中央企业采购控制制度

PAGE中央企业采购控制制度一、总则（一）目的为加强中央企业采购管理，规范采购行为，防范采购风险，提高采购效率，保障企业生产经营活动的顺利进行，根据国家相关法律法规和行业标准，结合本企业实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于中央企业总部及所属各级全资、控股子企业（以下统称企业）的采购活动。（三）基本原则1.依法合规原则：采购活动应当遵守国家法律法规和企业内部规章制度，确保采购行为合法合规。2.公开公正公平原则：采购活动应当公开透明，遵循公正、公平的竞争原则，保障所有潜在供应商平等参与竞争的权利。3.效益优先原则：采购活动应当以提高企业经济效益为目标，优化采购流程，降低采购成本，提高采购质量。4.风险防控原则：采购活动应当建立健全风险防控机制，对采购过程中的各种风险进行识别、评估和控制，确保采购活动安全可靠。二、采购管理职责分工（一）采购决策机构企业应当设立采购决策机构，负责对重大采购事项进行决策。采购决策机构由企业领导班子成员、相关部门负责人等组成，其职责如下：1.审议采购战略、政策和制度；2.审批年度采购计划和预算；3.决策重大采购项目；4.监督采购活动执行情况；5.协调解决采购工作中的重大问题。（二）采购管理部门企业应当设立采购管理部门，负责采购活动的组织实施和日常管理。采购管理部门职责如下：1.制定和完善采购管理制度、流程和标准；2.编制年度采购计划和预算；3.组织采购项目的招标、谈判、询价等采购活动；4.建立和管理供应商库；5.签订采购合同；6.监督采购合同执行情况；7.协调解决采购工作中的问题；8..定期向上级领导和相关部门报告采购工作情况。（三）采购需求部门采购需求部门负责提出采购需求，配合采购管理部门开展采购活动。其职责如下：1.根据企业生产经营需要，提出采购需求；2.参与采购项目的技术规格、质量标准等制定工作；3.协助采购管理部门进行供应商选择和采购合同签订；4.验收采购物资和服务；5.反馈采购物资和服务的使用情况。（四）其他部门企业其他部门应当按照职责分工，协同采购管理部门做好采购相关工作。例如，财务部门负责采购资金的预算安排和支付审核；审计部门负责对采购活动进行审计监督；法务部门负责对采购合同进行法律审核等。三、采购计划管理（一）采购计划编制1.采购需求部门应当根据企业年度生产经营计划、预算安排以及实际需求，提前编制采购需求计划。采购需求计划应当明确采购物资或服务的名称、规格型号、数量、质量要求、预计采购时间等内容。2.采购管理部门应当对采购需求部门提交的采购需求计划进行汇总、审核和平衡，结合企业库存状况、市场供应情况等因素，编制年度采购计划。年度采购计划应当报采购决策机构审批。（二）采购计划调整1.在采购计划执行过程中，如果因市场变化、生产经营调整等原因需要调整采购计划，采购需求部门应当及时提出调整申请，并说明调整原因、调整内容等。2.采购管理部门应当对采购需求部门提交的调整申请进行审核，报采购决策机构审批。经批准后，采购管理部门应当及时调整采购计划，并通知相关部门和供应商。四、采购方式选择企业应当根据采购项目的特点、金额大小、市场供应情况等因素，合理选择采购方式。常见的采购方式包括招标采购、谈判采购、询价采购、单一来源采购等。（一）招标采购1.适用范围：适用于采购金额较大、技术复杂、有多家潜在供应商可供选择的采购项目。2.招标程序：采购管理部门发布招标公告，邀请潜在供应商报名参加投标；对报名供应商进行资格审查，确定合格投标人；向合格投标人发售招标文件；组织开标、评标和定标；根据评标结果，向中标供应商发出中标通知书，并签订采购合同。（二）谈判采购1.适用范围：适用于技术复杂、专业性强、潜在供应商数量有限的采购项目，或者采购项目时间紧迫、需要与供应商进行深入沟通协商的情况。2.谈判程序：采购管理部门确定谈判供应商名单，并向其发出谈判邀请；与谈判供应商进行谈判，就采购物资或服务的技术规格、质量标准、价格、交货期、售后服务等条款进行协商；根据谈判结果，确定成交供应商，并签订采购合同。（三）询价采购适用范围：适用于采购物资规格标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目。询价程序：采购管理部门向多家供应商发出询价通知书；供应商根据询价通知书要求，在规定时间内报价；采购管理部门对供应商报价进行比较和分析，选择报价合理、信誉良好的供应商成交，并签订采购合同。（四）单一来源采购1.