一级医院采购制度

PAGE一级医院采购制度一、总则（一）目的为加强我院采购工作的管理，规范采购行为，确保采购活动合法、合规、公正、透明，提高采购效率，保证采购质量，满足医院业务发展和医疗工作的需要，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于我院所有采购活动，包括医疗设备、医用耗材、药品、办公用品、后勤物资等各类物资及服务的采购。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须严格遵守国家法律法规和相关政策规定，确保采购行为合法合规。2.公正性原则：采购过程应遵循公平、公正的原则，维护医院利益，保障供应商合法权益，不得偏袒任何一方。3.公开性原则：采购信息应公开透明，除涉及国家秘密、商业秘密等特殊情况外，采购项目、采购方式、采购程序、采购结果等应向全院职工公开，接受监督。4.效益性原则：在保证采购质量的前提下，充分考虑采购成本和效益，优化采购流程，提高采购资金使用效益。5.质量优先原则：优先采购质量可靠、性能优良、售后服务好的产品和服务，确保医院医疗工作的顺利开展。二、采购组织与职责（一）采购管理委员会1.组成：由医院领导、相关职能部门负责人、临床专家等组成。2.职责审议医院采购工作的重大政策、制度和规划。审定采购预算和采购计划。根据采购项目的性质和金额，确定采购方式。对采购过程中的重大事项进行决策和监督。（二）采购部门1.人员配置：配备专业的采购人员，负责具体采购工作的实施。2.职责贯彻执行国家法律法规和医院采购制度，制定采购工作流程和操作规范。根据医院需求，编制采购预算和采购计划，经审核后组织实施。收集、整理采购信息，建立供应商数据库，进行供应商资质审核和评估。组织采购项目的招标、谈判、询价等采购活动，签订采购合同。协调采购过程中的相关事宜，跟踪采购合同执行情况，确保采购任务按时完成。负责采购文件的整理、归档和保管，定期向采购管理委员会汇报采购工作情况。（三）需求部门1.职责根据医院业务发展和医疗工作需要，提出采购需求，填写采购申请表。参与采购项目的技术参数制定、评标标准确定等工作，提供专业意见。负责采购项目的验收工作，对采购产品的质量、数量、规格等进行检查和评估，及时反馈验收结果。（四）财务部门1.职责负责审核采购预算，监督采购资金的使用。参与采购合同的审核，确保合同条款符合财务规定。在采购项目付款前，对到货验收情况进行审核，按照合同约定办理付款手续。定期对采购资金使用情况进行统计和分析，提供财务报告。（五）审计部门1.职责对采购活动进行审计监督，检查采购程序是否合规、采购行为是否公正、采购结果是否合理。受理对采购活动的投诉和举报，对违规行为进行调查和处理。定期开展采购专项审计，提出审计意见和建议，促进采购工作规范管理。三、采购预算与计划（一）采购预算编制1.各需求部门应根据医院年度工作计划和业务发展需要，结合上一年度采购实际情况，于每年年底前提出下一年度采购需求，填写采购申请表，详细说明采购项目名称、规格型号、数量、预算金额等内容。2.采购部门对各需求部门提交的采购申请表进行汇总、整理和分析，结合医院财务状况和资金安排，编制年度采购预算草案。3.年度采购预算草案经财务部门审核后，提交采购管理委员会审议通过。采购预算一经确定，应严格执行，不得随意调整。如因特殊情况需要调整采购预算，应按照规定程序报采购管理委员会审批。（二）采购计划制定1.采购部门根据批准的采购预算，结合市场供应情况和采购项目的轻重缓急，制定季度采购计划和月度采购计划。2.采购计划应明确采购项目名称、规格型号数量、采购时间、采购方式等内容，并将采购计划及时通知需求部门和相关部门。3.需求部门应根据采购计划，提前做好采购项目的准备工作，如技术参数确定、招标文件编制等，确保采购项目按时实施。四、采购方式（一）公开招标1.公开招标是指采购人以招标公告的方式邀请不特定的供应商参加投标的采购方式。2.达到下列标准之一的采购项目，应当采用公开招标方式：医疗设备、医用耗材、药品等采购项目，单项或批量采购金额达到[具体金额标准]万元以上的。