epc工程总承包采购管理制度

PAGEepc工程总承包采购管理制度一、总则（一）目的为规范公司EPC工程总承包项目的采购管理工作，确保采购活动符合项目要求，保障工程质量、进度和成本控制目标的实现，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司承接的所有EPC工程总承包项目的采购活动，包括但不限于设备、材料、构配件等的采购。（三）基本原则1.依法合规原则：采购活动必须遵守国家法律法规和行业标准，确保采购行为合法合规。2.质量优先原则：优先选择质量可靠、信誉良好的供应商，确保所采购的物资和服务符合工程要求。3.成本效益原则：在保证质量和满足项目需求的前提下，合理控制采购成本，提高采购效益。4.公开公平公正原则：采购过程应公开透明，遵循公平竞争原则，确保所有潜在供应商享有平等的机会参与采购活动。5.协同合作原则：采购部门应与项目设计、施工等部门密切配合，协同推进项目实施，确保采购与工程进度相匹配，并满足项目整体要求。二、采购管理职责分工（一）采购部门职责1.负责制定和完善采购管理制度、流程和标准，并组织实施。2.编制采购计划，明确采购物资和服务的规格、数量、质量要求、采购时间等，并确保采购计划与项目进度计划相协调。3.组织开展供应商的选择、评估和管理工作，建立供应商档案，定期对供应商进行考核评价。4.负责采购合同的起草、审核、签订、执行和跟踪管理，确保合同的有效履行。5.组织采购物资的验收工作，对验收过程中发现的问题及时进行处理，并做好相关记录。6.负责采购成本控制，进行采购价格分析和谈判，合理降低采购成本。7.收集、整理采购相关信息，建立采购信息数据库，为项目决策提供支持。（二）项目设计部门职责1.在项目设计阶段，根据工程要求和技术规范，明确采购物资和服务的技术规格、性能参数等要求，并提供详细的设计文件和技术资料。2.参与采购技术文件的审核，对采购物资的技术要求进行把关，确保采购物资与设计要求相符。3.根据项目进度，及时向采购部门提供设计变更信息，以便采购部门调整采购计划和合同。（三）项目施工部门职责1.根据项目施工进度计划，向采购部门提出物资需求计划，明确物资的规格、数量、到货时间等要求。2.参与采购物资的验收工作，对物资的质量、数量、规格等进行现场检验，确保物资符合施工要求。3.及时反馈采购物资在使用过程中出现的问题，协助采购部门进行处理。（四）质量部门职责1.制定采购物资的质量检验标准和验收规范，并监督采购部门和相关部门执行。2.参与采购物资的检验和验收工作，对采购物资的质量进行抽检和检验，确保物资质量符合要求。3.对采购物资质量问题进行调查和分析，提出处理意见和改进措施。（五）财务部门职责1.参与采购预算的编制和审核，提供财务方面的意见和建议。2.负责采购资金的安排和支付管理，审核采购合同付款条款，确保资金支付合规、合理。3.对采购成本进行核算和分析，监督采购费用的支出情况，控制采购成本。三、采购计划管理（一）采购计划编制依据1.项目可行性研究报告、初步设计文件和施工图设计文件。2.项目总体进度计划和各阶段里程碑计划。3.项目设计变更通知和工程洽商记录。4.项目物资储备定额和消耗定额。（二）采购计划编制内容1.采购物资和服务清单，包括名称、规格、型号、数量、质量要求等。2.采购时间安排，明确各批次采购物资的预计到货时间。3.采购方式选择，根据物资特点和项目需求确定采购方式，如公开招标、邀请招标、竞争性谈判、询价采购、单一来源采购等。4.供应商选择标准和范围。（三）采购计划审批流程1.采购部门根据项目要求和相关依据编制采购计划初稿。2.将采购计划初稿提交项目设计、施工等部门进行审核，各部门提出意见和建议。3.采购部门根据审核意见对采购计划进行修改完善，形成正式采购计划。4.正式采购计划报项目主管领导审批，经批准后的采购计划作为采购活动的依据。（四）采购计划调整1.如项目发生设计变更、工程进度调整等情况，导致原采购计划需要调整时，相关部门应及时通知采购部门。2.