万科招投标采购制度

PAGE万科招投标采购制度一、总则（一）目的本制度旨在规范万科集团及各下属公司（以下统称“公司”）的招投标采购活动，确保采购过程的公开、公平、公正，提高采购效率，降低采购成本，保证采购质量，维护公司利益。（二）适用范围本制度适用于公司所有项目的工程、货物及服务类招投标采购活动。包括但不限于建筑工程、装修工程、设备采购、材料采购、咨询服务、物业管理服务等。（三）基本原则1.合法性原则：招投标采购活动必须遵守国家法律法规及相关行业标准，确保活动合法合规。2.公平竞争原则：营造公平的市场竞争环境，鼓励符合条件的供应商参与投标，保证所有潜在供应商享有平等的机会。3.公开透明原则：采购信息、招标程序、评标标准等应向社会公开，接受各方监督。4.择优选择原则：综合评估供应商的资质、信誉、产品质量、价格、服务等因素，选择最优供应商。5.诚实信用原则：参与招投标采购活动的各方应诚实守信，履行各自义务。二、职责分工（一）采购部门1.负责制定采购计划，明确采购需求。2.组织招投标采购活动，包括编制招标文件、发布招标公告、资格预审、开标、评标等。3.与供应商进行沟通、谈判，签订采购合同。4.建立供应商档案，对供应商进行评估和管理。（二）项目部门1.协助采购部门制定采购计划，提供项目相关技术要求和需求。2.参与招投标采购活动，对投标文件进行技术评审。3.负责采购合同的执行和验收，反馈采购产品或服务的使用情况。（三）法务部门1.审查招投标采购文件及合同，确保其合法合规。2.处理招投标采购活动中的法律纠纷。（四）财务部门1.参与采购预算的编制和审核。2.负责采购资金的支付和核算。（五）审计部门1.对招投标采购活动进行审计监督，检查采购程序的执行情况和采购结果的合理性。2.对采购合同进行审计，防范采购风险。三、招投标采购流程（一）采购计划制定1.项目部门根据项目进度和需求，提前向采购部门提交采购申请，明确采购项目的名称、规格型号、数量、技术要求、交货时间等内容。2.采购部门结合公司年度预算和项目实际情况，汇总采购申请，制定采购计划。采购计划应包括采购项目的详细清单、预计采购时间、采购预算等。3.采购计划经相关部门审核后，报公司领导审批。(二)招标方式选择1.根据采购项目的特点和金额大小，选择合适的招标方式。招标方式主要包括公开招标、邀请招标、竞争性谈判、单一来源采购等。公开招标：适用于采购金额较大、技术复杂、潜在供应商较多的项目。通过发布招标公告，邀请不特定的供应商参与投标。邀请招标：适用于具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的项目，或采用公开招标方式的费用占项目合同金额的比例过大的项目。招标人应向三家以上具备承担招标项目能力、资信良好的特定的供应商发出投标邀请书。竞争性谈判：适用于招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的项目。单一来源采购：适用于只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的项目。2.采购部门应在招标方式确定后，编制相应的招标文件或采购文件。招标文件应包括招标公告、投标人须知、技术规格、评标标准、投标文件格式等内容；采购文件应根据不同招标方式的特点进行编制，明确采购要求、谈判程序、成交标准等事项。（三）招标公告发布1.对于公开招标项目，采购部门应在指定的媒体上发布招标公告。招标公告应包括招标人名称、地址、联系方式，招标项目名称、内容、数量、技术规格、交货地点、交货时间等，获取招标文件的时间、地点、方式及招标文件售价，投标人资格要求，投标截止时间、开标时间及地点等内容。2.对于邀请招标项目，采购部门应向预先选定的供应商发出投标邀请书。投标邀请书应包括招标项目的基本情况、投标邀请、投标人资格要求、获取招标文件的时间、地点、方式及招标文件售价，投标截止时间、开标时间及地点等内容。（四）资格预审1.对于公开招标和邀请招标项目，采购部门应组织资格预审。资格预审主要审查潜在供应商的营业执照、资质证书、业绩情况、财务状况、信誉等方面的内容。2.采购部门应制定资格预审文件，明确资格预审的标准和程序。潜在供应商应按照资格预审文件的要求，提供相关证明材料。3.采购部门对潜在供应商提交的资格预审文件进行审查，确定合格供应商名单。合格供应商名单应报公司领导审批。（五）招标文件发售1.采购部门向通过资格预审的供应商发售招标文件。招标文件售价应合理，不得以营利为目的。2.供应商应按照招标文件的要求，编制投标文件。投标文件应包括商务部分、技术部分、价格部分等内容，应按照招标文件规定的格式和内容填写，确保内容真实、准确、完整。