办公用品、后勤物资等采购项目，单项或批量采购金额达到[具体金额标准]万元以上的。3.采用公开招标方式采购时，采购部门应按照国家有关法律法规和医院采购制度的规定，编制招标文件，发布招标公告，组织开标、评标、定标等活动。（二）邀请招标1.邀请招标是指采购人以投标邀请书的方式邀请特定的供应商参加投标的采购方式。2.符合下列情形之一的采购项目，可以采用邀请招标方式：具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的。采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的。3.采用邀请招标方式采购时，采购部门应从符合相应资格条件的供应商中，通过随机方式选择三家以上供应商，并向其发出投标邀请书。（三）竞争性谈判1.竞争性谈判是指采购人通过与符合相应资格条件的不少于三家的供应商分别谈判，商定价格、条件和合同条款，最后从中确定成交供应商的采购方式。2.符合下列情形之一的采购项目，可以采用竞争性谈判方式：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的。技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的。采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的。不能事先计算出价格总额的。3.采用竞争性谈判方式采购时，采购部门应成立谈判小组，与供应商进行谈判。谈判小组由采购部门代表和有关专家共三人以上单数组成，其中专家的人数不得少于成员总数的三分之二。（四）单一来源采购1.单一来源采购是指采购人向唯一供应商进行采购的方式。2.符合下列情形之一的采购项目，可以采用单一来源采购方式：只能从唯一供应商处采购的。发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的。必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。3.采用单一来源采购方式采购时，采购部门应组织相关人员进行论证，并填写单一来源采购申请表，报采购管理委员会审批。批准后，采购部门应与供应商协商签订采购合同。（五）询价1.询价是指采购人向有关供应商发出询价单让其报价，在报价基础上进行比较并确定最优供应商的一种采购方式。2.采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，可以采用询价方式采购。3.采用询价方式采购时，采购部门应向三家以上供应商发出询价单，供应商应在规定时间内报价。采购部门对供应商的报价进行比较，选择报价最低且符合要求的供应商作为成交供应商，并签订采购合同。五、采购程序（一）采购申请1.需求部门根据工作需要，填写采购申请表，并详细说明采购项目的名称、规格型号、数量、质量要求、预算金额、用途等内容。采购申请表应由需求部门负责人签字并加盖部门公章。2.采购申请表应提交采购部门，采购部门对采购申请进行初步审核，审核内容包括采购申请的合理性、必要性、预算金额的准确性等。如采购申请不符合要求，采购部门应及时反馈需求部门进行修改。（二）采购审批1.采购申请经采购部门初步审核通过后，按照医院采购审批流程进行审批。采购金额较小的采购项目，由采购部门负责人审批；采购金额较大的采购项目，需提交采购管理委员会审议通过。2.采购审批过程中，相关部门应根据职责对采购申请进行审核，提出意见和建议。财务部门审核采购预算和资金安排，审计部门对采购申请的合规性进行监督。（三）采购实施1.根据采购审批结果，采购部门按照确定的采购方式组织实施采购活动。公开招标：采购部门编制招标文件，发布招标公告，组织开标评标定标等活动。邀请招标：采购部门从符合资格条件的供应商中随机选择三家以上供应商，发出投标邀请书，组织开标评标定标等活动。竞争性谈判：采购部门成立谈判小组，与供应商进行谈判，确定成交供应商。