东风办政府采购内控制度

PAGE东风办政府采购内控制度一、总则（一）目的为了加强东风办政府采购管理，规范采购行为，提高采购资金使用效益，防范采购风险，依据《中华人民共和国政府采购法》及其实施条例等相关法律法规，结合本单位实际情况，制定本内控制度。（二）适用范围本制度适用于东风办范围内使用财政性资金进行的政府采购活动以及与政府采购相关的管理活动。（三）基本原则1.合法性原则：政府采购活动必须严格遵守国家法律法规和相关政策规定。2.公正性原则：确保采购程序公平、公正，维护所有参与采购活动各方的合法权益。3.公开性原则：采购信息应依法依规公开，接受社会监督。4.效益性原则：在保证采购质量的前提下，提高采购资金使用效益，节约财政资金。5.内部控制原则：建立健全内部管理制度，加强对采购活动各环节的风险防控。二、采购预算管理（一）预算编制1.各部门应根据本部门职责和事业发展需要，结合上一年度采购执行情况，科学合理地编制年度政府采购预算。2.采购预算应明确采购项目名称、规格型号、数量、预算金额、采购时间等内容，并按照财政部门要求的格式和口径进行编制。3.采购预算编制过程中，应充分考虑项目的必要性和可行性，对采购项目进行充分论证，确保预算准确合理。（二）预算审核与调整1.财务部门负责对各部门提交的采购预算进行审核，审核内容包括预算的完整性、准确性、合规性等。2.经审核后的采购预算提交单位领导审批，审批通过后的预算作为年度政府采购执行的依据。3.如因特殊情况需要调整采购预算，应按照规定的程序进行申报和审批。调整预算应说明调整原因、调整金额以及对项目实施的影响等。三、采购组织与实施（一）采购方式确定1.根据采购项目的性质、特点和金额大小，按照法律法规规定的采购方式进行采购。采购方式主要包括公开招标、邀请招标、竞争性谈判、竞争性磋商、询价以及单一来源采购等。2.对于达到公开招标数额标准的采购项目，应当采用公开招标方式。因特殊情况需要采用其他采购方式的，应当在采购活动开始前获得财政部门批准。3.在确定采购方式时，应组织相关人员对采购项目进行分析评估，选择最适合的采购方式，确保采购活动的顺利进行和采购目标的实现。（二）采购流程1.采购计划制定根据采购预算和实际工作需要，各部门制定具体的采购计划，明确采购项目的详细需求、采购时间节点等内容。采购计划应提交采购管理部门进行审核，审核通过后进入采购实施阶段。2.采购文件编制采购管理部门根据采购项目特点和采购方式要求，编制采购文件。采购文件应包括采购公告、采购邀请书、采购需求、采购合同文本、评标标准等内容。采购文件编制过程中应确保内容完整、准确、清晰，符合法律法规和采购项目要求，避免出现歧义或漏洞。3.采购信息发布对于公开招标、邀请招标等采购方式，应按照规定在指定的媒体上发布采购信息，包括采购公告、中标公告等。采购信息发布应确保及时、准确、完整，便于潜在供应商获取采购信息，参与采购活动。4.供应商选择与采购评审按照采购文件规定的资格条件和采购程序，对供应商进行资格审查和选择。组织成立采购评审小组，评审小组由单位代表和评审专家组成，人数应当符合规定要求。评审小组按照采购文件规定的评标标准和方法，对供应商提交的响应文件进行评审，确定中标（成交）供应商。5.采购合同签订采购管理部门应在中标（成交）通知书发出之日起规定时间内，按照采购文件确定的事项与中标（成交）供应商签订采购合同。采购合同应明确双方的权利和义务，包括采购标的、数量、质量、价格、交货时间、付款方式、违约责任等内容。合同签订后，应及时将合同副本送财务部门备案。6.采购项目验收采购项目完成后，采购管理部门应组织相关部门和人员对采购项目进行验收。验收内容包括采购项目的数量、质量、规格型号、性能指标等是否符合采购合同要求。验收合格后，验收人员应签署验收报告。验收报告应作为支付采购资金的依据之一。如验收不合格，应按照合同约定要求供应商进行整改或采取其他补救措施，直至验收合格。四、采购风险管理与监督（一）风险识别与评估1.建立采购风险识别机制，对政府采购活动中可能存在的风险进行全面梳理和分析。风险主要包括政策风险、法律风险、市场风险、道德风险、操作风险等。2.定期对采购风险进行评估，评估风险发生的可能性和影响程度。根据风险评估结果，确定风险等级，为风险应对提供依据。（二）风险应对措施1.政策风险应对：密切关注国家法律法规和政策变化，及时调整采购策略和流程，确保采购活动符合政策要求。加强与财政部门和相关监管部门的沟通协调，及时了解政策动态，争取政策支持。2.法律风险应对：加强对采购人员的法律法规培训，提高法律意识。在采购活动中，严格遵守法律法规规定，确保采购程序合法合规。对于重大采购项目，可聘请法律顾问提供法律支持，防范法律风险。3.市场风险应对：加强市场调研，及时掌握市场动态和价格信息。在采购预算编制和采购文件编制过程中，合理设定价格条款和技术参数，避免因市场波动导致采购成本过高或采购项目无法满足实际需求。对于价格波动较大的采购项目，可采用适当的价格调整机制或签订框架协议采购合同，降低市场风险。4.道德风险应对：加强对采购人员的职业道德教育，建立健全廉洁自律制度。加强对采购活动的监督检查，严肃查处采购过程中的违规违纪行为，防范道德风险。5.操作风险应对：完善采购内部控制制度，明确各部门和人员的职责权限，规范采购操作流程。加强对采购人员的培训和考核，提高业务水平和操作能力。建立采购档案管理制度，对采购活动全过程进行记录和存档，便于监督检查和追溯。（三）监督检查1.建立健全政府采购监督检查机制，加强对采购活动全过程的监督检查。监督检查内容包括采购预算执行情况、采购程序合规性、采购文件编制质量、采购合同履行情况、采购资金使用情况等。2.内部审计部门定期对政府采购项目进行审计，重点审查采购项目的合法性、合规性、效益性等方面。审计结果应及时反馈给相关部门，并提出改进建议和意见。3.财政部门和其他相关监管部门对东风办政府采购活动进行监督检查时，应积极配合，如实提供有关资料和情况。对于监管部门提出的整改意见，应及时落实整改措施，确保采购活动规范有序进行。五、采购档案管理（一）档案内容1.政府采购活动中形成的各类文件资料，包括采购预算文件、采购计划、采购文件（采购公告、采购邀请书、采购需求、采购合同文本、评标标准等）、供应商资格证明文件、响应文件、评标报告、中标（成交）通知书、采购合同副本、验收报告、采购资金支付凭证等。2.与采购活动相关的会议纪要、往来函件、投诉处理文件等。（二）档案整理与归档1.采购管理部门应指定专人负责采购档案的整理和归档工作。采购档案应按照采购项目进行分类整理，确保档案资料的完整性和系统性。2.采购档案应在采购项目结束后规定时间内完成整理归档，并妥善保管。档案保管期限应按照国家有关规定执行，并结合本单位实际情况确定。（三）档案查阅与使用1.因工作需要查阅采购档案的，应填写查阅申请表，经批准后按照规定程序查阅。查阅人员不得擅自涂改、抽取、销毁档案资料。2.采购档案一般