采购部门根据变更情况对采购计划进行相应调整，并按照采购计划审批流程重新办理审批手续。四、供应商管理（一）供应商选择1.采购部门通过多种渠道收集供应商信息，建立供应商信息库。2.根据采购物资和服务的要求，制定供应商选择标准，包括企业资质、生产能力、产品质量、信誉、价格、售后服务等方面。3.按照供应商选择标准，对潜在供应商进行筛选和评估，确定入围供应商名单。4.对于重要物资和服务的采购，可采用实地考察、样品检验、业绩评价等方式对供应商进行深入了解和评估。（二）供应商评估与考核1.建立供应商评估与考核机制，定期对供应商的供货质量、交货期、价格、售后服务等方面进行评估和考核。2.评估与考核结果分为优秀、良好、合格、不合格四个等级。对于考核结果为不合格的供应商，采购部门应及时采取措施，如暂停合作、限期整改、取消合作资格等。3.根据供应商评估与考核结果，对供应商信息库进行动态管理，及时调整供应商名单。（三）供应商关系管理1.与供应商建立良好的合作关系，定期与供应商沟通交流，及时了解供应商的生产经营情况和市场动态。2.对于长期合作的供应商，可签订战略合作协议，明确双方的权利和义务，共同推进项目实施。3.积极协调解决与供应商之间的纠纷和问题，维护双方的合法权益，确保采购活动的顺利进行。五、采购方式管理（一）公开招标1.适用于采购金额较大、技术复杂、潜在供应商较多的物资和服务采购项目。2.采购部门应按照国家法律法规和相关规定，编制招标文件，明确招标项目的技术规格、数量、质量要求、交货期、评标标准等内容。3.通过指定媒体或平台发布招标公告，邀请潜在供应商参与投标。4.组织开标、评标和定标工作，按照评标标准确定中标供应商，并向中标供应商发出中标通知书。（二）邀请招标1.适用于具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的项目，或者采用公开招标方式的费用占项目合同金额的比例过大的项目。2.采购部门根据项目需求和供应商信息库，选择若干家具备资格的供应商发出投标邀请书。3.后续招标程序与公开招标类似，组织开标、评标和定标工作，确定中标供应商。（三）竞争性谈判1.适用于招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的项目，技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的项目，采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的项目，不能事先计算出价格总额项目。2.采购部门成立谈判小组，与符合资格条件的供应商就采购项目的技术、价格、服务等条款进行谈判。3.谈判小组根据谈判情况，要求供应商进行二次报价或最终报价，综合比较各供应商的报价和条件，确定成交供应商。（四）询价采购1.适用于采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目。2.采购部门向多家供应商发出询价函，要求供应商提供货物的报价、规格、交货期等信息。3.对各供应商的报价进行比较分析，选择报价合理、交货期合适的供应商作为成交供应商。（五）单一来源采购1.适用于只能从唯一供应商处采购的项目，发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的项目，必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的项目。2.采购部门应提供充分的理由和依据，按照规定的审批程序办理单一来源采购审批手续。3.与单一供应商就采购项目的价格、技术、服务等条款进行协商谈判，确定采购合同条款。六、采购合同管理（一）合同起草与审核1.采购部门根据采购计划和谈判结果，起草采购合同文本，明确合同双方的权利和义务、物资和服务的规格、数量、质量要求、价格、交货期、付款方式、违约责任等条款。2.采购合同文本应提交公司法律部门、财务部门等相关部门进行审核，各部门根据职责对合同条款进行审查，提出修改意见和建议。