东胜区采购工作制度

PAGE东胜区采购工作制度一、总则（一）目的为加强东胜区采购工作的管理，规范采购行为，提高采购效率，保证采购质量，降低采购成本，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于东胜区各部门、各单位在开展采购活动时的相关工作。（三）基本原则1.依法依规原则：严格遵守国家法律法规以及相关行业标准，确保采购活动合法合规。2.公开透明原则：采购过程应公开透明，接受内外部监督。3.公平竞争原则：营造公平竞争的市场环境，促进供应商积极参与。4.诚实信用原则：采购各方应诚实守信，履行各自的责任和义务。二、采购组织与职责（一）采购管理部门1.职责负责制定和完善采购工作制度、流程和标准。组织实施采购项目，包括采购计划编制、采购文件制定、供应商选择、合同签订等。协调采购过程中的各方关系，处理采购纠纷。对采购项目进行监督和评估，确保采购目标的实现。2.人员配备设采购经理一名，全面负责采购管理部门的工作。根据采购业务需求，配备相应的采购专员，负责具体采购项目的执行。（二）需求部门1.职责根据工作需要，提出采购需求，明确采购物品或服务的规格、数量、质量要求等。参与采购项目的前期调研、技术谈判等工作。配合采购管理部门进行供应商选择、合同签订及验收等工作。2.人员配备设部门采购联络人一名，负责与采购管理部门沟通协调采购相关事宜。（三）监督部门1.职责对采购活动进行全过程监督，确保采购行为合法合规、公平公正。受理采购活动中的投诉举报，对违规行为进行调查处理。定期对采购工作进行审计，提出改进意见和建议。2.人员配备设监督专员若干名，负责具体的监督工作。三、采购计划管理（一）采购计划编制1.需求部门应根据年度工作目标和实际业务需求，提前编制采购计划。采购计划应明确采购项目的名称、规格、数量、预算金额、采购时间等内容。2.采购计划应经部门负责人审核后报采购管理部门。采购管理部门对各部门的采购计划进行汇总、平衡和审核，形成年度采购计划草案。3.年度采购计划草案报公司/组织领导审批后实施。（二）采购计划调整1.在采购计划执行过程中，如因工作需要或市场变化等原因，需对采购计划进行调整的，需求部门应填写采购计划调整申请表，说明调整原因、调整内容等，并经部门负责人审核后报采购管理部门。2.采购管理部门对采购计划调整申请表进行审核，报公司/组织领导审批后实施调整。四、采购方式与程序（一）采购方式1.公开招标：适用于采购金额较大、技术复杂、潜在供应商较多的采购项目。2.邀请招标：适用于具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的项目，或采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的项目。3.竞争性谈判：适用于招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的项目。4.单一来源采购：适用于只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套性的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的项目。5.询价：适用于采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目。（二）采购程序1.公开招标程序采购管理部门发布招标公告，邀请潜在供应商报名参加投标。对报名供应商进行资格预审，确定合格供应商名单。编制招标文件，向合格供应商发售招标文件。组织开标、评标和定标，确定中标供应商。与中标供应商签订采购合同。2.邀请招标程序采购管理部门向符合条件的供应商发出投标邀请书。对受邀供应商进行资格审查，确定合格供应商名单。编制招标文件，向合格供应商发售招标文件。组织开标、评标和定标，确定中标供应商。与中标供应商签订采购合同。3.竞争性谈判程序采购管理部门发布竞争性谈判公告，邀请潜在供应商报名参加谈判。对报名供应商进行资格审查，确定合格供应商名单。成立谈判小组，与合格供应商进行谈判。谈判结束后，谈判小组要求所有参加谈判的供应商在规定时间内进行最后报价。根据谈判小组的评审报告，确定成交供应商。与成交供应商签订采购合同。4.