中介采购竞争性谈判制度

PAGE中介采购竞争性谈判制度一、总则（一）目的为规范公司中介采购行为，提高采购效率，保证采购质量，降低采购成本，促进廉政建设，特制定本竞争性谈判制度。（二）适用范围本制度适用于公司通过中介机构进行的各类采购活动，包括但不限于咨询服务、招标代理、审计评估、法律服务等中介服务采购项目。（三）基本原则1.公开公平公正原则采购过程应公开透明，所有参与谈判的中介机构机会均等，遵循公平竞争规则，确保谈判结果公正合理。2.诚实信用原则公司与中介机构在采购活动中应诚实守信，履行各自的权利和义务，不得隐瞒真实情况、提供虚假信息或采取不正当手段谋取利益。3.择优选择原则通过竞争性谈判，综合评估中介机构的专业能力、服务质量、信誉状况、报价等因素，选择最符合公司需求的中介机构。二、职责分工（一）采购部门1.负责制定中介采购计划，明确采购需求和预算。2.组织实施中介采购竞争性谈判活动，包括发布谈判公告、邀请中介机构参与谈判、组建谈判小组等。3.与中介机构进行沟通洽谈，收集谈判资料，记录谈判过程。4.根据谈判结果，拟定采购合同草案，并提交相关部门审核。（二）需求部门1.提出中介服务的具体需求，包括服务内容、标准、期限等要求。2.参与谈判过程，对中介机构的服务方案、技术能力等进行评估，提出意见和建议。3.协助采购部门审核采购合同，确保合同条款符合业务需求。（三）财务部门1.参与中介采购预算的编制和审核，提供财务方面的专业意见。2.对采购项目的费用支付进行审核和监督，确保资金使用合规。（四）法务部门1.对中介采购合同进行法律审查，确保合同条款合法合规，保护公司合法权益。2.为采购活动提供法律咨询和支持，处理与采购相关的法律事务。（五）监督部门1.对中介采购竞争性谈判活动进行全程监督，确保谈判过程符合规定程序和要求。2.受理有关中介采购的投诉举报，对违规行为进行调查处理。三、采购程序（一）采购计划制定采购部门根据公司业务需求和预算安排，制定中介采购计划。采购计划应明确采购项目名称、采购内容、采购预算、采购时间等信息，并报相关领导审批。（二）谈判公告发布采购部门通过公司官网、行业媒体、采购平台等渠道发布中介采购竞争性谈判公告。公告应包括采购项目基本情况、采购需求、供应商资格条件、谈判文件获取方式、谈判时间和地点等内容。（三）中介机构报名符合条件的中介机构在规定时间内，按照谈判公告要求，向采购部门提交报名资料。报名资料应包括营业执照副本、资质证书、业绩证明、法定代表人授权书、报价文件等。（四）资格审查采购部门对报名的中介机构进行资格审查，审查内容包括中介机构的资质条件、信誉状况、业绩情况、人员配备等。经资格审查合格的中介机构，采购部门向其发出谈判邀请书。（五）谈判文件发放采购部门向受邀的中介机构发放谈判文件。谈判文件应包括采购项目详细需求、谈判程序、评审标准、合同条款等内容。中介机构应在规定时间内签收谈判文件，并确认是否参加谈判。（六）谈判准备1.中介机构应根据谈判文件要求，编制谈判响应文件。谈判响应文件应包括服务方案、技术方案、人员安排、报价明细、售后服务承诺等内容。2.采购部门组建谈判小组。谈判小组由公司内部相关部门人员和技术、经济等方面的专家组成，人数应为单数，其中专家人数不得少于成员总数的三分之二。谈判小组负责对中介机构的谈判响应文件进行评审，并与中介机构进行谈判。（七）谈判过程1.谈判小组按照谈判文件规定的程序和时间，组织中介机构进行谈判。谈判过程应包括中介机构陈述、谈判小组提问、中介机构答疑、双方协商等环节。2.谈判小组应认真记录谈判过程，对中介机构的谈判响应文件进行评审和比较，综合评估中介机构的专业能力、服务质量、信誉状况、报价等因素，提出谈判意见和建议。3.在谈判过程中，如中介机构提出的报价、服务方案等实质性内容发生变更，应重新进行谈判评审。（八）确定成交中介机构谈判结束后，谈判小组根据谈判情况，采用综合评分法或最低价成交法等方式确定成交中介机构。综合评分法是指谈判小组对中介机构的谈判响应文件进行评审，按照评审标准对各项评审因素进行量化打分，根据得分高低确定成交中介机构；最低价成交法是指谈判小组在满足采购需求的前提下，以中介机构报价最低者为成交中介机构。（九）采购合同签订采购部门根据谈判结果，拟定采购合同草案，并提交需求部门、财务部门、法务部门等相关部门审核。经审核通过后，公司与成交中介机构签订采购合同。采购合同应明确服务内容、服务标准、服务期限、费用支付方式、违约责任等条款。四、谈判文件编制（一）谈判文件内容谈判文件应包括以下内容：1.采购项目概述：包括项目背景、目标、范围等基本情况。2.采购需求：详细描述中介服务的具体内容、标准、要求等。3.谈判程序：明确谈判的时间、地点、流程、方式等。4.评审标准：制定评审因素和评分细则，对中介机构的专业能力、服务质量、信誉状况、报价等进行量化评审。5.