3.采购部门根据审核意见对采购合同进行修改完善，确保合同条款合法合规、明确清晰、公平合理。（二）合同签订1.采购合同经审核通过后，由公司法定代表人或授权代表与供应商签订合同。2.签订合同前，应确保双方当事人具备签订合同的主体资格，合同签订过程应符合法律法规和公司规定的程序。3.合同签订后，采购部门应及时将合同副本分发给项目设计、施工、质量、财务等相关部门，以便各部门了解合同内容，做好相关工作。（三）合同执行与跟踪1.采购部门负责合同的执行跟踪，按照合同约定及时向供应商支付货款，督促供应商按时、按质、按量履行合同义务。2.定期与供应商核对合同执行情况，及时解决合同执行过程中出现的问题，如交货期延迟、质量不符等。3.如因项目变更等原因需要对合同进行变更或解除时，采购部门应按照合同约定和相关法律法规的规定，办理合同变更或解除手续，并及时通知相关部门。（四）合同归档与保管1.采购合同签订后，采购部门应及时将合同原件及相关资料进行整理归档，建立合同档案。2.合同档案应妥善保管，确保合同资料的完整性和安全性，便于查阅和追溯。3.按照公司档案管理规定，定期对合同档案进行清理和销毁，确保档案管理符合要求。七、采购物资验收管理（一）验收准备1.采购部门在物资到货前，应通知项目施工部门、质量部门等相关人员做好验收准备工作。2.质量部门根据采购物资的质量检验标准和验收规范，制定验收方案，明确验收内容、验收方法、验收人员等。3.采购部门应提供采购合同、质量证明文件、产品说明书等相关资料，作为验收的依据。（二）验收实施1.物资到货后，采购部门组织相关人员按照验收方案进行验收。验收内容包括物资的数量、规格、型号、外观质量、技术性能等方面。2.验收人员应认真核对物资的实际情况与采购合同和相关文件的要求是否相符，对验收过程中发现的问题进行详细记录。3.对于重要物资和关键设备，可邀请专业机构或专家进行检验和测试，确保物资质量符合要求。（三）验收结果处理1.验收合格的物资，验收人员应签署验收报告，采购部门按照合同约定办理入库或交付使用手续。2.验收不合格的物资，采购部门应及时与供应商沟通协商，要求供应商采取补货、换货、退货、降价等措施进行处理。3.对于因验收不合格给项目造成损失的，采购部门应按照合同约定追究供应商的违约责任，并及时采取措施减少损失。八、采购成本控制（一）采购预算编制1.采购部门根据采购计划和项目成本预算，编制采购预算，明确采购项目的各项费用支出。2.采购预算应包括物资采购成本、运输费用、仓储费用、检验费用、税费等各项费用，并进行详细的成本分析和估算。3.采购预算应报项目主管领导和财务部门审核批准，作为采购成本控制的依据。（二）采购价格控制1.采购部门通过市场调研、供应商报价分析、招标谈判等方式，合理确定采购价格。2.在采购过程中，应与供应商进行充分的价格谈判，争取获得优惠的采购价格。同时，要关注市场价格动态，及时调整采购策略。3.对于采购金额较大的物资和服务，可采用成本加成法、比价采购法等方法进行价格控制，确保采购价格合理。（三）采购费用控制1.严格控制采购过程中的各项费用支出，如运输费用、仓储费用、检验费用等。2.优化采购物流方案，合理选择运输方式和仓储地点，降低运输和仓储成本。3.规范采购检验流程，提高检验效率，减少检验费用支出。同时，要避免因检验不当导致的物资损失和额外费用。（四）采购成本分析与考核1.定期对采购成本进行分析，对比采购预算与实际采购成本的差异，分析成本变动原因。2.根据采购成本分析结果，对采购部门和相关人员进行考核评价，将采购成本控制指标纳入绩效考核体系。3.针对采购成本控制中存在的问题，及时采取改进措施，不断优化采购管理流程，提高采购成本控制水平。九、采购信息管理（一）信息收集与整理1.采购部门应收集与采购活动相关的各类信息，包括供应商信息、市场价格信息、采购合同信息、采购物资验收信息等。2.对收集到的信息进行分类整理，建立采购信息数据库，确保信息的准确性和完整性。3.定期更新采购信息数据库，及时反映市场动态和采购活动的最新情况