机关单位文书档案管理规范

机关单位文书档案管理规范引言机关单位文书档案作为各项工作活动的原始记录，是机关单位历史面貌的真实反映，也是开展工作、制定决策、传承经验的重要依据。规范文书档案管理，对于提升机关单位工作效率和管理水平，确保信息资源的完整、安全与有效利用，具有不可替代的基础性作用。本规范旨在结合机关单位工作实际，明确文书档案管理的基本原则、操作流程及具体要求，为各单位提供一套系统、实用的管理指引。一、基本原则（一）统一领导，分级负责机关单位文书档案管理工作实行统一领导、分级负责的管理体制。各单位应明确分管领导，设立或指定专门的档案管理部门（或档案工作岗位），配备专职或兼职档案管理人员，负责本单位文书档案的统一管理。形成档案的各内设机构应指定人员负责本部门文件材料的收集、整理和归档工作，确保档案工作层层有人抓、事事有人管。（二）完整准确，规范有序文书档案的形成与管理必须保证其完整性和准确性。完整，即归档的文件材料应齐全，能够全面反映机关单位各项工作的全过程；准确，即文件材料的内容真实可靠，手续完备，符合形成时的历史原貌。同时，档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、利用等各个环节都应遵循统一的规范和标准，确保档案管理工作有序进行。（三）安全保密，便于利用安全保密是文书档案管理的生命线。必须严格执行国家有关档案安全保密的法律法规，建立健全档案安全保密制度，采取有效措施，防止档案损毁、丢失、泄密。在确保安全的前提下，档案工作的最终目的是为了利用。应积极创造条件，简化利用手续，优化利用服务，为机关单位各项工作提供及时、准确的档案信息支持。（四）依法管理，与时俱进文书档案管理工作必须遵守《中华人民共和国档案法》及其实施办法等法律法规，坚持依法行政、依法管档。同时，要适应时代发展和信息技术进步的要求，积极推进档案管理现代化建设，运用计算机技术、网络技术等手段，提高档案管理效率和服务水平。二、管理流程与要求（一）文件材料的形成与收集文件材料的形成是档案管理的源头。机关单位在各项工作活动中形成的具有保存价值的文字、图表、声像等不同形式的历史记录，均属于收集范围。1.形成规范：文件材料的草拟、审核、签发、用印等环节应符合公文处理规定，确保格式规范、内容完整、字迹清晰、手续齐全。手写文件应使用蓝黑墨水、碳素墨水或墨汁，禁用易褪色的书写材料。2.及时收集：各部门应在工作完成后或文件办理完毕后，及时将应归档的文件材料收集齐全。年度终了后，应将本年度形成的文件材料进行系统整理，并向单位档案管理部门移交。对于专业性强或特殊载体的文件材料，应按照相关规定及时收集。（二）文件材料的整理与归档整理与归档是文书档案管理的核心环节，直接关系到档案的质量和利用效率。1.分类：应按照《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》，结合本单位职能和工作实际，确定归档范围和保管期限，并对收集的文件材料进行科学分类。通常可采用年度、组织机构（或问题）、保管期限的分类方法。2.排列：在分类的基础上，按照文件材料的形成规律、内在联系和重要程度进行系统排列。同一事由的相关文件材料应集中排列，批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后。3.编号（编件号/页号）：对排列好的文件材料，应逐件（或逐卷）编写件号（或卷内文件页号），以固定其顺序。4.编目：依据整理结果，填写卷内文件目录或归档文件目录，包括文件编号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注等项目，确保著录准确、规范。5.装订/装盒：按照便于保管和利用的原则，对归档文件材料进行装订。采用“件”为单位整理的，应装入规范的档案盒，并填写档案盒封面、盒脊各项内容。6.归档验收：档案管理部门应对各部门移交的归档材料进行质量检查验收，符合要求的予以接收，并办理交接手续。（三）档案的保管与保护档案保管是确保档案安全、延长档案寿命的重要措施。1.库房管理：档案库房应符合《档案馆建筑设计规范》要求，具备防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防高温、防光、防尘等“八防”措施。保持适宜的温度（14-24℃）和相对湿度（45-60%）。2.日常维护：定期对档案进行清点核对，发现问题及时处理。对破损、褪色的档案应及时进行修复和复制。严格执行档案库房管理制度，非档案管理人员未经许可不得进入库房。3.保密管理：严格执行国家保密法律法规，对涉密档案实行专人、专库（柜）管理，严格履行借阅、复制、销毁等审批手续，确保国家秘密安全。4.特殊载体档案管理：照片、录音、录像、磁盘、光盘等特殊载体档案，应单独存放，并采取相应的保护措施，同时应有相应的文字说明。（四）档案的利用与销毁档案利用是档案价值实现的关键，档案销毁则是档案管理的最终环节之一。1.利用：应建立健全档案利用制度，明确利用范围、方式和审批程序。单位内部人员因工作需要查阅档案，须经相应领导批准；外单位人员查阅，须持单位介绍信和有效身份证件，并经本单位分管领导批准。查阅档案时，不得涂改、勾画、抽取、撤换、增删档案材料。复制、摘录档案内容须经档案管理部门同意，并由档案管理人员负责办理。2.编研：档案管理部门应根据工作需要，积极开展档案编研工作，如编写档案参考资料、组织沿革、大事记等，主动提供档案信息服务。3.鉴定与销毁：对于已达到保管期限的档案，应按照规定进行鉴定。经鉴定确无保存价值的档案，应编造销毁清册，报单位领导批准后，由两人以上负责监销，并在销毁清册上签字。严禁个人私自销毁档案材料。涉密档案的销毁，应按照保密规定执行。三、组织保障与人员要求（一）组织领导机关单位应将文书档案管理工作纳入单位整体工作规划，明确一位领导分管档案工作，定期研究解决档案工作中的重大问题，为档案工作提供必要的人员、经费、场地和设备保障。（二）人员配备与职责档案管理人员应具备良好的政治素质和业务素质，忠于职守，廉洁奉公，严守纪律。档案管理人员的主要职责包括：贯彻执行档案工作的法律法规和方针政策；制定本单位档案管理制度和工作计划；负责文件材料的收集、整理、归档、保管、利用、鉴定、统计和销毁等工作；指导和督促各部门做好文件材料的形成、积累和预归档工作；组织档案业务学习和培训。（三）业务培训与考核应定期组织档案管理人员参加业务培训，学习档案法律法规、业务知识和现代化管理技能，不断提高其专业水平。同时，将档案管理工作纳入单位年度考核范围，对在档案工作中做出突出贡献的单位和个人给予表彰和奖励，对违反档案法律法规、造成档案损失的行为予以追究。结论机关单位文书档案管理是一项系统工程，也是一项基础性、长期性的工作，