上海学校采购管理制度

PAGE上海学校采购管理制度一、总则1.目的为规范上海学校采购行为，加强采购管理，提高资金使用效益，保证采购质量，促进廉政建设，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于上海学校范围内的各类物资采购、服务采购等活动。包括教学设备、办公用品、图书教材、后勤物资、基建工程、维修服务、物业服务等采购项目。3.基本原则合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规和相关政策规定，确保采购行为合法合规。公开透明原则：采购过程应公开透明，接受学校师生及社会监督，保证采购信息的及时、准确披露。公平竞争原则：营造公平竞争的市场环境鼓励符合条件的供应商参与竞争，通过公平竞争选择优质的产品和服务。公正原则：采购决策应公正合理，严格按照规定的程序和标准进行，确保采购结果公正公平，维护学校和供应商的合法权益。效益原则：在保证采购质量的前提下，注重采购成本控制，提高资金使用效益，实现学校资源的优化配置。二、采购组织与职责1.采购决策机构学校成立采购领导小组，由学校领导、相关部门负责人等组成。负责审议采购政策、重大采购项目及采购预算等事项，对采购工作进行宏观指导和监督决策。2.采购执行部门根据学校实际情况，可设置专门的采购部门或指定相关部门作为采购执行部门。采购执行部门负责具体采购项目的实施，包括采购计划制定、采购文件编制、供应商选择、采购合同签订与执行、采购验收等工作。采购执行部门应配备专业的采购人员，采购人员应具备相应的专业知识和技能，熟悉采购流程和法律法规，具备良好的沟通协调能力和职业道德素养。3.相关部门职责需求部门：提出采购需求，明确采购物品或服务的规格、数量、质量要求、使用时间等详细信息，并对采购需求的合理性和必要性负责。参与采购过程中的技术交流、评标等工作，协助采购执行部门进行验收。财务部门：负责采购预算的审核与管理，提供采购资金支持，对采购资金的支付进行审核和监督，确保资金使用合规、安全、有效。参与采购合同的审核，对合同中的付款条款等进行把关。审计部门：对采购活动进行审计监督检查采购程序的合规性、采购结果和效益性等，对发现的问题提出整改意见并监督整改落实情况。纪检监察部门：对采购活动中的违规违纪行为进行调查处理，维护采购工作的公正性和廉洁性，确保采购活动依法依规进行。三、采购预算管理1.预算编制采购执行部门应根据学校事业发展规划、教学科研任务、后勤保障需求等，结合上一年度采购实际情况，编制年度采购预算。采购预算应明确采购项目名称、规格型号、数量、预算金额、资金来源等内容。采购预算编制应遵循“量入为出、收支平衡”的原则，充分考虑学校财力状况和发展需求合理安排采购资金，避免盲目采购和超预算采购。需求部门应配合采购执行部门做好采购预算的编制工作，根据本部门实际需求，提供准确详细的采购需求信息，确保采购预算的科学性和合理性。2.预算审批采购预算编制完成后，由采购执行部门提交学校财务部门进行审核。财务部门应重点审核采购预算的合理性、资金来源的合规性以及与学校整体预算的协调性等。经财务部门审核通过后的采购预算，报学校采购领导小组审议批准。采购领导小组应从学校发展战略、资金状况、采购需求等方面进行综合考虑，对采购预算进行审批决策。3.预算执行与调整采购执行部门应严格按照批准的采购预算组织实施采购活动，不得擅自突破预算。如遇特殊情况需要调整采购预算的，应按照规定的程序进行申请和审批。预算调整申请由采购执行部门提出，详细说明调整的原因、调整的项目内容、调整金额及资金来源等情况。经需求部门、财务部门审核后，报采购领导小组审批。采购预算调整应遵循必要性、合理性和可行性原则，确保调整后的采购预算符合学校实际需求和财力状况，不影响学校整体工作的正常开展。四、采购方式及流程1.采购方式公开招标：适用于采购金额较大、技术复杂、有众多潜在供应商可供选择的采购项目。通过公开招标方式，能够充分吸引潜在供应商参与竞争，保证采购的公平性和竞争性，获得优质的产品和服务。邀请招标：对于具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的项目，或者采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的项目，可以采用邀请招标方式。邀请招标应向三家以上具备承担招标项目能力、资信良好的特定供应商发出投标邀请书。竞争性谈判：符合下列情形之一的采购项目，可以采用竞争性谈判方式采购：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的。单一来源采购：符合下列情形之一的采购项目，可以采用单一来源采购方式：只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套性的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。