局委档案工作制度

PAGE局委档案工作制度一、总则（一）目的为加强局委档案工作，提高档案管理水平，有效地保护和利用档案，为局委各项工作提供有力支持，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合本局委实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于局委机关各科室、所属各单位以及全体工作人员在工作活动中形成的各种门类和载体的档案管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则局委档案工作实行集中统一领导，由局委办公室负责档案工作的统筹规划、组织协调和监督指导，确保档案管理工作的规范化、标准化。2.真实完整原则各科室、各单位应保证档案材料的真实、准确、完整，如实反映工作活动的全过程，不得伪造、篡改、损毁档案。3.有效利用原则充分开发利用档案信息资源，为局委决策、工作查考、经验借鉴等提供及时、有效的服务，提高档案的使用价值。4.安全保密原则严格遵守国家保密法律法规，加强档案的安全防护和保密措施，确保档案信息不泄露、不丢失、不损坏。二、档案管理机构及职责（一）档案管理领导小组成立局委档案管理领导小组，由局委主要领导担任组长，各分管领导为副组长，各科室、所属单位负责人为成员。领导小组负责研究决定档案工作中的重大事项，协调解决档案工作中的重要问题，指导档案管理工作的开展。（二）档案管理部门局委办公室设立档案管理科，配备专职档案管理人员，负责档案的日常管理工作。其主要职责包括：1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定本局委档案管理制度并组织实施。2.负责对局委各科室、所属单位档案工作进行监督、检查和指导，组织开展档案业务培训。3.负责接收、收集、整理、保管局委各类档案，对档案进行分类、编号、编目、装订等工作，确保档案的完整和有序。4.负责档案的鉴定、销毁工作，按照规定程序对到期档案进行鉴定，提出销毁意见，报经批准后组织实施。5.负责档案的查阅、借阅服务工作，严格执行查阅、借阅制度，做好登记和记录，确保档案的安全。6.负责档案信息化建设，推进档案数字化管理，建立档案信息数据库，提高档案管理的效率和水平。7.积极开发档案信息资源，编写档案参考资料，为局委工作提供信息支持和决策依据。（三）各科室、所属单位职责1.各科室、所属单位应明确一名档案工作兼职人员，负责本科室、本单位档案的收集、整理、移交等工作，并接受档案管理部门的业务指导。2.负责将本科室、本单位在工作活动中形成的各类文件材料及时收集、整理，确保文件材料的齐全、完整，按照规定时间移交档案管理部门。3.严格遵守档案管理制度，不得擅自销毁、涂改、转借档案，积极配合档案管理部门做好档案的各项管理工作。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.上级机关下发的与本局委工作相关的文件、指示、通知等。2.本局委形成的各类文件，包括党组文件、行政文件、会议文件、工作计划、总结、报告、统计报表等。3.本局委召开的各类会议的文件材料，包括会议通知、议程、报告、决议、纪要等。4.本局委开展的各项业务工作中形成的文件材料，如项目申报文件、审批文件、合同协议、调查研究报告等。5.本局委干部职工的人事档案材料，包括履历表、工资变动表、考核材料、奖惩材料等。6.本局委的财务档案材料，包括会计凭证、账簿、报表、审计报告等。7.本局委组织的各类活动形成的文件材料，如宣传活动材料、培训材料、竞赛材料等。8.本局委与其他单位往来的文件材料，如函件、协议、合同等。9.其他具有保存价值的文件材料。（二）收集要求1.各科室、所属单位应按照档案收集范围，及时收集本部门工作活动中形成的文件材料，确保文件材料的完整性。2.收集的文件材料应字迹清晰、格式规范、签署完备，严禁使用圆珠笔、铅笔等不耐久书写材料。3.对于电子文件，应按照规定格式和要求进行收集，并确保电子文件的真实性、完整性和可读性。（三）整理原则档案整理应遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。（四）整理方法1.文书档案整理按照年度保管期限机构（问题）分类法进行整理。将文件材料按照年度分开，然后按照永久、长期、短期三种保管期限分别排列，再在每个保管期限内按照机构（问题）进行分类。2.科技档案整理按照项目分类法进行整理。将科技项目文件材料按照项目名称进行分类，然后按照项目研究阶段、文件形成时间顺序排列。3.会计档案整理按照会计凭证、会计账簿、财务报告等类别分别整理。会计凭证应按月装订成册，会计账簿应按照年度整理归档，财务报告应按照年度和类别进行整理。4.人事档案整理按照干部人事档案管理规定进行整理。将人事档案材料按照类别进行分类，如履历材料、自传材料、考核材料等，然后按照档案编号顺序排列。（五）编目与装订1.编目对整理好的档案进行编目，编制档案目录。档案目录应包括档案编号、题名、日期、保管期限、密级、责任者等项目，确保目录准确、清晰、完整。2.