中国中冶采购管理制度

PAGE中国中冶采购管理制度一、总则（一）目的为规范中国中冶采购管理工作，确保采购活动合法合规、高效有序，满足公司生产经营需求，保障项目顺利实施，特制定本管理制度。（二）适用范围本制度适用于中国中冶总部及所属各子公司、分公司、项目部等各级机构的采购活动，包括工程建设项目所需的物资、设备、服务等各类采购事项。（三）基本原则1.依法合规原则采购活动必须严格遵守国家法律法规、政策以及行业相关标准和规范，确保采购行为合法合规。2.效益优先原则在保证采购质量的前提下，充分考虑采购成本、采购效率等因素，追求采购效益最大化，实现公司利益与社会利益的有机统一。3.公平公正原则采购过程应遵循公平公正的市场竞争规则，保障所有参与采购活动的供应商享有平等的机会，不得偏袒任何一方。4.诚实守信原则采购各方应诚实守信，严格履行采购合同约定的各项义务，维护良好的市场秩序和企业信誉。二、采购管理职责分工（一）采购管理部门职责1.负责制定和完善公司采购管理制度、流程和标准，并组织实施和监督执行。2.编制年度采购计划，根据公司生产经营和项目建设需求，汇总各部门采购需求，进行综合平衡和审核，报公司领导审批后下达执行。3.建立和管理供应商库，负责供应商的开发、评估、选择、考核等工作，确保供应商的质量、信誉和供应能力符合公司要求。4.组织采购招标、询价谈判等采购活动，按照规定的程序和方法确定中标供应商或成交供应商，签订采购合同。5.负责采购合同的执行跟踪和协调，及时处理采购过程中的合同变更、交货期延误、质量问题等纠纷，确保采购合同的顺利履行。6.定期对采购工作进行总结和分析，评估采购绩效，提出改进措施和建议，不断提高采购管理水平。（二）需求部门职责1.根据公司生产经营和项目建设需要，及时准确地提出采购需求，包括物资、设备的规格型号、数量、质量要求、交货时间等详细信息，并提交给采购管理部门。2.参与采购招标、询价谈判等采购活动，提供技术支持和商务意见，协助采购管理部门确定合适的采购方案和供应商。3.负责对采购物资、设备进行验收，确保所采购的物资、设备符合合同约定的质量标准和技术要求。如发现质量问题，及时通知采购管理部门与供应商协商解决。4.配合采购管理部门进行采购合同的执行跟踪和协调工作，及时反馈采购过程中的相关信息，确保采购工作与项目进度相匹配。（三）财务部门职责1.参与采购预算的编制和审核工作，提供财务专业意见，确保采购预算合理、合规。2.负责采购资金的筹集、安排和支付管理，按照采购合同约定的付款方式和时间及时支付货款，并对采购资金的使用情况进行监督和检查。3.协助采购管理部门进行采购成本核算和分析，提供财务数据支持，为采购决策提供参考依据。4.对采购活动中的财务风险进行评估和控制，防范财务风险的发生。（四）审计部门职责1.对采购活动进行审计监督，检查采购管理制度的执行情况，确保采购活动合法合规。2.参与采购招标、询价谈判等采购活动的监督，对采购过程的公正性、透明度进行审查。3.对采购合同进行审计，检查合同条款的合法性、完整性和合理性，防范合同风险。4.对采购项目的绩效进行审计评价，提出审计意见和建议，促进采购管理水平的提高。三、采购计划管理（一）采购计划的编制1.各需求部门应于每年年底前，根据公司下一年度生产经营和项目建设计划，结合现有物资库存情况，编制本部门的年度采购需求计划，并提交给采购管理部门。2.采购管理部门收到各需求部门的采购需求计划后，进行汇总、整理和分析，结合公司整体战略规划和资源配置情况，编制公司年度采购计划草案。3.年度采购计划草案应包括采购项目名称、规格型号、数量、预计采购时间、采购预算等详细信息，并经采购管理部门负责人审核后，报公司领导审批。4.经公司领导审批后的年度采购计划，由采购管理部门下达给各需求部门和相关执行部门，并作为采购工作的依据。（二）采购计划的调整1.在采购计划执行过程中，如因市场变化、项目进度调整、设计变更等原因导致采购需求发生变化，需求部门应及时向采购管理部门提出采购计划调整申请。2.采购管理部门收到采购计划调整申请后，应进行审核和评估，根据实际情况提出调整意见，并报公司领导审批。