中建公司采购制度

PAGE中建公司采购制度一、总则（一）目的为规范中建公司采购行为，加强采购管理，提高采购效率，降低采购成本，保证采购质量，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于中建公司及所属各单位的采购活动，包括工程建设项目所需的物资、设备、服务等采购。（三）基本原则1.依法合规原则：采购活动必须遵守国家法律法规和相关行业标准，确保采购行为合法合规。2.公开公正原则：采购过程应公开透明，公平对待所有供应商，确保采购结果公正合理。3.成本效益原则：在保证采购质量的前提下，努力降低采购成本，提高采购效益。4.质量优先原则：优先选择质量可靠、信誉良好的供应商，确保所采购的物资、设备、服务符合项目要求。5.廉洁自律原则：采购人员应严格遵守廉洁自律规定，杜绝腐败行为。二、采购组织与职责（一）采购决策机构中建公司设立采购决策委员会，负责对重大采购事项进行决策。采购决策委员会由公司领导、相关部门负责人等组成。其职责包括：1.审议采购战略和政策。2.审批重大采购项目的采购方案。3.协调解决采购过程中的重大问题。（二）采购管理部门公司设立采购管理部门，负责采购制度的制定、执行和监督，以及采购活动的组织和实施。采购管理部门职责如下：1.制定和完善采购管理制度、流程和标准。2.建立和维护供应商数据库。3.组织采购项目的招标、询价、谈判等采购活动。4.负责采购合同的签订、执行和管理。5.监督采购过程，确保采购活动合规、高效进行。6.定期对采购工作进行总结和分析，提出改进建议。（三）需求部门各需求部门负责提出采购需求，配合采购管理部门开展采购工作。其职责包括：1.根据项目需要，准确编制采购需求计划。2.参与采购项目的技术规格制定和供应商选择。3.协助采购管理部门进行采购合同的验收工作。（四）其他相关部门财务部门负责采购资金的预算、支付和核算；审计部门负责对采购活动进行审计监督；法务部门负责对采购合同进行法律审查。三、采购流程（一）采购计划编制1.需求部门根据项目进度和实际需求，提前编制采购需求计划。采购需求计划应明确采购物资、设备、服务的名称、规格、数量、质量要求、交货时间等内容。2.采购需求计划经需求部门负责人审核后，提交采购管理部门。3.采购管理部门对采购需求计划进行汇总、分析和审核，结合公司库存情况和采购预算，编制年度、季度和月度采购计划。（二）供应商选择与管理1.供应商开发采购管理部门通过多种渠道收集供应商信息，建立供应商数据库。对潜在供应商进行调查和评估，包括供应商的资质、信誉、生产能力、产品质量、价格水平、售后服务等方面。选择符合要求的供应商进行合作，并签订合作协议。2.供应商评估与考核采购管理部门定期对供应商进行评估和考核，评估内容包括交货期、产品质量、售后服务、价格水平等方面。根据评估结果，对供应商进行分类管理，对于表现优秀的供应商给予奖励和优先合作机会，对于表现不佳的供应商进行警告、整改或淘汰。3.供应商关系维护采购管理部门与供应商保持密切沟通，及时解决合作过程中出现的问题。定期与供应商进行商务洽谈，争取更优惠的采购价格和条件。建立供应商激励机制，促进供应商提高服务质量和产品质量。（三）采购方式选择1.招标采购对于金额较大、技术复杂、竞争充分的采购项目，采用招标采购方式。采购管理部门制定招标文件，明确招标要求、评标标准等内容。发布招标公告，邀请潜在供应商参与投标，并组织开标、评标和定标工作。2.询价采购对于金额较小、技术简单、市场货源充足的采购项目，采用询价采购方式。采购管理部门向多家供应商发出询价函，要求供应商报价。供应商应在规定时间内提交报价文件。采购管理部门对供应商的报价进行比较和分析，选择报价合理、信誉良好的供应商签订采购合同。3.谈判采购对于特殊规格、定制化的采购项目，或市场竞争不充分的采购项目，采用谈判采购方式。采购管理部门与供应商进行谈判，就采购价格、交货期、质量标准等条款进行协商，达成一致意见后签订采购合同。4.