上海慈善会采购管理制度

PAGE上海慈善会采购管理制度一、总则（一）目的为规范上海慈善会（以下简称“本会”）的采购行为，加强采购管理，提高采购资金使用效益，确保采购活动合法、合规、公开、公正、透明，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本会开展的各类物资采购、服务采购等活动，包括但不限于救灾物资采购、慈善项目相关服务采购、办公设备及用品采购等。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须严格遵守国家法律法规和相关政策要求。2.合规性原则：采购流程应符合本会章程及各项内部管理制度规定。3.公开性原则：采购信息应在规定范围内公开，接受社会监督。4.公正性原则：确保采购过程公平对待所有供应商，不偏袒、不歧视。5.效益性原则：在保证采购质量的前提下，追求采购资金使用效益最大化。二、采购组织与职责（一）采购决策机构本会理事会负责对重大采购项目进行决策，审议采购计划、采购预算、采购方式及采购结果等重要事项。（二）采购执行部门设立专门的采购部门或指定相关部门负责采购活动的具体执行。采购部门职责如下：1.制定采购计划，根据本会业务需求和预算安排，编制年度、季度采购计划。2.组织采购活动实施，包括供应商选择、采购文件编制、采购谈判、合同签订等。3.负责采购项目的进度跟踪和协调，确保采购任务按时完成。4.建立和维护供应商库，对供应商进行评估和管理。5.整理和归档采购文件及相关资料，妥善保管采购档案。（三）其他相关部门职责1.需求部门：提出采购需求，明确采购物资或服务的规格、数量、质量要求等，并对采购项目的实施情况进行监督。2.财务部门：负责审核采购预算，监督采购资金的支付和使用，确保资金安全。3.审计部门：对采购活动进行审计监督，检查采购程序的合规性、采购资金的使用效益等。三、采购预算管理（一）预算编制1.采购部门应根据本会年度工作计划和业务需求，结合上一年度采购实际情况，编制采购预算草案。2.采购预算草案应明确采购项目名称、规格型号、数量、预算金额、资金来源等内容，并附详细的采购需求说明。3.采购预算草案经财务部门审核后，提交理事会审议通过。（二）预算执行1.采购活动应严格按照批准的采购预算执行，不得超预算采购。2.如因特殊情况需要调整采购预算，应按照规定程序报理事会审批。（三）预算监督1.财务部门定期对采购预算执行情况进行检查和分析，及时发现和解决预算执行中存在的问题。2.审计部门对采购预算执行情况进行审计监督，确保预算执行的合规性和有效性。四、采购流程（一）采购申请1.需求部门根据业务需要填写采购申请表，详细说明采购物资或服务的名称、规格、数量、质量要求、用途、预计采购时间等信息。2.采购申请表经部门负责人审核签字后，提交采购部门。（二）采购审批1.采购部门收到采购申请表后，对采购需求进行初步审核，核实需求的合理性和必要性。2.根据采购金额大小和重要性程度，按照本会内部审批权限规定，报相关领导审批。采购金额较小的项目，由采购部门负责人审批。采购金额较大或重要的项目，经采购部门负责人审核后，报理事会或相关决策机构审批。（三）采购方式选择1.根据采购项目的特点、金额大小、市场供应情况等因素，选择合适的采购方式。常见采购方式包括公开招标、邀请招标、竞争性谈判、单一来源采购、询价等。2.公开招标：适用于采购金额较大、技术复杂、有众多潜在供应商的项目。采购部门应按照相关法律法规规定，编制招标文件，发布招标公告，组织开标、评标和定标等活动。3.邀请招标：适用于具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的项目，或者采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的项目。采购部门应向不少于三家具备承担招标项目能力、资信良好的特定供应商发出投标邀请书，并组织招标活动。4.竞争性谈判：适用于招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的项目。采购部门应成立谈判小组，与不少于三家供应商进行谈判，确定成交供应商。5.单一来源采购：适用于只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的项目。采购部门应提供充分的理由和相关证明材料，报理事会或相关决策机构批准后，与单一供应商进行采购谈判。6.询价：适用于采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目。采购部门应向不少于三家供应商发出询价通知书，对供应商的报价进行比较，确定成交供应商。（四）供应商选择与管理1.供应商选择采购部门根据采购项目需求，从供应商库或通过公开渠道寻找潜在供应商。对潜在供应商进行资格审查，审查内容包括营业执照、税务登记证、组织机构代码证、资质证书、业绩情况、信誉状况等。向通过资格审查的供应商发出采购文件，要求其在规定时间内提交响应文件。组织评审小组对供应商的响应文件进行评审，根据评审标准确定成交供应商。评审标准可包括价格、质量、服务、信誉等方面。2.供应商管理建立供应商档案，记录供应商基本信息、采购项目合作情况、评价结果等。定期对供应商进行评价，评价指标包括产品质量、交货期、售后服务、价格合理性等。评价结果分为优秀、良好、合格、不合格四个等级。根据供应商评价结果，对供应商进行分类管理。对于优秀供应商，可给予优先合作机会；对于不合格供应商，应及时淘汰，并在供应商库中予以标注。（五）采购合同签订1.采购部门与成交供应商达成一致后，应签订书面采购合同。采购合同应明确采购物资或服务的名称、规格、数量、质量标准、价格、交货时间、交货地点、付款方式、售后服务等条款。2.采购合同经双方签字盖章后生效。采购部门应将采购合同副本提交财务部门、需求部门等相关部门备案。（六）采购验收1.采购项目完成后，需求部门应组织相关人员对采购物资或服务进行验收。验收内容包括数量、规格、质量标准等是否符合采购合同要求。2.验收人员应填写验收报告，验收报告应包括采购项目名称、供应商名称、采购合同编号、验收日期、验收内容、验收结论等信息。验收报告经验收人员签字确认后生效。3.如发现采购物资或服务存在质量问题或其他不符合合同要求的情况，需求部门应及时与供应商沟通协商，要求供应商采取整改措施或退换货等。如协商不成，可按照采购合同约定通过法律途径解决。（七）采购付款1.财务部门根据采购合同约定和验收报告情况，办理采购付款手续。付款时应审核采购发票、验收报告、采购合同等相关凭证，确保付款依据充分、手续齐全。2.采购付款应严格按照资金支付审批程序进行，经相关领导审批后支付。五、采购信息管理（一）采购信息公开1.本会应按照相关法律法规要求，在规定的媒体或平台上公开采购信息，包括采购项目名称、采购方式、采购预算、采购文件、采购结果等。2.采购信息公开应确保信息真实、准确、完整，不得隐瞒或虚假披露采购信息。（二）采购档案管理1.采购部门应建立健全采购档案管理制度，对采购活动过程中形成的各类文件资料进行分类整理、归档保管。2.采购档案内容包括采购申请表、采购审批文件、采购文件（招标文件、投标文件、谈判文件、询价通知书等）、采购合同、验收报告、采购发票等。3.采购档案应妥善保管，保管期限按照国家档案管理规定执行。六、采购监督与审计（一）内部监督1.本会内部审计部门定期对采购活动进行审计监督，检查采购程序的合规性、采购合同的履行情况、采购资金的使用效益等。2.采购部门应建立内部监督机制,对采购活动的各个环节进行自查自纠，及时发现和纠正存在的问题。（二）社会监督1.本会应接受社会公众的监督，积极回