中国电信采购制度

PAGE中国电信采购制度一、总则（一）目的为规范中国电信采购行为，加强采购管理，提高采购效率，保证采购质量，降低采购成本，防范采购风险，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于中国电信各级企业及所属单位的物资采购、服务采购等各类采购活动。（三）基本原则1.依法合规原则：采购活动必须严格遵守国家法律法规和行业相关标准，确保采购行为合法合规。2.公开公正原则：采购过程应保持公开透明，遵循公正、公平的原则，保障所有潜在供应商的平等参与权。3.效益优先原则：在保证采购质量的前提下，充分考虑采购成本和效益，实现资源的优化配置。4.诚信合作原则：与供应商建立诚信合作关系，共同推动业务发展，维护双方合法权益。二、采购组织与职责（一）采购决策机构1.采购决策委员会：由公司高层管理人员、相关部门负责人等组成，负责审议重大采购项目的采购策略、预算安排、供应商选择等关键事项，对采购项目进行决策。2.职责制定采购战略和政策，指导采购工作方向。审批年度采购预算和重大采购项目计划。审查供应商入围名单和采购合同条款。协调解决采购过程中的重大问题和争议。（二）采购执行部门1.采购部门：作为采购活动的具体执行机构，负责组织实施各类采购项目，包括采购需求收集、采购计划制定、采购流程执行、供应商管理等工作。2.职责依据公司业务需求，收集、整理采购需求，编制采购计划。按照采购流程，选择合适的采购方式，组织采购活动，确保采购任务按时完成。负责供应商的开发、评估、选择、管理和考核，建立供应商数据库。参与采购合同的起草、谈判、签订和执行，跟踪合同履行情况，处理合同变更和纠纷。定期分析采购数据，总结采购工作经验，提出改进采购工作的建议和措施。（三）其他相关部门1.需求部门：提出采购需求，参与采购项目的技术规格制定、供应商技术交流等工作，对采购产品或服务的质量、性能等负责。2.财务部门：负责审核采购预算、支付款项，对采购成本进行核算和控制，监督采购资金的使用情况。3.审计部门：对采购活动进行审计监督，检查采购流程的合规性、采购行为的合法性以及采购资金的使用效益等。三、采购流程（一）采购需求提出1.需求部门根据业务发展需要，填写采购需求申请表，详细说明采购产品或服务的名称、规格、数量、技术要求、交货时间、预算金额等信息。2.采购需求申请表需经部门负责人审核签字后，提交至采购部门。（二）采购计划制定1.采购部门：收到采购需求申请表后，进行汇总分析，结合公司库存情况、采购周期等因素，制定采购计划。2.采购计划内容：包括采购项目名称、采购内容、采购方式、采购时间安排、预算金额、供应商选择标准等。3.采购计划审批：采购计划报采购决策委员会审批通过后，方可组织实施。（三）采购方式选择1.公开招标：适用于采购金额较大、技术规格明确、市场竞争充分的采购项目。通过发布招标公告，邀请符合条件的供应商投标，按照评标标准进行评标，选择中标供应商。2.邀请招标：对于具有特定资质要求或供应商数量有限的采购项目，可采用邀请招标方式。由采购部门向若干家具备相应资格的供应商发出投标邀请书，组织投标和评标工作。3.竞争性谈判：适用于技术复杂、采购时间紧迫或招标后没有供应商投标等情况。采购部门与不少于三家的供应商进行谈判，通过比较供应商的报价、技术方案、服务承诺等，确定成交供应商。4.单一来源采购：符合下列情形之一的，可以采用单一来源采购方式：只能从唯一供应商处采购的。发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的。必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。5.询价采购：适用于采购规格标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目。