中南大学采购内控制度

PAGE中南大学采购内控制度一、总则（一）目的为了加强中南大学采购内部控制，规范采购行为，防范采购风险，提高采购效率和效益，保障学校各项事业的顺利开展，依据国家有关法律法规和学校实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于中南大学各部门、各单位在教学、科研、行政管理等活动中发生的采购业务。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动应当符合国家法律法规和学校规章制度的要求。2.合规性原则：严格遵守相关采购政策、程序和标准，确保采购过程合法合规。3.效益性原则：追求采购资金的使用效益最大化，降低采购成本。4.公开、公平、公正原则：采购活动应公开透明，对所有潜在供应商一视同仁，确保公平竞争。5.内部控制原则：建立健全采购内部控制体系，加强对采购全过程的监督和管理。二、采购组织与职责（一）采购决策机构学校设立采购决策机构，负责审议重大采购事项，对采购政策、采购计划、采购预算等进行决策。采购决策机构由学校相关领导、职能部门负责人等组成。（二）采购执行部门学校设立采购执行部门，负责具体采购业务的实施。采购执行部门应配备专业的采购人员，按照规定的采购程序和方法进行采购活动。（三）采购监督部门学校设立采购监督部门，负责对采购活动进行监督检查。采购监督部门应定期对采购项目进行审计和评估，及时发现和纠正采购过程中的违规行为。（四）各部门职责1.需求部门：负责提出采购需求，明确采购项目的技术规格、数量、质量要求等，并对采购项目的实施进度和质量负责。2.财务部门：负责审核采购预算，办理采购资金的支付和结算，对采购资金的使用情况进行监督。3.资产管理部门：负责对采购资产进行验收、登记、入账和管理，定期对资产进行清查盘点。三、采购预算管理（一）预算编制1.各需求部门应根据学校事业发展规划和实际工作需要，编制年度采购预算。采购预算应明确采购项目的名称、规格、数量、金额等内容，并按照学校规定的预算编制程序进行申报。2.采购执行部门应会同财务部门对各需求部门申报的采购预算进行审核，提出审核意见，并报采购决策机构审批。（二）预算执行1.采购执行部门应严格按照批准的采购预算组织采购活动，不得擅自突破预算。如因特殊情况需要调整预算，应按照学校规定的预算调整程序进行申报和审批。2.财务部门应加强对采购预算执行情况的监督，定期对采购资金的使用情况进行检查和分析，确保采购资金专款专用。（三）预算调整1.在采购预算执行过程中，如遇市场价格波动、政策调整、采购需求变更等原因，需要调整采购预算的，需求部门应及时提出预算调整申请，并说明调整的原因和金额。2.采购执行部门应会同财务部门对需求部门提出的预算调整申请进行审核，提出审核意见，并报采购决策机构审批。经批准的预算调整申请应作为采购预算的补充文件，与原采购预算一并执行。四、采购流程（一）采购申请1.需求部门根据实际工作需要，填写《中南大学采购申请表》，详细说明采购项目的名称、规格、数量、质量要求、预算金额、采购时间等内容，并加盖部门公章。2.《中南大学采购申请表》应经需求部门负责人签字确认后，报采购执行部门受理。（二）采购审批1.采购执行部门收到采购申请后，应按照规定的采购审批程序进行审核。审核内容包括采购项目的必要性、合规性、预算金额等。2.对于金额较大、技术复杂、涉及国家安全和机密等重大采购项目，采购执行部门应组织相关专家进行论证，并报采购决策机构审批。（三）采购方式选择1.根据采购项目的特点和金额大小，采购执行部门应选择合适的采购方式。采购方式包括公开招标、邀请招标、竞争性谈判、单一来源采购、询价采购等。2.采购执行部门应按照国家有关法律法规和学校规定的采购方式适用条件，合理选择采购方式，并在采购文件中明确说明。（四）采购文件编制1.采购执行部门应根据采购项目的特点和采购方式，编制采购文件。采购文件应包括采购公告、招标文件、谈判文件、询价文件等。2.采购文件应明确采购项目的技术规格、数量、质量要求、采购程序、评标标准、合同条款等内容，确保采购文件的合法性、完整性和公正性。