适用范围：适用于只能从唯一供应商处采购、发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购或者必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的采购项目。2.单一来源采购程序：采购需求部门提出单一来源采购申请，说明采购原因、供应商名称等；采购管理部门对申请进行审核，并组织相关部门和专家进行论证；报采购决策机构审批；与单一来源供应商协商确定采购价格和合同条款，并签订采购合同。五、供应商管理（一）供应商选择1.采购管理部门应当建立供应商准入制度，明确供应商的资质条件、信用状况、生产能力、产品质量等准入标准。2.采购需求部门根据采购项目需求，推荐潜在供应商。采购管理部门对推荐的潜在供应商进行调查、评估和审核，确定合格供应商名单。3.对于新供应商，采购管理部门应当要求其提供营业执照、税务登记证、组织机构代码证、生产许可证、产品质量认证证书、业绩证明等相关资料，并进行实地考察。（二）供应商评价与考核1.采购管理部门应当定期对供应商的供货质量、交货期、价格、售后服务等方面进行评价和考核。评价和考核结果作为供应商续用、调整采购份额、暂停合作等的依据。2.建立供应商评价指标体系，包括质量指标、交货期指标、价格指标、服务指标等。采购管理部门根据评价指标体系，定期收集供应商相关数据，并进行分析和评价。3.对于评价结果不合格的供应商要及时采取措施，如要求其限期整改、暂停合作、取消合格供应商资格等。（三）供应商关系管理1.采购管理部门应当与供应商保持良好的沟通与合作关系，定期召开供应商会议，及时反馈企业需求和意见，协调解决合作中出现的问题。2.鼓励供应商参与企业采购项目的前期研发、设计等工作，共同提高采购物资或服务的质量和性能。3.建立供应商激励机制，对表现优秀的供应商给予表彰、奖励、增加采购份额等激励措施，促进供应商不断提高自身素质和服务水平。六、采购合同管理（一）合同签订1.采购合同应当采用书面形式，明确双方的权利和义务。采购合同应当包括合同标的、数量、质量标准、价格、交货期、交货地点、付款方式、违约责任等主要条款。2.采购管理部门应当在采购项目确定成交供应商后，及时与供应商签订采购合同。签订采购合同前，采购管理部门应当将合同文本送法务部门进行法律审核，确保合同合法合规。3.采购合同签订后，采购管理部门应当及时将合同副本送财务部门、采购需求部门等相关部门备案。（二）合同执行1.采购管理部门应当跟踪采购合同执行情况，及时掌握供应商的生产进度、质量控制、交货期等信息。对于供应商出现的问题，采购管理部门应当及时与供应商沟通协调，要求其采取措施解决。2.采购需求部门应当按照采购合同约定，及时做好采购物资或服务的验收工作。验收合格后向采购管理部门出具验收报告。3.财务部门应当按照采购合同约定，及时办理付款手续。付款前，财务部门应当审核采购合同执行情况、验收报告等相关资料，确保付款依据充分、手续齐全。（三）合同变更与解除1.在采购合同履行过程中，如因不可抗力、市场变化、企业生产经营调整等原因需要变更或解除合同的，采购管理部门应当及时与供应商协商，并签订变更或解除协议，并报采购决策机构审批。2.合同变更或解除后，采购管理部门应当及时通知财务部门调整付款计划，并做好相关资料的归档工作七、采购风险管理（一）风险识别与评估1.企业应当建立采购风险识别与评估机制，定期对采购活动中的风险进行识别和评估。采购风险主要包括市场风险、供应商风险、质量风险、合同风险、廉洁风险等。2.采购管理部门应当会同相关部门，对采购活动中的风险进行分析和评估，确定风险等级和影响程度。（二）风险应对措施1.针对不同类型的采购风险，企业应当制定相应的风险应对措施。例如，对于市场风险，可以通过建立市场监测机制、签订长期合同、套期保值等方式进行应对；对于供应商风险，可以加强供应商管理、建立备用供应商、要求供应商提供担保等方式进行应对；对于质量风险，可以加强质量检验、要求供应商提供质量保证、建立质量追溯体系等方式进行应对；对于合同风险，可以加强合同管理、进行法律审核、建立合同纠纷处理机制等方式进行应对；对于廉洁风险，可以加强廉洁教育、建立监督机制、实行责任追究等方式进行应对。2.企业应当定期对风险应对措施的执行情况进行检查和评估，及时发现问题并进行调整和改进。八、采购监督与审计（一）内部监督1.企业应当建立健全采购内部监督机制，加强对采购活动的全过程监督。采购管理部门应当定期对采购工作进行自查自纠，及时发现和纠正存在的问题。2.审计部门应当定期对采购活动进行审计监督，重点审查采购计划执行情况、采购方式选择、供应商管理、采购合同签订与执行