上海建工采购制度

PAGE上海建工采购制度一、总则（一）目的本采购制度旨在规范上海建工集团（以下简称“集团”）的采购行为，确保采购活动合法、合规、高效，保障工程建设项目的顺利进行，提高集团整体经济效益，维护集团利益和声誉。（二）适用范围本制度适用于上海建工集团总部及所属各子公司、分公司、项目部等涉及采购活动的所有部门和人员。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须严格遵守国家法律法规、政策以及行业标准，确保采购行为合法合规。2.公平公正原则：在采购过程中，应遵循公平、公正的原则，对待所有供应商，不偏袒、不歧视，营造良好的市场竞争环境。3.效益优先原则：在保证采购质量的前提下降低采购成本，提高采购效率，实现集团采购效益最大化。4.质量至上原则：优先选择质量可靠、信誉良好的供应商提供的产品和服务，确保所采购的物资和服务符合工程建设要求。5.诚信合作原则：与供应商建立诚信合作关系，加强沟通与协作，共同促进项目顺利实施。二、采购组织与职责（一）采购决策机构集团成立采购决策委员会，负责对重大采购事项进行决策。采购决策委员会由集团高层管理人员、相关职能部门负责人等组成。其职责包括：1.审议采购战略规划和年度采购计划。2.审批重大采购项目的采购方案、预算及供应商选择等事项。3.协调解决采购过程中的重大问题和争议。（二）采购执行部门集团设立采购中心作为采购执行部门，负责具体采购业务的实施。采购中心职责如下：1.贯彻执行采购制度和决策委员会的决议。2.制定和实施采购计划，组织采购项目的招标、询价、谈判等采购活动。3.建立和维护供应商管理体系，对供应商进行评估、选择、考核和管理。4.负责采购合同的签订、履行、变更和终止等工作。5.收集、整理采购信息，建立采购档案，进行采购数据分析和统计。（三）其他相关部门职责1.需求部门：提出采购需求，提供技术规格、质量标准等相关要求，参与采购过程中的技术评审和验收工作。2.财务部门：负责采购预算的审核、资金安排和支付管理，对采购成本进行核算和监督。3.法务部门：为采购活动提供法律咨询和支持，审核采购合同，处理采购纠纷和法律事务。三、采购流程（一）采购需求提出1.需求部门根据工程建设项目进度和实际需要，填写《采购需求申请表》，详细说明采购物资或服务的名称、规格型号（含技术参数）、数量、质量要求、交货时间、交货地点等内容，并经部门负责人审核签字。2.对于涉及重大采购项目或特殊要求的采购需求，需求部门应组织相关技术人员进行论证，确保采购需求的合理性和准确性。（二）采购预算编制1.采购中心根据需求部门提交的《采购需求申请表》，结合市场价格行情和以往采购经验，编制采购预算草案。2.采购预算草案应包括采购物资或服务的预计价格、运输费用、税费、其他相关费用等明细，并提交财务部门审核。3.财务部门对采购预算草案进行审核，重点审查预算的合理性、准确性以及与项目资金安排是否匹配。审核通过后的采购预算作为采购成本控制的依据。（三）采购方式选择根据采购项目的特点、金额大小、市场供应情况等因素，选择合适的采购方式。常见采购方式包括：1.公开招标：适用于采购金额较大（具体金额标准由集团另行规定）、技术规格明确、市场竞争充分的采购项目。通过公开招标，吸引众多潜在供应商参与投标，以获取最有利的采购条件。2.邀请招标：对于具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购，或者采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的采购项目，可以采用邀请招标方式。邀请招标应向不少于三家具备承担招标项目能力且资信良好的特定供应商发出投标邀请书。3.询价采购：适用于采购的货物规格、标准统一，现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目。采购中心向多家供应商发出询价单，对供应商的报价进行比较，选择报价合理且满足需求的供应商成交。4.竞争性谈判：当出现招标后没有供应商投标或者没有合格标的，或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的情况时，可以采用竞争性谈判方式采购。采购中心与不少于三家供应商进行谈判，从中确定成交供应商。5.单一来源采购：符合下列情形之一的采购项目，可以采用单一来源采购方式：只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。采用单一来源采购方式时，采购中心应与供应商进行协商，按照规定程序确定成交供应商。（四）供应商选择与管理1.供应商筛选：采购中心根据采购项目需求，通过多种渠道收集供应商信息，建立供应商数据库。对供应商的资质、信誉、业绩表现、产品质量、价格水平、售后服务等方面进行综合评估，筛选出符合要求的潜在供应商。2.