经公司领导审批同意后，对采购计划进行相应调整。3.采购计划调整后，采购管理部门应及时通知相关部门和供应商，确保采购工作的顺利进行。四、供应商管理（一）供应商开发1.采购管理部门应根据公司采购需求和供应商库建设情况，制定供应商开发计划，有针对性地寻找和开发潜在供应商。2.供应商开发渠道包括但不限于网络搜索平台、行业展会、供应商推荐、招标代理机构推荐等。采购管理部门应通过多种渠道收集供应商信息，建立供应商信息库。3.对收集到的供应商信息进行初步筛选和评估，重点考察供应商的生产能力、技术水平、质量控制能力、信誉状况、价格水平等方面。对于符合基本要求的供应商，安排专人进行实地考察。4.实地考察内容包括供应商的生产经营场所、生产设备、质量管理体系、人员配备等情况。考察结束后，考察人员应撰写考察报告，对供应商的综合情况进行评价，并提出是否纳入供应商库的建议。（二）供应商评估1.采购管理部门定期对已纳入供应商库的供应商进行评估，评估周期原则上为每年一次。评估内容包括供应商的交货及时性、产品质量、售后服务、价格水平、合同履行情况等方面。2.建立供应商评估指标体系，明确各项评估指标的权重和评分标准。评估指标体系应根据公司采购需求和管理要求进行动态调整。3.采购管理部门通过收集供应商的相关数据、与需求部门沟通、实地走访等方式获取评估信息，并组织相关人员对供应商进行综合评分。4.根据供应商评估得分，将供应商分为优秀供应商、合格供应商、不合格供应商三个等级。对于优秀供应商，在后续采购活动中给予优先考虑；对于不合格供应商，及时采取警告、暂停合作、淘汰等措施。（三）供应商选择1.采购管理部门根据采购项目的特点和需求，从供应商库中选择合适数量的供应商参与采购招标、询价谈判等采购活动。2.在选择供应商时，应遵循公平公正、综合评价的原则，充分考虑供应商的报价、质量、交货期、售后服务等因素，确保选择的供应商能够最大限度地满足采购项目的要求。3.对于重大采购项目或关键物资采购，应组织相关部门和专家进行联合评审，综合评估供应商的技术实力、经济实力、信誉状况等方面，确保选择的供应商具备足够的能力和资质承担采购项目。（四）供应商考核1.采购管理部门建立供应商考核机制，对供应商的日常表现进行跟踪和考核。考核内容包括合同履行情况、产品质量问题、交货期延误情况、售后服务响应速度等方面。2.采购管理部门定期收集供应商的考核信息，按照考核指标体系进行评分，并将考核结果反馈给供应商。对于考核结果不理想的供应商，及时与其沟通，要求其限期整改。3.根据供应商的整改情况和考核结果，对供应商进行相应的奖惩。对于表现优秀的供应商，给予增加采购份额、优先合作等奖励；对于整改不力或多次出现问题的供应商，采取减少采购份额、暂停合作等惩罚措施。五、采购方式及流程（一）采购方式1.招标采购对于达到国家规定的招标规模标准或公司规定的招标采购范围的采购项目，应采用招标采购方式。招标采购应按照《中华人民共和国招标投标法》及相关法律法规的规定，通过公开招标、邀请招标等方式进行。2.询价采购对于采购金额较小、技术规格简单、市场货源充足的采购项目，可采用询价采购方式。询价采购应向不少于三家符合资格条件的供应商发出询价通知书，并要求其在规定时间内报价。采购管理部门根据供应商的报价情况进行比较和分析，选择报价合理、信誉良好的供应商成交。3.谈判采购对于采购项目具有特殊性、技术复杂或独家供应等情况，不适宜采用招标采购或询价采购方式的，可采用谈判采购方式。谈判采购应与供应商进行一对一的谈判，就采购价格、质量标准、交货期、售后服务等条款进行协商，达成一致意见后签订采购合同。4.单一来源采购符合下列情形之一的采购项目，可采用单一来源采购方式：（1）只能从唯一供应商处采购的；（2）发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；（3）必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。单一来源采购应按照公司规定的程序进行审批，并与供应商进行协商，确定采购价格和相关条款后签订采购合同。（二）采购流程1.