采购部门向多家供应商发出询价单，要求供应商在规定时间内报价，根据报价情况选择成交供应商。（四）供应商选择与管理1.供应商开发采购部门通过多种渠道收集供应商信息，建立供应商信息库。对潜在供应商进行初步筛选和调查，了解其生产能力、技术水平、质量控制、售后服务等情况。对于符合基本条件的供应商，邀请其参与公司的供应商认证程序。2.供应商认证采购部门组织相关部门对供应商进行实地考察和评估，包括生产现场、质量管理体系、环保措施等方面。要求供应商提供样品进行检测和试用，评估其产品质量是否符合公司要求。审查供应商的资质文件，如营业执照、税务登记证、生产许可证、产品认证证书等。根据考察和评估结果，对供应商进行认证评级，分为合格供应商、优秀供应商等不同等级。3.供应商选择根据采购项目的要求和供应商认证情况，从供应商信息库中选择合适的供应商参与投标或谈判。对于公开招标项目，按照招标程序确定中标供应商；对于邀请招标、竞争性谈判、单一来源采购和询价采购项目，通过综合比较供应商的报价、技术方案、服务承诺等因素，确定成交供应商。4.供应商管理与供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务，包括产品规格、数量、价格、交货时间、质量标准、售后服务等条款。建立供应商档案，记录供应商的基本信息、认证情况、采购交易记录、考核评价结果等。定期对供应商进行考核评价，考核内容包括产品质量、交货期、售后服务、价格水平、合作配合度等方面。根据考核结果，对供应商进行奖惩，如增加或减少采购份额、调整合作等级等。加强与供应商的沟通与合作，定期召开供应商会议，及时解决合作过程中出现的问题，共同推动供应链的优化和发展。（五）采购合同签订与执行1.采购合同签订采购部门根据采购谈判结果，起草采购合同文本。合同文本应明确双方的权利和义务，符合法律法规和公司相关规定。采购合同经采购部门负责人审核、法律部门审查、财务部门会签后，报公司授权代表签字盖章。采购合同签订后，采购部门应及时将合同副本分发给需求部门、财务部门等相关部门，以便各部门履行合同管理职责。2.采购合同执行需求部门按照采购合同要求，做好接收货物或服务的准备工作，包括安排验收人员、提供验收场地等。供应商按照合同约定的时间、地点、方式交付货物或提供服务。采购部门应及时跟踪供应商的交货情况，确保按时、按质、按量交付。采购部门组织相关部门对采购货物或服务进行验收。验收内容包括产品规格、数量、质量、外观等方面。验收合格后，由验收人员签署验收报告。对于验收不合格的货物或服务，采购部门应及时与供应商沟通，要求其限期整改或退换货，并跟踪整改情况。如供应商未能按时解决问题，采购部门有权按照合同约定追究其违约责任。财务部门按照采购合同约定，审核支付申请，办理款项支付手续。采购部门应及时提供采购发票、验收报告等相关资料，确保支付工作的顺利进行。（六）采购项目验收与结算1.采购项目验收采购项目完成后，需求部门应及时组织验收工作。验收人员应根据采购合同要求和相关标准，对采购货物或服务的质量、数量、规格等进行全面检查。验收过程中，如发现问题应及时记录，并要求供应商限期整改。整改完成后，进行二次验收，直至验收合格。验收合格后，验收人员应签署验收报告。验收报告应包括采购项目名称、供应商名称、验收内容、验收结果等信息。2.采购项目结算采购部门根据采购合同和验收报告，编制采购项目结算清单，报财务部门审核。财务部门审核采购项目结算清单，核对采购金额、支付情况、发票等信息。审核无误后，办理结算手续，支付剩余款项。采购部门应及时整理采购项目的相关资料，包括采购需求申请表、采购计划、采购合同、验收报告、发票等，进行归档保存，以备后续查阅和审计。四、采购预算管理（一）预算编制1.采购部门根据公司年度业务计划和采购需求预测，编制年度采购预算草案。