2026年会展活动策划协议书

2026年会展活动策划协议书甲方（委托方/主办方）：[甲方全称]法定代表人/授权代表：[姓名]地址：[甲方地址]乙方（策划方/执行方）：[乙方全称]法定代表人/授权代表：[姓名]地址：[乙方地址]鉴于甲方有意举办2026年[活动具体名称]会展活动（以下简称“活动”），甲方委托乙方提供活动的策划、组织、执行和管理服务；乙方同意接受甲方的委托，根据本协议的约定提供相关服务。双方本着平等互利、诚实信用的原则，经友好协商，达成协议如下：第一条活动基本信息1.1活动名称：2026年[活动具体名称]1.2活动主题与目标：[简述活动主题及预期目标，如展商数量、观众数量、品牌曝光度等]1.3活动时间：2026年[起始日期]至[结束日期]1.4活动地点：[举办场馆全称]，地址：[场馆详细地址]1.5活动规模与形式：预计展位数[数量]个，观众类型[具体描述]，活动形式为[展览、会议、论坛等]1.6活动内容与主要环节：包括但不限于开幕式、展览展示、[具体会议/论坛名称]、[其他环节，如社交活动、签约仪式等]第二条乙方主要职责（甲方义务）2.1乙方根据甲方需求，负责制定详细的活动策划方案，包括活动整体方案、营销推广方案、注册管理系统方案、现场执行方案等，并提交甲方审核。甲方应在收到方案后[具体天数]日内予以书面确认或提出修改意见。乙方根据甲方确认的方案执行。2.2乙方负责活动所需场地的接洽、租赁谈判（若甲方不负责租赁）、合同签订及管理，确保场地满足活动要求。2.3乙方负责制定展位搭建管理方案，包括制定标准、选择合格搭建商、审核搭建图纸、监督搭建过程、验收搭建质量，确保搭建工作符合安全规范和活动整体风格。2.4乙方负责活动所需音响、灯光、视频设备、同声传译（若需要）等会议设备的租赁、安装、调试、管理和维护，确保设备运行正常。2.5乙方负责活动期间茶歇、午餐、晚餐等餐饮服务的策划、供应商选择、菜单确认和现场服务管理。2.6乙方负责展品、设备的运输、仓储、卸货等物流服务的协调与管理，确保按时到达并安全存放。2.7乙方负责制定活动期间的安保方案，配备或协调足够数量的安保人员，维护现场秩序，确保活动安全。2.8乙方负责活动场地的清洁卫生工作，确保场地整洁。2.9乙方负责活动官方网站或微站的建设、内容维护和更新。2.10乙方负责制定宣传推广计划，包括媒体邀请、广告投放、社交媒体营销、宣传物料设计制作与管理等，提升活动知名度和影响力。2.11乙方负责建立和管理活动观众/展商的报名注册系统，包括系统开发或采购、测试、上线、用户服务、报名数据处理、证件制作等。2.12乙方负责活动前期的场地布置、舞台搭建、背景板制作、指示系统设置、宣传物料摆放等，确保活动氛围符合预期。2.13乙方负责活动期间的现场流程控制，包括时间管理、环节衔接、人员协调、现场答疑、处理突发事件等，确保活动按计划顺利进行。2.14乙方负责安排并管理活动期间的礼仪模特、翻译服务等人员。2.15乙方负责活动相关费用的收取、支付和管理，并按照甲方要求定期提供详细的活动费用报告。第三条甲方可要求乙方在[具体时间]内提供活动策划方案的初步草案，供甲方审阅。第四条甲方的权利与义务4.1甲方有权要求乙方按照本协议约定及行业标准，按时、按质、按量完成各项服务。4.2甲方有权对乙方提交的活动策划方案、预算方案等文件进行审核，并提出修改意见。4.3甲方有权监督乙方履行本协议的情况，对乙方的工作提出建议。4.4甲方有权要求乙方提供活动进展报告和财务报告。4.5甲方应向乙方提供举办活动所需的甲方公司资料、品牌规范、活动主题概念、目标受众信息等必要文件和数据。4.6甲方应按时足额支付乙方根据本协议约定应收取的服务费用。4.7甲方应配合乙方进行活动宣传推广工作，按照乙方提出的宣传计划提供必要的支持和资源。4.8甲方应负责支付与其直接相关的费用，如展商展位费（若甲方代收）、展商差旅住宿费（若适用）、甲方自身的注册费、差旅费、住宿费等。4.9甲方对活动享有最终解释权，并对活动的整体内容和效果承担最终责任。第五条乙方的权利与义务5.1乙方有权要求甲方按时足额支付根据本协议约定应支付的服务费用。5.2乙方有权根据本协议和活动实际情况，制定详细的工作计划和预算，并提交甲方确认。5.3乙方有权要求甲方提供必要的配合与支持，以保障活动顺利进行。5.4乙方应保证其提供的服务符合行业专业水平，并对活动提供全面的策划和管理。5.5乙方应保护甲方的商业秘密、知识产权和信息安全，未经甲方书面同意，不得向任何第三方泄露。