中石油采购制度

PAGE中石油采购制度一、总则（一）目的为规范中国石油天然气股份有限公司（以下简称“公司”）采购活动，加强采购管理，提高采购效率，保证采购质量，控制采购成本，防范采购风险，依据国家有关法律法规和公司实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司总部及所属各企事业单位的采购活动，包括物资采购、工程采购、服务采购等各类采购项目。（三）基本原则1.依法合规原则：采购活动必须遵守国家法律法规和公司内部规章制度，确保采购行为合法合规。2.公开公正公平原则：采购过程应公开透明，保证所有潜在供应商平等参与竞争，维护市场公平竞争秩序。3.效益优先原则：在保证采购质量的前提下，优化采购流程，降低采购成本，提高采购效益。4.诚实守信原则：采购各方应诚实守信，履行各自的权利和义务，确保采购合同的顺利履行。二、采购管理职责（一）采购管理部门职责1.负责制定和完善公司采购管理制度、流程和标准。2.组织实施公司集中采购项目，协调和指导所属企事业单位的采购工作。3.建立和维护供应商管理体系，组织供应商的选择、评价和考核。4.负责采购合同的签订、执行和监督，协调处理采购合同纠纷。5.定期分析采购数据，评估采购绩效，提出改进措施和建议。（二）需求部门职责1.根据生产经营需要，提出采购需求，明确采购物资、工程或服务的规格、数量、质量等要求。2.参与采购项目的前期调研、技术交流和商务谈判等工作。3.负责采购项目的验收工作，对采购物资、工程或服务的质量、数量等进行检验和评估。4.配合采购管理部门做好供应商管理和采购合同执行等工作。（三）财务部门职责1.负责审核采购预算，监督采购资金的使用。2.参与采购合同的审核，确保合同条款符合财务规定。3.负责采购付款的审核和支付，对采购成本进行核算和分析。（四）审计部门职责1.对采购活动进行审计监督，检查采购制度的执行情况。2.审查采购项目的合规性、合法性和效益性，提出审计意见和建议。3.对采购合同进行审计，防范采购风险。三、采购计划管理（一）采购计划的编制1.需求部门应根据生产经营计划、库存状况和市场需求等因素，定期编制采购计划。采购计划应明确采购物资、工程或服务的名称、规格、数量、质量要求、采购时间等内容。2.采购计划应按照公司预算管理要求，纳入年度预算或专项预算，并报相关部门审批。（二）采购计划的审批1.采购计划的审批应按照公司内部审批流程进行，由需求部门负责人、采购管理部门负责人、财务部门负责人等相关人员进行审核，报公司分管领导或主要领导批准。2.对于重大采购项目的采购计划，应组织相关部门进行论证和评审，确保采购计划的合理性和可行性。（三）采购计划的执行与调整1.采购管理部门应根据批准的采购计划，及时组织实施采购活动。在采购过程中，如遇特殊情况需要调整采购计划，需求部门应提出书面申请，说明调整原因和调整内容，经采购管理部门审核后，报原审批部门批准。2.采购计划调整后，采购管理部门应及时通知相关部门和供应商，确保采购活动的顺利进行。四、供应商管理（一）供应商准入1.建立供应商准入制度，明确供应商的准入条件和标准。供应商应具备合法经营资格、良好的商业信誉、较强的生产能力和质量保证能力等条件。2.采购管理部门应定期收集供应商信息，建立供应商信息库。对于新申请准入的供应商，采购管理部门应组织相关人员进行实地考察和评估，符合准入条件的供应商方可进入供应商信息库。（二）供应商选择与评价1.采购项目实施前，采购管理部门应根据采购需求和供应商信息库，选择若干家潜在供应商进行询价、报价或招标等采购活动，并组织相关人员进行商务谈判和技术交流。2.建立供应商评价体系，定期对供应商的产品质量、交货期、售后服务、价格水平等方面进行评价。评价结果作为供应商选择、合作和淘汰的重要依据。（三）供应商考核与淘汰1.采购管理部门应定期对供应商进行考核，对于考核不合格的供应商，应责令其限期整改。如整改后仍不符合要求，应取消其供应商资格，并从供应商信息库中删除。2.对于出现严重质量问题、交货期延误、售后服务不到位等情况的供应商，采购管理部门应及时采取相应措施，如暂停合作、扣除货款、追究违约责任等，并视情节轻重决定是否淘汰该供应商。五、采购方式与程序（一）采购方式1.招标采购：适用于采购金额较大、技术复杂、潜在供应商较多的采购项目。招标采购应按照国家有关法律法规和公司内部招标管理规定进行，通过公开招标、邀请招标等方式确定中标供应商。2.询价采购：适用于采购金额较小、技术简单、市场货源充足的采购项目。询价采购应向多家供应商发出询价函，要求其报价，根据报价情况选择合适的供应商。3.竞争性谈判采购：适用于采购项目技术复杂、有特殊要求，或因时间紧迫需要尽快采购的情况。