上海润达采购制度

PAGE上海润达采购制度一、总则（一）目的本采购制度旨在规范上海润达医疗器械股份有限公司（以下简称“公司”）的采购行为，确保采购活动合法合规、高效有序，保障公司生产经营活动所需物资和服务的及时供应，提高采购质量，降低采购成本，防范采购风险，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司及所属各部门、子公司的采购活动，包括但不限于医疗器械、设备、原材料、办公用品、服务等各类物资和服务的采购。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规、行业标准以及公司内部规章制度，确保采购行为合法合规。2.效益原则：在保证采购质量的前提下，充分考虑采购成本、交货期等因素，追求采购效益最大化。3.公开透明原则：采购过程应公开、公平、公正，接受公司内部监督和外部相关部门的监督。4.诚信原则：采购人员应诚实守信，与供应商建立良好的合作关系，维护公司利益和形象。二、采购组织与职责（一）采购部门1.采购部门职责负责制定和执行公司采购计划，组织实施采购活动，确保公司生产经营所需物资和服务的及时供应。建立和维护供应商管理体系及采购档案，对供应商进行评估、选择、管理和考核。负责采购合同的起草、审核、签订、执行和跟踪，确保合同的有效履行。参与采购项目的招标、询价、谈判等工作，负责采购项目的成本控制和质量控制。收集市场信息，分析采购趋势，为公司采购决策提供参考依据。协调与其他部门的关系，处理采购过程中的相关问题和纠纷。2.采购人员职责严格遵守公司采购制度和工作流程，按照采购计划完成采购任务。负责与供应商沟通协调，及时了解供应商的产品质量、价格、交货期等情况，确保采购物资和服务符合公司要求。参与采购项目的商务谈判和合同签订工作，维护公司利益，争取有利的采购条件。负责采购物资和服务的验收工作，确保采购物资和服务的数量、质量、规格等符合合同要求。及时反馈采购过程中的问题和信息，协助相关部门解决采购过程中的纠纷和问题。保守公司商业秘密，不得泄露采购过程中的相关信息。（二）需求部门1.需求部门职责根据公司生产经营计划和实际需求，提出物资和服务的采购申请，明确采购物资和服务的名称、规格、数量、质量要求、交货期等详细信息。参与采购项目的技术评审和商务谈判，提供技术支持和需求反馈，确保采购物资和服务符合公司实际需求。负责采购物资和服务的验收工作，对验收结果负责，并及时反馈验收情况。协助采购部门与供应商沟通协调，解决采购过程中出现的问题。2.需求部门负责人职责审核本部门提交的采购申请，确保采购申请的合理性和必要性。协调本部门与采购部门之间的工作关系，推动采购项目的顺利进行。对本部门采购项目的执行情况进行监督和管理，及时处理采购过程中出现的问题。（三）其他相关部门1.质量管理部门参与采购物资和服务的质量标准制定和验收标准制定，确保采购物资和服务符合质量管理要求。负责对采购物资和服务进行质量检验和监督，对不合格品提出处理意见。2.财务部门负责审核采购预算和采购合同，确保采购资金的合理使用和支付安全。参与采购项目的成本核算和价格分析，提供财务支持和决策依据。负责采购款项的支付和账务处理，定期对采购业务进行财务审计。3.法务部门参与采购合同的起草、审核和签订工作，确保采购合同的合法性和有效性。为采购活动提供法律咨询和法律支持，防范采购法律风险。处理采购过程中的法律纠纷和诉讼案件。三、采购流程（一）采购申请1.需求部门根据公司生产经营计划和实际需求，填写《采购申请表》，详细注明采购物资和服务的名称、规格、数量、质量要求、交货期、预算金额等信息，并提交部门负责人审核。2.需求部门负责人对采购申请进行审核，确认采购申请的合理性和必要性。审核通过后，签字并加盖部门公章，提交采购部门。（二）采购审批1.采购部门收到采购申请后，对采购申请进行初步审核，核实采购物资和服务的名称、规格、数量、质量要求、交货期、预算金额等信息是否准确完整，并根据公司采购政策和相关规定进行审批。2.对于金额较大或重要的采购项目，采购部门应组织相关部门进行联合评审，包括技术评审、商务评审、财务评审等，综合评估采购项目的可行性、合理性和效益性。评审通过后，提交公司领导审批。3.公司领导根据采购项目的具体情况进行审批，审批通过后，采购部门方可组织实施采购活动。（三）供应商选择与管理1.供应商开发采购部门根据采购需求，通过多种渠道收集供应商信息，建立供应商信息库。对潜在供应商进行初步筛选，评估其资质、信誉、生产能力、产品质量、价格水平、售后服务等方面的情况，确定入围供应商名单。2.供应商评估与选择采购部门定期对供应商进行评估，评估内容包括供应商的产品质量、交货期、价格水平、售后服务、合作态度等方面。评估结果分为优秀、良好、合格、不合格四个等级。根据评估结果，对供应商进行分类管理，对于优秀供应商给予更多的合作机会和优惠政策，对于不合格供应商及时淘汰。在选择供应商时，采购部门应遵循公开、公平、公正的原则，通过招标、询价、谈判等方式，选择最合适的供应商。3.供应商管理采购部门与供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务，包括产品质量、交货期、价格、付款方式、售后服务等条款。采购部门定期对供应商进行监督和检查，确保供应商按照合同要求履行义务。对于供应商出现的问题，及时与供应商沟通协调，要求其限期整改。采购部门建立供应商档案，记录供应商的基本信息、评估结果、合作情况等，为供应商管理提供依据。（四）采购实施1.