供应商考察：对于拟合作的重要供应商，采购中心应组织相关人员进行实地考察，了解供应商的生产经营状况、质量管理体系、技术能力、售后服务能力等情况。考察结束后，形成《供应商考察报告》，作为是否选择该供应商的参考依据。3.供应商选择：采购中心根据采购方式和供应商评估结果，按照规定程序选择确定成交供应商。对于公开招标、邀请招标项目，按照评标标准确定中标供应商；对于询价采购、竞争性谈判、单一来源采购项目，通过比较供应商报价、技术方案、服务承诺等因素，选择最合适的供应商。4.供应商管理：采购中心与成交供应商签订采购合同，并建立供应商档案，记录供应商的基本信息、合作项目情况、评价考核结果等资料。定期对供应商进行评价考核，根据考核结果对供应商进行分类管理，对于表现优秀的供应商给予奖励和优先合作机会，对于不符合要求的供应商进行警告、整改直至淘汰。（五）采购合同签订1.采购合同由采购中心负责起草并签订。合同内容应明确采购物资或服务的名称、规格型号、数量、质量标准、价格、交货时间、交货地点、付款方式、违约责任等条款，确保合同条款完整、准确、合法。2.采购合同签订前，应提交法务部门进行审核。法务部门重点审查合同的合法性、合规性以及风险防范条款，提出修改意见。采购中心根据法务部门意见对合同进行修改完善后，报经授权领导审批签字。3..采购合同签订后，采购中心应及时将合同副本分发给需求部门、财务部门等相关部门，确保各部门了解合同内容，做好合同履行的相关工作。（六）采购合同履行与验收1.合同履行跟踪：采购中心负责跟踪采购合同的履行情况，及时与供应商沟通协调，确保供应商按照合同约定的时间、地点、质量标准等要求提供物资或服务。对于合同履行过程中出现的问题，采购中心应及时采取措施解决，并向相关部门报告。2.到货验收：物资或服务到货前，采购中心应通知需求部门组织相关人员进行验收准备。到货后按照合同约定的验收标准和方法进行验收，验收内容包括物资的数量清点、质量检验、规格型号核对等。验收合格后，需求部门填写《采购验收单》，采购中心据此办理付款手续。3.验收不合格处理：如验收发现物资或服务存在质量问题、数量短缺等不符合合同约定的情况，采购中心应及时与供应商协商解决。供应商应按照合同约定承担相应的违约责任，负责更换、补货或退款等处理。如协商不成，采购中心可依据合同约定和相关法律法规追究供应商的责任。（七）采购付款1.财务部门根据采购合同约定和验收情况，审核采购中心提交的付款申请及相关凭证。审核无误后，按照规定的付款方式和时间办理付款手续。2.对于预付款项，财务部门应严格按照合同约定的比例和条件支付，确保预付款的安全性和合理性。对于货到付款或验收合格后付款的项目，应在收到采购验收单等相关凭证后及时付款，不得无故拖延付款。3.采购付款应严格遵守集团财务管理制度和资金审批流程，确保资金支付的合规性和准确性。四、采购风险管理（一）风险识别与评估1.采购中心应定期对采购过程中可能面临的风险进行识别和评估，包括市场风险（如价格波动、供应短缺等）、质量风险（如产品质量不符合要求等）、合同风险（如合同条款不明、违约纠纷等）、供应商风险（如供应商破产、信誉下降等）等。2.采用定性与定量相结合的方法对风险进行评估，确定风险的等级和影响程度，为制定风险应对措施提供依据。（二）风险应对措施1.市场风险应对：密切关注市场动态，建立市场价格监测机制，及时掌握价格波动信息。对于价格波动较大的物资或服务，可通过签订长期合同锁定价格，或采用套期保值等金融工具进行风险规避。同时，加强与供应商的沟通协调，建立战略合作伙伴关系，共同应对市场供应短缺等问题。通过拓宽采购渠道、优化采购计划等方式，降低市场供应风险。2.质量风险应对：在采购合同中明确质量标准和验收条款，加强对采购物资或服务的质量检验和验收工作。要求供应商提供质量保证文件和售后服务承诺，定期对供应商进行质量评估。对于质量问题频发的供应商，应及时采取整改措施或终止合作关系。3.合同风险应对：加强合同管理，严格按照合同签订流程进行操作，确保合同条款明确、合法、有效。合同签订前进行充分的谈判和审核，避免合同漏洞和风险隐患。在合同履行过程中，加强对合同执行情况的监督检查，及时发现和解决合同履行过程中出现的问题。如发生合同纠纷，应及时启动法律程序，维护集团合法权益。4.供应商风险应对：建立完善的供应商评估和管理体系，加强对供应商的资质审查、信誉评价和动态管理。定期对供应商进行实地考察和业绩考核，及时发现和预警供应商可能出现的风险。对于存在风险的供应商，应采取相应的防范措施，如要求增加担保、缩短付款周期、减少采购量等。同时，积极寻找替代供应商，降低因供应商问题导致的采购风险。五、采购监督与审计（一）内部监督1.集团内部审计部门定期对采购活动进行审计监督，审查采购制度的执行情况、采购流程的合规性、采购合同的签订与履行情况、采购资金的使用情况等。2.采购中心应定期向集团管理层汇报采购工作进展情况，接受内部监督检查。对于审计和监督检查中发现的问题，应及时整改落实，并将整改情况报告集团管理层。(