竞争性谈判采购应邀请不少于三家供应商进行谈判，通过谈判确定成交供应商。4.单一来源采购：适用于只能从唯一供应商处采购、发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购、必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求等特殊情况。单一来源采购应按照公司内部规定进行审批，并与供应商签订采购合同。（二）采购程序1.采购申请：需求部门根据采购计划，填写采购申请表，详细说明采购物资、工程或服务的名称、规格、数量、质量要求、采购时间等内容，并提交相关证明材料。2.采购审批：采购申请表经需求部门负责人审核后，报采购管理部门负责人、财务部门负责人等相关人员进行审核，报公司分管领导或主要领导批准。3.采购实施：采购管理部门根据批准的采购申请，按照选定的采购方式组织实施采购活动。在采购过程中，应严格按照采购程序和相关法律法规要求进行操作，确保采购活动的公开、公正、公平。4.合同签订：采购项目确定成交供应商后，采购管理部门应与供应商签订采购合同。采购合同应明确双方的权利和义务，包括物资、工程或服务的规格、数量、质量要求、价格、交货期、付款方式、售后服务等条款。5.合同执行与验收：采购合同签订后，双方应按照合同约定履行各自的义务。需求部门负责采购项目的验收工作，应按照合同要求对采购物资、工程或服务的质量、数量等进行检验和评估。验收合格后，需求部门应出具验收报告。6.付款结算：财务部门根据采购合同和验收报告，审核采购付款申请，办理付款手续。采购付款应严格按照合同约定的付款方式和时间进行，确保资金支付的安全和合规。六、采购合同管理（一）合同签订1.采购合同应采用书面形式，由采购管理部门与供应商签订。合同签订前，采购管理部门应组织相关人员对合同条款进行审核，确保合同条款符合法律法规和公司要求。2.采购合同应明确双方的权利和义务，包括物资、工程或服务的规格、数量、质量要求、价格、交货期、付款方式、售后服务等条款。合同条款应具体、明确、合法，避免模糊不清或歧义条款。（二）合同执行1.采购合同签订后，双方应按照合同约定履行各自的义务。采购管理部门应跟踪合同执行情况，及时协调解决合同执行过程中出现的问题。2.供应商应按照合同约定的时间、地点和方式交付物资、工程或服务，并提供相关的质量证明文件和售后服务。需求部门应按照合同约定及时验收，并支付货款。（三）合同变更与解除1.在合同执行过程中，如遇特殊情况需要变更合同条款，双方应协商一致，并签订书面变更协议。变更协议作为原合同的补充文件，与原合同具有同等法律效力。2.如因不可抗力或其他原因需要解除合同，双方应按照合同约定或法律法规要求办理相关手续。解除合同后，双方应按照约定进行结算和清理。（四）合同纠纷处理1.在合同执行过程中，如发生合同纠纷，双方应首先通过友好协商解决。协商不成的，可以按照合同约定的争议解决方式进行处理，如申请仲裁或提起诉讼。2.在合同纠纷处理过程中，采购管理部门应及时收集相关证据，配合公司法律部门做好应对工作，维护公司的合法权益。七、采购风险管理（一）风险识别与评估1.建立采购风险识别与评估机制，定期对采购活动进行风险识别和评估。采购风险主要包括市场风险、质量风险、供应商风险、合同风险、法律风险等。2.采购管理部门应组织相关人员对采购风险进行分析和评估，确定风险等级，并制定相应的风险应对措施。（二）风险应对措施1.市场风险应对措施：加强市场调研和分析，及时掌握市场价格波动情况，合理安排采购计划，采取套期保值等方式规避市场风险。2.质量风险应对措施：加强对供应商的质量管理，严格审核供应商的资质和产品质量，签订质量保证协议，加强采购物资的检验和验收，确保采购物资的质量符合要求。3.供应商风险应对措施：建立供应商评价和考核体系，加强对供应商的管理和监督，定期评估供应商的信用状况和履约能力，选择优质供应商合作，降低供应商风险。4.合同风险应对措施：加强采购合同管理对合同条款进行严格审核，确保合同条款合法合规、明确具体，签订合同后加强对合同执行情况的跟踪和监督，及时处理合同变更和解除等事项，防范合同风险。5.法律风险应对措施：加强对采购人员的法律法规培训，提高法律意识，确保采购活动符合法律法规要求，在采购合同签订和执行过程中，及时咨询公司法律部门，防范法律风险。八、采购监督与检查（一）内部监督1.建立采购内部监督机制，采购管理部门、审计部门等应定期对采购活动进行监督检查，确保采购制度的执行和采购活动的规范。2.采购管理部门应定期对采购项目进行自查，及时发现和纠正采购过程中存在的问题。审计部门应定期对采购活动进行审计，重