中铁二局采购管理制度

PAGE中铁二局采购管理制度一、总则（一）目的为了加强中铁二局采购管理工作，规范采购行为，确保采购活动合法、合规、高效，保障公司生产经营的顺利进行，降低采购成本，提高经济效益，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于中铁二局及其所属各单位的物资、设备、服务等采购活动。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规和相关政策要求。2.效益性原则：在保证质量的前提下，追求采购成本最低，实现经济效益最大化。3.公开、公平、公正原则：采购过程应公开透明，对所有供应商一视同仁，确保公平竞争，公正评标。4.质量优先原则：优先选择质量可靠、信誉良好的供应商，确保采购物资和服务符合公司要求。5.内部控制原则：建立健全采购内部控制机制，防范采购风险。二、采购管理职责分工（一）采购管理部门职责1.负责制定和完善采购管理制度、流程和标准。2.组织实施采购计划，编制采购预算。3.建立和维护供应商管理体系，开展供应商评价和选择。4.组织采购招标、谈判等采购活动，签订采购合同。5.协调采购过程中的相关事宜，监督采购合同执行情况。6.负责采购文件和资料的整理、归档和保管。（二）需求部门职责1.根据公司生产经营需要，提出物资、设备、服务等采购需求。2.参与采购技术规格书的编制，明确采购物资和服务的技术要求。3.配合采购管理部门开展供应商选择、采购谈判等工作。4.负责采购物资和服务的验收工作，对验收结果负责。（三）财务部门职责1.参与采购预算的编制和审核。2.负责采购资金的支付管理，审核采购付款申请。3.对采购成本进行核算和分析，提供财务支持和监督。（四）审计部门职责1.对采购活动进行审计监督，检查采购制度执行情况。2.审查采购合同的合法性、合规性和效益性。3.对采购过程中的违规行为进行调查和处理。三、采购计划管理（一）采购计划的编制1.需求部门应根据公司年度生产经营计划、项目进度安排等，提前编制采购需求计划。采购需求计划应明确采购物资和服务的名称、规格型号、数量、技术要求、交货时间等。2.采购管理部门应汇总各需求部门的采购需求计划，结合库存情况，编制年度采购计划和月度采购计划。年度采购计划应报公司主管领导审批，月度采购计划应报采购管理部门负责人审批。（二）采购计划的调整1.因生产经营计划变更、项目进度调整等原因需要调整采购计划的，需求部门应及时提出书面申请，说明调整原因和调整内容。2.采购管理部门应根据需求部门的申请，对采购计划进行评估和调整。调整后的采购计划应按照原审批程序进行审批。四、供应商管理（一）供应商准入1.采购管理部门应建立供应商准入标准和流程，明确供应商的基本条件、资质要求、业绩要求等。2.供应商应向采购管理部门提交营业执照、税务登记证、组织机构代码证、资质证书、业绩证明等相关资料，经审核合格后，方可进入供应商名录。（二）供应商评价采购管理部门应定期对供应商进行评价，评价内容包括供应商的产品质量、交货期、售后服务、价格水平、合同履行情况等。评价方式可采用问卷调查、实地考察、数据分析等多种方式。评价结果应分为优秀、良好、合格、不合格四个等级。（三）供应商选择1.采购管理部门应根据采购项目的特点和需求，从供应商名录中选择合适的供应商参与采购活动。2.对于重要采购项目，应采用招标、竞争性谈判等方式选择供应商；对于一般采购项目，可采用询价、单一来源采购等方式选择供应商。（四）供应商淘汰1.对于评价结果为不合格的供应商，采购管理部门应及时将其从供应商名录中淘汰，并停止与其合作。2.因供应商原因导致采购合同无法履行或出现严重质量问题的，采购管理部门应立即终止与该供应商的合作，并追究其违约责任。五、采购方式（一）招标采购1.招标采购适用于采购金额较大、技术复杂、竞争激烈的采购项目。2.采购管理部门应按照国家法律法规和公司内部规定，组织开展招标采购活动。招标采购应发布招标公告，邀请潜在供应商参与投标。3.评标应按照招标文件规定的评标标准和方法进行，评标结果应报采购管理部门负责人审批。（二）竞争性谈判采购1.竞争性谈判采购适用于采购时间紧迫、采购需求规格不明确、市场竞争不充分的采购项目。2.采购管理部门应组织成立谈判小组，与符合条件的供应商进行谈判。谈判小组应根据谈判情况，确定成交供应商。（三）询价采购1.询价采购适用于采购金额较小、采购需求规格明确、市场竞争充分的采购项目。2.采购管理部门应向多家供应商发出询价通知书，要求供应商报价。采购管理部门应根据供应商的报价情况，选择报价最低且符合要求的供应商作为成交供应商。（四）单一来源采购1.单一来源采购适用于只能从唯一供应商处采购、发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购、必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求等特殊情况。2.采购管理部门应组织相关部门进行论证，说明采用单一来源采购的理由和依据。单一来源采购应报公司主管领导审批。六、采购合同管理（一）合同签订1.采购管理部门应在确定成交供应商后，及时与供应商签订采购合同。采购合同应明确采购物资和服务的名称、规格型号、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、付款方式、违约责任等条款。2.采购合同签订前，应进行合同评审。合同评审由采购管理部门牵头，需求部门、财务部门、审计部门等相关部门参加。合同评审应重点审查合同条款的合法性、合规性、完整性和可行性。（二）合同履行1.采购管理部门应跟踪采购合同的履行情况，及时协调解决合同履行过程中出现的问题。2.需求部门应按照采购合同约定，做好采购物资和服务的接收、验收等工作。3.财务部门应按照采购合同约定，及时支付采购款项。（三）合同变更与解除1.在采购合同履行过程中，因不可抗力、政策调整、市场变化等原因需要变更或解除合同的，可以变更或解除合同。2.合同变更或解除应经双方协商一致，并签订书面协议。合同变更或解除协议应报采购管理部门备案。（四）合同纠纷处理1.在采购合同履行过程中，如发生合同纠纷，双方应首先通过协商解决。协商不成的，可以通过仲裁或诉讼等方式解决。2.采购管理部门应及时收集、整理合同纠纷相关资料，配合公司法律部门做好纠纷处理工作。七、采购风险管理（一）风险识别与评估1.采购管理部门应定期对采购活动进行风险识别和评估，分析可能存在的风险因素，如供应商违约、质量问题、价格波动、法律风险等。2.风险评估应采用定性与定量相结合的方法，确定风险等级。（二）风险应对措施1.针对不同等级的风险，采购管理部门应制定相应的风险应对措施。对于高风险，应采取风险规避、风险转移等措施；对于中风险，应采取风险降低、风险监控等措施；对于低风险，应采取风险接受等措施。2.采购管理部门应建立风险预警机制，及时发现和预警风险事件，采取有效措施进行处理。八、采购监督与审计（一）内部监督1.采购管理部门应建立健全内部监督机制。采购管理部门负责人应定期对采购活动进行检查和监督，发现问题及时整改。2.需求部门、财务部门、审计部门等相关部门应按照职责分工，对采购活动进行监督。发现违规行为应及时向采购管理部门报告，并配合采购管理部门进行调查和处理。（二）审计监督1.审计部门应定期对采购活动进行审计，检查