学校采购工作制度

PAGE学校采购工作制度一、总则（一）目的为了加强学校采购工作的管理，规范采购行为，提高采购效率，保证采购质量，降低采购成本，防范采购风险，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于学校各部门、各项目涉及的各类物资、服务及工程的采购活动。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规和相关政策要求，确保采购行为合法合规。2.公开透明原则：采购过程应公开、公正、透明，接受学校内部监督和社会监督。3.公平竞争原则：通过公平竞争，选择优质的供应商和产品，确保采购质量和性价比。4.效益原则：在保证采购质量的前提下，追求采购效益最大化，降低采购成本。5.诚信原则：采购各方应诚实守信，履行各自的权利和义务。二、采购组织与职责（一）采购决策机构学校设立采购领导小组，由学校领导、相关部门负责人等组成。采购领导小组负责审议学校重大采购项目的采购计划、采购方式、采购预算等重大事项，对采购工作进行决策和指导。（二）采购执行部门学校设立专门的采购部门，负责具体采购项目的组织实施。采购部门应配备专业的采购人员，负责采购项目的策划、供应商选择、采购合同签订、采购执行及验收等工作。采购人员应具备相应的专业知识和技能，熟悉采购流程和法律法规。（三）需求部门各需求部门负责提出采购需求，包括物资规格、数量、质量要求、服务内容、工程技术要求等，并对采购项目的必要性、合理性和可行性进行论证。需求部门应配合采购部门做好采购工作，提供相关资料和信息，参与采购项目的验收等工作。（四）监督部门学校设立监督部门，对采购活动进行全程监督。监督部门负责审查采购项目的合规性、采购过程的公正性、采购结果的合理性等，对发现的问题及时提出整改意见，并追究相关人员的责任。三、采购预算管理（一）预算编制原则采购预算应根据学校事业发展规划、教学科研任务、行政办公需要等，结合学校财力状况，遵循“量入为出、收支平衡”的原则进行编制。（二）预算编制程序1.各需求部门根据本部门下一年度的工作任务和发展目标，提出采购需求计划，并详细说明采购项目的名称、规格、数量、预算金额等。2.采购部门对各需求部门的采购需求计划进行汇总、审核和分析，结合学校财力状况和采购政策，编制学校年度采购预算草案。3.学校财务部门对采购预算草案进行审核，提出调整意见，报学校采购领导小组审议通过后，纳入学校年度预算。（三）预算执行与调整1.采购预算一经批准，必须严格执行。采购部门应按照预算安排组织采购活动，不得擅自突破预算。2.在采购过程中，如因特殊情况需要调整采购预算的，应按照学校预算调整程序办理。需求部门应提出书面申请，说明调整原因和调整金额，经采购部门审核、财务部门复核后，报学校采购领导小组审批。四、采购方式（一）公开招标1.公开招标是指采购人以招标公告的方式邀请不特定的供应商参加投标的采购方式。2.达到下列标准之一的采购项目，应当采用公开招标方式：货物类采购项目，单项或批量采购金额达到[X]万元以上的；服务类采购项目，单项或批量采购金额达到[X]万元以上的；工程类采购项目，单项合同估算价达到[X]万元以上的。3.公开招标采购项目应按照以下程序进行：采购部门编制招标文件，明确采购项目的技术规格、数量、质量要求、交货时间、售后服务等内容，并在规定的媒体上发布招标公告。供应商报名参加投标，采购部门对报名供应商进行资格审查，确定合格供应商名单。采购部门组织开标、评标和定标，按照招标文件规定的评标标准和方法，对投标文件进行评审，确定中标供应商。采购部门向中标供应商发出中标通知书，并与中标供应商签订采购合同。（二）邀请招标1.邀请招标是指采购人以投标邀请书的方式邀请特定的供应商参加投标的采购方式。2.符合下列情形之一的采购项目，可以采用邀请招标方式：具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的；采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的。