（六）开标1.采购部门按照招标文件规定的时间和地点组织开标。开标应邀请所有投标人参加，开标过程应记录并存档。2.开标时，由投标人或其推选的代表检查投标文件的密封情况，经确认无误后，由工作人员当众拆封，宣读投标人名称、投标价格、投标文件的其他主要内容。（七）评标1.采购部门组织评标委员会进行评标。评标委员会由公司内部相关人员和技术、经济等方面的专家组成，成员人数应为五人以上单数，其中技术、经济等方面的专家不得少于成员总数的三分之二。2.评标委员会应按照招标文件规定的评标标准和方法，对投标文件进行评审。评标标准应包括技术方案、产品质量、价格、售后服务等方面的内容，应客观、公正、合理。技术评审：主要对投标文件的技术方案、技术规格、技术参数等进行评审，确保投标产品或服务满足项目技术要求。商务评审：主要对投标供应商的资质、信誉、业绩、财务状况、售后服务承诺等进行评审，评估供应商的综合实力。价格评审：主要对投标报价进行评审，比较各投标人的价格合理性，选择价格最优的投标人。3.评标委员会应根据评审结果，推荐中标候选人名单。中标候选人一般应为一至三名，排名第一的中标候选人为中标人。（八）定标1.采购部门将评标委员会推荐的中标候选人名单报公司领导审批。公司领导根据评标结果和项目实际情况，确定中标人。2.采购部门向中标人发出中标通知书，并同时将中标结果通知所有未中标的投标人。中标通知书对招标人和中标人具有法律效力，中标通知书发出后，招标人改变中标结果的，或者中标人放弃中标项目的应依法承担法律责任。（九）合同签订1.采购部门应在中标通知书发出之日起三十日内，与中标人签订采购合同。采购合同应明确双方的权利和义务，包括采购产品或服务的名称、规格型号、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、验收方式、付款方式、违约责任等内容。2.采购合同签订前，应经法务部门审查，确保合同合法合规。合同签订后，应及时将合同副本送财务部门、审计部门等相关部门备案。（十）合同执行与验收1.项目部门负责采购合同的执行，按照合同要求及时与供应商沟通协调，确保供应商按时、按质、按量提供采购产品或服务。2.采购产品或服务到货后，项目部门应组织相关人员进行验收。验收应按照合同约定的质量标准进行，验收合格后出具验收报告。3.对于验收不合格的采购产品或服务，项目部门应及时通知供应商进行整改或退换货。供应商应按照要求进行处理，并承担相应的责任。（十一）付款1.财务部门按照采购合同约定的付款方式和时间，办理付款手续。付款前，应审核采购合同执行情况、验收报告等相关资料，确保付款依据充分。2.对于预付款项，应严格按照合同约定的条件支付，避免出现预付款风险。对于货到付款或验收合格后付款的项目，应在收到供应商提供的发票及相关验收资料后，及时办理付款手续。四、供应商管理（一）供应商准入1.建立供应商准入标准：采购部门应根据公司采购项目的特点和要求，制定供应商准入标准。准入标准应包括供应商的资质条件、生产能力、产品质量、信誉状况、售后服务等方面的内容。2.供应商申请：潜在供应商应向采购部门提交供应商准入申请，申请应包括公司基本情况、营业执照、资质证书、业绩证明、产品样本、售后服务承诺等资料。3.资格审查：采购部门对供应商提交的准入申请进行资格审查，实地考察供应商的生产经营情况，并征求相关部门的意见。经审查合格的供应商，列入公司供应商名录。（二）供应商评估1.定期评估：采购部门应定期对供应商进行评估考核，评估周期一般为一年。评估内容包括供应商的产品质量、交货期、价格、售后服务、合同执行情况等方面。2.动态评估：在采购合同执行过程中，采购部门应及时收集供应商的相关信息，对供应商的表现进行动态评估。对于出现问题的供应商，应及时采取措施进行处理，并调整评估结果。3.评估结果应用：采购部门根据供应商评估结果，对供应商进行分类管理。对于评估优秀的供应商，给予优先合作、增加采购份额等奖励；对于评估不合格的供应商，应及时淘汰，并停止与其合作。（三）供应商淘汰1.淘汰情形：对于出现以下情形的供应商，采购部门应及时将其淘汰出公司供应商名录：提供的产品或服务质量不合格，且经整改后仍不符合要求的；交货期严重延误，影响项目进度的；价格不合理，且拒绝协商调整的；在合同执行过程中存在严重违约行为的；信誉状况差，存在不良记录的。2.淘汰程序：采购部门提出供应商淘汰建议，报公司领导审批。经批准后，采购部门应通知供应商，并停止与其合作。同时，采购部门应做好相关后续工作，如清理库存货物、处理未结算款项等。五、监督与检查（一）内部监督1.审计部门定期对招投标采购活动进行审计监督，检查采购程序是否合规、采购结果是否合理、采购合同是否履行等情况。2.采购