采购方式选择根据采购物资和服务的特点以及采购金额的大小，选择合适的采购方式，包括招标采购方式、询价采购方式、竞争性谈判采购方式、单一来源采购方式等。对于达到国家规定招标标准以上的采购项目，必须采用招标采购方式进行采购；对于未达到招标标准的采购项目，可以根据实际情况选择询价采购方式、竞争性谈判采购方式或单一来源采购方式。2.采购文件编制采购部门根据采购需求和采购方式，编制采购文件，包括招标文件、询价文件、谈判文件等。采购文件应明确采购物资和服务的名称、规格、数量、质量要求、交货期、价格要求、评标标准等内容。采购文件编制完成后，可以组织相关部门进行审核，确保采购文件的准确性和完整性。3.采购活动组织采购部门根据采购文件的要求，组织实施采购活动，包括发布采购公告、邀请供应商参与投标或报价、组织开标或谈判等。在采购活动过程中，采购部门应严格遵守采购程序和相关规定，确保采购活动的公开、公平、公正。采购部门对供应商的投标文件或报价文件进行评审，按照评标标准确定中标供应商或成交供应商。（五）合同签订1.采购部门与中标供应商或成交供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务，包括产品质量、交货期、价格、付款方式、售后服务等条款。2.采购合同签订前，应提交法务部门进行审核，确保采购合同的合法性和有效性。审核通过后，采购部门方可签订采购合同。3.采购合同签订后，采购部门应及时将合同副本分发给需求部门和财务部门等相关部门，以便各部门按照合同要求履行各自的职责。（六）采购验收1.需求部门负责采购物资和服务的验收工作，按照采购合同的要求对采购物资和服务的数量、质量、规格等进行验收。2.验收过程中，需求部门可以邀请质量管理部门等相关部门参与，共同对采购物资和服务进行验收。对于验收不合格的采购物资和服务，需求部门应及时通知采购部门，要求供应商限期整改或退换货。3.采购部门负责跟踪采购物资和服务的验收情况，及时与供应商沟通协调，确保采购物资和服务的验收工作顺利完成。（七）采购付款1.财务部门根据采购合同和验收报告进行审核，确认采购款项的支付条件是否满足。审核通过后，按照合同约定的付款方式和时间进行付款。2.采购付款时，财务部门应严格遵守公司财务管理制度和相关规定，确保付款的准确性和安全性。3.采购部门应及时跟踪采购款项的支付情况，并与供应商沟通协调，确保采购款项的及时支付和供应商的正常合作。四、采购风险管理（一）风险识别与评估1.采购部门定期对采购活动进行风险识别和评估，分析采购过程中可能存在的风险因素，包括市场风险、供应商风险、质量风险、合同风险、法律风险等。2.根据风险识别和评估结果，对风险进行分类和分级，确定风险的严重程度和影响范围。3.针对不同类型和级别的风险，制定相应的风险应对措施，降低风险发生的可能性和影响程度。（二）风险应对措施1.市场风险应对措施密切关注市场动态，及时收集市场信息，分析市场价格和供求变化趋势，为采购决策提供参考依据。建立采购价格预警机制，当市场价格出现异常波动时，及时调整采购策略和采购计划。与供应商建立长期稳定的合作关系，可以通过签订长期合同、战略合作协议等方式，锁定采购价格和供应数量，降低市场风险。分散采购渠道和供应商，避免过度依赖单一供应商，降低因供应商问题导致的市场风险。2.供应商风险应对措施加强供应商管理，建立严格的供应商评估和选择标准，对供应商进行定期评估和考核，确保供应商的资质、信誉、生产能力、产品质量等符合公司要求。与供应商签订详细的采购合同，明确双方的权利和义务以及违约责任，确保供应商按照合同要求履行义务。定期对供应商进行监督和检查，及时发现和解决供应商存在的问题，对于出现严重问题的供应商，及时终止合作关系。建立供应商应急管理机制，当供应商出现突发情况时，能够及时采取应对措施，确保公司生产经营活动不受影响。3.质量风险应对措施参与采购物资和服务的质量标准制定和验收标准制定，确保采购物资和服务符合质量管理要求。加强对采购物资和服务的质量检验和监督，严格按照验收标准进行验收，对于不合格品及时提出处理意见。要求供应商提供质量保证文件和售后服务承诺，并在合同中明确质量责任和售后服务条款。定期对采购物资和服务的质量情况进行统计分析，总结质量问题的原因和规律，采取针对性的措施加以改进。4.合同风险应对措施采购合同签订前，应提交法务部门进行审核，确保采购合同的合法性和有效性。明确采购合同的条款和内容，避免合同漏洞和歧义，确保合同双方的权利和义务清晰明确。加强对采购合同执行情况的跟踪和监督，及时发现和解决合同执行过程中出现的问题，确保合同的有效履行。建立合同纠纷处理机制，当出现合同纠纷时，能够及时采取措施进行处理，维护公司的合法权益。5.法律风险应对措施加强对采购人员的法律法规培训，提高采购人员的法律意识和法律素养，确保采购活动合法合规。在采购活动过程中，严格遵守国家法律法规和行业标准，确保采购行为的合法性和有效性。采购合同签订前，应提交法务部门进行审核，确保采购合同的合法性和有效性。建立法律风险预警机制，及时关注法律法规的变化和更新，对采购活动进行风险评估和预警，采取相应的措施加以防范。五、采购监督与审计（一）内部监督1.公司内部审计部门定期对采购活动进行审计，检查采购制度的执行情况、采购流程的规范性、采购合同的履行情况等，发现问题及时提出整改意见，并跟踪整改情况。2.采购部门定期向公司管理层汇报采购工作情况，接受公司管理层的监督和指导。3.公司设立举报信箱和举报电话，鼓励员工对采购过程中的违规行为进行举报，对举报属实的给予奖励。（