询价：采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，可以采用询价方式采购。询价时应向三家以上供应商发出询价通知书，对供应商的报价进行比较，选择符合要求且报价合理的供应商成交。2.采购流程采购申请：需求部门根据实际工作需要，填写采购申请表，详细说明采购物品或服务的名称、规格型号、数量、质量要求、预算金额、用途等信息，并经部门负责人签字确认后提交给采购执行部门。采购审批：采购执行部门收到采购申请表后，对采购申请的必要性、合理性、合规性进行审核。对于金额较大或重要的采购项目，应提交采购领导小组进行审批。经审批通过后的采购申请进入采购实施阶段。采购文件编制：采购执行部门根据采购项目特点和采购方式要求，编制采购文件。采购文件应包括采购公告（招标公告、谈判文件、询价通知书等）、采购需求说明书、采购合同条款、评标标准等内容。采购文件应明确采购项目的各项要求和标准，确保采购活动的规范进行。供应商选择：采购执行部门通过发布采购公告、邀请特定供应商等方式，吸引供应商参与采购项目。对供应商的资格条件进行审查，筛选出符合要求的供应商。组织供应商进行投标、谈判、询价等活动，按照规定的评标标准或谈判规则，对供应商的报价、技术方案、服务承诺等进行评审，选择最优的供应商。采购合同签订：确定中标或成交供应商后，采购执行部门应与供应商签订采购合同。采购合同应明确双方的权利和义务，包括采购物品或服务的规格、数量、价格、交货时间、质量标准、验收方式、付款方式、违约责任等条款。采购合同签订前，应提交学校财务部门和法律顾问进行审核，确保合同条款合法合规、公平合理。采购合同执行：采购合同签订后，采购执行部门应跟踪合同执行情况，督促供应商按照合同约定履行义务。及时与供应商沟通协调解决合同执行过程中出现的问题。需求部门应配合采购执行部门做好合同执行工作，按照合同约定对采购物品或服务进行验收。采购验收：采购项目完成后，采购执行部门应组织需求部门、相关技术专家等组成验收小组，按照采购合同和相关标准对采购物品或服务进行验收。验收内容包括数量、质量、规格、性能、技术指标等方面。验收合格后，验收小组应出具验收报告。对于验收不合格的采购项目，应按照合同约定要求供应商进行整改或退换货，直至验收合格为止。采购付款：采购执行部门根据采购合同约定和验收情况，填写付款申请单，附上采购合同、验收报告、发票等相关凭证，提交学校财务部门进行审核。财务部门审核通过后，按照规定的付款方式和时间向供应商支付采购款项。五、采购风险管理1.风险识别与评估采购执行部门应定期对采购活动进行风险识别和评估，分析可能存在的风险因素，如供应商违约风险、质量风险、价格风险、合规风险等。采用定性和定量相结合的方法，对识别出的风险进行评估，确定风险的等级和影响程度，为制定风险应对措施提供依据。2.风险应对措施供应商管理风险应对：建立严格的供应商准入制度，对供应商的资质、信誉、生产能力、财务状况等进行全面考察和评估，选择优质可靠的供应商。与供应商签订详细的采购合同，明确双方的权利义务和违约责任，加强对供应商的监督和管理，定期对供应商进行考核评价，及时淘汰不合格供应商。建立供应商数据库，对供应商信息进行动态管理，以便及时掌握供应商情况，降低供应商违约风险。质量风险应对：在采购文件中明确采购物品或服务的质量标准和验收要求，要求供应商提供质量保证文件和售后服务承诺。加强采购过程中的质量控制，在合同执行过程中，定期对采购物品或服务进行抽检，发现质量问题及时要求供应商整改或退换货。组织专业技术人员参与采购验收工作，确保验收结果准确可靠，避免不合格产品或服务进入学校。价格风险应对：加强市场调研，及时了解市场价格动态，掌握同类产品或服务的价格水平。在采购过程中，通过公开招标、邀请招标、竞争性谈判、询价等多种采购方式，充分引入市场竞争机制，降低采购价格。与供应商进行价格谈判时，争取有利的价格条款，合理确定采购价格。对于金额较大的采购项目，可以采用价格调整机制，如根据市场价格波动情况约定价格调整条款，以降低价格风险。合规风险应对：加强对采购人员的法律法规培训，提高采购人员的法律意识和合规意识，确保采购活动严格遵守国家法律法规和学校相关制度规定。建立健全采购内部控制制度，明确采购流程和审批权限，加强对采购过程的监督和审计，防止违规操作和腐败行为的发生。定期对采购制度的执行情况进行检查和评估，及时发现和纠正存在的问题，不断完善采购管理制度，降低合规风险。六、采购监督与审计1.内部监督学校纪检监察部门应加强对采购活动的全过程监督，重点监督采购程序的合规性、采购人员的廉洁自律情况等。对发现的违规违纪行为及时进行调查处理，严肃追究相关人员的责任。审计部门应定期对采购项目进行审计，审查采购预算的执行情况、采购合同的签订与履行情况、采购资金的使用情况、采购项目的效益情况等。对审计中发现的问题提出审计意见和建议，督促相关部门进行整改落实。采购执行部门应建立健全内部监督机制，加强对采购工作各环节的自我监督和管理。定期对采购工作进行总结分析，查找存在的问题和不足之处，及时采取措施加以改进。2.外部监督学校应主动接受社会监督，通过学校官网、公告栏等渠道，及时