单一来源采购程序采购管理部门提出单一来源采购申请，说明采购理由、采购项目内容等，并附相关证明材料。公司/组织领导对单一来源采购申请进行审批。采购管理部门与单一供应商进行协商，确定采购价格、交货时间等条款。签订采购合同。5.询价程序采购管理部门向多家供应商发出询价通知书，要求供应商在规定时间内报价。对供应商的报价进行比较和评估，选择报价合理、信誉良好的供应商作为成交供应商。与成交供应商签订采购合同。五、供应商管理（一）供应商选择1.采购管理部门应建立供应商信息库，收集、整理供应商的基本信息、经营状况、产品质量、价格水平、售后服务等资料。2.在选择供应商时，应根据采购项目的要求，从供应商信息库中筛选出符合条件的供应商，并进行实地考察、资质审核等。3.采用招标、竞争性谈判等采购方式的，应按照相关程序确定中标供应商或成交供应商。（二）供应商评价与考核1.采购管理部门应定期对供应商的供货质量、交货期、价格、售后服务等进行评价和考核。2.评价和考核结果应记录在供应商档案中，并作为供应商后续合作的依据。3.对于评价和考核不合格的供应商，采购管理部门应及时采取措施，如暂停合作、要求整改等，直至取消合作资格。（三）供应商激励与淘汰1.对表现优秀的供应商，采购管理部门应给予适当的激励，如增加采购份额、优先合作等。2.对不符合要求的供应商，应及时淘汰出供应商信息库，不再与其合作。六、采购合同管理（一）合同签订1.采购项目确定成交供应商后，采购管理部门应及时与供应商签订采购合同。2.采购合同应明确采购项目的名称、规格、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、售后服务等条款。3.采购合同签订前，应进行审核，确保合同条款合法合规、公平合理。（二）合同履行1.采购管理部门应跟踪采购合同的履行情况，及时协调解决合同履行过程中出现的问题。2.需求部门应按照合同约定，做好验收准备工作，及时组织验收。3.供应商应按照合同约定，按时、按质、按量提供货物或服务，并做好售后服务工作。（三）合同变更与解除1.在采购合同履行过程中，如因不可抗力或其他原因需要变更或解除合同的，采购管理部门应及时与供应商协商，并签订变更或解除合同协议。2.合同变更或解除协议应报公司/组织领导审批后实施。七、采购验收管理（一）验收标准1.采购管理部门应根据采购合同和相关标准，制定采购项目的验收标准。2.验收标准应明确采购项目的规格、数量、质量、性能等要求。（二）验收程序1.需求部门应在采购项目到货前，通知采购管理部门和相关人员做好验收准备工作。2.采购项目到货后，需求部门应按照验收标准组织验收，并填写验收报告。3.验收报告应包括采购项目的名称、规格、数量、质量状况、验收结论等内容。4.验收合格的采购项目，需求部门应办理入库手续；验收不合格的采购项目，需求部门应及时通知采购管理部门与供应商协商解决。八、采购资金管理（一）预算编制1.采购管理部门应根据采购计划，编制采购资金预算。采购资金预算应明确采购项目的预算金额、资金来源等内容。2.采购资金预算应报公司/组织领导审批后纳入年度预算管理。(二)资金支付1.采购合同签订后，采购管理部门应按照合同约定，及时办理资金支付手续。2.资金支付应严格按照公司/组织的财务管理制度执行，确保资金支付安全、合规。九、采购风险管理（一）风险识别与评估1.采购管理部门应定期对采购活动进行风险识别和评估，分析可能存在的风险因素，如市场风险、供应商风险、合同风险等。2.根据风险识别和评估结果，制定相应的风险应对措施，并报公司/组织领导审批后实施。（二）风险应对措施1.市场风险应对措施：密切关注市场动态，及时调整采购策略，合理安排采购时间和数量，降低市场价格波动对采购成本的影响。2.供应商风险应对措施：加强供应商管理，建立供应商评价和考核机制，并要求供应商提供必要的担保或保证金，降低供应商违约风险。3.合同风险应对措施：加强合同管理，严格审核合同条款，确保合同合法合规、公平合理，并及时跟踪合同履行情况，及时处理合同纠纷，降低合同风险。十、监督与检查（一）内部监督1.监督部门应定期对采购活动进行内部监督检查，重点检查采购程序的执行情况、采购合同的签订与履行情况、采购资金的使用情况等。2.对监督检查中发现的问题，应及时下达整改通知书，要求相关部门限期整改，并跟踪整改落实情况。（二）外部监督1.