中建八局采购制度

PAGE中建八局采购制度一、总则（一）目的为规范中建八局采购活动，加强采购管理，确保采购工作合法、合规、高效进行，满足项目建设需求，提高企业经济效益，特制定本采购制度。（二）适用范围本制度适用于中建八局及所属各单位的各类物资、设备、服务等采购活动。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规及相关政策要求。2.公平公正原则：采购过程应公开透明，确保所有供应商机会均等，公平竞争。3.效益原则：在保证质量的前提下，追求采购成本最低，实现经济效益最大化。4.诚信原则：采购各方应诚实守信，履行合同约定。二、采购组织与职责（一）采购管理部门1.职责负责制定和完善采购管理制度、流程和标准。组织实施采购计划，协调采购活动中的各项工作关系建立和管理供应商库监督采购合同执行情况定期对采购工作进行总结和分析，提出改进建议2.人员配备部门负责人：具备丰富的采购管理经验和较强组织协调能力采购专员：熟悉采购业务流程，具备良好沟通谈判能力合同管理人员：熟悉合同法规，具备合同起草、审核、管理能力（二）需求部门1.职责根据项目进度和实际需求，及时准确提交采购申请参与采购前期调研、技术规格确定等工作协助采购部门进行供应商考察、合同谈判等负责采购物资、设备到货验收及使用过程中的质量反馈2.人员配备需求部门负责人：对项目需求有清晰认识，能有效组织内部沟通协调需求专员：熟悉项目业务，能准确表达需求(三)财务部门1.职责参与采购预算编制审核负责采购资金的筹集、支付和核算对采购成本进行分析和控制2.人员配备财务负责人：具备财务管理专业知识和丰富经验财务专员：熟悉财务核算流程，能准确处理采购相关财务事务三、采购计划管理（一）采购计划编制依据1.项目施工进度计划2.物资设备库存情况3.历史采购数据（二）采购计划编制流程1.需求部门根据项目进度和实际需求，在规定时间内提交采购申请，明确采购物资、设备的名称、规格、数量、交货时间等要求。2.采购管理部门汇总各需求部门采购申请，结合库存情况，进行综合分析和平衡，编制年度、季度、月度采购计划草案。3.采购计划草案提交相关部门会审，包括需求部门、财务部门、技术部门等，各部门根据职责对采购计划进行审核，提出意见和建议。4.采购管理部门根据会审意见，对采购计划草案进行修改完善，形成正式采购计划，并报主管领导审批。（三）采购计划调整1.因项目变更、设计调整、不可抗力等原因导致采购计划需要调整时，需求部门应及时提出书面申请，说明调整原因及内容。2.采购管理部门对需求部门提交的调整申请进行审核，并组织相关部门进行会审。3.采购计划调整经主管领导审批后实施，采购管理部门及时通知相关部门和供应商。四、供应商管理(一)供应商准入1.供应商资质要求具有合法经营资格，具备有效的营业执照、税务登记证、组织机构代码证等证件。具有良好商业信誉和健全财务会计制度。具有履行合同所必需的设备和专业技术能力。近三年内无重大违法违规经营记录。符合国家法律法规及行业标准规定的其他条件。2.准入流程采购管理部门发布供应商招募公告，明确招募条件、报名方式、截止时间等要求。供应商按照招募公告要求，提交报名资料，包括企业简介、资质证书、业绩证明、产品样本等。采购管理部门对报名供应商进行资格初审，筛选出符合基本条件的供应商进入实地考察环节。采购管理部门组织相关人员对初审合格供应商进行实地考察，考察内容包括企业生产经营状况、质量管理体系、售后服务能力等。根据实地考察情况，采购管理部门对供应商进行综合评价，确定准入供应商名单，并报主管领导审批。（二）供应商评价与考核1.评价指标产品质量：包括产品合格率、质量稳定性等。交货期：按时交货率、交货及时性等。价格：产品价格合理性、价格优惠程度等。售后服务：响应速度、解决问题能力等。商业信誉：合同履行情况、诚信经营记录等。2.评价周期定期评价：每年进行一次全面供应商评价。不定期评价：根据采购项目实施情况、供应商投诉等，对供应商进行不定期评价。3.评价方式问卷调查：向需求部门、使用部门等相关方发放问卷，了解供应商在产品质量、交货期、售后服务等方面表现。实地考察：对供应商进行实地考察，核实评价指标完成情况。数据分析：分析供应商交货记录、质量检验报告、付款记录等数据。4.考核结果应用对于评价优秀的供应商，给予优先合作机会、增加采购份额等奖励。对于评价不合格的供应商，发出整改通知，并暂停或取消合作资格。根据供应商评价结果，对供应商库进行动态调整。（三）供应商关系管理1.建立定期沟通机制，采购管理部门与供应商定期召开沟通会议，及时解决合作中出现问题。2.加强与供应商战略合作，共同开展技术研发、质量改进等活动，实现互利共赢。3.建立供应商激励机制，通过价格优惠、付款方式优化等措施，激励供应商提高产品质量和服务水平。五、采购方式（一）招标采购1.