单一来源采购符合下列情形之一的，可以采用单一来源采购方式：只能从唯一供应商处采购的。发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的。必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。采用单一来源采购方式的，采购管理部门应组织相关部门进行论证，并报采购决策委员会批准。（四）采购合同签订1.采购管理部门根据采购结果，与选定供应商签订采购合同。采购合同应明确采购物资、设备、服务的名称、规格、数量、质量要求、交货时间、交货地点、价格、付款方式、违约责任等条款。2.采购合同签订前，应提交法务部门进行法律审查，确保合同条款合法合规。3.采购合同经双方签字盖章后生效，采购管理部门应及时将合同副本分发给需求部门、财务部门等相关部门。（五）采购合同执行与验收1.合同执行采购管理部门负责跟踪采购合同的执行情况，及时协调解决合同执行过程中出现的问题。供应商应按照合同约定的时间、地点、质量标准等要求履行交货义务。需求部门应做好收货准备工作，及时接收货物。2.验收采购合同执行完毕后，需求部门应组织相关人员对采购物资、设备、服务进行验收。验收内容包括数量、质量规格、性能等方面。验收合格后，需求部门应出具验收报告。验收报告应包括验收项目、验收标准、验收结果等内容。如果验收不合格，需求部门应及时通知采购管理部门，采购管理部门应与供应商协商解决，如要求供应商补货、换货、退货或承担违约责任等。（六）采购付款1.财务部门根据采购合同约定和验收报告，审核采购付款申请。2.采购付款申请经财务部门负责人审核后，报公司领导审批。3.公司领导审批通过后，财务部门按照合同约定的付款方式和时间，及时支付采购款项。四、采购风险管理（一）风险识别与评估1.采购管理部门定期对采购过程中的风险进行识别和评估，包括市场风险、供应商风险、质量风险、合同风险、廉洁风险等。2.采用定性和定量相结合的方法，对风险发生的可能性和影响程度进行评估，确定风险等级，并制定相应的风险应对措施。（二）风险应对措施1.市场风险应对关注市场动态，及时掌握市场价格波动情况，合理安排采购时间和数量，避免因市场价格波动造成采购成本增加。与供应商签订价格调整条款，根据市场价格变化情况，适时调整采购价格。2.供应商风险应对加强供应商管理，建立供应商评估和考核机制，选择信誉良好、实力雄厚的供应商合作。与供应商签订风险分担条款，明确在供应商出现违约等情况时，双方应承担的责任和义务。建立供应商备用机制，在主要供应商出现问题时，能够及时切换到备用供应商，保证采购活动的顺利进行。3.质量风险应对加强采购合同中的质量条款管理，明确质量标准和验收方法，要求供应商提供质量保证文件。增加检验检测环节，对采购物资、设备进行严格的质量检验，确保所采购的产品符合质量要求。建立质量追溯机制，对出现质量问题的产品，能够及时追溯到供应商，并采取相应的措施进行处理。4.合同风险应对加强采购合同管理，严格审查合同条款，确保合同合法合规、条款清晰、责任明确。建立合同执行跟踪机制，及时掌握合同执行情况，发现问题及时采取措施解决。定期对合同进行清理和评估，总结合同管理经验教训，不断完善合同管理制度。5.廉洁风险应对加强廉洁教育，提高采购人员的廉洁意识，杜绝腐败行为。建立廉洁监督机制，对采购过程进行全程监督，发现违规违纪行为及时进行查处。与供应商签订廉洁协议，明确双方在廉洁方面的责任和义务，共同营造廉洁的采购环境。五、采购监督与审计（一）内部监督1.采购管理部门应建立健全内部监督机制，加强对采购过程的自我监督和检查。定期对采购项目进行内部审计，检查采购程序是否合规、采购文件是否齐全、采购合同是否履行等。2.公司审计部门定期对采购活动进行审计监督，重点审查采购项目的合法性、合规性、效益性等方面。审计部门有权调阅采购文件、合同、账目等资料，对相关人员进行询问和调查。（二）外部监督1.接受政府有关部门的监督检查