中学采购询价管理制度

PAGE中学采购询价管理制度一、总则1.目的为规范中学采购询价行为，加强采购管理，提高资金使用效益，保证采购质量，促进廉政建设，依据国家相关法律法规及行业标准，结合本校实际情况，制定本管理制度。2.适用范围本制度适用于本校各部门、各年级组及相关项目涉及的采购询价活动，包括教学设备、办公用品、后勤物资、基建维修等各类物品及服务的采购。3.基本原则合法性原则：采购询价活动必须遵守国家法律法规，符合相关政策要求，确保采购行为合法合规。公正性原则：采购询价过程应遵循公平、公正、公开的原则，保障参与各方的合法权益，不受任何单位和个人的非法干预。效益性原则：在保证采购质量的前提下，通过合理询价和采购，降低采购成本，提高资金使用效益。诚信原则：参与采购询价活动的各方应诚实守信，履行各自的责任和义务，不得弄虚作假、欺诈舞弊。二、采购询价管理机构及职责1.采购询价领导小组组成：由学校领导班子成员、相关职能部门负责人等组成。职责负责制定采购询价政策和制度，指导采购询价工作。审议采购询价计划和重大采购项目方案，决策采购询价中的重大事项。监督采购询价活动的全过程，确保采购工作公正、透明。2.采购询价工作小组组成：由后勤部门负责人、财务人员、相关专业教师代表等组成。职责负责具体实施采购询价工作，制定采购询价方案和流程。组织开展市场调研，收集供应商信息，建立供应商数据库。按照询价程序，向供应商发出询价函，进行询价、比价、议价等工作。对采购项目进行评估和筛选，提出推荐意见，报采购询价领导小组审批。负责采购合同的起草、签订、履行及验收等工作。整理和归档采购询价文件及相关资料。3.监督小组组成：由学校纪检监察部门人员、教职工代表等组成。职责对采购询价活动进行全程监督检查，确保采购过程符合法律法规和学校制度要求。受理采购询价活动中的投诉和举报，对违规行为进行调查处理，并及时反馈处理结果。三、采购询价流程1.采购申请各部门、年级组根据工作需要，填写《采购申请表》，详细说明采购项目名称、规格型号、数量、预算金额、采购用途等内容，并经部门负责人签字确认后提交至后勤部门。后勤部门对采购申请进行初审，核实采购项目的必要性和可行性，对不符合要求的申请予以退回，并说明理由。2.询价准备制定询价方案：采购询价工作小组根据采购申请，制定详细的询价方案，明确询价范围、询价方式、询价时间安排等内容。收集供应商信息：通过多种渠道收集潜在供应商信息，包括供应商名录、行业网站、招标公告、供应商推荐等，建立供应商数据库，并对供应商的资质、信誉、产品质量、价格等进行初步评估。编制询价文件：询价文件应包括采购项目的详细规格要求、技术参数、质量标准、交货时间、售后服务等内容，以及询价函、报价表等格式文件。询价文件应确保内容完整、准确、清晰，避免出现歧义或漏洞。3.询价实施发出询价函：采购询价工作小组按照询价方案，向符合条件的供应商发出询价函，明确告知询价的各项要求和供应商应提供的报价文件及相关资料。询价函应加盖学校公章，并注明回复截止时间。供应商报价：供应商在收到询价函后，应按照要求编制报价文件，详细列出产品名称、规格型号、数量、单价、总价、交货期、售后服务等内容，并加盖单位公章后在规定时间内回复。询价记录：采购询价工作小组对供应商的报价进行详细记录，包括报价时间、供应商名称、报价内容、联系人及联系方式等信息，并对报价文件进行整理和归档。4.比价议价价格比较：采购询价工作小组对各供应商的报价进行比较分析，综合考虑产品质量、价格、交货期、售后服务等因素，筛选出价格合理、产品质量可靠、信誉良好的供应商作为潜在的中标候选人。议价协商：对于价格相近的供应商，采购询价工作小组可与潜在中标候选人进行议价协商，进一步争取更优惠的价格和更好的服务条款。在议价过程中，应保持与供应商的沟通，记录议价过程和结果。5.确定中标供应商评估推荐：采购询价工作小组根据比价议价结果，对潜在中标候选人进行综合评估，并向采购询价领导小组提交推荐意见，推荐意见应包括推荐供应商的名称、理由、采购项目的预计成交金额等内容。审批决策：采购询价领导小组对采购询价工作小组提交的推荐意见进行审议，根据学校的采购政策和实际情况，确定中标供应商，并做出最终决策。6.合同签订起草合同：采购询价工作小组根据采购项目的要求和中标供应商的承诺，起草采购合同。