适用范围：适用于采购金额较大、技术复杂、潜在供应商较多的物资、设备、服务等采购项目。2.招标流程采购管理部门编制招标文件，明确招标项目基本情况、技术规格、商务条款、评标标准等内容。通过指定媒体、中建八局官网等渠道发布招标公告，邀请潜在供应商报名参加投标。对报名供应商进行资格预审，确定合格投标人名单。组织投标人进行现场踏勘、答疑等活动。开标、评标、定标，按照招标文件规定评标标准和方法，对投标人投标文件进行评审，确定中标候选人名单，并报主管领导审批。发布中标公告，向中标人发出中标通知书，同时通知未中标人。3.招标监督采购管理部门应建立健全招标采购内部监督机制，加强对招标过程各个环节监督检查。纪检监察部门对招标采购活动进行全程监督，确保招标采购工作合法合规。（二）竞争性谈判采购1.适用范围：适用于招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的采购项目。2.谈判流程采购管理部门确定谈判小组成员，谈判小组由采购管理部门、需求部门、技术部门、财务部门等相关人员组成。采购管理部门向符合相应资格条件的供应商发出谈判邀请书。谈判小组与供应商进行谈判，谈判内容包括技术规格、价格、交货期、售后服务等。谈判小组要求供应商在规定时间内进行最后报价，根据最后报价情况，确定成交供应商，并报主管领导审批。采购管理部门向成交供应商发出成交通知书，同时通知未成交供应商谈判结果。（三）询价采购1.适用范围：适用于采购的货物规格和标准统一固定、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目。2.询价流程采购管理部门向多家供应商发出询价函件，询价函件应明确采购物资、设备的名称、规格、数量、交货时间、质量要求等内容。供应商在规定时间内回复询价函件，报出产品价格、交货期等信息采购管理部门对供应商回复进行整理和比较，选择报价合理、交货期合适的供应商作为成交供应商，并报主管领导审批。采购管理部门向成交供应商发出成交通知书，同时通知未成交供应商询价结果。（四）单一来源采购1.适用范围：适用于只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的采购项目。2.采购流程采购管理部门提出单一来源采购申请，说明采购理由、拟采购物资、设备或服务名称、规格、数量、预算金额等内容。采购管理部门组织相关人员对单一来源采购申请进行论证，论证内容包括采购必要性、供应商唯一性、价格合理性等。单一来源采购申请经主管领导审批后实施，采购管理部门与供应商签订采购合同。六、采购合同管理（一）合同签订1.采购管理部门根据采购结果，在规定时间内与中标人或成交供应商签订采购合同。2.采购合同应明确采购物资、设备或服务的名称、规格、数量、价格、交货时间、质量标准、付款方式、违约责任等条款。3.采购合同签订前，应进行合同审核，审核内容包括合同条款合法性、完整性、准确性等，合同审核通过后方可签订。（二）合同履行1.采购管理部门负责跟踪采购合同履行情况，及时协调解决合同履行过程中出现的问题。2.需求部门负责按照采购合同约定，做好物资、设备到货验收及使用过程中的相关工作。3.供应商应按照采购合同约定，按时、按质、按量提供物资、设备或服务。（三）合同变更与解除1.在采购合同履行过程中，因不可抗力、项目变更、供应商原因等需要变更或解除合同的应按照法律法规及合同约定程序进行。2.合同变更或解除申请应由采购管理部门提出，经相关部门会审后报主管领导审批。3.合同变更或解除后，采购管理部门应及时通知相关部门，并做好后续处理工作。（四）合同结算1.采购合同结算应按照合同约定付款方式和结算周期进行。2.需求部门应在物资、设备到货验收合格后，及时向采购管理部门提交付款申请。3.采购管理部门对需求部门提交付款申请进行审核，审核通过后报财务部门办理付款手续。七、采购风险管理（一）风险识别与评估1.采购管理部门应定期对采购活动进行风险识别，识别内容包括市场风险、供应商风险合同风险、质量风险、法律风险等。2.采用定性与定量相结合方法，对识别出风险进行评估，确定风险等级。（二）风险应对措施1.针对市场风险，加强市场调研，及时掌握市场价格波动情况，合理安排采购计划。2.针对供应商风险，加强供应商管理，建立供应商评价与考核机制，降低供应商违约风险。3.针对合同风险，加强合同审核与管理严格履行合同审批程序，防范合同纠纷。4.针对质量风险加强物资、设备到货验收管理，建立质量反馈机制，确保采购物资、设备质量合格。5.针对法律风险加强法律法规学习培训，提高采购人员法律意识，确保采购活动合法合规。八、采购监督与审计（一）内部监督1.采购管理部门应建立健全内部监督制度，加强对采购活动全过程监督检查。定期对采购计划执行情况进行检查，确保采购计划按时完成。对采购方式选择、采购程序执行情况进行监督，防止违规操作。对采购合同签订及履行