（五）供应商选择与管理1.采购执行部门应通过公开招标、邀请招标、竞争性谈判、询价采购等方式，从符合条件的供应商中选择中标供应商或成交供应商。2.采购执行部门应建立供应商库，对供应商的资质、信誉、业绩等进行审核和评估，并定期更新供应商库信息。（六）合同签订1.采购执行部门应与中标供应商或成交供应商签订采购合同。采购合同应明确采购项目的名称、规格、数量、质量要求、价格、交货时间、交货地点、付款方式、违约责任等内容。2.采购合同签订后，采购执行部门应及时将合同副本送财务部门、资产管理部门等相关部门备案。（七）采购验收1.采购项目完成后，需求部门应组织相关人员对采购项目进行验收。验收内容包括采购项目的数量、质量、规格、性能等是否符合采购合同的要求。2.采购执行部门应会同财务部门、资产管理部门等相关部门对验收结果进行审核，并出具验收报告。验收报告应作为采购项目付款和资产入账的依据。（八）采购付款1.财务部门应按照采购合同的约定，及时办理采购资金的支付手续。付款前，财务部门应审核采购合同、验收报告、发票等相关凭证，确保付款凭证的真实性、合法性和完整性。2..在付款过程中，如发现采购项目存在质量问题、数量不符等情况，财务部门应暂停付款，并及时通知采购执行部门和需求部门进行处理。五、采购风险管理（一）风险识别与评估1.采购执行部门应定期对采购活动进行风险识别和评估，分析采购过程中可能存在的风险因素，如市场风险、供应商风险、合同风险、验收风险等。2.根据风险识别和评估结果，采购执行部门应制定相应的风险应对措施，降低采购风险。（二）风险应对措施1.市场风险应对措施：密切关注市场价格波动，建立价格预警机制，合理安排采购时间和数量，降低市场价格波动对采购成本的影响。2.供应商风险应对措施：加强对供应商的管理和评估，建立供应商信用档案，定期对供应商进行考核，选择信誉良好、实力雄厚的供应商合作。3合同风险应对措施：严格按照法律法规和学校规定签订采购合同，明确合同条款，加强对合同执行情况的监督和检查，及时发现和解决合同履行过程中出现的问题。4.验收风险应对措施：建立健全采购验收制度，明确验收标准和程序，加强对验收人员的培训和管理，确保采购项目验收工作的严格执行。（三）风险监督与控制1.采购监督部门应定期对采购风险应对措施的执行情况进行监督检查，及时发现和纠正风险应对措施执行过程中存在的问题。2.采购执行部门应根据风险监督检查结果，及时调整风险应对措施，确保采购风险得到有效控制。六、采购信息管理（一）信息收集与整理1.采购执行部门应建立采购信息管理系统，及时收集、整理采购活动中的各类信息，包括采购申请、采购审批、采购文件、供应商信息、合同信息、验收信息等。2.采购信息管理系统应具备信息录入、查询、统计、分析等功能，方便采购人员和管理人员对采购信息进行管理和使用。（二）信息公开与共享1.采购执行部门应按照学校规定的信息公开范围和程序，及时将采购信息公开，接受学校师生和社会公众的监督。2.采购执行部门应加强与财务部门、资产管理部门等相关部门的信息共享，确保采购信息的及时传递和有效利用。（三）信息安全管理1.采购执行部门应加强对采购信息管理系统的安全防护，采取数据加密、用户认证、访问控制等措施，确保采购信息的安全。2.采购人员应严格遵守信息安全管理制度，不得泄露采购信息，防止采购信息被非法获取和利用。七、采购绩效评价（一）评价指标与方法1.学校应建立采购绩效评价制度，制定采购绩效评价指标体系，对采购执行部门的采购工作进行绩效评价。2.采购绩效评价指标应包括采购成本、采购质量、采购效率、采购合规性等方面的内容。采购绩效评价方法可采用定量分析与定性分析相结合的方式。（二）评价周期与程序1.采购绩效评价周期为一年。采购执行部门应在每年年底对本年度的采购工作进行总结，并提交采购绩效自评报告。2.学校采购监督部门应会同财务部门、资产管理部门等相关部门，对采购执行部门提交的采购绩效自评报告进行审核，并组织开展采购绩效评价工作。（三）评价结果应用1.采购绩效评价结果应作为采购执行部门年度考核、奖惩的重要依据