3.邀请招标采购项目应按照以下程序进行：采购部门根据采购项目的特点和需求，确定邀请供应商的范围，并向其发出投标邀请书。被邀请供应商报名参加投标，采购部门对报名供应商进行资格审查，确定合格供应商名单。采购部门组织开标、评标和定标，按照招标文件规定的评标标准和方法，对投标文件进行评审，确定中标供应商。采购部门向中标供应商发出中标通知书，并与中标供应商签订采购合同。（三）竞争性谈判1.竞争性谈判是指采购人通过与符合相应资格条件的不少于三家的供应商分别谈判，商定价格、条件和合同条款，最后从中确定成交供应商的采购方式。2.符合下列情形之一的采购项目，可以采用竞争性谈判方式：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的。3.竞争性谈判采购项目应按照以下程序进行：采购部门成立谈判小组，谈判小组由采购代表和有关专家共三人以上单数组成，其中专家的人数不得少于成员总数的三分之二。采购部门向符合相应资格条件的供应商发出谈判文件，谈判文件应明确采购项目的技术规格、数量、质量要求、交货时间、售后服务等内容，并告知谈判程序和要求。供应商按照谈判文件的要求提交响应文件，谈判小组对响应文件进行评审，确定谈判对象。谈判小组与谈判对象分别进行谈判，在谈判中，谈判的任何一方不得透露与谈判有关的其他供应商的技术资料、价格和其他信息。谈判文件有实质性变动的，谈判小组应以书面形式通知所有参加谈判的供应商。谈判结束后，谈判小组要求所有参加谈判的供应商在规定时间内进行最后报价，采购人从谈判小组提出的成交候选人中根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商，并将结果通知所有参加谈判的未成交供应商。采购部门与成交供应商签订采购合同。（四）单一来源采购1.单一来源采购是指采购人向唯一供应商进行采购的方式。2.符合下列情形之一的采购项目，可以采用单一来源采购方式：只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。3.单一来源采购项目应按照以下程序进行：采购部门提出单一来源采购申请，说明采购项目的名称、规格、数量、预算金额、采购理由等，并附相关证明材料。采购部门组织相关部门和专家对单一来源采购申请进行论证，论证意见应明确采购项目是否符合单一来源采购条件，以及拟采购供应商的唯一性等。采购部门将单一来源采购申请和论证意见报学校采购领导小组审批。采购部门与拟采购供应商进行协商，确定采购价格、条件和合同条款等，并签订采购合同。（五）询价1.询价是指采购人向有关供应商发出询价单让其报价，在报价基础上进行比较并确定最优供应商的一种采购方式。2.采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，可以采用询价方式采购。3.询价采购项目应按照以下程序进行：采购部门成立询价小组，询价小组由采购代表和有关专家共三人以上单数组成，其中专家的人数不得少于成员总数的三分之二。采购部门向符合相应资格条件的供应商发出询价通知书，询价通知书应明确采购项目的技术规格、数量、质量要求、交货时间、售后服务等内容，并告知询价程序和要求。供应商按照询价通知书的要求提交报价文件，询价小组对报价文件进行评审，确定成交供应商。成交供应商的报价应当符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则。采购部门向成交供应商发出成交通知书，并与成交供应商签订采购合同。五、采购流程（一）采购申请1.各需求部门根据工作需要和预算安排，填写采购申请表，详细说明采购项目的名称、规格、数量、质量要求、预算金额、采购理由等，并经部门负责人签字确认。2.采购申请表应提交采购部门进行审核。