性、风险等级等因素设定。2.合同正式签订前，业务部门应对合同文本与最终评审通过的版本进行最后核对，确保无误。3.签订合同应使用公司全称，并加盖公司合同专用章。严禁使用行政公章、财务专用章等代替合同专用章签订合同。4.合同专用章由合同管理部门专人保管，使用时需履行审批登记手续。5.合同应尽量采用书面形式。对确需采用电子合同的，应确保其符合《中华人民共和国电子签名法》等相关法律法规的要求，保证电子签名的可靠性和合同内容的完整性。6.合同签订应一式多份，合同各方均应持有正本。公司至少应留存两份合同正本，一份由合同管理部门归档，一份由业务部门（或财务部门，视款项支付情况）留存。5.2合同履行合同履行是合同管理的核心环节，各相关部门应严格按照合同约定履行各自义务，并密切关注对方履约情况。1.履约跟踪：业务部门为合同履行的第一责任人，应指定专人负责合同履约的日常跟踪与管理，建立合同履行台账，记录合同标的交付、进度款支付、工程形象进度、质量检验、验收等关键节点信息。2.通知与协作：合同履行过程中，各部门应加强沟通协作。对于需要其他部门配合的事项，应及时发出通知；收到对方通知或函件，应及时处理并反馈。重要通知或沟通应采取书面形式，并留存送达证据。3.质量控制：严格按照合同约定的质量标准和验收规范对标的物（如装饰材料、施工工程）进行检验和验收，做好记录，发现质量问题及时提出并要求对方整改。4.进度管理：监督对方按照合同约定的时间节点完成相应工作，如发现工期延误风险，应及时与对方沟通，查明原因，并采取相应措施。5.款项支付：财务部门应根据合同约定、履行情况及审批流程办理款项支付。支付前，业务部门应提交付款申请，并附相关履约证明材料（如验收单、进度确认单等）。5.3合同变更与解除1.合同变更：在合同履行过程中，因客观情况发生变化，需要对合同条款进行修改、补充的，应与对方协商一致，并签订书面的补充协议或变更协议。合同变更的程序参照合同签订的评审和审批程序执行。2.合同解除：出现法定或约定的解除事由，或经双方协商一致同意解除合同的，应签订书面解除协议，明确合同解除后的善后处理事宜（如已完成工作量结算、款项支付、损失赔偿等）。合同解除应履行必要的内部审批程序。5.4合同签证与索赔1.工程签证：对于建筑装饰工程合同，在施工过程中因设计变更、现场条件变化、业主指令等原因导致工程量增减、工期调整等，业务部门应及时与业主办理书面签证确认手续，作为合同价款调整和工期计算的依据。签证应做到及时、准确、完整。2.索赔管理：*索赔：当对方违约或因不可抗力等原因导致公司权益受损时，业务部门应在合同约定的索赔期限内，收集、整理相关证据，及时向对方提出书面索赔要求。*反索赔：当对方提出索赔时，业务部门应认真研究索赔依据，核实损失情况，及时提出反驳意见和证据，妥善处理。涉及重大签证或索赔事项，应及时通知合同管理部门及法务部门参与处理。第六章合同纠纷处理6.1纠纷预防与报告各部门在合同履行过程中应增强风险意识，密切关注履约动态，及时发现和化解潜在矛盾，预防纠纷发生。一旦发生合同纠纷或可能引发纠纷的情况，业务部门应立即采取措施防止损失扩大，并在第一时间向合同管理部门及公司分管领导报告，同时整理相关合同文件、履行记录、沟通函件等证据材料。6.2纠纷处理原则与方式合同纠纷处理应遵循合法、及时、公平、效益的原则。处理方式包括：1.协商：纠纷发生后，首选通过友好协商解决，争取达成双方都能接受的解决方案。2.调解：协商不成的，可尝试请求第三方（如行业协会、调解机构）进行调解。3.仲裁或诉讼：协商或调解不成，且合同中约定了仲裁条款或事后达成仲裁协议的，应提交仲裁机构仲裁；没有约定仲裁或仲裁协议无效的，可依法向有管辖权的人民法院提起诉讼。4.在纠纷处理过程中，业务部门应积极配合合同管理部门及法务部门的工作，提供必要的证据和信息。重大纠纷的处理方案须报请公司领导层审批。第七章合同归档与后评价7.1合同归档合同履行完毕或终止后，业务部门应将合同文本（包括正本、副本、补充协议、变更协议）、评审记录、审批文件、履行过程中的各种单证（如订单、送货单、验收单、发票、付款凭证、签证单、索赔函等）、往来函件、纠纷处理文件等所有相关资料整理齐全，按照公司档案管理规定，在规定时限内移交合同管理部门统一归档。合同档案应妥善保管，确保其完整性、安全性和可查阅性。7.2合同后评价对于重大合同或具有典型意义的合同，在履行完毕后，合同管理部门可组织业务部门、财务部门、法务部门等对合同的谈判、签订、履行、管理全过程