采购申请需求部门根据生产经营和项目建设需要，填写采购申请表，详细说明采购项目的名称、规格型号、数量、质量要求、交货时间、采购预算等信息，并提交给采购管理部门。2.采购审批采购管理部门收到采购申请表后，对采购申请进行审核，重点审核采购申请的合理性、必要性、合规性等方面。对于符合要求的采购申请，报公司领导审批；对于不符合要求的采购申请，及时反馈给需求部门并说明原因。3.采购实施采购管理部门根据采购审批结果，按照选定的采购方式组织实施采购活动。对于招标采购项目，应发布招标公告、编制招标文件、组织开标评标等工作；对于询价采购项目，应向供应商发出询价通知书、收集报价并进行比较分析；对于谈判采购和单一来源采购项目，应与供应商进行谈判协商，确定采购合同条款。4.合同签订采购管理部门根据采购评审结果，与中标供应商或成交供应商签订采购合同。采购合同应明确采购项目的名称、规格型号、数量、质量标准、交货时间、交货地点、付款方式、违约责任等条款，确保合同内容完整、准确、合法有效。5.合同执行与验收采购合同签订后，采购管理部门负责跟踪合同执行情况，及时协调解决合同执行过程中出现的问题。需求部门负责组织对采购物资、设备进行验收，验收合格后出具验收报告。如发现质量问题或其他不符合合同约定的情况，应及时通知采购管理部门与供应商协商解决。6.付款结算财务部门根据采购合同约定的付款方式和时间，审核采购发票、验收报告等相关凭证后，办理付款结算手续。付款结算应严格按照公司财务管理制度执行，确保资金支付安全、准确、及时。六、采购风险管理（一）风险识别与评估1.采购管理部门应定期对采购活动进行风险识别和评估，分析可能存在的风险因素，包括但不限于市场风险（如价格波动、供应短缺等）、质量风险（如产品质量不合格、售后服务不到位等）、合同风险（如合同条款不完善、合同履行纠纷等）、廉洁风险（如采购人员受贿、不正当竞争等）等。2.建立采购风险评估指标体系，采用定性与定量相结合的方法，对识别出的风险因素进行评估，确定风险等级。风险评估结果应作为制定风险应对措施的依据。（二）风险应对措施1.市场风险应对措施密切关注市场动态和价格走势，建立市场价格监测机制，及时掌握市场信息。通过与供应商签订长期合作协议、套期保值等方式，锁定采购价格，降低价格波动风险。优化采购计划，合理安排采购时间和数量，避免因供应短缺导致的采购风险。2.质量风险应对措施加强对供应商的质量管理，严格按照供应商评估和选择标准选择供应商，并在采购合同中明确质量标准和验收条款。加强采购物资、设备的检验和验收工作，确保所采购的物资、设备符合质量要求。建立质量追溯机制，对出现质量问题的供应商进行严肃处理，并要求其承担相应的责任。3.合同风险应对措施加强采购合同管理，规范合同签订流程，确保合同条款完整、准确、合法有效。在合同履行过程中，严格按照合同约定执行，及时跟踪合同执行情况，发现问题及时协商解决。加强合同纠纷的处理能力，通过协商、仲裁、诉讼等方式维护公司合法权益。4.廉洁风险应对措施加强采购人员的廉洁教育，提高采购人员的廉洁意识和职业道德水平。建立健全采购监督机制，加强对采购活动全过程的监督，防止采购人员受贿、不正当竞争等行为的发生。对违反廉洁规定的采购人员，依法依规进行严肃处理。七、采购绩效评估（一）评估指标1.采购成本主要评估采购项目的实际采购价格与预算价格的差异率，以及采购成本的节约情况。2.采购质量通过采购物资设备的验收合格率、质量问题发生率等指标，评估采购质量的控制效果。3.采购效率根据采购项目的完成时间、合同签订时间、交货期等指标，评估采购工作的执行效率。4.供应商管理从供应商的交货及时性、产品质量稳定性、售后服务满意度等方面，评估供应商管理工作的成效。5.合规性检查采购活动是否符合国家法律法规、公司采购管理制度等相关规定，评估采购工作的合规性。（二）评估方法1.定期收集采购活动的相关数据和信息，包括采购合同执行情况、验收报告、供应商评价等。2.采用定量分析与定性评价相结合的方法，对各项评估指标进行计算和分析，得出采购绩效评估结果。3.组织相关部门和人员对采购绩效进行综合评价，听取各方面的意见和建议，确保评估结果客观、公正、全面。（三）评估结果应用1