装订文书档案、科技档案等应进行装订，装订应整齐、牢固，便于保管和查阅。对于破损的文件材料应进行修复或复制。四、档案的保管（一）保管场所设立专门的档案库房，档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等功能，确保档案的安全保管。档案库房应配备必要的消防器材、温湿度调节设备、防虫药品等设施。（二）保管要求1.按照档案类别和保管期限，对档案进行分类存放，建立档案存放索引，便于查找和管理。2.定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理，确保档案的完整和安全。3.对破损、褪色的档案应及时进行修复或复制，延长档案的使用寿命。4.做好档案库房的温湿度记录，根据温湿度变化情况及时采取调节措施，保持档案库房温湿度适宜。（三）档案装具采用符合国家标准的档案柜、档案架等装具存放档案，档案装具应坚固耐用、便于移动和管理。五、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则档案鉴定工作应遵循全面审查、历史地看问题、坚持辩证唯物主义和历史唯物主义的原则，准确判定档案的价值。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务科室人员、档案管理人员等组成。鉴定小组负责对档案进行定期鉴定。（三）鉴定方法1.逐卷审查档案内容，分析档案的形成背景、来源、作用等，确定档案的保存价值。2.根据档案的保管期限规定，结合档案的实际情况，对档案进行重新鉴定，确定其是否仍需继续保存。（四）销毁程序1.经鉴定确无保存价值的档案，由档案鉴定小组提出销毁意见，填写《档案销毁清册》。2.《档案销毁清册》应包括档案编号、题名、日期、保管期限、密级、责任者等内容，经档案管理部门负责人审核，报局委分管领导批准。3.批准后的《档案销毁清册》一式两份，一份由档案管理部门留存，一份交档案销毁执行部门。4.档案销毁执行部门按照批准的《档案销毁清册》进行销毁，销毁过程应进行登记，并有两人以上监销。5.销毁完毕后，监销人员应在《档案销毁清册》上签字确认，并将《档案销毁清册》归档保存。六、档案的查阅与借阅（一）查阅范围本局委工作人员因工作需要，可以查阅本局委保管的档案。外单位查阅本局委档案，需按照规定办理查阅手续。（二）查阅手续1.本局委工作人员查阅档案，需填写《档案查阅登记表》，注明查阅目的、档案名称、查阅时间等内容，经所在科室负责人签字同意后，到档案管理部门查阅。2.外单位查阅本局委档案，需持有单位介绍信，注明查阅目的、查阅范围等内容，经局委办公室负责人批准后，由档案管理部门安排专人陪同查阅，并填写《档案查阅登记表》。（三）借阅手续1.本局委工作人员因工作需要借阅档案，需填写《档案借阅申请表》，注明借阅目的、档案名称、借阅时间等内容，经所在科室负责人签字同意，档案管理部门负责人批准后，方可借阅。2.借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。3.借阅人员应妥善保管档案，不得转借、涂改、污损、丢失档案，不得擅自将档案带出本局委办公区域。4.借阅人员归还档案时，档案管理部门应进行认真检查，如发现档案有损坏、丢失等情况，应及时查明原因，追究借阅人员责任。（四）查阅、借阅限制1.涉及国家机密、商业秘密、个人隐私等敏感档案，查阅、借阅应严格按照国家保密法律法规执行，履行审批手续，并采取相应的保密措施。2.未经档案管理部门批准，任何人不得擅自查阅、借阅档案。七、档案的统计与移交（一）统计工作档案管理部门应建立档案统计制度，定期对档案的收集、整理、保管、利用等情况进行统计分析，填写档案统计报表，向上级主管部门和局委领导报告档案工作情况。（二）移交工作1.本局委撤销、合并时，应按照规定将档案移交至指定的档案管理部门。2.本局委工作人员调动工作时，应将本人保管的档案材料整理齐全，移交所在单位档案管理部门。八、档案信息化管理（一）信息化建设目标建立局委档案信息管理系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理，提高档案管理的效率和服务水平。（二）数字化流程1.档案扫描对纸质档案进行扫描，扫描分辨率应符合档案数字化存储要求，确保扫描图像清晰、完整。2.图像处理对扫描后的图像进行去污、裁剪、纠偏等处理，提高图像质量。3.数据挂接将处理后的图像数据与档案目录数据进行挂接，建立档案信息数据库。4.存储备份将档案信息数据库存储在安全可靠的存储设备上，并定期进行备份，防止数据丢失。（三）系统功能1.档案录入实现档案目录信息的录入、修改、删除等功能，确保目录信息准确、完整。2.档案检索提供多种检索方式，如按档案编号、题名、日期、保管期限等进行检索，方便快捷地查找所需档案。3.档案借阅管理实现档案借阅申请、审批、登记、归还等功能，对档案借阅情况进行全程跟踪管理。4.权限管理设置不同的用户权限，确保档案信息的安全，只有授权人员才能访问相应的档案信息。5.统计分析对档案的收集量、整理情况、利用情况等进行统计分析，生成统计报表，为档案管理决策提供依