单一来源采购：采购部门组织相关人员进行论证，填写单一来源采购申请表，报采购管理委员会审批后，与供应商协商签订采购合同。询价：采购部门向三家以上供应商发出询价单，供应商报价后，采购部门选择报价最低且符合要求的供应商作为成交供应商，并签订采购合同。2.在采购实施过程中，采购部门应严格按照采购程序和相关法律法规的要求进行操作，确保采购活动的公正、公平、公开。采购人员应与供应商保持密切沟通，及时了解采购项目进展情况，协调解决采购过程中出现的问题。（四）合同签订1.采购项目确定成交供应商后，采购部门应与成交供应商签订采购合同。采购合同应明确采购项目的名称、规格型号、数量、价格交货时间、质量标准、售后服务等条款，确保双方权利义务明确。2.采购合同签订前，采购部门应将合同文本提交财务部门、审计部门等相关部门进行审核。审核内容包括合同条款的合法性、合规性、完整性以及与采购申请的一致性等。如合同文本存在问题，相关部门应及时提出修改意见，采购部门应与供应商协商修改后再签订合同。3.采购合同签订后，采购部门应将合同副本分送需求部门、财务部门等相关部门，以便各部门按照合同约定履行职责。六、采购验收（一）验收准备1.采购项目到货前，需求部门应根据采购合同和相关技术标准，制定验收方案，明确验收标准、验收方法、验收人员等内容。2.验收人员应熟悉采购项目的技术要求和验收标准，掌握验收方法和流程。验收人员可以包括需求部门代表、专业技术人员、质量管理人员等。（二）验收实施1.采购项目到货后，采购部门应及时通知需求部门进行验收。需求部门应组织验收人员按照验收方案进行验收。2.验收内容包括采购项目的数量、规格型号、质量、性能、外观等方面。验收人员应认真核对采购项目的相关资料，如产品合格证、质量检验报告、说明书等，并对采购项目进行实地检查和测试，确保采购项目符合合同要求。3.在验收过程中发现采购项目存在质量问题、数量短缺等不符合合同约定的情况，验收人员应及时记录，并要求供应商限期整改或退换货物。供应商拒不整改或退换货物的，验收人员应及时向采购部门报告，采购部门应按照合同约定追究供应商的违约责任。（三）验收报告1.验收完成后，验收人员应填写验收报告，验收报告应包括采购项目名称、规格型号、数量、合同编号、验收标准、验收方法、验收结果、验收人员签字等内容。验收报告应由验收人员签字确认，并加盖需求部门公章。2.验收报告一式多份，分送采购部门、财务部门、审计部门等相关部门。采购部门应将验收报告作为采购项目结算和支付货款的依据之一，财务部门应根据验收报告办理付款手续，审计部门应将验收报告作为审计监督的重要资料。七、采购付款（一）付款申请1.采购项目验收合格后，供应商应向采购部门提交付款申请，付款申请应包括采购合同编号、采购项目名称、规格型号、数量、金额、付款方式、开户银行、账号等内容，并附上发票、验收报告等相关资料。2.采购部门对供应商提交的付款申请进行审核后，填写付款审批表，报财务部门审批。付款审批表应包括采购合同编号、采购项目名称、供应商名称、付款金额付款方式等内容，并附上采购合同、发票、验收报告等相关资料。八、监督与考核（一）内部监督1.审计部门应定期对采购活动进行审计监督，检查采购程序是否合规、采购行为是否公正、采购结果是否合理。审计部门可以通过查阅采购文件、合同、发票、验收报告等资料，实地走访供应商、需求部门等方式进行审计。2.财务部门应加强对采购资金的管理和监督，审核采购预算和资金使用情况，确保采购资金专款专用安全高效。财务部门可以通过定期对采购资金进行统计分析，检查采购项目付款是否符合合同约定等方式进行监督。3.医院内部设立举报信箱和举报电话接受全院职工对采购活动的监督和举报。对举报内容经查实后，按照医院相关规定对违规行为进行严肃处理，并保护举报人合法权益。（二）外部监督1.积极接受上级主管部门、财政部门、审计部门等外部部门的监督检查，按照要求提供相关资料和信息，配合外部部门开展工作。2.主动公开采购信息，接受社会公众的监督。通过医院网站、公告栏等渠道及时发布采购项目招标公告、中标结果等信息，提高采购活