合同应明确双方的权利和义务，包括产品规格、数量、价格、交货期、质量标准、售后服务、付款方式等条款，确保合同内容合法、合规、合理、明确。审核合同：采购询价工作小组将起草好的采购合同提交至学校法律顾问和财务人员进行审核，重点审核合同的合法性、合规性、完整性以及财务条款的合理性等内容。审核通过后，合同方可签订。签订合同：采购合同经审核通过后，由学校法定代表人或授权代表与中标供应商签订合同。签订合同前，双方应仔细核对合同条款，确保合同内容与询价文件和双方协商一致的结果相符。合同签订后，应及时加盖双方公章，并由专人负责保管。7.采购验收制定验收方案：采购项目到货前，采购询价工作小组应会同相关部门和专业人员制定验收方案，明确验收标准、验收程序、验收人员及验收时间等内容。验收方案应根据采购项目的特点和要求，结合国家相关标准和行业规范制定，确保验收工作的科学性、公正性和准确性。实施验收：采购项目到货后，采购询价工作小组应按照验收方案组织相关人员进行验收。验收人员应严格按照验收标准对采购项目的数量、规格、型号、质量、性能等进行逐一核对，确保采购项目符合合同要求。验收过程中，应做好验收记录，包括验收时间、验收人员、验收内容及验收结果等信息。验收报告：验收工作完成后，验收人员应填写《采购验收报告》，详细说明验收情况和验收结论。验收报告应由验收人员签字确认，并加盖部门公章。如验收合格，采购项目可正式投入使用；如验收不合格，应及时与中标供应商沟通协商，要求其限期整改或退换货物，直至验收合格为止。四、采购询价相关文件及资料管理1.文件资料分类采购申请文件：包括各部门、年级组提交的《采购申请表》及相关附件，如采购项目的详细说明、预算明细等。询价文件：包括询价方案、询价函、供应商报价文件、比价议价记录等。合同文件：包括采购合同及其补充协议、变更协议等。验收文件：包括验收方案、验收报告、质量检验证明等。其他文件：如与采购询价活动相关的会议纪要、往来信函、投诉处理记录等。2.文件资料归档采购询价工作结束后，采购询价工作小组应及时对采购询价过程中产生的各类文件资料进行整理和归档。归档文件应按照类别和时间顺序进行编号，确保文件资料的完整性和系统性。归档文件应采用纸质和电子两种形式保存，纸质文件应装订成册，编制目录，便于查阅；电子文件应存储在专用的服务器或存储设备上，并进行备份，防止数据丢失损坏备用。3.文件资料查阅学校内部人员因工作需要查阅采购询价相关文件资料时应填写《文件查阅申请表》明确查阅内容、查阅目的等信息经所在部门负责人审批后到采购询价工作小组指定地点查阅。查阅过程中应遵守保密规定不得擅自复印下载或传播文件资料严禁涂改损坏文件资料原件。外部单位因特殊原因需要查阅采购询价相关文件资料时必须持有单位介绍信或相关证明文件经学校采购询价领导小组批准后由采购询价工作小组安排专人陪同查阅查阅内容和范围应严格限定在批准范围内查阅人员不得擅自摘抄、复制或带走文件资料查阅结束后应及时归还所有查阅文件资料并由陪同人员签字确认查阅情况。五、监督与考核1.监督检查监督小组应定期对采购询价活动进行监督检查，重点检查采购询价程序的执行情况、采购文件的编制与审核情况、供应商选择及合同签订情况、采购项目的验收情况等内容，确保采购活动合法、合规、公正、透明。在采购询价过程中，监督小组可随时对采购活动进行现场监督，对发现的问题及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。对于违规行为，应及时进行调查处理，并按照相关规定追究责任人员的责任。2.投诉处理学校设立专门的采购询价投诉邮箱和电话接受教职工和供应商对采购询价活动的投诉和举报。投诉举报应实名提交并提供详细的投诉事项及相关证据材料。采购询价领导小组收到投诉举报后应及时安排监督小组进行调查核实。调查过程应当客观公正全面收集相关证据材料听取各方意见并形成调查报告。对于投诉举报事项经调查属实的应依法依规对违规行为进行处理并及时向投诉举报人反馈处理结果；对于经查不实的应向投诉举报人说明情况并做好解释工作。3.考核评价学校建立采购询价工作考核评价制度对采购询价工作小组及相关人员的工作绩效进行考核评价。考核评价内容包括采购项目的完成情况、采购质量效率、成本控制、合同履行情况、供应商满意度等方面指标。考核评价结果作为对采购询