合同条款：拟定采购合同的主要条款，包括服务内容、服务标准、服务期限、费用支付方式、违约责任等。6.其他要求：如中介机构需提供的证明材料、谈判响应文件格式等。（二）评审标准制定原则1.科学性原则评审标准应科学合理，能够客观、准确地反映中介机构的实际情况和服务能力。2.公正性原则评审标准应公平公正，对所有中介机构一视同仁，不得设置歧视性条款。3.实用性原则评审标准应紧密结合采购项目需求，突出重点，具有可操作性。（三）评审因素及评分细则示例1.专业能力（40分）中介机构具备相关资质证书（20分）：具有[具体资质名称1]得10分，具有[具体资质名称2]得10分，以此类推。中介机构拥有相关专业人员数量及资质情况（10分）：拥有[专业人员名称1]数量达到[具体数量]得5分，拥有[专业人员名称2]数量达到[具体数量]得5分，专业人员具备[相应资质]得5分。中介机构近[X]年类似项目业绩（10分）：每提供一个类似项目业绩证明得2分，最高得10分。2.服务质量（30分）服务方案合理性（15分）：根据中介机构提供的服务方案，评估其是否符合采购项目需求，方案的可行性、创新性等方面进行评分。服务承诺（10分）：中介机构对服务质量、服务期限、售后服务等方面的承诺，承诺越详细、越具体得分越高。客户评价（5分）：提供近[X]年客户评价证明材料，评价良好得35分，评价一般得1２分，评价较差不得分。3.信誉状况（15分）中介机构在近[X]年内无不良记录（10分）：提供相关证明材料，如有不良记录则不得分。中介机构的市场信誉和口碑（5分）：根据行业评价、媒体报道等情况进行评分。4.报价（15分）中介机构的报价在满足采购需求的前提下，按照报价高低进行评分，报价最低得15分，报价每高于最低价[X]%扣[X]分。五、谈判小组组建与管理（一）谈判小组组成谈判小组由公司内部相关部门人员和技术、经济等方面的专家组成。其中，公司内部人员应包括采购部门、需求部门、财务部门、法务部门等相关人员，专家应从公司专家库或外部专家机构中随机抽取。谈判小组人数应为单数，其中专家人数不得少于成员总数的三分之二。（二）谈判小组成员职责1.组长职责负责组织谈判小组开展谈判活动，协调谈判过程中的各项工作。对谈判结果进行审核和把关，确保谈判结果符合公司利益和采购需求要求。2.成员职责认真阅读谈判文件和中介机构的谈判响应文件，对评审因素进行独立评审和打分。积极参与谈判过程，提出问题和建议，与中介机构进行沟通洽谈。遵守谈判纪律，保守谈判机密，不得泄露谈判过程中的相关信息。（三）谈判小组管理1.谈判小组应在谈判前熟悉谈判文件和采购项目需求，明确评审标准和谈判程序。2.谈判过程中，谈判小组应保持公正、客观的态度，不得与中介机构串通或接受中介机构的贿赂等不正当利益。3.谈判小组应按照规定的时间和程序进行谈判，不得擅自延长谈判时间或更改谈判方式。4.谈判结束后，谈判小组应及时整理谈判资料，撰写评审报告，并提交采购部门。六、监督与投诉处理（一）监督措施1.监督部门对中介采购竞争性谈判活动进行全程监督，重点监督谈判过程是否符合规定程序、谈判小组成员是否公正履职、中介机构是否遵守谈判纪律等情况。2.采购部门应定期向监督部门报告中介采购项目进展情况，接受监督部门的检查和指导。3.在谈判过程中，如发现有违规行为或异常情况，监督部门应及时介入调查处理。（二）投诉处理1.任何单位或个人对中介采购竞争性谈判活动中的违规行为或结果有异议的，可以向监督部门提出投诉。投诉应在规定时间内以书面形式提出，并提供相关证据材料。2.监督部门收到投诉后，应及时进行调查核实。对于投诉事项属实的，应依法依规作出处理决定，并将处理结果通知投诉人。3.投诉人对处理结果不服的，可以依法申请行政复议或提起行政诉讼。七、合同管理（一）合同签订采购合同由采购部门根据谈判结果拟定草案，经需求部门、财务部门、法务部门等相关部门审核通过后，由公司法定代表人或授权代表与成交中介机构签订。采购合同应明确双方的权利和义务，包括服务内容、服务标准、服务期限、费用支付方式、违约责任等条款。（二）合同履行1.中介机构应按照采购合同约定，按时、按质、按量履行服务义务。采购部门应定期对中介机构的服务质量进行检查和评估，确保服务符合合同要求。2.如因中介机构原因导致服务质量不符合合同约定或出现违约行为，采购部门应及时要求中介机构采取补救措施，并按照合同约定追究其违约责任。3.在合同履行过程中，如因不可抗力或其他不可预见、不可避免的原因导致合同无法履行或部分无法履行，双方应及时协商解决，并签订补充协议或变更合同条款。（三）合同变更与解除1.在合同履行期间，如因业务需求变化或其他原因需要变更合同内容的，双方应协商一致，并签订书面变更协议。变更协议应作为原合同的补充文件，与原合同具有同等法律效力。2.如出现合同约定的解除情形或双方协商一致同意解除合同的，双方应签订解