5.6乙方应妥善保管和管理甲方提供的资料和物品，如有遗失或损坏，应承担相应责任。5.7乙方应在活动结束后，按照甲方要求或行业惯例，提供活动总结报告、效果评估报告及相关的资料文件。5.8乙方应负责处理活动过程中发生的各种突发事件，并及时向甲方汇报。第六条费用与支付方式6.1本协议项下的服务费用总额为人民币[具体金额]元（大写：[大写金额]整）。6.2费用构成包括但不限于活动策划费、市场调研费、营销推广费、场地管理费（若适用）、搭建管理费、设备租赁费、餐饮费、人员费、注册系统费、税费及其他乙方为提供本协议项下服务所发生的必要费用。6.3支付方式如下：(1)合同签订后[具体天数]日内，甲方向乙方支付总服务费用的[具体百分比]%，即人民币[具体金额]元（作为预付款）。(2)活动报名注册工作完成并经甲方确认后[具体天数]日内，甲方向乙方支付总服务费用的[具体百分比]%，即人民币[具体金额]元（作为进度款）。(3)活动结束后[具体天数]日内，甲方向乙方支付剩余未付的服务费用，即人民币[具体金额]元（作为尾款）。6.4乙方应在收到甲方款项后，按照甲方要求或发票管理规范，向甲方开具等额发票。第七条知识产权7.1乙方为履行本协议而专门为甲方创作的活动策划方案、设计图纸、宣传物料、软件程序等的知识产权，自创作完成之日起归甲方所有。乙方保留在后续项目或作品中参考使用所获经验的权利，但不得侵犯甲方的知识产权。7.2活动整体的品牌名称、Logo、活动流程、独特创意等，其知识产权在甲方付清全部服务费用后归甲方所有。7.3乙方在提供服务过程中使用的前期资料、通用模板、乙方自有技术成果等知识产权仍归乙方所有。第八条保密条款8.1甲乙双方对于在合作过程中知悉的对方的商业秘密（包括但不限于技术信息、经营信息、客户信息、财务信息、本协议内容等）以及活动中涉及的未公开信息，负有保密义务。未经对方书面同意，任何一方不得向任何第三方泄露、使用或允许他人使用该等保密信息。8.2本保密义务不因本协议的终止而失效，持续有效期限为本协议终止后[具体年限]年。第九条违约责任9.1若甲方未能按时支付乙方服务费用，每逾期一日，应按逾期支付金额的[具体百分比，如万分之五]向乙方支付违约金，逾期超过[具体天数]日，乙方有权暂停工作或解除本协议，并要求甲方支付已完成工作的相应费用及违约金。9.2若乙方未能按时按质完成本协议约定的关键服务（如场地未按要求落实、核心设备未到位、活动流程严重混乱等），应承担相应责任，并根据情况向甲方支付违约金[具体金额或计算方式]，甲方有权要求乙方立即整改，若整改仍不达标，甲方有权解除本协议并要求乙方赔偿损失。9.3若任何一方违反本协议的保密义务，应向对方支付违约金人民币[具体金额]元，并承担由此给对方造成的一切损失。9.4因一方违约导致本协议无法继续履行的，守约方有权解除协议，并要求违约方赔偿损失。第十条不可抗力10.1本协议所称不可抗力是指不能预见、不能避免并不能克服的客观情况，包括但不限于地震、台风、洪水、火灾、战争、罢工、政府行为、法律政策变化等。10.2任何一方因不可抗力事件导致无法履行或无法完全履行本协议义务的，不承担违约责任，但应在不可抗力发生后[具体天数]日内书面通知对方，并提供相关证明文件。双方应根据不可抗力的影响，协商决定是否延期履行、部分履行或解除协议。第十一条争议解决凡因本协议引起的或与本协议有关的任何争议，双方应首先通过友好协商解决。协商不成的，任何一方均有权向[具体仲裁委员会名称]申请仲裁，仲裁裁决是终局的，对双方均有约束力。/凡因本协议引起的或与本协议有关的任何争议，双方应首先通过友好协商解决。协商不成的，任何一方均有权向[甲方或乙方所在地]有管辖权的人民法院提起诉讼。第十二条协议期限与终止12.1本协议自双方授权代表签字并加盖公章（或合同专用章）之日起生效，有效期为自[起始日期]至[结束日期]，涵盖活动策划至活动结束的全过程。12.2除本协议另有约定外，协议期满自动终止。若协议期限届满前，双方有继续合作的意向，应在协议期满前[具体天数]日另行协商签订续约协议。12.3发生以下情况之一，本协议可提前终止：(1)双方协商一致同意终止本协议。(2)一方严重违反本协议约定，经另一方书面通知后[具体天数]日内仍未纠正的，守约方有权解除本协议。(3)因不可抗力导致本协议无法继续履行的。第十三条其他条款13.1本协议构成双方就本协议标的事项达成的完整协议，取代此前所有口头或书面的协议、谅解或安排。13.2对本协议的任何修改或补充，均须经双方书面同意。13.3本协议任何条款的无效或不可执行，不影响其他条款的效