采购预算草案应包括采购项目名称、采购内容、预算金额、资金来源等信息。2.采购预算草案报财务部门审核，财务部门根据公司财务状况和资金安排，对采购预算草案进行调整和完善。3.经财务部门审核后的采购预算草案报采购决策委员会审批，审批通过后的采购预算作为公司年度采购工作的依据。（二）预算执行1.采购部门严格按照采购预算组织采购活动，不得擅自突破预算。如因特殊原因需要调整采购预算，应按照规定的程序进行审批。2.财务部门对采购预算执行情况进行监控，定期分析预算执行差异，及时发现和解决预算执行过程中出现的问题。3.采购部门应定期向采购决策委员会汇报采购预算执行情况，包括采购项目进展、预算执行进度、预算执行差异原因分析等内容。（三）预算调整1.在采购预算执行过程中，如遇下列情况之一，可申请调整采购预算：因市场价格波动、政策变化等原因，导致原采购预算无法满足采购需求的。因业务发展需要，新增采购项目或调整采购内容的。因不可抗力因素，如自然灾害、突发事件等，影响采购预算执行的。2.采购部门填写采购预算调整申请表，详细说明调整原因、调整内容、调整金额等信息，并附上相关证明材料。3.采购预算调整申请表经采购部门负责人审核、财务部门会签后，报采购决策委员会审批。审批通过后，按照调整后的采购预算执行采购活动。五、采购风险管理（一）风险识别与评估1.采购风险识别：采购部门及相关部门定期对采购活动进行风险识别，重点关注采购过程中的合规风险、质量风险、价格风险、交货风险、供应商违约风险等。2.采购风险评估：对识别出的采购风险进行评估，分析风险发生的可能性和影响程度。根据风险评估结果，确定风险等级，为风险应对措施的制定提供依据。（二）风险应对措施1.合规风险应对：加强采购人员的法律法规培训，提高合规意识；严格按照采购流程和相关规定进行操作，确保采购行为合法合规；建立内部监督机制，加强对采购活动的审计和监督。2.质量风险应对：在采购合同中明确质量标准和验收条款；加强对供应商的质量管理，定期进行质量抽检；要求供应商提供质量保证承诺和售后服务承诺；建立质量问题反馈和处理机制，及时解决质量问题。3.价格风险应对：加强市场价格监测和分析，掌握市场价格动态；采用多种采购方式，如招标、谈判、询价等，通过竞争降低采购价格；与供应商建立长期合作关系，争取更有利的价格条款；签订价格调整条款，应对市场价格波动。4.交货风险应对：在采购合同中明确交货时间、地点和方式；加强对供应商交货进度的跟踪和监控，及时提醒供应商按时交货；建立应急交货预案，应对因不可抗力等原因导致的交货延迟；对于交货延迟的供应商，按照合同约定追究其违约责任。5.供应商违约风险应对：加强对供应商的信用管理，建立供应商信用档案；在采购合同中明确违约责任和赔偿条款；对供应商进行定期考核评价，对于信用不良的供应商，减少或停止采购业务；加强与供应商的沟通与合作，及时解决合作过程中出现的问题，预防供应商违约行为的发生。风险管理监督与改进1.定期对采购风险管理工作进行监督检查，评估风险应对措施的执行效果，及时发现风险管理工作中存在的问题。2.根据监督检查结果，总结风险管理经验教训，针对存在的问题，提出改进措施和建议，不断完善采购风险管理体系。六、采购信息管理（一）采购信息收集1.采购部门通过多种渠道收集采购相关信息，包括市场价格信息、供应商信息、行业动态信息、政策法规信息等。2.建立采购信息收集机制，明确信息收集的责任人和收集方式，确保采购信息的及时、准确、全面收集。（二）采购信息分析与利用1.采购部门对收集到的采购信息进行分析和整理，提取有价值的数据和信息，为采购决策提供支持。2.利用采购信息分析结果，优化采购策略，如调整采购方式、选择合适供应商、控制采购成本等。3.定期发布采购信息分析报告，向采购决策委员会、需求部门、财务部门等相关部门汇报采购信息分析情况和采购工作建议。