询价采购工作制度

PAGE询价采购工作制度一、总则（一）目的为规范公司询价采购工作流程，确保采购活动合法、合规、高效进行，提高采购资金使用效益，保证所采购物资和服务的质量，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部各部门涉及的询价采购活动，包括但不限于办公用品、设备配件、服务类项目等的采购。（三）基本原则1.合法性原则：严格遵守国家法律法规及相关行业标准，确保采购活动合法合规。2.公平公正原则：对待所有供应商一视同仁，不偏袒、不歧视，保证采购过程公平公正。3.效益原则：在保证质量的前提下，努力降低采购成本，提高采购资金使用效益。4.诚信原则：采购人员和供应商应诚实守信，履行各自的责任和义务。二、询价采购流程（一）采购申请1.各部门根据实际需求填写《询价采购申请表》，详细说明采购物资或服务的名称、规格、数量、质量要求、预计采购金额、用途等信息。2.部门负责人对申请内容进行审核，签字确认后提交至采购部门。（二）采购审批1.采购部门收到《询价采购申请表》后，对申请的必要性和合理性进行初步审查。2.根据公司的采购权限规定，对于金额较大或重要的采购项目，提交公司领导进行审批。审批通过后，采购部门方可开展后续询价采购工作。（三）询价准备1.采购人员根据采购项目的特点和要求，收集相关市场信息，确定潜在供应商名单。2.对潜在供应商进行资格预审，审查其营业执照、经营范围、生产能力、产品质量、信誉等情况，确保供应商具备提供所需物资或服务的能力和资质。（四）询价实施1.采购人员向资格预审合格的供应商发出询价函，询价函应明确采购物资或服务的详细要求、交货时间、交货地点、付款方式等内容。2.要求供应商在规定时间内以书面形式回复询价函，提供报价明细、产品规格、质量标准、售后服务承诺等信息。3.采购人员对各供应商的报价进行整理和分析，比较不同供应商的价格、质量、服务等方面的差异。（五）供应商选择1.根据询价结果，采购人员综合考虑价格、质量、信誉、售后服务等因素，选择最合适的供应商。2.对于重大采购项目，可组织相关部门人员进行集体评审，共同确定供应商。3.采购人员与选定的供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务，包括物资或服务的规格、数量、价格、交货时间、质量标准、付款方式、违约责任等条款。（六）合同执行与验收1.供应商按照采购合同约定的时间、地点和要求交付物资或提供服务。2.采购部门组织相关人员对采购物资或服务进行验收，验收内容包括数量、规格、质量、性能等方面。3.如验收合格，采购部门按照合同约定办理付款手续；如验收不合格，采购部门应及时与供应商沟通，要求其采取整改措施或重新提供合格产品，直至验收通过。（七）采购资料归档采购活动结束后，采购人员应及时将采购申请、询价函、报价单、采购合同、验收报告等相关资料进行整理归档，以备查阅。三、询价采购相关职责（一）采购部门职责1.负责制定和完善询价采购工作制度和流程，并组织实施。2.受理各部门的采购申请，进行采购审批和询价准备工作。3.组织开展询价采购活动，选择合适的供应商，签订采购合同。4.协调采购合同的执行和验收工作，处理采购过程中的问题和纠纷。5.负责采购资料的整理和归档工作。（二）需求部门职责1.根据实际工作需要，提出采购申请，明确采购物资或服务的详细要求。2.参与采购合同的评审，提供相关技术支持和意见。3.协助采购部门进行采购物资或服务的验收工作。（三）财务部门职责1.负责审核采购项目的预算和资金安排，确保采购资金的合理使用。2.按照采购合同约定办理付款手续，对采购资金的支付进行监督和管理。（四）审计部门职责1.对询价采购活动进行审计监督，检查采购过程是否合法合规、采购资金使用是否合理有效。2.对采购合同的签订、执行和变更情况进行审计，防范采购风险。四、询价采购的监督与管理（一）内部监督1.公司审计部门定期对询价采购活动进行审计检查，发现问题及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。2.采购部门应建立健全内部监督机制，加强对采购人员的管理和监督，防止采购过程中的违规行为。（二）供应商管理1.建立供应商评价体系，定期对供应商的供货质量、交货期、售后服务等方面进行评价，评价结果作为后续合作的参考依据。2.对于表现优秀的供应商，给予适当的奖励和优先合作机会；对于表现不佳的供应商，及时进行警告、整改或淘汰。（三）信息公开1.采购部门应定期公布询价采购项目的相关信息，包括采购项目名称、采购内容、采购方式、供应商选择结果等，接受公司内部员工的监督。2.对于涉及公司重大利益或社会关注度较高的采购项目，应按照相关规定进行信息公开，接受社会监督。五、询价采购的风险防控（一）价格风险1.加强市场调研，及时掌握市场价格动态，合理确定采购预算和价格上限。2.在询价过程中，要求供应商提供详细的报价明细和价格构成说明，以便进行价格分析和比较。3.对于价格波动较大的物资或服务，可采用套期保值等方式进行价格风险管理。（二）质量风险1.在采购合同中明确质量标准和验收条款，要求供应商提供质量保证文件。2.加强采购物资或服务的验收工作，严格按照质量标准进行检验，确保所采购的物资或服务符合要求。3.建立质量反馈机制，及时处理质量问题，如发现供应商提供的物资或服务存在质量问题，应要求其承担相应的责任。（三）合同风险1.采购合同应采用规范的文本格式，明确双方的权利和义务，避免合同条款模糊不清或存在歧义。2.在签订合同前，组织相关部门人员对合同条款进行审核，确保合同合法合规、风险可控。3.加强合同执行过程的监督和管理，及时跟踪合同履行情况，如发现供应商存在违约行为，应按照合同约定追究其违约责任。（四）廉洁风险1.加强对采购人员的廉洁教育，提高其廉洁意识，防止采购过程中的腐败行为。2.建立廉洁监督机制，对采购人