采购部门对采购申请的必要性、合理性、合规性进行审核，审核通过后报学校采购领导小组审批。（二）采购计划制定1.采购部门根据采购申请和学校采购预算，制定采购计划。采购计划应明确采购项目的名称、规格、数量、质量要求、采购方式、采购时间、采购预算等内容。2.采购计划经学校采购领导小组审批后，采购部门按照采购计划组织实施采购活动。（三）供应商选择与管理1.采购部门根据采购项目的特点和需求，通过公开招标、邀请招标、竞争性谈判、单一来源采购、询价等方式选择供应商。2.采购部门应建立供应商库，对供应商的基本情况、经营业绩、信誉状况、产品质量、售后服务等进行评估和管理。供应商库应定期更新，淘汰不合格供应商，补充优质供应商。3.在选择供应商时，采购部门应要求供应商提供相关资质证明文件、产品样品、报价单等资料，并对供应商进行实地考察或调查，确保供应商具备相应的生产经营能力和信誉。（四）采购合同签订1.采购部门与确定的供应商签订采购合同。采购合同应明确采购项目的名称、规格、数量、质量要求、交货时间、交货地点、付款方式、售后服务等内容，并符合法律法规和学校采购制度的要求。2.采购合同签订前，采购部门应将合同文本提交学校法律事务部门或法律顾问进行审核，确保合同的合法性和有效性。审核通过后，采购部门方可与供应商签订采购合同。（五）采购执行与验收1.采购部门按照采购合同的要求，组织供应商实施采购项目。在采购过程中，采购部门应加强对采购项目的跟踪管理和监督检查，确保采购项目按时、按质、按量完成。2.采购项目完成后，采购部门应组织需求部门、监督部门等相关人员进行验收。验收内容包括采购项目的数量、质量、规格、型号、性能等是否符合采购合同的要求。验收合格后，验收人员应签署验收报告。3.如采购项目验收不合格，采购部门应要求供应商限期整改或重新提供货物、服务或工程，直至验收合格为止。因供应商原因导致采购项目验收不合格的，采购部门应按照采购合同的约定追究供应商的违约责任。（六）采购付款1.采购项目验收合格后，采购部门应按照采购合同的约定，办理采购付款手续。采购付款应严格按照学校财务管理制度的规定进行，确保资金支付的安全和合规。2.采购部门应提供采购合同、验收报告、发票等相关资料，经财务部门审核后，报学校领导审批。审批通过后，财务部门按照规定办理付款业务。六、采购风险管理（一）风险识别与评估1.采购部门应建立采购风险识别与评估机制，定期对采购活动中可能存在的风险进行识别和评估。采购风险主要包括采购决策风险、供应商选择风险、采购合同风险、采购执行风险、验收风险、付款风险等。2.采购部门应根据风险识别与评估结果，制定相应的风险应对措施，降低采购风险。（二）风险应对措施1.采购决策风险：加强采购决策的科学性和民主性，建立健全采购决策程序，充分听取各方面的意见和建议，确保采购决策符合学校利益和法律法规要求。2.供应商选择风险：严格供应商选择标准和程序，加强对供应商的考察和评估，建立供应商信用档案，定期对供应商进行评价和考核，淘汰不合格供应商。3.采购合同风险：加强采购合同管理，严格合同签订程序，确保合同条款合法合规、明确具体、公平合理。合同签订前，应将合同文本提交法律事务部门或法律顾问进行审核。4.采购执行风险：加强采购过程的跟踪管理和监督检查，建立采购进度报告制度，及时掌握采购项目的进展情况，发现问题及时解决。5.验收风险：建立健全采购验收制度，明确验收标准和程序，加强验收人员的培训和管理，确保采购项目验收工作的公正、公平、公开。6.付款风险：严格采购付款程序，加强对采购付款的审核和监督，确保资金支付的安全和合规。付款前，应核实采购合同的执行情况、验收报告的真实性和发票的合法性等。七、监督与考核（一）监督检查1.监督部门应加强对采购活动的全程监督检查，重点检查采购项目的合规性、采购过程的公正性、采购结果的合理性等。2.监督检查可以采取定期检查、不定期抽查、专项检查等方式进行。监督检查中发现的问题，监督部门应及时提出整改意见，并督促相关部门和人员进行整改。（二）考核评价1.学校应建立采购工作考